公司內(nèi)部章管理制度

公司內(nèi)部章管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司內(nèi)部章的管理，規(guī)范用章行為，保障公司合法權(quán)益，維護(hù)公司正常運(yùn)營秩序，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司涉及的各類內(nèi)部章，包括但不限于公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章、部門章等?；驹瓌t1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保用章行為合法合規(guī)。2.審批嚴(yán)格原則：明確用章審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自用章。3.專人保管原則：指定專人負(fù)責(zé)印章保管，確保印章安全。4.使用登記原則：對(duì)每一次用章進(jìn)行詳細(xì)登記，便于追溯和查詢。章的種類及用途公章1.用途：代表公司對(duì)外行使權(quán)力，具有最高法律效力。用于各類重要文件、合同、協(xié)議、信函等的簽署，以及公司對(duì)外的重要聲明、證明等。2.適用范圍：公司對(duì)外簽訂的各類經(jīng)濟(jì)合同、合作協(xié)議；向上級(jí)主管部門、政府部門報(bào)送的重要文件；以公司名義出具的證明、介紹信等。合同專用章1.用途：專門用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同。2.適用范圍：公司與供應(yīng)商、客戶、合作伙伴等簽訂的采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等各類經(jīng)濟(jì)合同。財(cái)務(wù)專用章1.用途：用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財(cái)務(wù)活動(dòng)。2.適用范圍：各類發(fā)票、收據(jù)的開具；銀行結(jié)算憑證的加蓋；財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)申報(bào)資料等的蓋章確認(rèn)。法人章1.用途：代表公司法定代表人行使權(quán)力，用于特定的財(cái)務(wù)事項(xiàng)及其他需要法定代表人簽字確認(rèn)的文件。2.適用范圍：銀行預(yù)留印鑒；辦理法定代表人授權(quán)委托事項(xiàng)；經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)的其他特定文件。部門章1.用途：用于各部門內(nèi)部文件、資料的處理，代表部門行使一定的管理職能。2.適用范圍：部門內(nèi)部的通知、報(bào)告、報(bào)表等文件的蓋章；與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的一般性文件的簽署。章的刻制與啟用刻制1.申請(qǐng)：因工作需要刻制印章的部門或單位，應(yīng)填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格、材質(zhì)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)行政部門統(tǒng)一辦理。2.審批：行政部門對(duì)《印章刻制申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可安排刻制。3.刻制：行政部門應(yīng)選擇具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制，確保印章質(zhì)量和安全性?？讨仆瓿珊?，刻制單位應(yīng)提供印章印模及相關(guān)證明文件。啟用1.登記：印章刻制完成后，行政部門應(yīng)填寫《印章啟用登記表》，詳細(xì)記錄印章名稱、啟用日期、啟用范圍、保管人等信息。2.交接：行政部門將印章移交給指定的保管人，并辦理交接手續(xù)，雙方簽字確認(rèn)。3.公示：對(duì)于重要印章（如公章、合同專用章等），公司應(yīng)通過內(nèi)部公告等方式向全體員工公示印章啟用信息，明確印章的使用范圍和審批流程。章的保管保管人員職責(zé)1.專人保管：公司各類印章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章管理制度。2.安全存放：保管人員應(yīng)將印章存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并妥善保管鑰匙，確保印章安全。3.日常檢查：保管人員應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。4.不得外借：印章保管人員不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人使用，如有特殊情況需要外借，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。保管要求1.公章保管：公章由行政部門負(fù)責(zé)人指定專人保管，保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照用章審批流程進(jìn)行用章操作。2.合同專用章保管：合同專用章由法務(wù)部門或負(fù)責(zé)合同管理的部門指定專人保管，保管人員應(yīng)確保合同用章的合法性和準(zhǔn)確性。3.財(cái)務(wù)專用章保管：財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管，保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度進(jìn)行用章操作，確保財(cái)務(wù)安全。4.法人章保管：法人章由法定代表人或其授權(quán)的專人保管，保管人員應(yīng)根據(jù)法定代表人的指示進(jìn)行用章操作。5.部門章保管：部門章由各部門負(fù)責(zé)人指定專人保管，保管人員應(yīng)在部門負(fù)責(zé)人的授權(quán)范圍內(nèi)使用印章。章的使用用章申請(qǐng)1.填寫申請(qǐng)表：使用印章的部門或個(gè)人應(yīng)填寫《用章申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用章事項(xiàng)、文件名稱、文號(hào)、用章范圍、用章份數(shù)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審批流程：一般性文件用章：由部門負(fù)責(zé)人審批后，即可用章。重要文件、合同用章：需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批后方可用章。涉及財(cái)務(wù)、法律等重要事項(xiàng)的用章：除上述審批流程外，還需經(jīng)財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門審核同意。用章登記1.登記內(nèi)容：保管人員在用章前，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)《用章申請(qǐng)表》的審批情況，并對(duì)用章事項(xiàng)進(jìn)行詳細(xì)登記，包括用章日期、用章部門、用章人、用章事項(xiàng)、文件名稱、文號(hào)、用章范圍、用章份數(shù)等信息。2.登記方式：用章登記可采用紙質(zhì)登記或電子登記方式，確保登記信息準(zhǔn)確、完整、可追溯。用章操作1.用章場所：原則上應(yīng)在公司內(nèi)部指定的用章場所進(jìn)行用章操作，如因特殊情況需要在公司外部用章，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的安全措施。2.用章規(guī)范：保管人員在用章時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照用章審批要求進(jìn)行操作，確保印章加蓋在文件規(guī)定的位置，并清晰、端正、完整。3.蓋章份數(shù)控制：保管人員應(yīng)根據(jù)《用章申請(qǐng)表》上的用章份數(shù)進(jìn)行蓋章操作，不得超份蓋章。如需增加蓋章份數(shù)，必須重新履行審批手續(xù)。用章監(jiān)督1.內(nèi)部監(jiān)督：公司行政部門、審計(jì)部門等應(yīng)定期對(duì)印章使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.外部監(jiān)督：對(duì)于涉及重大經(jīng)濟(jì)合同、重要文件等用章事項(xiàng)，公司可邀請(qǐng)外部律師、審計(jì)師等專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行見證和監(jiān)督，確保用章行為合法合規(guī)。章的停用與銷毀停用1.原因：因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章的，由行政部門提出申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。2.公告：印章停用后，行政部門應(yīng)及時(shí)通過內(nèi)部公告等方式向全體員工公示，明確印章停用日期和相關(guān)事項(xiàng)。3.保管：停用的印章應(yīng)妥善保管，防止遺失或誤用。銷毀1.申請(qǐng)：對(duì)于不再使用或已損壞的印章，保管人員應(yīng)填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、停用日期、銷毀原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)行政部門統(tǒng)一安排銷毀。2.審批：行政部門對(duì)《印章銷毀申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行印章銷毀。3.銷毀方式：印章銷毀應(yīng)采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式進(jìn)行，確保印章無法恢復(fù)使用。銷毀過程中，應(yīng)有行政部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員在場監(jiān)督，并在《印章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。章的遺失、被盜處理報(bào)告1.發(fā)現(xiàn)：印章保管人員發(fā)現(xiàn)印章遺失、被盜后，應(yīng)立即向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并采取必要的防范措施，如掛失銀行賬戶、通知相關(guān)業(yè)務(wù)往來單位等。2.上報(bào)：部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在接到報(bào)告后及時(shí)向公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理報(bào)告，并協(xié)助行政部門開展調(diào)查工作。處理措施1.聲明作廢：公司應(yīng)及時(shí)在報(bào)紙、網(wǎng)站等媒體上發(fā)布印章遺失、被盜聲明，聲明該印章作廢，以防止他人冒用。2.補(bǔ)辦印章：行政部門應(yīng)按照本制度規(guī)定的印章刻制流程，重新申請(qǐng)刻制印章，并及時(shí)啟用新印章。3.追究責(zé)任：對(duì)于因印章遺失、被盜造成公司損失的，公司將