會務(wù)人員管理制度VIP

會務(wù)人員管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范會務(wù)人員的工作行為，提高會議服務(wù)質(zhì)量和效率，確保各類會議的順利召開，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有會務(wù)人員，包括但不限于會議組織、會議接待、會議記錄等相關(guān)工作人員。（三）基本原則1.服務(wù)至上原則會務(wù)人員應(yīng)始終以服務(wù)參會人員為宗旨，提供熱情、周到、細致的服務(wù)，確保會議順利進行。2.嚴(yán)謹細致原則對待會議籌備和組織工作要嚴(yán)謹認真，注重細節(jié)，避免出現(xiàn)任何差錯，確保會議各項安排準(zhǔn)確無誤。3.高效協(xié)作原則會務(wù)人員之間應(yīng)密切配合，與其他部門保持良好溝通，高效協(xié)作完成會議相關(guān)工作，提高整體工作效率。二、會務(wù)人員職責(zé)（一）會議組織人員職責(zé)1.根據(jù)會議需求，確定會議時間、地點、參會人員名單等基本信息，并及時通知相關(guān)人員。2.負責(zé)會議場地的預(yù)訂、布置，包括桌椅擺放、音響設(shè)備調(diào)試、資料準(zhǔn)備等，確保會議環(huán)境符合要求。3.制定會議議程，協(xié)調(diào)會議資料的收集、整理和印刷，保證資料內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。4.在會議召開前，再次確認參會人員的出席情況，對未出席人員進行跟進。5.會議期間，負責(zé)現(xiàn)場的組織和協(xié)調(diào)工作，確保會議按照預(yù)定議程進行，及時處理突發(fā)情況。（二）會議接待人員職責(zé)1.在會議入口處迎接參會人員，引導(dǎo)其簽到、就座，并提供必要的幫助。2.為參會人員提供茶水、咖啡等飲品服務(wù)，注意適時添加。3.負責(zé)會議期間的餐飲安排，確保食品衛(wèi)生安全，按時供應(yīng)。4.協(xié)助會議組織人員維護會議秩序，保持會議場所的整潔。5.會議結(jié)束后，送別參會人員，清理會議現(xiàn)場。（三）會議記錄人員職責(zé)1.提前準(zhǔn)備好會議記錄所需的工具，如筆記本、錄音設(shè)備等。2.認真記錄會議內(nèi)容，包括會議主題、議程、發(fā)言要點、決議事項等，確保記錄準(zhǔn)確、完整。3.會議結(jié)束后，及時整理會議記錄，形成會議紀(jì)要，并在規(guī)定時間內(nèi)發(fā)送給相關(guān)人員。4.對會議記錄進行妥善保管，以備查閱。三、會議籌備流程（一）會議需求確認1.發(fā)起部門提前填寫《會議需求申請表》，詳細說明會議主題、時間、地點、參會人員范圍、會議議程、預(yù)計時長等信息。2.將申請表提交至上級領(lǐng)導(dǎo)審批，領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實際情況進行審核和調(diào)整，批準(zhǔn)后交予會務(wù)人員。（二）會議場地預(yù)訂1.會務(wù)人員根據(jù)會議規(guī)模和需求，選擇合適的會議場地。優(yōu)先考慮公司內(nèi)部會議室，如無合適場地，再考慮外部場地。2.與場地管理部門或供應(yīng)商溝通，預(yù)訂場地，并簽訂相關(guān)協(xié)議，明確場地使用時間、費用、服務(wù)內(nèi)容等細節(jié)。3.在會議前一天，再次與場地管理部門確認場地準(zhǔn)備情況，確保場地設(shè)施正常運行。（三）會議資料準(zhǔn)備1.根據(jù)會議議程和參會人員需求，收集、整理會議資料，如會議通知、匯報材料、討論稿、決議模板等。2.對資料進行審核和校對，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。如有需要，安排印刷或復(fù)印，保證資料數(shù)量充足。3.將會議資料提前放置在會議桌上，或在會議開始前發(fā)放給參會人員。（四）會議設(shè)備調(diào)試1.根據(jù)會議需求，準(zhǔn)備好音響、投影儀、麥克風(fēng)、燈光等設(shè)備。2.在會議前一天，對設(shè)備進行調(diào)試，確保設(shè)備正常運行，圖像清晰、聲音正常。3.準(zhǔn)備好備用設(shè)備和相關(guān)工具，如電池、延長線等，以應(yīng)對突發(fā)情況。（五）會議通知發(fā)送1.會務(wù)人員根據(jù)審批通過的參會人員名單，通過郵件、短信、即時通訊工具等方式發(fā)送會議通知。2.在通知中明確會議的時間、地點、議程、所需攜帶的資料等信息，提醒參會人員按時參加會議。3.對未及時回復(fù)確認的參會人員進行跟進，確保其收到通知并知曉會議安排。（六）會議餐飲安排（如有需要）1.根據(jù)會議時間和參會人員數(shù)量，確定餐飲標(biāo)準(zhǔn)和種類。2.提前與餐飲供應(yīng)商溝通，預(yù)訂餐飲服務(wù)，并明確送餐時間、地點等細節(jié)。3.在會議期間，監(jiān)督餐飲服務(wù)質(zhì)量，確保食品衛(wèi)生安全，及時處理餐飲相關(guān)問題。四、會議服務(wù)規(guī)范（一）會前服務(wù)1.會議接待人員提前到達會議場地，做好簽到臺、飲品擺放等準(zhǔn)備工作。2.以熱情、禮貌的態(tài)度迎接參會人員，引導(dǎo)其簽到，并協(xié)助其找到座位。3.為參會人員提供茶水、咖啡等飲品，注意觀察參會人員的需求，及時添加。（二）會中服務(wù)1.會議組織人員密切關(guān)注會議進程，根據(jù)需要進行協(xié)調(diào)和引導(dǎo)，確保會議順利進行。2.會議記錄人員認真記錄會議內(nèi)容，如有需要，及時提供記錄服務(wù)。3.會議接待人員適時為參會人員添加飲品，保持會議場所的整潔，及時清理垃圾。4.注意觀察會議現(xiàn)場情況，及時處理突發(fā)情況，如設(shè)備故障、人員突發(fā)疾病等。（三）會后服務(wù)1.會議結(jié)束后，會議接待人員送別參會人員，感謝其參加會議。2.組織人員及時清理會議現(xiàn)場，整理會議資料，關(guān)閉設(shè)備電源，歸還借用物品。3.會議記錄人員盡快整理會議紀(jì)要，經(jīng)審核后發(fā)送給相關(guān)人員。五、會議成本控制（一）場地成本控制1.優(yōu)先選擇公司內(nèi)部閑置會議室，減少外部場地租賃費用。2.根據(jù)會議實際需求，合理選擇場地規(guī)模和檔次，避免過度追求豪華場地而增加成本。3.與場地管理部門或供應(yīng)商協(xié)商，爭取更優(yōu)惠的場地租賃價格和服務(wù)條款。（二）設(shè)備成本控制1.充分利用公司現(xiàn)有的會議設(shè)備，避免重復(fù)購置。2.定期對設(shè)備進行維護和保養(yǎng)，延長設(shè)備使用壽命，降低設(shè)備更新成本。3.在租賃外部設(shè)備時，要貨比三家，選擇性價比高的供應(yīng)商。（三）資料成本控制1.盡量采用電子文檔形式分發(fā)會議資料，減少紙質(zhì)資料的印刷和復(fù)印。2.對資料內(nèi)容進行精簡，避免冗長和不必要的信息，降低資料制作成本。3.合理控制資料印刷數(shù)量，避免浪費。（四）餐飲成本控制1.根據(jù)會議實際需求和預(yù)算，合理確定餐飲標(biāo)準(zhǔn)和種類，避免過度鋪張。2.與餐飲供應(yīng)商協(xié)商，爭取更優(yōu)惠的餐飲價格和服務(wù)條款。3.加強對餐飲服務(wù)的監(jiān)督，確保食品質(zhì)量和數(shù)量符合要求，避免浪費。六、培訓(xùn)與發(fā)展（一）培訓(xùn)計劃1.定期組織會務(wù)人員培訓(xùn)，提升其業(yè)務(wù)能力和服務(wù)水平。培訓(xùn)內(nèi)容包括會議組織、接待禮儀、設(shè)備操作、溝通技巧等方面。2.根據(jù)會務(wù)人員的崗位需求和個人發(fā)展情況，制定個性化的培訓(xùn)計劃，確保培訓(xùn)內(nèi)容具有針對性和實用性。（二）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)：由公司內(nèi)部經(jīng)驗豐富的人員擔(dān)任培訓(xùn)講師，通過講座、案例分析、模擬演練等方式進行培訓(xùn)。2.外部培訓(xùn)：根據(jù)實際需要，選派會務(wù)人員參加外部專業(yè)機構(gòu)組織的培訓(xùn)課程或研討會，拓寬視野，學(xué)習(xí)先進的會議服務(wù)理念和方法。3.在線學(xué)習(xí)：提供相關(guān)的在線學(xué)習(xí)資源，如視頻教程、電子書籍等，方便會務(wù)人員自主學(xué)習(xí)和提升。（三）培訓(xùn)考核1.對會務(wù)人員的培訓(xùn)效果進行考核，考核方式包括理論考試、實際操作、工作表現(xiàn)評估等。2.將考核結(jié)果與績效掛鉤，激勵會務(wù)人員積極參加培訓(xùn)，不斷提升自身能力。（四）職業(yè)發(fā)展規(guī)劃1.為會務(wù)人員提供明確的職業(yè)發(fā)展路徑，如晉升為會議主管、項目經(jīng)理等。2.根據(jù)會務(wù)人員的工作表現(xiàn)和個人能力，為其提供晉升機會和崗位輪換機會，豐富工作經(jīng)驗，提升綜合素質(zhì)。3.鼓勵會務(wù)人員參加相關(guān)職業(yè)資格認證考試，對取得認證的人員給予一定的獎勵。七、績效考核（一）考核指標(biāo)1.工作態(tài)度（20%）：包括責(zé)任心、積極性、團隊合作精神等方面。2.工作質(zhì)量（40%）：如會議組織的準(zhǔn)確性、服務(wù)的周到性、資料記錄的完整性等。3.工作效率（20%）：按時完成會議籌備和服務(wù)工作，及時處理突發(fā)情況。4.成本控制（20%）：在會議籌備過程中，有效控制各項成本，達到預(yù)算要求。（二）考核周期績效考核周期為季度考核，每季度末進行一次考核評估。（三）考核流程1.會務(wù)人員自評：每位會務(wù)人員在季度末對自己本季度的工作進行總結(jié)和自評，填寫《績效考核自評表》。2.上級評價：直接上級根據(jù)會務(wù)人員的日常工作表現(xiàn)，對其進行評價，填寫《績效考核評價表》。3.綜合評定：人力資源部門匯總自評和上級評價結(jié)果，進行綜合評定，確定最終考核成績。4.結(jié)果反饋：將考核結(jié)果反饋給會務(wù)人員，如有異議，可在規(guī)定時間內(nèi)提出申訴。（四）考核結(jié)果應(yīng)用1.績效獎金發(fā)放：根據(jù)考核結(jié)果發(fā)放季度績效獎金，優(yōu)秀者給予額外獎勵，不合格者進行績效改進或調(diào)整崗位。2.晉升與調(diào)薪：考核結(jié)果作為會務(wù)人員晉升、調(diào)薪的重要依據(jù)。連續(xù)多個季度考核優(yōu)秀的人員，優(yōu)先獲得晉升機會和薪資調(diào)整。八、保密規(guī)定（一）保密范圍1.會議涉及的各類機密文件、資料、信息等，包括但不限于商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等。2.會議討論過程中涉及的未公開的決策、方案、計劃等內(nèi)容。3.參會人員在會議期間透露的個人隱私信息。（二）保密措施1.會務(wù)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對會議資料進行妥善保管，設(shè)置專門的存放區(qū)域，確保資料的安全。3.在會議組織和服務(wù)過程中，注意言行舉止，避免泄露機密信息。未經(jīng)授權(quán)，不得向任何無關(guān)人員透露會議內(nèi)容。4.會議結(jié)束后，及時清理會議現(xiàn)場