部門章怎樣管理制度

部門章怎樣管理制度部門章管理制度一、總則（一）目的為加強公司部門章的管理，規(guī)范部門章的使用流程，確保公司印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的利益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門章的管理與使用。（三）基本原則1.嚴格審批原則：部門章的使用必須經(jīng)過嚴格的審批流程，確保用章事項符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)需求。2.安全保密原則：加強對部門章的保管，確保印章存放安全，防止印章被盜用、濫用或遺失。同時，嚴格控制知曉印章使用范圍的人員，對涉及公司機密的用章事項嚴格保密。3.登記備案原則：對每一次部門章的使用進行詳細登記備案，以便日后查詢和追溯。二、部門章的定義與分類（一）定義部門章是指公司內(nèi)部各部門為履行其職責(zé)，在公司授權(quán)范圍內(nèi)使用的印章，代表該部門的職權(quán)和業(yè)務(wù)范圍。（二）分類1.業(yè)務(wù)專用章：用于部門開展特定業(yè)務(wù)活動時，如銷售合同章、采購合同章、項目章等，用于簽署相關(guān)業(yè)務(wù)文件。2.事務(wù)專用章：用于部門日常事務(wù)性工作，如文件收發(fā)章、資料歸檔章、介紹信章等，用于處理一般性事務(wù)。三、部門章的刻制與啟用（一）刻制申請各部門因工作需要刻制部門章時，應(yīng)填寫《部門章刻制申請表》，詳細說明刻制部門章的名稱、用途、使用范圍等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后，提交至公司行政部門。（二）審批流程行政部門收到《部門章刻制申請表》后，對申請內(nèi)容進行審核，審核通過后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由行政部門統(tǒng)一安排刻制部門章。（三）啟用通知部門章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時通知申請部門領(lǐng)取。申請部門在領(lǐng)取部門章時，需填寫《部門章領(lǐng)取登記表》，并由部門負責(zé)人簽字確認。同時，行政部門應(yīng)發(fā)布部門章啟用通知，明確部門章的啟用日期、使用范圍等信息。四、部門章的保管（一）保管人員部門章由各部門指定專人負責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備責(zé)任心強、保密意識高的素質(zhì)。保管人員名單應(yīng)報公司行政部門備案。（二）保管要求1.部門章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜、帶鎖的文件柜等，確保印章存放安全。2.保管人員不得擅自將部門章轉(zhuǎn)借他人使用，不得在未經(jīng)授權(quán)的情況下攜帶部門章外出。3.如保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要更換時，應(yīng)及時辦理印章交接手續(xù)，確保印章保管的連續(xù)性和安全性。五、部門章的使用（一）使用范圍部門章的使用必須嚴格限定在公司規(guī)定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，具體使用范圍如下：1.業(yè)務(wù)專用章：用于簽署與該部門業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、文件等。2.事務(wù)專用章：用于處理部門日常事務(wù)性工作，如文件收發(fā)、資料歸檔、開具介紹信等。（二）使用流程1.用章申請：使用部門章時，需填寫《部門章使用申請表》，詳細說明用章事項、用章文件名稱、用章份數(shù)、用章日期等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認。2.審批流程：一般事項：《部門章使用申請表》經(jīng)部門負責(zé)人審批同意后即可使用。重要事項：涉及金額較大、風(fēng)險較高或?qū)居兄卮笥绊懙挠谜率马棧杞?jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可使用。3.用章登記：保管人員在用章前，應(yīng)對《部門章使用申請表》進行審核，審核通過后在用章登記簿上進行詳細登記，包括用章日期、用章事項、用章文件名稱、用章份數(shù)、審批人等信息。4.用章操作：保管人員應(yīng)在用章現(xiàn)場監(jiān)督用章過程，確保用章位置準確、清晰，不得在空白紙張或文件上加蓋部門章。用章完成后，應(yīng)在《部門章使用申請表》上加蓋“已用章”章戳，并將申請表與用章文件一并存檔。（三）特殊情況處理1.緊急情況：如遇緊急情況需要使用部門章，但無法按照正常審批流程進行審批時，使用部門應(yīng)電話請示部門負責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，先行用章，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.異地用章：因工作需要在異地使用部門章時，應(yīng)提前與公司行政部門溝通協(xié)調(diào)，并按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。同時，應(yīng)采用安全可靠的方式進行印章傳遞，如專人送達、郵寄等，并做好印章交接記錄。六、部門章的停用與銷毀（一）停用情形1.部門撤銷或合并：因公司組織架構(gòu)調(diào)整，部門被撤銷或合并，其部門章應(yīng)及時停用。2.業(yè)務(wù)變更：因部門業(yè)務(wù)范圍發(fā)生重大變更，原部門章已不再適用，應(yīng)及時停用。3.其他原因：如部門章?lián)p壞、遺失等原因，需要停用部門章。（二）停用申請部門章停用前，部門應(yīng)填寫《部門章停用申請表》，詳細說明停用原因、停用日期等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后，提交至公司行政部門。（三）審批流程行政部門收到《部門章停用申請表》后，對申請內(nèi)容進行審核，審核通過后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門應(yīng)發(fā)布部門章停用通知，明確部門章的停用日期。（四）銷毀處理部門章停用后，應(yīng)及時交回公司行政部門統(tǒng)一銷毀。行政部門應(yīng)填寫《部門章銷毀登記表》，詳細記錄銷毀部門章的名稱、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式等信息，并由行政部門負責(zé)人、保管人員及監(jiān)銷人員簽字確認。七、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查公司行政部門應(yīng)定期對各部門章的管理與使用情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括印章保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、登記備案是否完整等。（二）不定期抽查公司行政部門可根據(jù)工作需要，對各部門章的管理與使用情況進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（三）違規(guī)處理對違反本制度規(guī)定使用部門章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。如因違規(guī)使用部門章給公司造成經(jīng)濟損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法