嚴(yán)格歸檔管理制度VIP

嚴(yán)格歸檔管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、信函、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司的各項(xiàng)活動(dòng)和歷史面貌。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地收集，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。5.按照規(guī)定向國家有關(guān)部門和單位移交檔案，并做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理工作，并接受綜合管理部的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照公司檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門形成的檔案移交綜合管理部集中保管。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照、印章等。2.公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等會(huì)議記錄、決議、紀(jì)要等。3.公司各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。4.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。5.公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。6.公司的人事檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。7.公司的技術(shù)文件、圖紙、專利、商標(biāo)等。8.公司的市場(chǎng)調(diào)研、營銷策劃、客戶資料等。9.公司的行政文件、信函、通知、公告等。10.其他具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集和整理，不得拖延或遺漏。3.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意涂改、損壞或丟失。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行備份，并確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為行政管理類、黨群工作類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財(cái)務(wù)審計(jì)類、人事檔案類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和檢索。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：對(duì)每份檔案進(jìn)行編目，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、完整。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應(yīng)使用統(tǒng)一的裝訂材料，不得使用金屬物裝訂。四、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案整理完畢，并移交綜合管理部歸檔。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)隨時(shí)形成隨時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員按照整理要求對(duì)檔案進(jìn)行整理、編目后，填寫《檔案移交清單》，一式兩份，一份隨檔案移交綜合管理部，一份留存本部門備查。2.綜合管理部檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后在《檔案移交清單》上簽字，并將檔案存入檔案庫房。3.對(duì)于不符合歸檔要求的檔案，綜合管理部應(yīng)及時(shí)通知移交部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正，直至符合要求為止。五、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般職能活動(dòng)和歷史面貌的，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為[具體年限]年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司局部職能活動(dòng)和歷史面貌的，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為[具體年限]年。（二）保管要求1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)檔案應(yīng)進(jìn)行分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，異地存放。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部查閱。2.查閱涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)公司綜合管理部負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。3.綜合管理部檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的《檔案查閱申請(qǐng)表》，提供相應(yīng)的檔案，并在《檔案查閱登記表》上登記查閱人員姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱等信息。4.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，需經(jīng)綜合管理部檔案管理人員同意，并進(jìn)行登記。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合管理部檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用限制1.查閱檔案人員應(yīng)遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.未經(jīng)綜合管理部同意，查閱人員不得擅自復(fù)制、拍攝、傳播檔案內(nèi)容。3.檔案僅供查閱和利用，不得用于其他目的。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。3.嚴(yán)格掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，并提出銷毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，判斷其保存價(jià)值。2.分析檔案內(nèi)容：根據(jù)檔案的主題、來源、時(shí)間、形式等因素，分析其在公司各項(xiàng)活動(dòng)中的作用和價(jià)值。3.參考檔案保管期限表：結(jié)合檔案保管期限表的規(guī)定，對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行確定。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定后，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案丟失或泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷毀清冊(cè)》存檔備查。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.綜合管理部應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，定期向上級(jí)主管部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送