領(lǐng)取空白合同管理制度

領(lǐng)取空白合同管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司空白合同的管理，規(guī)范空白合同的領(lǐng)取、使用、保管及回收流程，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及領(lǐng)取、使用空白合同的相關(guān)行為。定義1.空白合同：指公司預(yù)先印制好的、尚未填寫(xiě)具體合同條款及內(nèi)容的合同文本。2.領(lǐng)取人：指因業(yè)務(wù)需要，經(jīng)公司授權(quán)從指定部門領(lǐng)取空白合同的公司員工?？瞻缀贤挠≈婆c保管印制管理1.空白合同由公司指定的法務(wù)部門或相關(guān)職能部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)印制。2.印制空白合同前，需由業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，填寫(xiě)《空白合同印制申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明合同名稱、數(shù)量、用途、主要條款等內(nèi)容。3.《空白合同印制申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至法務(wù)部門或相關(guān)職能部門。法務(wù)部門或相關(guān)職能部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求、是否存在潛在風(fēng)險(xiǎn)等。審核通過(guò)后，安排專業(yè)的印刷廠家進(jìn)行印制。4.印刷廠家應(yīng)具備良好的信譽(yù)和資質(zhì)，確保印刷質(zhì)量。印制過(guò)程中，要嚴(yán)格按照公司提供的模板和要求進(jìn)行操作，保證合同內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確、完整。5.空白合同印制完成后，由法務(wù)部門或相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括合同數(shù)量、格式、內(nèi)容等是否與申請(qǐng)表一致，有無(wú)印刷質(zhì)量問(wèn)題等。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)。保管管理1.空白合同應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或文件柜中，由專人負(fù)責(zé)保管。保管人員應(yīng)具備責(zé)任心強(qiáng)、保密意識(shí)高的素質(zhì)。2.保管場(chǎng)所應(yīng)具備安全防盜、防火、防潮等條件，確?？瞻缀贤陌踩娣拧?.建立空白合同保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同名稱、編號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)取時(shí)間、領(lǐng)取人等信息。每次空白合同出入庫(kù)時(shí)，要及時(shí)更新臺(tái)賬記錄，保證賬實(shí)相符。4.定期對(duì)空白合同進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)一致。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的處理措施?？瞻缀贤念I(lǐng)取領(lǐng)取流程1.領(lǐng)取人因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)取空白合同時(shí)，需填寫(xiě)《空白合同領(lǐng)取申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明合同名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等內(nèi)容。2.《空白合同領(lǐng)取申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至法務(wù)部門或相關(guān)職能部門。法務(wù)部門或相關(guān)職能部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查領(lǐng)取用途是否合理、預(yù)計(jì)使用時(shí)間是否適當(dāng)?shù)?。審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽字批準(zhǔn)。3.領(lǐng)取人持經(jīng)批準(zhǔn)的《空白合同領(lǐng)取申請(qǐng)表》到空白合同保管部門領(lǐng)取空白合同。保管部門根據(jù)申請(qǐng)表上的信息，發(fā)放相應(yīng)數(shù)量的空白合同，并在臺(tái)賬上做好記錄。4.領(lǐng)取人領(lǐng)取空白合同后，應(yīng)立即在合同上加蓋公司合同專用章，并妥善保管。領(lǐng)取限制1.原則上，空白合同應(yīng)按需領(lǐng)取，不得超額領(lǐng)取。如因特殊業(yè)務(wù)需要超額領(lǐng)取的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.禁止非公司員工領(lǐng)取空白合同。如因業(yè)務(wù)合作需要外單位人員使用空白合同的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理委托手續(xù)，并由外單位人員在公司人員的監(jiān)督下填寫(xiě)合同內(nèi)容。3.領(lǐng)取人離職時(shí)，應(yīng)將未使用的空白合同全部交回公司，不得私自留存或轉(zhuǎn)讓。空白合同的使用使用規(guī)范1.領(lǐng)取人在使用空白合同前，應(yīng)仔細(xì)閱讀合同條款，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)要求及公司業(yè)務(wù)需求。如有疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)向法務(wù)部門或相關(guān)職能部門咨詢。2.使用空白合同時(shí)，應(yīng)按照合同編號(hào)順序依次使用，不得跳號(hào)、涂改或擅自添加合同條款。3.填寫(xiě)合同內(nèi)容時(shí)，應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆，字跡清晰、工整，不得潦草、模糊。合同條款應(yīng)填寫(xiě)完整、準(zhǔn)確，不得遺漏重要信息。4.合同填寫(xiě)完畢后，應(yīng)由合同雙方當(dāng)事人簽字（或蓋章）確認(rèn)，并按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，合同生效。使用監(jiān)督1.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)本部門員工使用空白合同的情況進(jìn)行監(jiān)督，確保員工按照規(guī)定使用合同。2.法務(wù)部門或相關(guān)職能部門定期對(duì)空白合同的使用情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查合同填寫(xiě)是否規(guī)范、審批流程是否完整、合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)要求等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)要求相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。3.對(duì)于重大合同或涉及金額較大的合同，法務(wù)部門應(yīng)提前介入，參與合同條款的起草、審核等工作，確保合同風(fēng)險(xiǎn)可控。空白合同的回收回收流程1.合同履行完畢后，領(lǐng)取人應(yīng)及時(shí)將合同原件交回公司。交回時(shí)，應(yīng)確保合同內(nèi)容完整、無(wú)涂改、簽字（或蓋章）齊全。2.領(lǐng)取人將合同原件交回公司后，由合同保管部門進(jìn)行核對(duì)。核對(duì)內(nèi)容包括合同編號(hào)、簽訂日期、合同條款、雙方簽字（或蓋章）等信息。核對(duì)無(wú)誤后，在臺(tái)賬上記錄合同回收情況，并將合同原件歸檔保存。3.對(duì)于需要作廢的合同，領(lǐng)取人應(yīng)在合同原件上加蓋"作廢"章，并注明作廢原因。作廢合同應(yīng)與已履行完畢的合同一同交回公司，由合同保管部門進(jìn)行集中銷毀?；厥掌谙?.原則上，合同履行完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)，領(lǐng)取人應(yīng)將合同原件交回公司。如因特殊原因無(wú)法按時(shí)交回的，需提前向合同保管部門說(shuō)明情況，并在[X]個(gè)工作日內(nèi)交回。2.對(duì)于超過(guò)回收期限仍未交回的合同，合同保管部門應(yīng)及時(shí)催繳。如催繳無(wú)效，應(yīng)將情況報(bào)告公司分管領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的處理措施?？瞻缀贤倪z失處理遺失報(bào)告1.領(lǐng)取人發(fā)現(xiàn)空白合同遺失后，應(yīng)立即向所在部門負(fù)責(zé)人報(bào)告。部門負(fù)責(zé)人接到報(bào)告后，應(yīng)在[X]小時(shí)內(nèi)報(bào)告公司分管領(lǐng)導(dǎo)和法務(wù)部門。2.領(lǐng)取人應(yīng)填寫(xiě)《空白合同遺失報(bào)告表》，詳細(xì)注明合同名稱、編號(hào)、數(shù)量、遺失時(shí)間、遺失地點(diǎn)等信息。報(bào)告表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至法務(wù)部門。處理措施1.法務(wù)部門接到遺失報(bào)告后，應(yīng)立即采取措施，防止合同被冒用或?yàn)E用。如通過(guò)媒體發(fā)布聲明、向相關(guān)部門報(bào)備等方式，公告合同遺失情況。2.根據(jù)合同遺失的具體情況，法務(wù)部門會(huì)同相關(guān)部門評(píng)估可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，并制定相應(yīng)的防范措施。如涉及重大合同或可能給公司造成重大損失的，應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)法律程序，維護(hù)公司合法權(quán)益。3.對(duì)于因遺失空白合同給公司造成損失的，公司將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。如涉及違法犯罪行為的，將依法移送司法機(jī)關(guān)處理。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.法務(wù)部門或相關(guān)職能部門定期對(duì)空白合同的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同印制、保管、領(lǐng)取、使用、回收等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.建立監(jiān)督檢查記錄檔案，詳細(xì)記錄檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及整改情況等信息。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門和人員限期整改?？己藱C(jī)制1.將空白合同管理工作納入公司員工績(jī)效考核體系，對(duì)在空白合同管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)于違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致空白合同管理出現(xiàn)問(wèn)題，給公