檔案服務機構管理與服務規(guī)范

檔案服務機構管理與服務規(guī)范

Specificationofarchivalserviceinstitutionfor

managementandservice

起草單位:

年月

目錄

前言............................................................IV

1范圍..............................................................1

2規(guī)范性引用文件...................................................1

3術語和定義........................................................1

4總則..............................................................3

5檔案服務*JU勾......................................................4

5.1T殳規(guī)定.......................................................4

5.25A級檔案服務機構...............................................4

5.34A級檔案服務機構...............................................5

5.43A級檔案服務機構...............................................5

6檔案服務的內容與計價.............................................6

6.1檔案服務的內容..................................................6

6.1.2檔案管理咨詢服務..............................................6

6.1.5檔案鑒定咨詢服務..............................................6

6.1.19檔案用房建設咨詢服務.........................................6

6.1.4傳統(tǒng)載體檔案整理服務........................................6

6.1.6檔案寄存服務.................................................6

6.1.8檔案實體保護服務............................................7

6.1.20檔案設備配置服務.............................................7

6.1.14傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化服務......................................7

6.1.11電子文件整理服務.............................................7

6.1.9檔案信息保護服務............................................7

6.1.10檔案管理系統(tǒng)開發(fā)服務.........................................7

6.1.18檔案文化開發(fā)服務.............................................7

6.1.15檔案數(shù)據(jù)化服務...............................................7

6.1.7檔案委托查拗艮務............................................7

6.1.21檔案培訓服務.................................................7

6.1.22檔案科研服務.................................................8

6.1.23檔案服務項目招標代理服務....................................8

6.1.24檔案服務項目監(jiān)理服務.........................................8

6.1.25檔案駐點服務.................................................8

6.2檔案服務計價方式................................................8

6.2.1一般規(guī)定.....................................................8

6.23檔案管理咨詢服務計價..........................................8

6.2.6檔案鑒定咨詢服務計價..........................................8

6.2.20檔案用房建設咨詢服務計價....................................8

6.2.5傳統(tǒng)載體檔案整理服務計價......................................8

6.2.7檔案寄存服務計價..............................................9

6.2.9檔案實體保護服務計價..........................................9

6.2.21檔案設備配置服務計價.........................................9

6.2.15傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化服務計價..................................9

6.2.12電子文件整理服務計價.........................................9

6.2.10檔案信息保護服務計價.........................................9

6.2.11檔案管理系統(tǒng)開發(fā)服務計價.....9

檔安弋■仆井沿日仔名；+價Q

6Vz?f2c—?1qw/7IIPI1/I???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????，

6.2.16檔案數(shù)據(jù)化服務計價9

6.2.8檔案委托查找服務計價..........................................9

6.2.22檔案培訓服務計價............................................10

6.2.23檔案科研服務計價............................................10

6.2.24檔案服務項目招標代理計價...................................10

6.2.25檔案服務項目監(jiān)理服務計價...................................10

6.2.26檔案駐點服務計價............................................10

7項目管理.........................................................10

7.1T殳規(guī)定.......................................................10

7.2任命項目經理和組建項目團隊....................................11

7.3項目團隊的職能.................................................11

7.4項目管理團隊崗位設置及職責....................................11

7.5項目團隊管理人員的執(zhí)業(yè)要求....................................12

7.6項目目標宣里責任書.............................................13

7.7項目進度宣里...................................................13

7.8項目質量窗里...................................................13

7.9項目成本富里...................................................13

7.10項目檔案安全管理.............................................14

7.11項目職業(yè)安全、健康管理.......................................14

7.12項目合同管理..................................................14

7.13項目設備管理..................................................14

8檔案服務淘呈.....................................................16

8.1檔案服務淘呈圖.................................................16

8.2項目洽商.......................................................17

8.3項目合同簽訂...................................................17

8.4項目作業(yè)策劃...................................................17

8.5項目技術交底...................................................17

8.6下達項目作業(yè)彳甥書.............................................17

8.7編制項目實施計劃...............................................18

8.8資源配置、人員培訓.............................................18

8.9項目實施.......................................................18

8.10項目檢驗......................................................18

8.11項目中期評查..................................................19

8.12編制項目完工報告.............................................19

8.13項目完2□僉收..................................................19

8.14項目結算......................................................19

8.15項目評價與改進................................................19

8.16項目文件歸檔..................................................20

8.17項目維護......................................................20

9糾紛調解方式....................................................20

10檔案服務的監(jiān)督管理.............................................20

11檔案服務的安全管理.............................................20

''L

刖三

本標準按照GB/T1.1—2009給出的規(guī)則起草。

本標準由浙江省檔案局提出并歸口。

本標準起草單位：

本標準主要起草人：

本標準是首次起草并發(fā)布。

檔案服務機構管理與服務規(guī)范

1范圍

本標準規(guī)定了檔案服務機構的能力評價標準,檔案服務的內容與計價方式，

檔案服務項目的管理模式和通用流程，糾紛調解方式，檔案服務的安全管理和監(jiān)

督管理。

本標準適用于規(guī)范本省內的檔案服務機構能力評價與規(guī)范服務行為才旨引檔

案服務機構的發(fā)展方向，提供檔案服務的參考計價方式，指導檔案服務機構檔案

服務項目管理。

2規(guī)范性弓I用文件

下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注

日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的

修改單)適用于本文件。

GB/T23691—2009項目管理術語

DA/T68—2017檔案服務外包工作規(guī)范

3術語和定義

下列術語和定義適用于本文件。

3.1

檔案服務archivalservice

某一機構承接其他機構所委托的涉及檔案的專業(yè)性、專門化?口社會化的服務。

3.2

檔案服務機構archivalserviceinstitution

依法設立，具備開展檔案服務(3.1)能力和條件的法人朔E法人組織。

3.3

檔案服務項目archivalserviceproject

檔案服務機構(3.2)根據(jù)委托人需求向其提供相應的檔案服務(3.1),在合同

約定的時限內，通過一定量的資源投入，經過策劃、實施和驗收等一系列項目管

理程序，實現(xiàn)委托目標的活動。

3.5

委托人client

在項目合同中約定，具有項目委托主體資格和支付服務價款能力的當事人或

取得該當事人資格的合法繼承人。

3.7

項目管理projectmanagement

檔案服務機構(3.2)為達到項目既定目標而進行的策劃、組織、實派監(jiān)測和

控制的協(xié)調活動。[GB/T23691—20092.1,4]

3.8

項目經理projectmanager

帶領項目團隊(3⑼，有權力和責任通過項目管理(3.7)執(zhí)行項目并達到項目

目標的人。[GB/T23691—20092.4.8]

3.9

項目團隊

projectcompany(departmentxgroup)

為執(zhí)行項目而組織起來的人員的集合。[GB/T23691—20092.4.9]

3.10

項目經理負責制projectmanagerresponsibilitysystem

以項目經理(3.8)為責任主體的項目目標管理責任制度。

3.11

項目目標管理責任書letterofresponsibilityforprojectobjective

management

根據(jù)項目合同和經營目標,規(guī)定項目經理(3.8)和項目團隊(3.9)應達到的質

量、安全、進度和成本等控制目標的文件。

3.12

I頁目作業(yè)策戈!Joperationplanningofproject

將委托人(3.5)要求轉化為項目作業(yè)技術方案的過程包括編制檔案服務項目

(3.3)作業(yè)流程、標準規(guī)范等內容。

3.13

作業(yè)operate

把項目作業(yè)策劃(3.12)成果轉化為項目目標的具體實施過程。

3.14

項目檢驗test

通過檔案實體檢查、檔案數(shù)據(jù)檢索驗證、檔案管理系統(tǒng)應用測試等形式所進

行的檔案服務項目(3.3)質量評價。

3.15

項目完工驗收completionacceptanceofproject

委托人(3.5)接收檔案服務項目(3.3)成果前，按項目合同約定組織項目檢驗

(3.14)的過程。

4總則

4.1本標準是檔案服務機構在本省開展檔案服務的重要參考依據(jù)。

4.2檔案服務應符合國家相關法律、法規(guī)、標準規(guī)范。

4.6檔案服務機構應遵循"自愿、平等、公平、誠信”的原則開展檔案服

務活動。

4.9檔案服務收費應按照項目合同約定，參考本標準確定的計量方式合理

收費。

4.7檔案服務機構應遵循檔案保密的原則，不得披露、公開、擅自留存檔

案實體及其內容，維護和保障委托人的合法權益。

4.4檔案服務實行項目管理，包括了項目范圍、時間、成本、質量、人力

資源、溝通、風險、采購、集成管理，執(zhí)行項目經理負責制。

4.5檔案服務機構須建立覆蓋檔案服務全過程的質量管理體系、安全管理

體系、職業(yè)健康管理體系，保證項目的質量，滿足項目合同及相關方的要求。

4.8檔案服務機構應與委托人簽訂項目合同，明確服務內容和范圍、服務

場所和工作條件、執(zhí)行的標準、質量目標、驗收方式、合同雙方的義務和權利、

服務計量方式、付費方式、項目成果交付期限、違約責任和賠償條款、爭議處理

方式、保密條款（也可簽訂專門的保密協(xié)議）、知識產權歸屬和處理方式等。

4.10檔案服務機構業(yè)務活動應接受項目所在地檔案行政管理部門的監(jiān)督

管理。

5檔案服務機構

5.1一般規(guī)定

1檔案服務機構應在市場監(jiān)督管理部門注冊登記,具有市場主體資格，依

法納稅和繳納員工社會保瞼。

2檔案服務機構應具有開展服務所必須的服務場所及其他配套設備、設施,

服務場所內必須配備必要的檔案安全保護設備、設施。

3服務場所內必須配備保障員工職業(yè)健康的相關設備、設施。

4應公布清晰的檔案服務項目內容和計量收費標準，服務范圍符合法律、

法規(guī)規(guī)定，維護良好信用。

5項目團隊管理人員應經過檔案管理崗位培訓I、執(zhí)業(yè)培訓I,取得相應的證

書或技能認證。

6檔案服務機構的能力評估可通過檔案服務行業(yè)協(xié)會等組織開展，檔案行

政管理部門予以行政指導，處理異議申訴。

5.2檔案服務機構能力評價等級

5.2.1A級檔案服務機構

一般規(guī)定以外，還需有以下資質：

1檔案服務年營業(yè)收入2000萬元以上；

2檔案服務從業(yè)人員300人以上；

3通過GB/T19001.GB/T28001.GB/T22080認證，認證范圍覆蓋檔案

服務，擁有檔案數(shù)字化加工類國家秘'密載體印制乙級資質；

4設置負責行政人事、市場開發(fā)、產品研發(fā)、項目管理、信息技術、品質

管理等業(yè)務活動的部門機構；

5行政管理、財務管理、項目管理、檔案管理、人力資源等制度健全；

6制定了"檔案服務"相關的內控制度；

7具有策劃、科研能力，承擔過三個以上省部級（含）以上檔案科技項目，并

通過鑒定；

8具有自主開發(fā)的檔案服務相關的軟硬件，并獲得相關知識產權；

9從業(yè)人員具有3名以上檔案高級專業(yè)技術資格，10名以檔案中級專業(yè)技

術資格；

10檔案服務業(yè)績滿足以下任意兩項條件：

承擔過5個以上合同金額100萬以上的檔案寄存、整理或數(shù)字化項目，通

過驗收；

承擔過數(shù)字檔案館（室）建設項目，經國家檔案局測試或評價通過；

檔案服務項目獲國家級獎項

項目檔案為項目主體獲國家級獎項作重要支撐，并經業(yè)主認可

浙江省檔案服務機構信用評價等級為AAA級。

53B級檔案服務機構

一般規(guī)定以外，還需有以下資質：

I檔案服務年營業(yè)收入1000萬（含）以上；

2檔案服務從業(yè)人員100人（含）以上；

3通過GB/T19001.GB/T28001認證，認證范圍覆蓋檔案服務；

4設置負責行政人事、項目管理、信息技術、品質管理等業(yè)務活動的部門

機構；

5行政管理、財務管理、項目管理、檔案管理等制度健全；

6制定了“檔案服務"相關的內控制度；

7具有一定的策劃、科研能力，承擔過兩個以上省部級以上檔案科技項目，

并通過鑒定；

8從業(yè)人員具有1名以上檔案高級專業(yè)技術資格,5名以上檔案中級專業(yè)技

術資格；

9檔案服務業(yè)績滿足以下任意兩項條件：

承擔過5個以上合同金額50萬以上的檔案寄存、整理或數(shù)字化項目，通過

驗收；

承擔過數(shù)字檔案館（室）建設項目，經省檔案局測試或評價通過；

檔案服務項目獲省級獎項；

項目檔案為項目主體獲省級獎項作重要支撐，并經業(yè)主認可。

淅江省檔案服務機構信用評價等級為AA級以上,

5.4C級檔案服務機構

一般規(guī)定以外，還需有以下資質：

1檔案服務年營業(yè)收入500萬以上；

2檔案服務從業(yè)人員30人以上；

3主要檔案服務項目管理人員具有五年以上檔案服務經歷；

4財務管理、檔案管理等制度健全；

5從業(yè)人員具有3名以上檔案中級專業(yè)技術資格；

6檔案服務業(yè)績滿足以下任意兩項條件：

承擔過5個以上合同金額25萬以上的檔案寄存、整理或數(shù)字化項目，通過

完工驗收；

承擔過數(shù)字檔案館（室）建設項目，經市檔案局測試或評價通過；

檔案服務項目獲市級獎項；

項目檔案為項目主體獲市級獎項作重要支撐，并經業(yè)主認可。

7浙江省檔案服務機陶信用評價等級為A級以上。

6檔案服務的內容與計價

6.1檔案服務的內容

6.1.2檔案管理咨詢服務

為委托人提供檔案管理體系策劃、檔案管理體系建設、檔案管理績效評估等

管理咨詢服務。

6.1.3檔案鑒定咨詢服務

為委托人提供文檔價值、檔案劃控、檔案銷毀等鑒定咨詢服務。

6.1.4檔案用房建設咨詢服務

為委托人提供檔案庫房、閱覽室、業(yè)務技術用房等檔案用房的建設、裝修、

改造的規(guī)劃和設計的相關咨詢服務。

6.1.5傳統(tǒng)載體檔案整理服務

對委托人形成的傳統(tǒng)載體檔案進行分類、鑒定、組織保管單位、排序、編號、

編目、編制索引和指南、上架，使之有序化的服務。

6.1.6檔案寄存服務

在不改變檔案所有權和處置權的前提下，為委托人懸共檔案保管、寄存、利

用等服務。

6.1.7檔案實體保護服務

為委托人提供檔案實體修復、去酸、仿真、蟲霉防治等服務。

6.1.8檔案設備配置咨詢服務

為委托人提供檔案設備的選型、購置等咨詢服務。

6.1.9傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化服務

利用計算機技術對委托人的紙質、音像等傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化加工，使

其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字

文本的服務。

6.1.10電子文件整理服務

對委托人形成的電子文件進行分類、鑒定、組織保管單位、排序、編號、編

目的服務。

6.1.11檔案信息保護服務

為委托人提供介質安全存儲、系統(tǒng)環(huán)境檢測、網絡安全維護、信息設備管理、

容災備份等服務。

6.1.12檔案管理系統(tǒng)開發(fā)服務

為委托人提供檔案管理系統(tǒng)設計、開發(fā)、集成、運行測試等服務。

6.1.13檔案文化開發(fā)服務

為委托人提供檔案編研、檔案展覽、檔案影視作品制作、檔案文創(chuàng)、檔案網

站建設、檔案APP開發(fā)等服務。

6.1.14檔案數(shù)據(jù)化服務

通過對檔案數(shù)據(jù)的處理，為委托人提供可供分析、查詢、共享的結構化數(shù)據(jù)

的服務。

6.1.15檔案委托查找服務

為委托人查找檔案并反饋相關信息的服務。

6.1.16檔案培訓服務

為委托人提供檔案專業(yè)知識、檔案實務操作、檔案報務執(zhí)業(yè)能力、訂單式培

養(yǎng)檔案人員等培訓服務。

6.1.17檔案科研服務

為委托人提供檔案科研課題申報、開發(fā)、推廣、應用、成果轉讓等技術服務。

6.1.18檔案項目招標代理服務

在取得相應資質的前提下，為委托人提供檔案項目的招標文件制作、招標公

告發(fā)布、投標人資質審查、組織專家評審、中標公告、中標通知、合同鑒證等服

務。

6.1.19檔案服務項目監(jiān)瓚艮務

為委托人提供檔案服務項目的質量、進度、計量支付的監(jiān)督管理與控制的服

務。

6.1.20檔案駐點服務

檔案服務機構以派遣人員的形式，在約定的時間內為委托人提供檔案管理相

關服務。

6.2檔案服務計價方式

6.2.1一般規(guī)定

1按檔案排架長度計價。

2按檔案保管單位數(shù)量計價。

3按所屬項目標的金額比例計價。

4根據(jù)委托的內容和范圍、項目人員投入數(shù)量與時間、深度、級別等因素,

采用因素分析法、導向定價法計價。

6.2.2分項規(guī)定

6.2.2.1檔案管理咨詢服務計價

按咨詢內容和范圍、咨詢時間、咨詢深度計價。

6.2.2.2檔案鑒定咨詢服務計價

按文件數(shù)量，或檔案保管單位數(shù)量，或排架長度計價。

6.2.23檔案用房建設咨詢服務計價

1.根據(jù)實現(xiàn)的功能需求、用房面積計價。

2.按所屬項目標的額的比例，或項目的建筑面積，或項目的建筑造價計價。

622.4傳統(tǒng)載體檔案整理服務計價

1按檔案保管單位數(shù)量，或排架長度計量，或全宗（單位）數(shù)量計價。

2以人為對象的整理?務按人的數(shù)量計價。

6.2.2.5檔案寄存服務計價

1寄存檔案保管服務排架長度，或存放空間大小計價。

2寄存檔案利用服務按保管單位數(shù)量、利用次數(shù)計價。

3寄存檔案代為銷毀服務按排架長度，或存放空間大小計價。

622.6檔案實體保護服務計價

按檔案保管單位數(shù)量、搶救對象的價值、檔案受損程度計價。

6.2.27檔案設備配置咨詢服務計價

按檔案設備的類型、功能需求、數(shù)量、標的價格計價。

6.2.2.8傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化服務計價

1檔案信息著錄服務按條目數(shù)計價。

2全文掃描服務,折算成A4幅面按頁數(shù)計價。

6.2.2.9電子文件整理服務計價

按電子文件件數(shù)量計價。

6.2.2.10檔案信息俁護服務計價

按數(shù)據(jù)量、端口數(shù)、信息安全防護等級計價。

6.2.2.11檔案管理系統(tǒng)開發(fā)服務計價

按檔案管理系統(tǒng)涉及的功能需求、開發(fā)人員數(shù)量、開發(fā)時間計價。

6.2,2.12檔案文化開發(fā)服務計價

按檔案文化開發(fā)產品或服務的需求、數(shù)量、級別、投入人員數(shù)量、開發(fā)時間

等計價。

6.2.2.13檔案數(shù)據(jù)化服務計價

按數(shù)據(jù)量計價。

6.2.2.14檔案委托查找服務計價

按檔案的數(shù)量、價值計價。

6.2.2.15檔案培訓服務計價

1培訓服務按時間、次數(shù)、培訓項目、師資水平計量，培訓教材按培訓項

目、次數(shù)計價。

2訂單式培養(yǎng)按人或團體數(shù)量計價。

6.2.2.16檔案科研服務計價

按科研項目級別、項目規(guī)模、課題難度計價。

6.2.2.17檔案服務項目招標代理計價

按檔案服務項目標的額的比例計價。

6.2.2.18檔案服務項目監(jiān)理^務計價

按檔案服務項目標的金額比例計價。

6.2.2.19檔案駐點服務計價

按檔案服務機構派遣人員的數(shù)量、服務時間、服務內容和范圍計價。

7項目管理

7.1一般規(guī)定

7.1.1項目必須由檔案服務機構與委托人簽訂書面項目合同。禁止檔案服

務機構從業(yè)人員以個人名義接受委托。

7.1.2檔案服務機構應明確部門或管理人員,負責對項目全過程的指導、

監(jiān)管、評估、考核和獎懲。

7.1.3檔案服務機構應建立與項目合同約定相適應的項目團隊，視項目規(guī)

模成立項目公司、項目部或項目組，行使項目管理職能。

7.1.4項目團隊應建立項目管理體系。根據(jù)項目目標，編制包括組織形式、

職責、制度、時間、成本、質量、人力資源、程序和方法、評價等內容的項目管

理體系文件。

7.1.5實行項目經理負責制。采用”項目目標管理責任書"的形式，明確

項目目標和項目經理的職責、權益。

7.1.6項目經理應根據(jù)檔案服務機構的授權和"項目目標管理責任書"中

規(guī)定的內容，制訂項目實施計劃，對項目自啟動至項目完工全過程進行管理。

7.1.7禁止檔案服務機構對項目進行私自轉包、二次分包，禁止檔案服務

機構進行資質掛靠。

7.2任命項目經理和組建項目團隊

7.2.1由檔案服務機構下達項目作業(yè)任務書，任命項目經理。

7.2.2項目團隊由項目經理負責組建，檔案服務機構依據(jù)項目合同內容和

要求，對其進行整體能力的評估,評估通過后，批準其正式組建。

7.2.3項目團隊的組建應包括下列內容：

1確定項目團隊的組織形式。

2確定項目團隊的管理范圍和任務。

3確定項目團隊的職能、崗位設置和職責。

4確定項目團隊的組成人員。

5與檔案服務機構簽訂"項目目標管理責任書”。

6組織編制項目團隊的管理規(guī)定和考核、獎懲辦法。

7.2.4項目團隊的組織形式應根據(jù)項目的規(guī)模、組成、專業(yè)特點與復雜程

度確定。

7.2.5項目團隊的人員配置和管理規(guī)定應滿足項目管理的需要。

7.2.6項目團隊制定的管理規(guī)定與檔案服務機構現(xiàn)行的規(guī)章制度不一致時,

應報檔案服務機構批準。

7.3項目團隊的職能

73.1項目團隊具有對項目組織實施和控制的職能。

7.3.2項目團隊應對項目的質量、安全、進度和成本目標全面負責。

7.3.3在項目合同范圍內，項目團隊具有與委托人、檔案服務機構職能部

門以及其他相關方溝通與協(xié)調的職能。

7.4項目管理團隊崗位設置及職責

7.4.1根據(jù)項目合同范圍和檔案服務機構有關規(guī)定，項目管理團隊一般應

設立以下專門崗位：業(yè)務主管、信息技術主管、質量主管、項目組長，小規(guī)模的

項目可視情況合并設立管理崗位，但應保證相應的管理職責得到落實。

7.4.2項目團隊主要崗位的職責：

1項目經理

項目經理是項目團隊的負責人，代表檔案服務機構執(zhí)行項目合同，組建項目

團隊，制定項目的各項管理規(guī)定，組織項目實施，對項目管理體系(7.1.4)全面負

責，對項目實施的質量、安全、進度和成本進行全面監(jiān)控，并負責項目完工準備

工作和項目合同結算工作。

2業(yè)務主管

負責項目作業(yè)策劃編制項目各子項和項目整體的試作業(yè)管理計劃和培訓計

劃，組織崗前培訓，指導試作業(yè)的準備工作，處理試作業(yè)中發(fā)生的業(yè)務問題，參

加項目考核、驗收。

3信息技術主管

負責項目的信息技術處理工作，完成項目合同對信息化進度、質量的要求,

對項目中的軟硬件進行維護管理，建立軟硬件維護臺賬。負責與檔案服務機構的

信息技術部門對接，共同處理項目目實施過程中的技術難點。

4質量主管

根據(jù)項目管理體系的質量要求，負責項目的質量管理、考核。負責與檔案服

務機構的品質管理部門對接。

5項目組長

指導和管理項目組內專業(yè)人員的作業(yè)，審查組內成員的工作輸出成果。

7.5項目團隊管理人員的執(zhí)業(yè)要求

7.5.1項目經理應具備以下執(zhí)業(yè)要求：

1具有良好的職業(yè)道德。

2具備決策、組織、領導和溝通能力，能正確處理、協(xié)調與委托人、檔案

服務機構職能部門以及其他相關方之間的關系。

3具有項目管理的專業(yè)技術、方法和能力。

4熟悉檔案業(yè)務，掌握經濟、法律等知識。

5獲得檔案中級（含）以上專業(yè)技術資格或具有三年以上項目實施經驗。

7.5.2業(yè)務主管、信息技術主管、質量主管應具備以下執(zhí)業(yè)要求：

1具有良好的職業(yè)道德。

2具備管理和溝通能力，能正確處理、協(xié)調與項目團隊成員、檔案服務機

構對口職能部門之間的關系。

3獲得相關專業(yè)初級（含）以上專業(yè)技術資格。

7.5.3項目組長應具備以下執(zhí)業(yè)要求：

1具有良好的職業(yè)道德。

2具備一定的管理和執(zhí)行能力，能根據(jù)計劃完成項目組工作內容。

3獲得檔案初級（含）以上專業(yè)技術資格或具有一年以上項目實施經驗。

7.6項目目標管理責任書

7.6.1項目管理目標責任書是考核項目經理和項目團隊的主要依據(jù)。

7.6.2項目管理目標責任書應包括以下主要內容：

1明確項目應達到的質量目標、安全目標、進度目標和成本目標等。

2明確檔案服務機構職能部門與項目團隊之間的關系。

3明確項目經理的職責、權益。

4明確項目所需資源及計算方式。

5明確檔案服務機構對項目團隊人員進行獎懲的依據(jù)、標準和辦法。

6明確檔案服務機構向項目經理委托的其他事項。

7.7項目進度管理

7.7.1項目團隊應對項目活動進行分解，對分解后的各項作業(yè)活動進行排

序和工期測算，據(jù)此編制進度計劃，建立進度節(jié)點，實施進度控制，確保項目在

合同約定的時間內完成。

7.7.2項目團隊應根據(jù)進度計劃和節(jié)點，對實際進度進行測量、偏差分析

和預測，建立進度檢查記錄,必要時采取糾正措施或進行進度計劃變更。

7.8項目質量管理

7.8.1項目團隊應切實執(zhí)行項目管理體系中的質量檢驗標準和質量控制目

標。

7.8.2檔案服務項目可采用項目團隊自查、檔案服務機構品質管理部門抽

查、檔案服務機構組織驗收等多種方式，計算機自動檢驗、人工檢驗等多種手段，

進行質量管理。

7.8.3項目團隊應編制項目質量控制計劃，按時進行質量檢驗和監(jiān)督，建

立質量檢驗記錄。

7.9項目成本管理

7.9.1項目團隊應制訂項目資源計劃，根據(jù)資源計劃進行成本估算，編制

控制估算，報檔案服務機構批準。

7.9.2項目團隊根據(jù)批準的控制估算、項目活動分解結果編制詳細的成本

預算（基準）計劃，報檔案服務機構批準。

7.9.3項目團隊應以批準后的成本預算（基準）計劃為基準，對實際費用及其

偏差進行測量、偏差分析和預測，必要時采取糾正措施或進行成本預算（基準）計

劃變更，把項目成本控制在可接受的范圍內。

7.9.4項目團隊應在項目結算后應及時編制成本分析報告。

7.10項目檔案安全管理

7.10.1項目團隊應配備必要的安全保護設備，建立安全保密制度,對項目

涉及的工作人員、服務場所、作業(yè)設備、網絡環(huán)境、數(shù)據(jù)載體、檔案實體等安全

因素進行全面控制，作業(yè)期間定期進行安全保密檢查。

7.10.2項目成員必須簽訂保密協(xié)議，經安全保密培訓合格后才能上崗。對

于具有特殊保密要求的服務項目，應對項目成員須進行犯罪記錄調查。

7.103項目團隊應建立安全崗位責任制，明確專人負責檔案安全保密工作。

7.10.4項目團隊應建立檔案風險事件應急預案，將安全、泄密事故帶來的

損失降到最小。

7.11項目職業(yè)安全、健康管理

7.11.1項目團隊應在服務場所內配置必要的設備，保證工作人員的作業(yè)安

全和職業(yè)健康。

7.11.2項目團隊應建立應急預案，適時進行應急預案演練，以提高發(fā)生緊

急情況時的應對能力。

7.12項目合同管理

檔案服務機構應建立項目合同管理臺賬，對項目合同的訂立、履行、變更、

終止、違約、索賠、爭議處理等全過程進行管理，確保合規(guī)執(zhí)行項目合同，維護

檔案服務機構及委托人的合法權益。

7.13項目設備管理

檔案服務機構應設置專職人員對檔案設備進行管理：

1采購前對供應商進行審核，建立供應商檔案。

2根據(jù)項目情況編制設備采購計劃，報檔案服務機構審批后執(zhí)行。

3根據(jù)項目進度，提前為項目采購、調配相應的設備，交付項目使用時應

履行交接手續(xù)；項目結束后及時與項目對接，測試后收回。

5建立設備臺賬，完整地記錄設備采購、調動、維護情況。

項目團隊應指定專人負責對項目中的設備進行維護管理。

檔案服務流程

8項目洽商

8.1檔案服務流程匿-^7

8.2項目洽商

檔案服務機構在獲取項目信息后，應對項目情況進行預調研、項目洽商，根

據(jù)委托人發(fā)布的采購信息編制投標文件經評審確定中標后，建立項目承接關系。

8.3項目合同簽訂

83.1檔案服務機構應以法人身份與委托人簽訂項目合同。

8.3.2必要時，項目合同應進行第三方鑒證。

8.4項目作業(yè)策劃

8.4.1根據(jù)項目合同和項目情況，由項目團隊組織開展項目作業(yè)策劃，項

目作業(yè)策劃應科學、務實。

8.4.2作業(yè)策劃的依據(jù)是檔案和相關專業(yè)的法律、法規(guī)、標準規(guī)范，以及

委托人已有的檔案制度、檔案規(guī)范、工作流程和相關的參考資料。

843作業(yè)策劃的成果包括項目應執(zhí)行的標準規(guī)范、項目的作業(yè)流程、項

目質量檢驗標準以及委托人的其他需求。

8.4.4項目作業(yè)策劃文件應先經過檔案服務機構評審,評審通過后再交由

委托人審核。

8.5項目技術交底

由檔案服務機構與委托人就項目實施應用的標準規(guī)范、作業(yè)流程、進度、人

員配置、相互配合等進行交底，協(xié)商，技術交底內容形成會議紀要作為項目合同

內容的部分。

8.6下達項目作業(yè)任務書

檔案服務機構根據(jù)項目合同、項目作業(yè)策劃文件、項目技術交底會議紀要下

達項目作業(yè)任務書。項目作業(yè)任務書包括項目名稱、概況、目標、時間、地點、

相關職能部門配合要求、經費、獎懲等內容，并附帶項目作業(yè)策劃文件及有關參

考資料。下達項目作業(yè)任務書后，檔案服務機構與項目經理簽訂"項目目標管理

責任書"。

8.7編制項目實施計劃

8.7.1項目經理根據(jù)項目作業(yè)任務書制訂項目實施計劃。項目實施計劃包

括進度、資源、成本預算（基準）、質量風險控制、人員配置、溝通、安全保密措

施等。

8.7.2項目實施計劃經檔案服務機構審批后提交委托人審核，經審核同意

后執(zhí)行。

8.7.3項目實施計劃向檔案服務機構各相關職能部門發(fā)布，各相關職能部

門制訂配合實施計劃，財務部門根據(jù)成本預算（基準）計劃進行項目成本控制。

8.8資源配置、人員培訓

8.8.1檔案服務機構根據(jù)項目團隊提交的項目資源計劃進行資源配置，按

項目合同規(guī)定應由委托人配置的資源，提請委托人及時配置。所有資源在項目正

式實施前應全部配置到位。

8.8.2檔案服務機構、項目團隊根據(jù)項目作業(yè)要求，制定招聘和培訓計劃，

對項目人員進行上崗前的培訓，確保項目人員的執(zhí)業(yè)能力符合項目要求。

8.9項目實施

8.8.1項目團隊向委托方提交開工報告，經委托方批準后正式開始項目實

施。

8.9.2項目團隊進場后，項目經理建立項目管理體系。

8.9.3項目團隊應與委托人溝通建立項目例會制度，確定例會時間、例會

參加者和例會內容。

8.9.4項目經理應及時出具工作聯(lián)系單反饋項目變更信息，經委托人、檔

案服務機構同意后執(zhí)行。

8.9.5項目團隊應建立規(guī)范化的項目作業(yè)流程。

8.9.6項目團隊應建立作業(yè)日志，業(yè)務報告，定期向檔案服務機構、委托

人報告項目進度、質量情況。

8.9.7項目團隊應按項目合同規(guī)定，根據(jù)項目實施進度，及時向委托人申

請支付項目進度款。

8.10項目檢驗

項目實施過程中，由質量主管安排檢驗員根據(jù)項巨質量控制計劃進行檢驗,

檢驗報告應定期匯總后向檔案服務機構、委托人提交。

根據(jù)項目實際，委托人可引入第三方監(jiān)理機制，委托第三方對作業(yè)成果進行

檢驗。

8.11項目中期評查

項目