機(jī)構(gòu)日常文書管理制度

機(jī)構(gòu)日常文書管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本機(jī)構(gòu)日常文書管理，確保文書處理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高工作效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)構(gòu)內(nèi)各部門在日常工作中形成、使用和管理的各類文書，包括但不限于文件、報(bào)告、通知、函件、會(huì)議紀(jì)要等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文書內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，格式符合規(guī)定要求，語言表達(dá)清晰、簡(jiǎn)潔、規(guī)范。2.及時(shí)高效原則：文書的起草、審核、審批、傳遞、歸檔等環(huán)節(jié)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行，確保信息傳遞的及時(shí)性和工作的高效性。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本機(jī)構(gòu)的保密規(guī)定，確保文書信息的安全，防止泄露。4.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：明確各部門和人員在文書管理中的職責(zé)，實(shí)行分級(jí)管理，確保文書管理工作的有序進(jìn)行。二、文書種類及格式（一）文書種類1.文件：包括上行文、下行文和平行文，用于傳達(dá)方針政策、發(fā)布規(guī)章制度、部署工作任務(wù)、請(qǐng)示報(bào)告事項(xiàng)等。2.報(bào)告：用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問等。3.通知：用于發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)、批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)公文等。4.函件：用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)等。5.會(huì)議紀(jì)要：用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。（二）格式要求1.頁面設(shè)置：一般采用A4紙，頁邊距上、下、左、右各為2.5厘米。2.字體字號(hào)：標(biāo)題一般用二號(hào)宋體加粗，正文一般用三號(hào)仿宋體，一級(jí)標(biāo)題用三號(hào)黑體，二級(jí)標(biāo)題用三號(hào)楷體加粗，三級(jí)標(biāo)題用三號(hào)仿宋體加粗。3.排版要求：段落間距一般為1.5倍行距，首行縮進(jìn)2個(gè)字符。4.編號(hào)規(guī)則：文件、報(bào)告等應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)格式為“[機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱][年份][序號(hào)]”，如“[機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱]2023001”。三、文書起草（一）起草職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)文書的起草工作。2.涉及多個(gè)部門的文書，由主辦部門牽頭起草，相關(guān)部門配合。（二）起草要求1.內(nèi)容要求：符合國家法律法規(guī)和政策要求，符合本機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況和發(fā)展戰(zhàn)略。主題明確，觀點(diǎn)清晰，論據(jù)充分，邏輯嚴(yán)密。語言簡(jiǎn)潔明了，通俗易懂，避免使用生僻詞匯和復(fù)雜句式。2.格式要求：按照本制度規(guī)定的格式進(jìn)行起草，確保文書格式規(guī)范統(tǒng)一。3.起草流程：起草人應(yīng)認(rèn)真收集相關(guān)資料，進(jìn)行充分的調(diào)查研究，必要時(shí)可征求相關(guān)部門和人員的意見。起草完成后，起草人應(yīng)進(jìn)行自我審核，確保文書內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，格式符合要求。四、文書審核（一）審核職責(zé)1.部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)本部門起草的文書進(jìn)行審核。2.涉及重要事項(xiàng)或多個(gè)部門的文書，由分管領(lǐng)導(dǎo)或綜合管理部門進(jìn)行審核。（二）審核內(nèi)容1.合法性審核：審核文書內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和政策要求。2.準(zhǔn)確性審核：審核文書內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)是否真實(shí)可靠。3.規(guī)范性審核：審核文書格式是否規(guī)范，語言表達(dá)是否清晰、簡(jiǎn)潔、規(guī)范。4.合理性審核：審核文書提出的工作措施和要求是否合理可行，是否符合本機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況。（三）審核流程1.審核人應(yīng)認(rèn)真閱讀文書內(nèi)容，對(duì)照審核要點(diǎn)進(jìn)行審核，并提出審核意見。2.審核人應(yīng)在文書上簽署審核意見和姓名、日期。3.對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，審核人應(yīng)及時(shí)與起草人溝通，要求起草人進(jìn)行修改完善。五、文書審批（一）審批職責(zé)1.一般文書由部門負(fù)責(zé)人審批。2.重要文書由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.涉及機(jī)構(gòu)重大決策、重要事項(xiàng)的文書，由主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批內(nèi)容1.審批人應(yīng)認(rèn)真審核文書內(nèi)容，重點(diǎn)審核文書的合法性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和合理性。2.審批人應(yīng)根據(jù)工作需要和實(shí)際情況，對(duì)文書提出審批意見，如同意、不同意、修改后再報(bào)等。（三）審批流程1.起草人將審核后的文書提交審批人審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真閱讀文書內(nèi)容，簽署審批意見和姓名、日期。3.對(duì)于審批通過的文書，起草人應(yīng)按照審批意見進(jìn)行印發(fā)或存檔；對(duì)于審批未通過的文書，起草人應(yīng)根據(jù)審批意見進(jìn)行修改完善后重新提交審批。六、文書印發(fā)（一）印發(fā)職責(zé)1.綜合管理部門負(fù)責(zé)文書的印發(fā)工作。2.文書印發(fā)前，綜合管理部門應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、排版、校對(duì)等工作，確保文書格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確。（二）印發(fā)流程1.綜合管理部門根據(jù)審批意見，對(duì)文書進(jìn)行編號(hào)、排版、校對(duì)等工作。2.文書排版完成后，綜合管理部門應(yīng)進(jìn)行打印、裝訂，并加蓋印章。3.綜合管理部門應(yīng)按照規(guī)定的范圍和份數(shù)進(jìn)行分發(fā)，并做好分發(fā)記錄。七、文書傳遞（一）傳遞方式1.紙質(zhì)文書一般通過專人送達(dá)、郵寄等方式傳遞。2.電子文書一般通過電子郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式傳遞。（二）傳遞要求1.傳遞紙質(zhì)文書時(shí)，應(yīng)確保文書包裝完好，避免損壞或丟失。2.傳遞電子文書時(shí)，應(yīng)確保文件格式正確，內(nèi)容完整，避免病毒感染或信息泄露。3.傳遞文書時(shí)，應(yīng)明確收件人、傳遞時(shí)間、傳遞方式等信息，并做好傳遞記錄。八、文書歸檔（一）歸檔職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門形成文書的收集、整理和歸檔工作。2.綜合管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門歸檔的文書進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。（二）歸檔范圍1.本機(jī)構(gòu)在日常工作中形成的具有保存價(jià)值的各類文書，包括文件、報(bào)告、通知、函件、會(huì)議紀(jì)要等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本機(jī)構(gòu)工作相關(guān)的文件、資料等。3.本機(jī)構(gòu)對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議等文件。（三）歸檔要求1.歸檔的文書應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔的文書應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類整理，編制目錄，便于查找和利用。3.歸檔的文書應(yīng)定期移交綜合管理部門，由綜合管理部門進(jìn)行集中統(tǒng)一保管。九、文書借閱（一）借閱職責(zé)1.因工作需要借閱文書的人員，應(yīng)填寫《文書借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。2.綜合管理部門負(fù)責(zé)文書借閱的登記、發(fā)放和回收工作。（二）借閱范圍1.本機(jī)構(gòu)歸檔的各類文書。2.經(jīng)批準(zhǔn)可以借閱的上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件、資料等。（三）借閱要求1.借閱人應(yīng)按照批準(zhǔn)的借閱范圍和期限借閱文書，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍或延長(zhǎng)借閱期限。2.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文書，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文書上涂改、污損、圈點(diǎn)、批注等。3.借閱人應(yīng)按時(shí)歸還借閱的文書，如因特殊原因需要延期歸還的，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。十、文書保密（一）保密職責(zé)1.全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本機(jī)構(gòu)的保密規(guī)定，保守文書信息秘密。2.綜合管理部門負(fù)責(zé)文書保密工作的指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）保密范圍1.涉及本機(jī)構(gòu)商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要信息的文書。2.未經(jīng)公開的內(nèi)部文件、資料等。（三）保密措施1.對(duì)涉及保密內(nèi)容的文書，應(yīng)標(biāo)明密級(jí)，并采取相應(yīng)的保密措施，如加密存儲(chǔ)、專人保管等。2.嚴(yán)格控制文書的傳閱范圍，嚴(yán)禁無關(guān)人員接觸保密文書。3.對(duì)因工作需要接觸保密文書的人員，應(yīng)進(jìn)行保密教育，并簽訂保密協(xié)議。4.對(duì)不再使用或已過保密期限的保密文書，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，防止信息泄露。十一、文書銷毀（一）銷毀職責(zé)1.綜合管理部門負(fù)責(zé)文書銷毀工作的組織實(shí)施。2.文書銷毀前，綜合管理部門應(yīng)進(jìn)行清點(diǎn)、登記，確保銷毀的文書與清單一致。（二）銷毀范圍1.已過保存期限且無保存價(jià)值的文書。2.因工作失誤或其他原因形成的重復(fù)、多余、無效的文書。3.涉及保密內(nèi)容且已過保密期限或不再需要保密的文書。（三）銷毀方式1.對(duì)于紙質(zhì)文書，一般采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀。2.對(duì)于電子文書，一般采用格式化、刪除等方式進(jìn)行銷毀。（四）銷毀流程1.綜合管理部門定期對(duì)需要銷毀的文書進(jìn)行清理，編制《文書銷毀清單》。2.《文書銷毀清