《會展項(xiàng)目策劃》課件-第七章 會展服務(wù)與后勤管理

1.1會展物流服務(wù)——會展物流一般流程《會展項(xiàng)目策劃》CONTENT會展物流流程國際會展物流業(yè)務(wù)01EXHIBITIONPROJECTPLANNINGThenecessityoffollow-upworkforexhibitions會展物流流程一、會展物流流程會展物流因其特性，更注重科學(xué)的服務(wù)管理和物流操作流程。一次成功的會展，需要整個(gè)會展服務(wù)供應(yīng)鏈中各節(jié)點(diǎn)，包括會展舉辦方、參展商、物流服務(wù)商、展館方、展位設(shè)計(jì)服務(wù)商等，密切配合，相互合作，協(xié)調(diào)一致。一、會展物流流程優(yōu)秀的會展物流服務(wù)商不但能夠?yàn)閰⒄股烫峁┰O(shè)計(jì)合理的實(shí)施方案，而且可以代替參展商完成參展樣品的提貨、運(yùn)輸、倉儲、裝卸、包裝、搬運(yùn)、布展，以及人員組織、調(diào)度、管理，設(shè)備的供給、保養(yǎng)、回收，保險(xiǎn)等一系列服務(wù)。一、會展物流流程會展物流的操作流程主要包括以下三個(gè)環(huán)節(jié)：（一）會展主辦方指定物流服務(wù)商提供會展物流服務(wù)的供應(yīng)商一般都是由會展主辦方指定。一、會展物流流程會展物流的操作流程主要包括以下三個(gè)環(huán)節(jié)：（二）物流服務(wù)方案的設(shè)計(jì)與完善承擔(dān)會展物流業(yè)務(wù)的物流服務(wù)商根據(jù)參展商的要求設(shè)計(jì)物流服務(wù)方案。一、會展物流流程會展物流的操作流程主要包括以下三個(gè)環(huán)節(jié)：（三）物流服務(wù)方案的實(shí)施根據(jù)會展主辦方的展會日程安排，物流服務(wù)商依據(jù)方案進(jìn)行展品提貨、運(yùn)輸、保管等物流作業(yè)，活動過程中要與會展主辦方及時(shí)溝通。02EXHIBITIONPROJECTPLANNINGThenecessityoffollow-upworkforexhibitions國際會展物流業(yè)務(wù)二、國際會展物流業(yè)務(wù)由于運(yùn)輸有它自己的行業(yè)操作規(guī)范和工作技巧，國際展覽運(yùn)輸協(xié)會(IELA)對會展運(yùn)輸代理的工作提出了兩個(gè)方面的要求：第一是會展運(yùn)輸代理的工作準(zhǔn)則，第二是報(bào)關(guān)代理的工作準(zhǔn)則。也就是說在選擇會展運(yùn)輸代理時(shí)，不僅要考慮到運(yùn)輸能力，還要考慮其海關(guān)報(bào)關(guān)能力。（一）國際展覽運(yùn)輸協(xié)會相關(guān)規(guī)定二、國際會展物流業(yè)務(wù)（一）國際展覽運(yùn)輸協(xié)會相關(guān)規(guī)定01.會展運(yùn)輸代理的工作標(biāo)準(zhǔn)國際展覽運(yùn)輸協(xié)會（InternationalExhibitionLogisticsAssociation,IELA）對現(xiàn)場運(yùn)輸代理(SiteAgents)規(guī)定了如下業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)場運(yùn)輸代理的業(yè)務(wù)在很大程度上依賴于三個(gè)方面的有效管理：聯(lián)絡(luò)；海關(guān)手續(xù)；搬運(yùn)操作。二、國際會展物流業(yè)務(wù)（一）國際展覽運(yùn)輸協(xié)會相關(guān)規(guī)定02.搬運(yùn)操作國際展覽運(yùn)輸協(xié)會對搬運(yùn)操作的要求主要包括搬運(yùn)、空箱存放、卸車和裝車等。課程小結(jié)SUMMARY現(xiàn)場搬運(yùn)操作的成功完全在于現(xiàn)場運(yùn)輸代理，現(xiàn)場運(yùn)輸代理必須事先協(xié)調(diào)好所有展出者的搬運(yùn)要求，并提前將相應(yīng)的安排通知組織者和所有展出者。這樣就能夠避免展出者提出工作計(jì)劃之外的搬運(yùn)要求，或提出臨時(shí)遇到的難題。對于國際會展出口代理還規(guī)定了有關(guān)報(bào)關(guān)代理的工作準(zhǔn)則。1.2會展物流服務(wù)——特點(diǎn)與項(xiàng)目《會展項(xiàng)目策劃》CONTENT會展物流特點(diǎn)會展物流服務(wù)項(xiàng)目01EXHIBITIONPROJECTPLANNINGThenecessityoffollow-upworkforexhibitions會展物流特點(diǎn)一、會展物流特點(diǎn)是為滿足參展商展品展覽的特殊需要，將展品等特殊商品及時(shí)準(zhǔn)確地從參展商所在國家（地點(diǎn)）轉(zhuǎn)移到參展目的地，展覽結(jié)束后再將展品從展覽地運(yùn)回的過程，包括展覽前后的倉儲、包裝、國內(nèi)運(yùn)輸、進(jìn)出口報(bào)關(guān)和清關(guān)、及ATA報(bào)關(guān)、國際運(yùn)輸、展覽中的裝卸、搬運(yùn)，以及在此過程中所需要的信息流動。會展物流一、會展物流特點(diǎn)（一）服務(wù)的專業(yè)性會展活動的特點(diǎn)要求為其提供物流服務(wù)的會展物流服務(wù)商，專業(yè)化程度相對較高是會展物流一個(gè)最為顯著的特征。一、會展物流特點(diǎn)（二）流程的時(shí)效性會展物流活動過程控制非常復(fù)雜，在時(shí)間上具有很強(qiáng)的階段性，在空間上具有突發(fā)的集中性，在需求上具有雙向性和不確定性。一、會展物流特點(diǎn)（三）展品的安全性確保物流過程中的物品安全是會展物流的第一任務(wù)。會展活動所需的設(shè)備、物品一般由會展組織者采購，而參展商展銷產(chǎn)品的運(yùn)輸則在會展組織者的統(tǒng)一調(diào)度下自行負(fù)責(zé)。一、會展物流特點(diǎn)（四）信息的實(shí)時(shí)性信息化是我國會展產(chǎn)業(yè)與國際接軌的一個(gè)重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。02EXHIBITIONPROJECTPLANNINGThenecessityoffollow-upworkforexhibitions會展物流服務(wù)項(xiàng)目二、會展物流服務(wù)項(xiàng)目會展物流的特點(diǎn)是多品種、小批量、多批次、短周期，而且運(yùn)輸環(huán)節(jié)多，這就要求物流企業(yè)或展品運(yùn)輸代理必須把改善服務(wù)方式、提高服務(wù)質(zhì)量作為贏得競爭的關(guān)鍵。二、會展物流服務(wù)項(xiàng)目（一）展品包裝與裝箱展品包裝與裝箱是保證整個(gè)展品順利運(yùn)輸?shù)牡谝徊?，展品包裝與裝箱主要包括以下幾個(gè)環(huán)節(jié)。01展品包裝分類02包裝箱標(biāo)識03裝箱單和展品清冊二、會展物流服務(wù)項(xiàng)目（二）展品運(yùn)輸展品運(yùn)輸可以分為三個(gè)過程：運(yùn)輸籌劃、來程運(yùn)輸和回程運(yùn)輸。每一個(gè)過程在實(shí)際操作中都有一些特殊的要求。01.運(yùn)輸籌劃運(yùn)輸籌劃的主要內(nèi)容有運(yùn)輸調(diào)研、線路與方式的選擇、日程、費(fèi)用以及集體運(yùn)輸和單獨(dú)運(yùn)輸?shù)膯栴}。二、會展物流服務(wù)項(xiàng)目（二）展品運(yùn)輸展品運(yùn)輸可以分為三個(gè)過程：運(yùn)輸籌劃、來程運(yùn)輸和回程運(yùn)輸。每一個(gè)過程在實(shí)際操作中都有一些特殊的要求。02.來程運(yùn)輸來程運(yùn)輸是指展品自參展商所在地至參展所在地之間的運(yùn)輸。二、會展物流服務(wù)項(xiàng)目（二）展品運(yùn)輸展品運(yùn)輸可以分為三個(gè)過程：運(yùn)輸籌劃、來程運(yùn)輸和回程運(yùn)輸。每一個(gè)過程在實(shí)際操作中都有一些特殊的要求。03.回程運(yùn)輸回程運(yùn)輸這是指將展品自展臺運(yùn)回至參展商所在地的運(yùn)輸或參展商指定的其他地點(diǎn)的運(yùn)輸工作，簡稱“回運(yùn)。二、會展物流服務(wù)項(xiàng)目（三）運(yùn)輸代理與保險(xiǎn)運(yùn)輸代理的選擇對展品的運(yùn)輸至關(guān)重要，選擇好會展運(yùn)輸代理后，參展商要和運(yùn)輸代理簽署詳細(xì)的合同，考慮到所有細(xì)節(jié)問題。國際展覽運(yùn)輸協(xié)會（IELA）對會展運(yùn)輸代理的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)有明確的規(guī)定。二、會展物流服務(wù)項(xiàng)目（四）展品裝卸服務(wù)展品的裝卸可分為兩種類型：一種是運(yùn)輸代理直接裝卸；另一種是參展商自行裝卸。這里所說的展品裝卸服務(wù)是指運(yùn)輸代理商進(jìn)行的直接裝卸服務(wù)。課程小結(jié)SUMMARY會展物流作為現(xiàn)代物流行業(yè)的一個(gè)重要分支，比一般運(yùn)輸、配送具有更高的專業(yè)性和服務(wù)性，屬于高端物流。高端物流代表高質(zhì)量的專業(yè)服務(wù)，服務(wù)對象一般是高端產(chǎn)品。高端物流服務(wù)管理體系與運(yùn)作模式具有高附加值、高利潤、高效率、高技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、高風(fēng)險(xiǎn)的特征。2.會展服務(wù)策劃——其他后勤服務(wù)《會展項(xiàng)目策劃》CONTENT餐飲服務(wù)安保服務(wù)清潔服務(wù)交通配套服務(wù)商務(wù)等其他服務(wù)01EXHIBITIONPROJECTPLANNINGThenecessityoffollow-upworkforexhibitions餐飲服務(wù)一、餐飲服務(wù)會展活動不僅是參會者單一地參加展覽或舉行會議，還需要主辦方為參會者及觀眾提供相應(yīng)的配套服務(wù)，來支撐會展活動，例如酒店和餐飲服務(wù)。隨著大型會展活動舉辦的增多，對大型餐飲的需求與日俱增。一、餐飲服務(wù)餐飲服務(wù)是會展服務(wù)的重要組成部分。參加展會時(shí)，有時(shí)人們在餐飲上的花費(fèi)甚至超過在住宿上的花費(fèi)，且餐飲服務(wù)的范圍廣、形式多，如果這一環(huán)節(jié)很完美，展會就會增色不少。（一）展會餐飲服務(wù)一、餐飲服務(wù)（二）展會餐飲存在的問題大型展會中為了集中時(shí)間滿足幾千人甚至上萬人用餐，用餐形式往往是快餐、盒飯、工作餐、自助餐等，一般來說，大型活動具有群眾聚集性，餐飲服務(wù)的受眾數(shù)量較多，餐飲衛(wèi)生與食品安全成為展會餐飲的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，然而展會上的餐飲價(jià)格高、品種少，餐食營養(yǎng)值較低是普遍存在的問題，這也是國內(nèi)展會餐口碑好壞參半，被批評劣質(zhì)敷衍的原因。一、餐飲服務(wù)（三）餐飲服務(wù)方式選擇作為辦展機(jī)構(gòu)而言，在安排展會餐飲服務(wù)時(shí)，通常有以下幾種選擇。會議在與會者住宿的酒店舉行。會議不在與會者住宿的酒店舉行大型會展中心配備專門餐廳02EXHIBITIONPROJECTPLANNINGThenecessityoffollow-upworkforexhibitions安保服務(wù)二、安保服務(wù)安保是安全保護(hù)的簡稱，展會安保服務(wù)是指為保障會議場館、展覽場館內(nèi)人員、物品安全而進(jìn)行的一系列的計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制等保安服務(wù)。一般來說，包括展會保衛(wèi)方案制定、場館內(nèi)治安管理維護(hù)、消防安全維護(hù)、交通秩序維護(hù)、會場停車管理。03EXHIBITIONPROJECTPLANNINGThenecessityoffollow-upworkforexhibitions清潔服務(wù)三、清潔服務(wù)現(xiàn)在展會越來越多，人們對展會保潔的要求越來越高。開展期間，人流較多，環(huán)境嘈雜，辦展機(jī)構(gòu)更應(yīng)該做好展會的安全、清潔工作。清掃保潔工作是展會管理的重要一環(huán)。展臺衛(wèi)生狀況如何，直接影響著潛在客戶的第一印象，影響著參展公司的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。04EXHIBITIONPROJECTPLANNINGThenecessityoffollow-upworkforexhibitions交通配套服務(wù)四、交通配套服務(wù)在大型展會舉辦期間，會展現(xiàn)場交通將達(dá)到高峰，辦展機(jī)構(gòu)和展館都應(yīng)提前籌劃，以避免嚴(yán)重的交通堵塞現(xiàn)象。在開展前，還需要聯(lián)系當(dāng)?shù)氐慕煌ü芾聿块T共同管理，根據(jù)展會參與的人數(shù)、規(guī)模、類別等制訂出交通管理計(jì)劃，以協(xié)調(diào)對場館周邊地區(qū)以及場館內(nèi)部的交通管理。有時(shí)甚至需要與交警部門配合，并需要交警全力參與執(zhí)行。（一）停車場管理（二）現(xiàn)場交通管理05EXHIBITIONPROJECTPLANNINGThenecessityoffollow-upworkforexhibitions商務(wù)等其他服務(wù)五、商務(wù)等其他服務(wù)在展會中，除了以上服務(wù)，還涉及一些其他商務(wù)服務(wù)，比如為參展商雇請翻譯人員、講解人員、服務(wù)人員、技術(shù)人員等，特別是國際會議上提供口譯、筆譯等翻譯服務(wù)，方便參展商和客戶之間的交流。展館設(shè)立就餐中心，提供臨時(shí)餐飲服務(wù)；設(shè)立休息場所、方便通道，在寬闊處和休息場所放置一些方便顧客休息的躺椅等；設(shè)置快餐廳、咖啡廳、商品屋等配套設(shè)施，滿足展商及來賓工作洽談、休閑娛樂、餐飲、購物等需要。課程小結(jié)SUMMARY隨著我國會展業(yè)的飛速發(fā)展和展會品質(zhì)的逐步提高，優(yōu)質(zhì)會展服務(wù)、特別是會展配套服務(wù)正日益成為各種展會間競爭最銳利的武器之一。展會配套服務(wù)是能夠給參展商和觀眾帶來某種利益或滿足感的可供有償轉(zhuǎn)讓的一種或者一系列活動，它滲透到展會舉辦的方方面面之中，是展會不可或缺的重要組成部分。3.1展場搭建-參展商的選擇《會展項(xiàng)目策劃》CONTENT展位搭建的好壞會影響到展會的整體形象和參展商的展示效果，進(jìn)而影響參展商的參展效果。而展覽的搭建服務(wù)既包括為展會所需提供的搭建服務(wù)，也包括為展會搭建展臺提供的服務(wù)。CONTENT第一種情況，辦展機(jī)構(gòu)趨向于交給專門從事展會服務(wù)的搭建商負(fù)責(zé)展會展位的搭建裝修工作。第二種情況，辦展機(jī)構(gòu)不進(jìn)行搭建商的指定。指定搭建商服務(wù)（一）指定搭建商的職責(zé)為什么要指定搭建商？這一直是主場搭建改革的一部分，指定搭建商，結(jié)束了展會搭建無政府狀態(tài)，消除展覽會展臺搭建環(huán)節(jié)存在的種種隱患，避免現(xiàn)場搭建過程中產(chǎn)生安全問題，減少了搭建商與廠家之間的糾紛，有效杜絕欺詐事件，同時(shí)也能夠更好的配合，支持各參展商的參展要求和展臺搭建效果；同時(shí)，集中搭建能預(yù)留充足的時(shí)間，降低成本。課程引入2023年ChinaJoy指定搭建商招標(biāo)工作正式啟動。中國國際數(shù)碼互動娛樂展覽會(ChinaJoy)是全球數(shù)字娛樂領(lǐng)域最具影響力的年度盛會之一，是世界前三大數(shù)字娛樂產(chǎn)業(yè)展會之一，并以IP為核心，覆蓋游戲、動漫、互聯(lián)網(wǎng)影視與音樂、網(wǎng)絡(luò)文學(xué)、電子競技、智能娛樂軟件與硬件以及新生娛樂業(yè)態(tài)等數(shù)字娛樂多領(lǐng)域，目前已成為我國及全球數(shù)字娛樂產(chǎn)業(yè)發(fā)展風(fēng)向標(biāo)。指定搭建商服務(wù)（二）指定搭建商的要求由于展臺搭建工作一直都是展會配套服務(wù)工作中極其重要的一環(huán)，對展會形象有直接的影響，主辦方在選擇指定搭建商時(shí)，要全面考察。從目前市場角度，指定搭建商都是通過嚴(yán)格的招標(biāo)程序，比選產(chǎn)生，招標(biāo)方會對搭建商的資質(zhì)、經(jīng)驗(yàn)、誠信、報(bào)價(jià)等多個(gè)方面進(jìn)行全面的考察，最終確定最終搭建商中標(biāo)名單。指定搭建商服務(wù)（二）指定搭建商的要求01必須具備合法的經(jīng)營資格02專業(yè)技術(shù)和知識比較全面03要有豐富的經(jīng)驗(yàn)04熟悉展覽場地及其設(shè)施指定搭建商服務(wù)（二）指定搭建商的要求05價(jià)格合理06遵守展館的規(guī)章制度07提供展位的維修保養(yǎng)服務(wù)課程小結(jié)SUMMARY作從前期的策劃設(shè)計(jì)、展商服務(wù)、報(bào)館審圖，到中期的場地劃線、工程搭建、安全管理，再到后期的撤展管理、數(shù)據(jù)報(bào)告及展后服務(wù)等各個(gè)方面。如果沒有一個(gè)經(jīng)驗(yàn)老到、細(xì)致認(rèn)真的服務(wù)商，可能會降低客戶的參展參觀體驗(yàn)，甚至出現(xiàn)較為嚴(yán)重的安全問題。而對于超大型展會，其主場服務(wù)更是千頭萬緒，往往需要針對不同展會特點(diǎn)和場館情況，提前進(jìn)行大量的籌備工作，也需要很強(qiáng)的現(xiàn)場統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和應(yīng)變能力，讓展覽場地在有限的時(shí)間內(nèi)，從一片“空地”變?yōu)楣δ荦R全、展商匯聚、買家云集的高端平臺。3.2展場搭建——搭建規(guī)范與規(guī)定展臺搭建統(tǒng)一管理承建商選定以后，就可以進(jìn)入布展的現(xiàn)場管理，對于組展方而言，要嚴(yán)格監(jiān)督，確保布局工作按照規(guī)定安全、有序地進(jìn)行，對展臺很多方面都有嚴(yán)格的規(guī)定。展臺搭建統(tǒng)一管理（一）展臺規(guī)定01.高度限制展覽會對展架及展品都有限制規(guī)定，尤其對雙層展臺、樓梯、展臺頂部向外延伸的結(jié)構(gòu)等限制更嚴(yán)，限高往往不是禁止超高，如果辦理有關(guān)手續(xù)并達(dá)到技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，有可能獲準(zhǔn)超高建展臺、布置展品。展臺搭建統(tǒng)一管理（一）展臺規(guī)定02.開面限制很多展覽會禁止全封閉展臺，如果展臺封閉，展覽會就失去展示作用，參觀者就會有抱怨，但是展出者需要封閉辦公室、談判室、倉庫等。因此，協(xié)調(diào)的辦法一般是規(guī)定一定比例的面積朝外敞開。這個(gè)比例一般是70％，允許30％以下的面積封閉。展臺搭建統(tǒng)一管理（一）展臺規(guī)定03.懸掛作業(yè)屋頂?shù)膽覓熳鳂I(yè)只能由展覽場館工作人員或經(jīng)授權(quán)的專業(yè)人士完成。未經(jīng)許可，任何單位和個(gè)人不得在展覽場館從事任何形式的物品懸掛作業(yè)。展臺搭建統(tǒng)一管理（一）展臺規(guī)定04.楣板設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)展位的楣板文字（參展單位名稱）經(jīng)組展公司核對，由指定承建商統(tǒng)一制作。展臺搭建統(tǒng)一管理（一）展臺規(guī)定05.特裝展位規(guī)定特裝展位的布展，參展商對所有報(bào)送備案的內(nèi)容不得自行更改，如需要更改的，需在指定日期前向組展商重新報(bào)送。拓展閱讀許多人認(rèn)為展會設(shè)計(jì)搭建工作非常簡單，只需搭建一個(gè)展臺就可以，這絕對是錯(cuò)誤的想法。若設(shè)計(jì)搭建不能做到以下幾點(diǎn)，則達(dá)不到展會的預(yù)期效果。突出表現(xiàn)主題搭建應(yīng)清