財(cái)務(wù)章擺放管理制度VIP

財(cái)務(wù)章擺放管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)章的管理，規(guī)范財(cái)務(wù)章的擺放使用，確保公司資金安全和財(cái)務(wù)工作的正常秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)。（三）基本原則1.安全性原則：確保財(cái)務(wù)章存放安全，防止被盜用、丟失或損壞。2.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和方式擺放、使用財(cái)務(wù)章。3.責(zé)任明確原則：明確財(cái)務(wù)章擺放、使用過(guò)程中各相關(guān)人員的職責(zé)。二、財(cái)務(wù)章的種類及用途（一）種類1.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、款項(xiàng)收付等財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。2.發(fā)票專用章：專門用于開具發(fā)票時(shí)使用。（二）用途1.財(cái)務(wù)專用章各類銀行結(jié)算憑證，如支票、匯票、本票等的加蓋。財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)告等文件的蓋章確認(rèn)。其他經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的財(cái)務(wù)事項(xiàng)蓋章。2.發(fā)票專用章對(duì)外開具的增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票等各類發(fā)票的蓋章。三、財(cái)務(wù)章的保管（一）保管人員1.財(cái)務(wù)專用章由公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管，原則上為財(cái)務(wù)主管或總賬會(huì)計(jì)。2.發(fā)票專用章由負(fù)責(zé)發(fā)票開具的人員保管，一般為稅務(wù)會(huì)計(jì)。（二）保管要求1.財(cái)務(wù)章必須存放在安全可靠的地方，如專門的保險(xiǎn)柜或帶有鎖具的抽屜內(nèi)。2.保險(xiǎn)柜或存放抽屜應(yīng)設(shè)置單獨(dú)的密碼或鑰匙，密碼要定期更換，鑰匙要妥善保管，不得隨意交予他人。3.保管人員因特殊原因需要臨時(shí)離崗時(shí)，必須將財(cái)務(wù)章妥善存放，并告知相關(guān)人員。如離崗時(shí)間較長(zhǎng)，應(yīng)將財(cái)務(wù)章交接給指定的臨時(shí)保管人員，并辦理交接手續(xù)。4.嚴(yán)禁將財(cái)務(wù)章帶出公司辦公區(qū)域使用，如有特殊情況需要帶出，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并做好登記和跟蹤使用情況。四、財(cái)務(wù)章的擺放（一）日常擺放位置1.財(cái)務(wù)專用章平時(shí)應(yīng)擺放在財(cái)務(wù)主管或總賬會(huì)計(jì)的辦公桌上，但必須處于上鎖狀態(tài)，只有保管人員本人能夠打開。2.發(fā)票專用章平時(shí)應(yīng)擺放在負(fù)責(zé)發(fā)票開具人員的辦公桌上，同樣要處于上鎖狀態(tài)。（二）特殊情況下的擺放1.在財(cái)務(wù)結(jié)算業(yè)務(wù)辦理期間，如開具支票、匯票等，財(cái)務(wù)專用章應(yīng)擺放在辦理業(yè)務(wù)的操作臺(tái)上，但在業(yè)務(wù)辦理間隙必須及時(shí)鎖好。2.當(dāng)需要同時(shí)使用財(cái)務(wù)專用章和法人章進(jìn)行銀行付款等重要財(cái)務(wù)操作時(shí)，應(yīng)在確保安全的前提下，按照規(guī)定的操作流程，將兩枚印章擺放在合適的位置進(jìn)行操作，操作完成后立即歸位保管。（三）定期檢查1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)章的擺放情況進(jìn)行檢查，確保符合規(guī)定要求。檢查頻率至少每周一次。2.檢查內(nèi)容包括財(cái)務(wù)章是否存放在指定位置、是否處于安全保管狀態(tài)（如是否上鎖）等。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)記錄并督促保管人員整改，確保財(cái)務(wù)章擺放管理的規(guī)范和安全。五、財(cái)務(wù)章的使用（一）使用流程1.申請(qǐng)凡需要使用財(cái)務(wù)章的部門或個(gè)人，必須填寫《財(cái)務(wù)章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明使用財(cái)務(wù)章的事項(xiàng)、金額、用途等信息。申請(qǐng)表應(yīng)由申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)審批流程通過(guò)。2.審批《財(cái)務(wù)章使用申請(qǐng)表》提交給財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度和實(shí)際情況，對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)進(jìn)行審核。對(duì)于涉及重大資金支出或重要財(cái)務(wù)事項(xiàng)的財(cái)務(wù)章使用申請(qǐng)，還需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.蓋章經(jīng)審批通過(guò)的《財(cái)務(wù)章使用申請(qǐng)表》交予財(cái)務(wù)章保管人員。保管人員在確認(rèn)申請(qǐng)表審批手續(xù)齊全后，按照規(guī)定的用途和要求在相關(guān)文件、票據(jù)上加蓋財(cái)務(wù)章，并在蓋章處簽字確認(rèn)蓋章日期和蓋章事項(xiàng)。4.登記財(cái)務(wù)章保管人員應(yīng)建立《財(cái)務(wù)章使用登記簿》，對(duì)每次財(cái)務(wù)章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括使用日期、使用部門或個(gè)人、使用事項(xiàng)、金額、審批人等信息。登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便于日后查詢和追溯。（二）使用限制1.嚴(yán)禁在空白支票、空白發(fā)票、空白收據(jù)等空白憑證上加蓋財(cái)務(wù)章。2.財(cái)務(wù)章的使用必須嚴(yán)格按照審批后的用途進(jìn)行，不得擅自更改使用事項(xiàng)。3.未經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得擅自使用財(cái)務(wù)章對(duì)外提供擔(dān)保、抵押等涉及公司重大財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的行為。（三）多人使用財(cái)務(wù)章的情況1.在某些業(yè)務(wù)場(chǎng)景下，可能需要多人共同使用財(cái)務(wù)章完成一項(xiàng)財(cái)務(wù)操作。例如，在開具金額較大的支票時(shí)，可能需要財(cái)務(wù)主管審核、出納蓋章等環(huán)節(jié)。2.對(duì)于多人使用財(cái)務(wù)章的情況，必須明確各環(huán)節(jié)的操作流程和責(zé)任人員，嚴(yán)格按照順序進(jìn)行蓋章操作，并做好相應(yīng)的記錄。3.在蓋章過(guò)程中，各責(zé)任人員應(yīng)相互監(jiān)督，確保財(cái)務(wù)章的使用符合規(guī)定和業(yè)務(wù)要求。六、財(cái)務(wù)章的交接（一）交接原因1.財(cái)務(wù)章保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職、休假等原因需要辦理交接手續(xù)。2.因公司內(nèi)部崗位調(diào)整，財(cái)務(wù)章保管職責(zé)發(fā)生變更。（二）交接流程1.交接準(zhǔn)備原保管人員應(yīng)在交接前對(duì)財(cái)務(wù)章進(jìn)行全面檢查，確保財(cái)務(wù)章無(wú)損壞、無(wú)遺失，并清理好相關(guān)的使用記錄和文件。準(zhǔn)備好《財(cái)務(wù)章交接清單》，清單應(yīng)詳細(xì)列出財(cái)務(wù)章的名稱、數(shù)量、交接時(shí)間、交接雙方等信息。2.交接過(guò)程交接雙方應(yīng)在公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或其指定人員的監(jiān)督下進(jìn)行交接。原保管人員應(yīng)向新保管人員當(dāng)面移交財(cái)務(wù)章實(shí)物，并逐一核對(duì)《財(cái)務(wù)章交接清單》上的內(nèi)容，確保交接物品與清單一致。新保管人員應(yīng)認(rèn)真檢查財(cái)務(wù)章的外觀、完整性等情況，如有疑問(wèn)應(yīng)及時(shí)提出并核實(shí)。交接雙方在《財(cái)務(wù)章交接清單》上簽字確認(rèn)，監(jiān)督人也應(yīng)簽字見證交接過(guò)程。3.交接后的事項(xiàng)交接完成后，新保管人員應(yīng)按照本制度的要求重新設(shè)置財(cái)務(wù)章的保管方式和擺放位置等。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)更新財(cái)務(wù)章保管人員信息，并對(duì)交接情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保交接后的財(cái)務(wù)章管理工作正常開展。七、財(cái)務(wù)章的掛失與補(bǔ)辦（一）掛失情形1.發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)章遺失、被盜或損壞時(shí)，保管人員應(yīng)立即向財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并申請(qǐng)掛失。2.在掛失前，如因財(cái)務(wù)章遺失等原因可能導(dǎo)致公司財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)或損失的，應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)的應(yīng)急措施，如通知相關(guān)銀行、客戶等，防止風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大。（二）掛失流程1.保管人員填寫《財(cái)務(wù)章掛失申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明財(cái)務(wù)章掛失的原因、時(shí)間、可能造成的影響等情況。2.《財(cái)務(wù)章掛失申請(qǐng)表》經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司內(nèi)部各相關(guān)部門發(fā)布財(cái)務(wù)章掛失通知，告知財(cái)務(wù)章掛失的情況及相關(guān)注意事項(xiàng)。（三）補(bǔ)辦流程1.在財(cái)務(wù)章掛失后，如需補(bǔ)辦財(cái)務(wù)章，保管人員應(yīng)根據(jù)公司印章管理規(guī)定，向公司印章管理部門提交《財(cái)務(wù)章補(bǔ)辦申請(qǐng)表》，并附上相關(guān)證明材料。2.印章管理部門對(duì)補(bǔ)辦申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后按照規(guī)定的程序重新刻制財(cái)務(wù)章。3.新刻制的財(cái)務(wù)章經(jīng)公司印章管理部門和財(cái)務(wù)部門共同驗(yàn)收合格后，方可正式啟用。4.財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)更新財(cái)務(wù)章相關(guān)信息，包括在財(cái)務(wù)系統(tǒng)、銀行賬戶信息等中進(jìn)行備案，并對(duì)新財(cái)務(wù)章的使用和保管按照本制度進(jìn)行規(guī)范管理。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)章的擺放、使用、保管等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查是否符合本制度的規(guī)定。2.審計(jì)部門在審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保財(cái)務(wù)章管理工作規(guī)范有序。（二）日常檢查1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)章管理工作的日常檢查，除定期檢查財(cái)務(wù)章擺放情況外，還應(yīng)不定期抽查財(cái)務(wù)章的使用記錄、審批手續(xù)等是否齊全合規(guī)。2.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)糾正，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育或按照公司規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)處罰。（三）責(zé)任追究1.對(duì)于因財(cái)務(wù)章管理不善導(dǎo)致公司資金損失、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)或其他不良后果的，將追究相關(guān)責(zé)任