家政公司辦公室管理制度

家政公司辦公室管理制度總則一、目的為規(guī)范家政公司辦公室的管理，提高工作效率，確保公司各項工作的順利進行，制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于家政公司辦公室全體工作人員，包括行政人員、文員、客服人員等。三、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：辦公室的各項工作實行統(tǒng)一管理，由行政部門負責(zé)協(xié)調(diào)和監(jiān)督。2.規(guī)范有序原則：建立規(guī)范的工作流程和制度，確保辦公室工作的有序進行。3.服務(wù)至上原則：辦公室工作人員應(yīng)以服務(wù)為宗旨，為公司各部門提供優(yōu)質(zhì)的支持和協(xié)助。4.效率優(yōu)先原則：注重工作效率，合理安排工作時間，提高工作質(zhì)量。四、管理機構(gòu)及職責(zé)1.行政部門（1）負責(zé)辦公室的日常管理工作，包括文件收發(fā)、檔案管理、辦公用品采購等。（2）協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系，解決工作中出現(xiàn)的問題。（3）組織安排公司的會議、活動等，負責(zé)會議記錄和紀(jì)要的起草。（4）負責(zé)公司的考勤管理、績效考核等工作。2.文員（1）協(xié)助行政部門完成文件收發(fā)、檔案管理等工作。（2）負責(zé)公司的辦公設(shè)備維護和管理，確保辦公設(shè)備的正常運行。（3）接聽電話、接待來訪客人，提供必要的信息和協(xié)助。（4）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。3.客服人員（1）負責(zé)接聽客戶電話，解答客戶咨詢，記錄客戶需求和意見。（2）協(xié)調(diào)安排家政服務(wù)人員上門服務(wù)，跟進服務(wù)過程，確保服務(wù)質(zhì)量。（3）處理客戶投訴和糾紛，及時反饋給相關(guān)部門并協(xié)助解決。（4）建立客戶檔案，定期對客戶進行回訪，維護客戶關(guān)系。辦公環(huán)境管理一、辦公區(qū)域劃分1.按照公司的部門設(shè)置和工作需要，合理劃分辦公區(qū)域，確保各部門有相對獨立的工作空間。2.公共區(qū)域包括會議室、接待區(qū)、走廊等，由行政部門統(tǒng)一管理和維護。二、辦公環(huán)境整潔1.保持辦公區(qū)域的整潔衛(wèi)生，每天下班后由各部門工作人員自行清理個人辦公區(qū)域的垃圾。2.公共區(qū)域由行政部門安排專人負責(zé)清潔，定期進行全面清掃和消毒。3.禁止在辦公區(qū)域內(nèi)亂扔垃圾、隨地吐痰等行為，保持辦公環(huán)境的整潔美觀。三、辦公設(shè)備管理1.辦公設(shè)備包括電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機等，由行政部門統(tǒng)一負責(zé)采購、維護和管理。2.各部門工作人員應(yīng)愛護辦公設(shè)備，正確使用和操作，避免因人為因素造成設(shè)備損壞。3.如辦公設(shè)備出現(xiàn)故障或損壞，應(yīng)及時通知行政部門，由行政部門安排維修人員進行維修或更換。4.禁止私自拆卸、改裝辦公設(shè)備，如有需要，應(yīng)經(jīng)行政部門同意后由專業(yè)人員進行操作。四、辦公區(qū)域安全1.加強辦公區(qū)域的安全管理，定期檢查辦公設(shè)施的安全狀況，確保安全無隱患。2.下班時，各部門工作人員應(yīng)關(guān)閉門窗、電器設(shè)備等，確保辦公區(qū)域的安全。3.禁止在辦公區(qū)域內(nèi)存放易燃易爆等危險物品，如發(fā)現(xiàn)應(yīng)及時報告行政部門處理。4.如遇突發(fā)事件，如火災(zāi)、地震等，應(yīng)按照公司的應(yīng)急預(yù)案進行應(yīng)急處理。文件管理一、文件分類1.公司文件：包括公司章程、規(guī)章制度、會議紀(jì)要、通知等。2.客戶文件：包括客戶合同、服務(wù)協(xié)議、客戶資料等。3.內(nèi)部文件：包括員工檔案、績效考核表、培訓(xùn)記錄等。二、文件收發(fā)1.公司文件由行政部門統(tǒng)一負責(zé)收發(fā)，各部門應(yīng)指定專人負責(zé)文件的領(lǐng)取和傳遞。2.客戶文件由客服部門負責(zé)收發(fā)，確?？蛻粑募陌踩屯暾?。3.內(nèi)部文件由各部門自行負責(zé)收發(fā)，建立文件收發(fā)登記制度，確保文件的流轉(zhuǎn)清晰。三、文件歸檔1.公司文件應(yīng)按照文件類別和時間順序進行歸檔，建立文件檔案，便于查詢和管理。2.客戶文件應(yīng)按照客戶名稱和服務(wù)項目進行歸檔，建立客戶檔案，確?？蛻粑募陌踩屯暾?。3.內(nèi)部文件應(yīng)按照文件類別和時間順序進行歸檔，建立員工檔案，便于查詢和管理。四、文件借閱1.公司內(nèi)部人員需要借閱文件時，應(yīng)填寫文件借閱登記表，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱文件應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還，不得私自復(fù)印、涂改或損壞文件。3.如因工作需要需要長期借閱文件，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。五、文件銷毀1.超過保管期限的文件應(yīng)進行銷毀，由行政部門負責(zé)組織銷毀。2.銷毀文件應(yīng)按照規(guī)定的程序進行，確保文件的安全和保密。3.銷毀文件的清單應(yīng)留存?zhèn)洳?。會議管理一、會議分類1.公司例會：每周召開一次，由公司領(lǐng)導(dǎo)主持，各部門負責(zé)人參加，總結(jié)上周工作，安排本周工作。2.專題會議：根據(jù)工作需要不定期召開，由公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負責(zé)人主持，相關(guān)人員參加，解決特定問題。3.部門會議：由各部門負責(zé)人主持，本部門員工參加，總結(jié)本部門工作，安排本部門工作。二、會議準(zhǔn)備1.會議組織者應(yīng)提前通知參會人員會議的時間、地點、議程等相關(guān)信息，確保參會人員按時參加會議。2.會議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備好會議所需的資料和設(shè)備，如投影儀、音響等，確保會議的順利進行。3.參會人員應(yīng)提前做好準(zhǔn)備工作，如閱讀會議資料、準(zhǔn)備發(fā)言等，確保會議的質(zhì)量和效率。三、會議記錄1.會議應(yīng)由專人負責(zé)記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)包括會議的時間、地點、參會人員、議程、討論內(nèi)容、決議等。2.會議記錄應(yīng)及時整理和歸檔，便于查詢和管理。3.會議決議應(yīng)明確責(zé)任人和完成時間，確保決議的落實。四、會議跟進1.會議組織者應(yīng)負責(zé)會議決議的跟進和落實，定期檢查決議的執(zhí)行情況，及時反饋給相關(guān)部門和人員。2.相關(guān)部門和人員應(yīng)按照會議決議的要求認真執(zhí)行，如有問題應(yīng)及時反饋給會議組織者。3.如會議決議需要調(diào)整或變更，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，重新召開會議進行討論和決策?？记诠芾硪弧⒖记谥贫?.公司實行考勤打卡制度，員工應(yīng)按時打卡上下班，不得遲到、早退或曠工。2.員工因特殊情況需要遲到、早退或請假的，應(yīng)提前向部門負責(zé)人請假，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.員工曠工一天，扣除當(dāng)天工資；曠工三天及以上，視為嚴(yán)重違反公司規(guī)章制度，公司有權(quán)解除勞動合同。二、考勤統(tǒng)計1.行政部門負責(zé)員工的考勤統(tǒng)計工作，每天對員工的考勤情況進行記錄和匯總。2.考勤統(tǒng)計結(jié)果應(yīng)及時反饋給各部門負責(zé)人，作為員工績效考核的依據(jù)之一。三、考勤獎懲1.對于考勤表現(xiàn)良好的員工，公司將給予表揚和獎勵，如發(fā)放獎金、晉升等。2.對于考勤表現(xiàn)不佳的員工，公司將給予批評和處罰，如扣除工資、警告等。情節(jié)嚴(yán)重的，公司將有權(quán)解除勞動合同?？冃Э己斯芾硪?、績效考核目的1.為了客觀、公正地評價員工的工作表現(xiàn)，激勵員工的工作積極性和創(chuàng)造性，提高工作效率和質(zhì)量。2.為員工的薪酬調(diào)整、晉升、獎懲等提供依據(jù)。二、績效考核內(nèi)容1.工作業(yè)績：包括工作任務(wù)的完成情況、工作質(zhì)量、工作效率等。2.工作態(tài)度：包括工作積極性、責(zé)任心、團隊合作精神等。3.工作能力：包括專業(yè)技能、學(xué)習(xí)能力、溝通能力等。三、績效考核方法1.公司采用定期考核與不定期考核相結(jié)合的方式，對員工進行績效考核。2.定期考核每月進行一次，由各部門負責(zé)人對本部門員工的工作表現(xiàn)進行考核評價。3.不定期考核根據(jù)工作需要進行，由公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負責(zé)人對員工的工作表現(xiàn)進行考核評價。4.績效考核采用百分制，根據(jù)考核內(nèi)容的權(quán)重進行評分，最終得出員工的績效考核成績。四、績效考核結(jié)果應(yīng)用1.績效考核結(jié)果作為員工薪酬調(diào)整、晉升、獎懲等的重