采煤公司采購管理制度

采煤公司采購管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范采煤公司采購工作流程，加強(qiáng)采購管理，確保采購活動的高效、透明、規(guī)范，降低采購成本，保證物資供應(yīng)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和質(zhì)量可靠性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于采煤公司所有采購活動，包括但不限于設(shè)備采購、物資采購、工程采購等。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需要，合理確定采購物資的種類、數(shù)量和規(guī)格，避免盲目采購。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購物資的質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商。3.成本控制原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。4.公開透明原則：采購活動應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，確保采購過程和結(jié)果的透明度。5.廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律的規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂和不正當(dāng)利益。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)成立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購決策委員會負(fù)責(zé)審議和批準(zhǔn)重大采購項(xiàng)目、采購預(yù)算、采購政策等。（二）采購執(zhí)行部門采購部作為公司采購的執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.制定采購計(jì)劃和采購預(yù)算。2.尋找、篩選和評估供應(yīng)商。3.組織采購談判和簽訂采購合同。4.跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。5.建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案。6.負(fù)責(zé)采購數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析。（三）其他相關(guān)部門職責(zé)1.生產(chǎn)部門：根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，提出物資需求計(jì)劃，參與采購物資的選型和驗(yàn)收工作。2.技術(shù)部門：提供物資的技術(shù)規(guī)格和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，參與采購物資的技術(shù)評審和驗(yàn)收工作。3.質(zhì)量部門：負(fù)責(zé)對采購物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和監(jiān)督，參與采購合同中質(zhì)量條款的制定。4.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算和采購合同，辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)，對采購成本進(jìn)行核算和分析。三、采購流程（一）采購需求提出1.各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，定期或不定期向采購部提交物資需求計(jì)劃。物資需求計(jì)劃應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時(shí)間等。2.采購部對各部門提交的物資需求計(jì)劃進(jìn)行匯總和審核，結(jié)合庫存情況，編制采購計(jì)劃。（二）供應(yīng)商選擇與評估1.采購部通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，篩選標(biāo)準(zhǔn)包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平等。3.組織對符合初步篩選條件的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)等。4.根據(jù)實(shí)地考察結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，建立供應(yīng)商評估檔案。評估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級。5.優(yōu)先選擇優(yōu)秀和良好等級的供應(yīng)商作為采購對象。對于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)淘汰，并停止與其合作。（三）采購談判與合同簽訂1.采購部根據(jù)采購計(jì)劃，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。采購談判應(yīng)至少有兩名采購人員參與。2.在采購談判前，采購人員應(yīng)充分了解采購物資的市場價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期等信息，制定談判策略。3.采購談判過程中，應(yīng)與供應(yīng)商就物資的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見后簽訂采購合同。4.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。5.采購合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門跟蹤合同執(zhí)行情況。（四）采購訂單下達(dá)1.采購部根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資的詳細(xì)信息，如名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨期等。2.采購訂單下達(dá)后，應(yīng)及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。（五）物資驗(yàn)收1.物資到貨前，采購部應(yīng)通知質(zhì)量部門、使用部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.物資到貨后，質(zhì)量部門按照相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對物資進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后方可辦理入庫手續(xù)。3.使用部門對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號等進(jìn)行核對，確保與采購訂單一致。4.對于驗(yàn)收不合格的物資，采購部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。（六）采購付款1.采購物資驗(yàn)收合格后，采購部應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)票據(jù)，提交財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門按照采購合同約定的付款方式和付款期限，辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)。3.采購付款過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司財(cái)務(wù)管理制度，確保付款的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。四、采購預(yù)算管理（一）采購預(yù)算編制1.采購部每年年底根據(jù)公司下一年度的生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃，編制采購預(yù)算草案。采購預(yù)算草案應(yīng)包括采購物資的種類、數(shù)量、價(jià)格、采購時(shí)間等信息。2.采購預(yù)算草案編制完成后，提交采購決策委員會審議。采購決策委員會根據(jù)公司的戰(zhàn)略規(guī)劃、財(cái)務(wù)狀況等因素，對采購預(yù)算草案進(jìn)行審核和調(diào)整，確定最終的采購預(yù)算。（二）采購預(yù)算執(zhí)行1.采購部應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算組織采購活動，確保采購支出控制在預(yù)算范圍內(nèi)。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，采購部應(yīng)及時(shí)提交預(yù)算調(diào)整申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容和調(diào)整金額等。采購預(yù)算調(diào)整申請經(jīng)采購決策委員會批準(zhǔn)后，方可實(shí)施。（三）采購預(yù)算分析與考核1.財(cái)務(wù)部門定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行分析，對比實(shí)際采購支出與預(yù)算的差異，分析差異產(chǎn)生的原因。2.采購部應(yīng)對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)和分析，不斷改進(jìn)采購管理工作，提高采購預(yù)算的執(zhí)行率。3.公司將采購預(yù)算執(zhí)行情況納入對采購部和相關(guān)部門的績效考核體系，對采購預(yù)算執(zhí)行較好的部門和個(gè)人進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對執(zhí)行不力的部門和個(gè)人進(jìn)行處罰。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入管理1.新供應(yīng)商申請合作時(shí)，應(yīng)向采購部提交相關(guān)資質(zhì)文件，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書等。2.采購部對新供應(yīng)商提交的資質(zhì)文件進(jìn)行審核，審核合格后組織對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察。實(shí)地考察合格的供應(yīng)商，方可進(jìn)入公司供應(yīng)商名錄。（二）供應(yīng)商日常管理1.采購部定期對供應(yīng)商進(jìn)行回訪，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量情況、售后服務(wù)情況等。2.建立供應(yīng)商評價(jià)機(jī)制，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)。評價(jià)內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。3.根據(jù)供應(yīng)商評價(jià)結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予更多的合作機(jī)會和優(yōu)惠政策；對于不合格供應(yīng)商，及時(shí)淘汰。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與約束1.公司建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購份額、提供預(yù)付款、給予價(jià)格優(yōu)惠等。2.同時(shí)，建立供應(yīng)商約束機(jī)制，對違反采購合同約定的供應(yīng)商，采取扣除貨款、暫停合作、終止合作等措施。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別與評估1.采購部定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別和評估，如市場價(jià)格波動風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識別和評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.市場價(jià)格波動風(fēng)險(xiǎn)：建立市場價(jià)格監(jiān)測機(jī)制，及時(shí)掌握市場價(jià)格動態(tài)。與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款，根據(jù)市場價(jià)格變化情況調(diào)整采購價(jià)格。2.供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商。在采購合同中明確違約責(zé)任條款，對供應(yīng)商的違約行為進(jìn)行約束。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行物資驗(yàn)收，加強(qiáng)對供應(yīng)商的質(zhì)量控制。對質(zhì)量不合格的物資，及時(shí)采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。4.法律風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)對采購合同的審核和管理，確保合同條款符合法律法規(guī)的要求。在采購過程中，遵守相關(guān)法律法規(guī)，避免法律糾紛。七、采購信息化管理（一）采購信息系統(tǒng)建設(shè)1.建立采購信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購流程的信息化管理。采購信息系統(tǒng)應(yīng)包括采購計(jì)劃管理、供應(yīng)商管理、采購訂單管理、物資驗(yàn)收管理、采購付款管理等功能模塊。2.采購信息系統(tǒng)應(yīng)與公司的其他信息系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)信息共享和協(xié)同工作。（二）采購數(shù)據(jù)管理1.采購部應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地錄入采購數(shù)據(jù)，確保采購信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)真實(shí)、完整。2.定期對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.利用采購信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)分析功能，對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為采購決策提供支持。八、采購監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對采購活動進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購成本的控制情況等。2.采購部應(yīng)接受公司內(nèi)部其他部門的監(jiān)督，對其他部門提出的意見和建議，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改