公司贈(zèng)品物料管理制度

公司贈(zèng)品物料管理制度總則1.目的為了規(guī)范公司贈(zèng)品物料的管理，確保贈(zèng)品物料的合理使用、有效控制和妥善保管，提高公司資源利用效率，提升公司形象，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及贈(zèng)品物料的采購(gòu)、存儲(chǔ)、發(fā)放、使用及核銷等環(huán)節(jié)。3.定義贈(zèng)品物料：指公司為了促銷產(chǎn)品、回饋客戶、參加展會(huì)或其他市場(chǎng)活動(dòng)等目的而采購(gòu)的各類物品，包括但不限于禮品、宣傳資料、促銷道具等。采購(gòu)部門：負(fù)責(zé)贈(zèng)品物料采購(gòu)工作的部門。倉(cāng)庫管理部門：負(fù)責(zé)贈(zèng)品物料存儲(chǔ)、保管和發(fā)放的部門。使用部門：負(fù)責(zé)申請(qǐng)、領(lǐng)取和使用贈(zèng)品物料的部門。采購(gòu)管理1.需求提報(bào)各使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提前填寫《贈(zèng)品物料需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明所需贈(zèng)品物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并提交至上級(jí)主管審批。上級(jí)主管應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況對(duì)需求進(jìn)行審核，確保需求合理、必要，并簽署審批意見。2.采購(gòu)計(jì)劃制定采購(gòu)部門根據(jù)經(jīng)審批的《贈(zèng)品物料需求申請(qǐng)表》，結(jié)合庫存情況，制定月度采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。采購(gòu)計(jì)劃需提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行預(yù)算審核，財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司財(cái)務(wù)狀況和預(yù)算安排，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的合理性和資金可行性進(jìn)行審核，并簽署意見。3.供應(yīng)商選擇與采購(gòu)采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，通過市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商推薦、招標(biāo)等方式，選擇合格的供應(yīng)商。選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素。采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。采購(gòu)部門應(yīng)按照采購(gòu)合同的約定，及時(shí)跟進(jìn)采購(gòu)進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。在采購(gòu)過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品不符合要求，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取整改措施或更換產(chǎn)品。4.驗(yàn)收與入庫贈(zèng)品物料到貨后，倉(cāng)庫管理部門應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等是否與采購(gòu)合同一致。驗(yàn)收合格的贈(zèng)品物料，倉(cāng)庫管理部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)，填寫《贈(zèng)品物料入庫單》，并將入庫信息錄入庫存管理系統(tǒng)。入庫單應(yīng)注明物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫日期等內(nèi)容。驗(yàn)收不合格的贈(zèng)品物料，倉(cāng)庫管理部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商處理辦法。如需要退貨，應(yīng)辦理退貨手續(xù)；如需要換貨，應(yīng)要求供應(yīng)商及時(shí)更換產(chǎn)品。存儲(chǔ)管理1.倉(cāng)庫規(guī)劃倉(cāng)庫管理部門應(yīng)根據(jù)贈(zèng)品物料的類別、特性、用途等因素，合理規(guī)劃倉(cāng)庫存儲(chǔ)空間，劃分不同的存儲(chǔ)區(qū)域，如禮品區(qū)、宣傳資料區(qū)、促銷道具區(qū)等，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌。倉(cāng)庫應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)良好，確保贈(zèng)品物料的存儲(chǔ)環(huán)境符合要求。同時(shí)，應(yīng)配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，保障物料安全。2.庫存盤點(diǎn)倉(cāng)庫管理部門應(yīng)定期對(duì)贈(zèng)品物料進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期為每月一次，盤點(diǎn)工作應(yīng)在月末最后一個(gè)工作日進(jìn)行。盤點(diǎn)時(shí)，倉(cāng)庫管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)庫存物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息，并與庫存管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫《庫存盤點(diǎn)差異表》，注明差異情況、差異原因及處理建議。倉(cāng)庫管理部門應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果編制《庫存盤點(diǎn)報(bào)告》，報(bào)送財(cái)務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)報(bào)告對(duì)庫存賬目進(jìn)行調(diào)整，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。3.庫存安全管理倉(cāng)庫管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)贈(zèng)品物料的安全管理，制定嚴(yán)格的倉(cāng)庫管理制度，明確倉(cāng)庫管理人員的職責(zé)和權(quán)限。倉(cāng)庫應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。倉(cāng)庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉(cāng)庫管理制度，不得擅自離崗、串崗，不得在倉(cāng)庫內(nèi)吸煙、使用明火等。倉(cāng)庫管理部門應(yīng)定期對(duì)倉(cāng)庫設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備存在故障或安全隱患，應(yīng)及時(shí)維修或更換，確保倉(cāng)庫安全。發(fā)放管理1.發(fā)放流程使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《贈(zèng)品物料領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間（如有）等信息，并提交至上級(jí)主管審批。上級(jí)主管應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況對(duì)領(lǐng)用申請(qǐng)進(jìn)行審核，確保領(lǐng)用需求合理、必要，并簽署審批意見。倉(cāng)庫管理部門根據(jù)經(jīng)審批的《贈(zèng)品物料領(lǐng)用申請(qǐng)表》，辦理發(fā)放手續(xù)，填寫《贈(zèng)品物料出庫單》，并將出庫信息錄入庫存管理系統(tǒng)。出庫單應(yīng)注明物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用日期等內(nèi)容。倉(cāng)庫管理人員應(yīng)按照出庫單的要求，及時(shí)將贈(zèng)品物料發(fā)放給領(lǐng)用部門，并要求領(lǐng)用人員在出庫單上簽字確認(rèn)。2.發(fā)放記錄倉(cāng)庫管理部門應(yīng)建立贈(zèng)品物料發(fā)放臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每次發(fā)放的物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人員等信息。發(fā)放臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和清理，確保記錄準(zhǔn)確、完整。倉(cāng)庫管理部門應(yīng)定期將發(fā)放臺(tái)賬與庫存管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)，如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。3.歸還管理對(duì)于有歸還期限的贈(zèng)品物料，領(lǐng)用部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還倉(cāng)庫。歸還時(shí)，倉(cāng)庫管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息，確保與領(lǐng)用出庫時(shí)一致。如發(fā)現(xiàn)歸還物品存在損壞、丟失等情況，領(lǐng)用部門應(yīng)負(fù)責(zé)賠償。賠償方式可根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，如照價(jià)賠償、折價(jià)賠償?shù)?。倉(cāng)庫管理部門應(yīng)在物品歸還后，及時(shí)辦理入庫手續(xù)，并更新庫存管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)。使用管理1.使用規(guī)范使用部門應(yīng)按照公司規(guī)定的用途和范圍使用贈(zèng)品物料，不得擅自改變其用途或挪作他用。在使用贈(zèng)品物料過程中，應(yīng)注意節(jié)約，避免浪費(fèi)。如因業(yè)務(wù)需要確實(shí)需要額外增加使用量，應(yīng)按照規(guī)定的流程重新申請(qǐng)和審批。使用部門應(yīng)妥善保管贈(zèng)品物料，確保其安全、完整。如發(fā)現(xiàn)贈(zèng)品物料存在損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告?zhèn)}庫管理部門，并查明原因，采取相應(yīng)的措施。2.使用監(jiān)督公司相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)贈(zèng)品物料使用情況的監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)使用部門的贈(zèng)品物料使用情況進(jìn)行抽查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括贈(zèng)品物料的使用是否符合規(guī)定的用途和范圍、是否存在浪費(fèi)現(xiàn)象、是否妥善保管等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)要求使用部門進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。3.效果評(píng)估在贈(zèng)品物料使用完畢后，使用部門應(yīng)及時(shí)對(duì)使用效果進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括贈(zèng)品物料對(duì)業(yè)務(wù)目標(biāo)的達(dá)成情況、客戶反饋、市場(chǎng)反應(yīng)等方面。使用部門應(yīng)根據(jù)評(píng)估結(jié)果撰寫《贈(zèng)品物料使用效果評(píng)估報(bào)告》，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)建議。評(píng)估報(bào)告應(yīng)提交至公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門，為今后的贈(zèng)品物料管理工作提供參考依據(jù)。核銷管理1.核銷流程使用部門在贈(zèng)品物料使用完畢后，應(yīng)及時(shí)填寫《贈(zèng)品物料核銷申請(qǐng)表》，注明核銷物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用時(shí)間、使用情況、使用效果等信息，并提交至上級(jí)主管審批。上級(jí)主管應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況對(duì)核銷申請(qǐng)進(jìn)行審核，確保核銷信息真實(shí)、準(zhǔn)確，并簽署審批意見。倉(cāng)庫管理部門根據(jù)經(jīng)審批的《贈(zèng)品物料核銷申請(qǐng)表》，核對(duì)庫存管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，確認(rèn)物品已全部發(fā)放并使用完畢后，辦理核銷手續(xù)，填寫《贈(zèng)品物料核銷單》，并將核銷信息錄入庫存管理系統(tǒng)。核銷單應(yīng)注明物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、核銷日期、核銷原因等內(nèi)容。財(cái)務(wù)部門根據(jù)經(jīng)審批的《贈(zèng)品物料核銷申請(qǐng)表》和《贈(zèng)品物料核銷單》，對(duì)贈(zèng)品物料的采購(gòu)成本、使用情況等進(jìn)行核算，并進(jìn)行賬務(wù)處理。2.核銷記錄倉(cāng)庫管理部門應(yīng)建立贈(zèng)品物料核銷臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每次核銷的物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、核銷日期、核銷原因、使用部門等信息。核銷臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和清理，確保記錄準(zhǔn)確、完整。財(cái)務(wù)部門應(yīng)將贈(zèng)品物料的核