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文檔簡介
家政公司辦公室管理制度總則一、目的為規(guī)范家政公司辦公室的管理,提高工作效率,確保公司各項工作的順利進行,制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于家政公司辦公室全體工作人員,包括行政人員、文員、客服人員等。三、管理原則1.統(tǒng)一管理原則:辦公室的各項工作實行統(tǒng)一管理,由行政部門負責(zé)協(xié)調(diào)和監(jiān)督。2.規(guī)范有序原則:建立規(guī)范的工作流程和制度,確保辦公室工作的有序進行。3.服務(wù)至上原則:辦公室工作人員應(yīng)以服務(wù)為宗旨,為公司各部門提供優(yōu)質(zhì)的支持和協(xié)助。4.效率優(yōu)先原則:注重工作效率,合理安排工作時間,提高工作質(zhì)量。四、管理機構(gòu)及職責(zé)1.行政部門(1)負責(zé)辦公室的日常管理工作,包括文件收發(fā)、檔案管理、辦公用品采購等。(2)協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系,解決工作中出現(xiàn)的問題。(3)組織安排公司的會議、活動等,負責(zé)會議記錄和紀(jì)要的起草。(4)負責(zé)公司的考勤管理、績效考核等工作。2.文員(1)協(xié)助行政部門完成文件收發(fā)、檔案管理等工作。(2)負責(zé)公司的辦公設(shè)備維護和管理,確保辦公設(shè)備的正常運行。(3)接聽電話、接待來訪客人,提供必要的信息和協(xié)助。(4)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。3.客服人員(1)負責(zé)接聽客戶電話,解答客戶咨詢,記錄客戶需求和意見。(2)協(xié)調(diào)安排家政服務(wù)人員上門服務(wù),跟進服務(wù)過程,確保服務(wù)質(zhì)量。(3)處理客戶投訴和糾紛,及時反饋給相關(guān)部門并協(xié)助解決。(4)建立客戶檔案,定期對客戶進行回訪,維護客戶關(guān)系。辦公環(huán)境管理一、辦公區(qū)域劃分1.按照公司的部門設(shè)置和工作需要,合理劃分辦公區(qū)域,確保各部門有相對獨立的工作空間。2.公共區(qū)域包括會議室、接待區(qū)、走廊等,由行政部門統(tǒng)一管理和維護。二、辦公環(huán)境整潔1.保持辦公區(qū)域的整潔衛(wèi)生,每天下班后由各部門工作人員自行清理個人辦公區(qū)域的垃圾。2.公共區(qū)域由行政部門安排專人負責(zé)清潔,定期進行全面清掃和消毒。3.禁止在辦公區(qū)域內(nèi)亂扔垃圾、隨地吐痰等行為,保持辦公環(huán)境的整潔美觀。三、辦公設(shè)備管理1.辦公設(shè)備包括電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機等,由行政部門統(tǒng)一負責(zé)采購、維護和管理。2.各部門工作人員應(yīng)愛護辦公設(shè)備,正確使用和操作,避免因人為因素造成設(shè)備損壞。3.如辦公設(shè)備出現(xiàn)故障或損壞,應(yīng)及時通知行政部門,由行政部門安排維修人員進行維修或更換。4.禁止私自拆卸、改裝辦公設(shè)備,如有需要,應(yīng)經(jīng)行政部門同意后由專業(yè)人員進行操作。四、辦公區(qū)域安全1.加強辦公區(qū)域的安全管理,定期檢查辦公設(shè)施的安全狀況,確保安全無隱患。2.下班時,各部門工作人員應(yīng)關(guān)閉門窗、電器設(shè)備等,確保辦公區(qū)域的安全。3.禁止在辦公區(qū)域內(nèi)存放易燃易爆等危險物品,如發(fā)現(xiàn)應(yīng)及時報告行政部門處理。4.如遇突發(fā)事件,如火災(zāi)、地震等,應(yīng)按照公司的應(yīng)急預(yù)案進行應(yīng)急處理。文件管理一、文件分類1.公司文件:包括公司章程、規(guī)章制度、會議紀(jì)要、通知等。2.客戶文件:包括客戶合同、服務(wù)協(xié)議、客戶資料等。3.內(nèi)部文件:包括員工檔案、績效考核表、培訓(xùn)記錄等。二、文件收發(fā)1.公司文件由行政部門統(tǒng)一負責(zé)收發(fā),各部門應(yīng)指定專人負責(zé)文件的領(lǐng)取和傳遞。2.客戶文件由客服部門負責(zé)收發(fā),確??蛻粑募陌踩屯暾?。3.內(nèi)部文件由各部門自行負責(zé)收發(fā),建立文件收發(fā)登記制度,確保文件的流轉(zhuǎn)清晰。三、文件歸檔1.公司文件應(yīng)按照文件類別和時間順序進行歸檔,建立文件檔案,便于查詢和管理。2.客戶文件應(yīng)按照客戶名稱和服務(wù)項目進行歸檔,建立客戶檔案,確??蛻粑募陌踩屯暾?。3.內(nèi)部文件應(yīng)按照文件類別和時間順序進行歸檔,建立員工檔案,便于查詢和管理。四、文件借閱1.公司內(nèi)部人員需要借閱文件時,應(yīng)填寫文件借閱登記表,經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后,到行政部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱文件應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還,不得私自復(fù)印、涂改或損壞文件。3.如因工作需要需要長期借閱文件,應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并辦理相關(guān)手續(xù)。五、文件銷毀1.超過保管期限的文件應(yīng)進行銷毀,由行政部門負責(zé)組織銷毀。2.銷毀文件應(yīng)按照規(guī)定的程序進行,確保文件的安全和保密。3.銷毀文件的清單應(yīng)留存?zhèn)洳?。會議管理一、會議分類1.公司例會:每周召開一次,由公司領(lǐng)導(dǎo)主持,各部門負責(zé)人參加,總結(jié)上周工作,安排本周工作。2.專題會議:根據(jù)工作需要不定期召開,由公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負責(zé)人主持,相關(guān)人員參加,解決特定問題。3.部門會議:由各部門負責(zé)人主持,本部門員工參加,總結(jié)本部門工作,安排本部門工作。二、會議準(zhǔn)備1.會議組織者應(yīng)提前通知參會人員會議的時間、地點、議程等相關(guān)信息,確保參會人員按時參加會議。2.會議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備好會議所需的資料和設(shè)備,如投影儀、音響等,確保會議的順利進行。3.參會人員應(yīng)提前做好準(zhǔn)備工作,如閱讀會議資料、準(zhǔn)備發(fā)言等,確保會議的質(zhì)量和效率。三、會議記錄1.會議應(yīng)由專人負責(zé)記錄,記錄內(nèi)容應(yīng)包括會議的時間、地點、參會人員、議程、討論內(nèi)容、決議等。2.會議記錄應(yīng)及時整理和歸檔,便于查詢和管理。3.會議決議應(yīng)明確責(zé)任人和完成時間,確保決議的落實。四、會議跟進1.會議組織者應(yīng)負責(zé)會議決議的跟進和落實,定期檢查決議的執(zhí)行情況,及時反饋給相關(guān)部門和人員。2.相關(guān)部門和人員應(yīng)按照會議決議的要求認真執(zhí)行,如有問題應(yīng)及時反饋給會議組織者。3.如會議決議需要調(diào)整或變更,應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,重新召開會議進行討論和決策??记诠芾硪弧⒖记谥贫?.公司實行考勤打卡制度,員工應(yīng)按時打卡上下班,不得遲到、早退或曠工。2.員工因特殊情況需要遲到、早退或請假的,應(yīng)提前向部門負責(zé)人請假,并辦理相關(guān)手續(xù)。3.員工曠工一天,扣除當(dāng)天工資;曠工三天及以上,視為嚴(yán)重違反公司規(guī)章制度,公司有權(quán)解除勞動合同。二、考勤統(tǒng)計1.行政部門負責(zé)員工的考勤統(tǒng)計工作,每天對員工的考勤情況進行記錄和匯總。2.考勤統(tǒng)計結(jié)果應(yīng)及時反饋給各部門負責(zé)人,作為員工績效考核的依據(jù)之一。三、考勤獎懲1.對于考勤表現(xiàn)良好的員工,公司將給予表揚和獎勵,如發(fā)放獎金、晉升等。2.對于考勤表現(xiàn)不佳的員工,公司將給予批評和處罰,如扣除工資、警告等。情節(jié)嚴(yán)重的,公司將有權(quán)解除勞動合同??冃Э己斯芾硪?、績效考核目的1.為了客觀、公正地評價員工的工作表現(xiàn),激勵員工的工作積極性和創(chuàng)造性,提高工作效率和質(zhì)量。2.為員工的薪酬調(diào)整、晉升、獎懲等提供依據(jù)。二、績效考核內(nèi)容1.工作業(yè)績:包括工作任務(wù)的完成情況、工作質(zhì)量、工作效率等。2.工作態(tài)度:包括工作積極性、責(zé)任心、團隊合作精神等。3.工作能力:包括專業(yè)技能、學(xué)習(xí)能力、溝通能力等。三、績效考核方法1.公司采用定期考核與不定期考核相結(jié)合的方式,對員工進行績效考核。2.定期考核每月進行一次,由各部門負責(zé)人對本部門員工的工作表現(xiàn)進行考核評價。3.不定期考核根據(jù)工作需要進行,由公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負責(zé)人對員工的工作表現(xiàn)進行考核評價。4.績效考核采用百分制,根據(jù)考核內(nèi)容的權(quán)重進行評分,最終得出員工的績效考核成績。四、績效考核結(jié)果應(yīng)用1.績效考核結(jié)果作為員工薪酬調(diào)整、晉升、獎懲等的重
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