銷售公司采購管理制度

銷售公司采購管理制度?總則1.目的為規(guī)范公司采購行為，加強采購管理，降低采購成本，保證采購質量，提高采購效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有采購活動，包括但不限于原材料、零部件、設備、辦公用品、服務等的采購。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)公司生產經營和業(yè)務發(fā)展的實際需要進行采購，避免盲目采購和積壓浪費。質量優(yōu)先原則：確保所采購的物資和服務符合質量要求，滿足公司生產經營和業(yè)務發(fā)展的需要。價格合理原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購方式和談判技巧，爭取最優(yōu)的采購價格，降低采購成本。公平公正原則：采購活動應遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益，防止不正當交易行為。誠實守信原則：采購人員應誠實守信，嚴格遵守采購合同，履行采購義務，維護公司形象。采購組織與職責1.采購部門部門職責負責制定和完善公司采購管理制度、流程和標準，并組織實施。負責市場調研和供應商開發(fā)、評估與管理，建立供應商檔案，維護供應商關系。負責采購計劃的編制、執(zhí)行和監(jiān)控，確保采購任務按時、按質、按量完成。負責采購合同的起草、審核、簽訂、履行和管理，跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時處理合同糾紛。負責采購成本的控制和分析，定期進行采購成本核算和效益評估，提出降低采購成本的措施和建議。負責采購物資的驗收、入庫、保管和發(fā)放等工作，確保采購物資的質量和數(shù)量符合要求。負責采購信息的收集、整理、分析和反饋，為公司決策提供支持。負責與其他部門的溝通協(xié)調，及時了解公司需求變化，共同解決采購過程中出現(xiàn)的問題。人員設置及職責采購經理全面負責采購部門的日常管理工作，制定采購工作計劃和目標，并組織實施。負責采購團隊的建設和管理，組織采購人員培訓和績效考核，提高采購人員的業(yè)務素質和工作效率。負責與供應商進行商務談判，簽訂采購合同，確保采購物資的質量、價格、交貨期等符合公司要求。負責采購成本的控制和管理，定期分析采購成本，提出降低采購成本的措施和建議，確保采購成本控制在預算范圍內。負責協(xié)調采購部門與其他部門的關系，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保采購工作順利進行。負責組織采購部門的內部審計和風險管理工作，確保采購活動合法合規(guī)。采購專員負責采購計劃的編制和執(zhí)行，根據(jù)公司需求及時下達采購訂單，跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，確保采購任務按時、按質、按量完成。負責市場調研和供應商開發(fā)、評估與管理，收集供應商信息，建立供應商檔案，維護供應商關系。負責采購合同的起草、審核、簽訂、履行和管理，跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時處理合同糾紛。負責采購物資的驗收、入庫、保管和發(fā)放等工作，確保采購物資的質量和數(shù)量符合要求。負責采購信息的收集、整理、分析和反饋，為采購決策提供支持。協(xié)助采購經理完成其他采購相關工作。2.其他相關部門需求部門負責提出采購需求，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質量等要求，并提交采購申請。參與采購物資的驗收工作，對采購物資的質量和數(shù)量進行確認。協(xié)助采購部門與供應商進行溝通協(xié)調，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。質量部門負責制定采購物資的質量標準和驗收規(guī)范，并參與采購物資的驗收工作。對采購物資的質量進行檢驗和檢測，確保采購物資符合質量要求。對采購過程中的質量問題進行跟蹤和處理，提出改進措施和建議。財務部門負責審核采購預算和采購合同，確保采購資金的合理使用。負責采購資金的支付和核算，及時處理采購報銷事宜。參與采購成本的分析和控制工作，提供財務數(shù)據(jù)支持和建議。采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)生產經營和業(yè)務發(fā)展的需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質量要求、預計到貨日期等信息，并提交給采購部門?！恫少徤暾埍怼沸杞浶枨蟛块T負責人審核簽字后生效。2.采購審批采購部門收到《采購申請表》后，對采購需求進行評估和審核，確認采購的必要性和合理性。對于金額較大或重要的采購項目，采購部門需提交公司領導審批，經批準后方可進行采購。3.采購計劃編制采購部門根據(jù)采購申請和審批結果，結合庫存情況和市場供應情況，編制采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預計采購時間、采購方式等信息，并提交給采購經理審核。4.供應商選擇與管理采購部門根據(jù)采購計劃，通過市場調研、供應商推薦、網(wǎng)絡搜索等方式，尋找合適的供應商。對潛在供應商進行資格審查和評估，包括供應商的營業(yè)執(zhí)照、生產許可證、產品質量認證、信譽狀況、價格水平、交貨期、售后服務等方面。建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估結果、合作歷史等，并定期對供應商進行評估和更新。與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。5.采購訂單下達采購部門根據(jù)采購合同，向供應商下達采購訂單，明確采購物資的詳細要求和交貨時間。采購訂單需經采購經理審核簽字后生效，并及時發(fā)送給供應商。6.采購跟蹤與催貨采購部門定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，與供應商保持溝通，及時了解生產進度、質量狀況和交貨期等信息。對于延遲交貨的供應商，采購部門應及時發(fā)出催貨通知，要求供應商說明原因并盡快交貨。如供應商因不可抗力等原因無法按時交貨，采購部門應及時與供應商協(xié)商解決方案，并調整采購計劃。7.采購驗收采購物資到貨前，采購部門應通知質量部門和需求部門做好驗收準備工作。質量部門根據(jù)質量標準和驗收規(guī)范，對采購物資進行檢驗和檢測，確保采購物資的質量符合要求。需求部門對采購物資的數(shù)量、規(guī)格、型號等進行核對，確認采購物資與采購訂單一致。驗收合格的采購物資，由質量部門和需求部門在《采購驗收單》上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的采購物資，采購部門應及時與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等，并跟蹤處理結果。8.采購付款采購物資驗收合格后，采購部門應及時整理采購發(fā)票、采購合同、采購驗收單等相關資料，并提交給財務部門。財務部門對采購資料進行審核，確認無誤后，按照采購合同約定的付款方式和時間，辦理采購付款手續(xù)。采購付款需經財務部門負責人審核簽字后生效。采購方式1.集中采購對于公司通用的、需求量較大的物資，由采購部門進行集中采購，以獲得批量采購的價格優(yōu)勢。集中采購應制定詳細的采購計劃和采購流程，明確采購標準和采購方式，確保采購活動的規(guī)范和高效。2.分散采購對于公司特殊需求的、零星的物資，由需求部門根據(jù)實際情況進行分散采購。分散采購應遵循公司采購管理制度和流程，確保采購活動的合法合規(guī)。3.招標采購對于金額較大、技術復雜、競爭激烈的采購項目，應采用招標采購方式，通過公開招標、邀請招標等方式，選擇最優(yōu)的供應商和采購方案。招標采購應制定詳細的招標文件和評標標準，確保招標過程的公平、公正、公開。4.詢價采購對于金額較小、市場供應充足、技術簡單的采購項目，可采用詢價采購方式，向多家供應商詢價，比較價格和質量，選擇合適的供應商。詢價采購應制定詳細的詢價文件，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質量要求等信息，并要求供應商提供報價單。5.單一來源采購對于因特殊原因只能從唯一供應商處采購的物資，可采用單一來源采購方式，但需經公司領導批準，并在采購合同中注明原因和相關情況。單一來源采購應嚴格控制采購成本，確保采購價格合理。采購合同管理1.合同簽訂采購部門在與供應商達成采購意向后，應起草采購合同，并提交給公司法律部門或法律顧問進行審核。法律部門或法律顧問應對采購合同的條款進行審核，確保合同的合法性、有效性和完整性。采購合同經審核無誤后，由采購部門負責人與供應商簽訂采購合同，并加蓋公司合同專用章。2.合同履行采購部門應按照采購合同約定的條款，及時履行采購合同義務，包括支付貨款、接收貨物、驗收貨物等。供應商應按照采購合同約定的條款，及時履行交貨義務，包括提供貨物、安裝調試、售后服務等。采購部門和供應商應定期對采購合同的履行情況進行溝通和協(xié)調，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.合同變更在采購合同履行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款，采購部門應及時與供應商協(xié)商，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議需經公司法律部門或法律顧問審核，并加蓋公司合同專用章。4.合同終止采購合同履行完畢后，采購部門應及時辦理合同終止手續(xù)，并對合同履行情況進行總結和評估。如因供應商違約等原因導致采購合同提前終止，采購部門應及時采取措施，維護公司合法權益。采購成本控制1.成本預算編制采購部門應根據(jù)公司采購計劃和市場價格走勢，編制采購成本預算，并提交給財務部門審核。采購成本預算應明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預計采購價格、預計采購成本等信息。2.成本分析與監(jiān)控采購部門應定期對采購成本進行分析和監(jiān)控，比較實際采購成本與預算成本的差異，找出成本控制的關鍵點和問題所在。采購部門應根據(jù)成本分析結果，采取有效的成本控制措施，如優(yōu)化采購方案、降低采購價格、控制采購數(shù)量等，確保采購成本控制在預算范圍內。3.成本降低措施采購部門應通過市場調研、供應商談判、集中采購、優(yōu)化采購流程等方式，尋找降低采購成本的機會和方法。采購部門應與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系，爭取更優(yōu)惠的采購價格和付款條件。采購部門應加強采購物資的庫存管理，合理控制庫存水平，避免庫存積壓和浪費，降低庫存成本。采購風險管理1.風險識別與評估采購部門應定期對采購活動進行風險識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、法律風險等。采購部門應根據(jù)風險識別和評估結果，制定相應的風險應對措施和預案。2.風險應對措施市場風險應對措施：密切關注市場價格走勢和供應情況，及時調整采購計劃和采購策略，降低市場風險對采購成本和交貨期的影響。供應商風險應對措施：加強供應商管理，建立供應商評估和淘汰機制，降低供應商違約風險。與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，降低合同風險。質量風險應對措施：加強采購物資的質量控制，嚴格按照質量標準和驗收規(guī)范進行檢驗和檢測，確保采購物資的質量符合要求。與供應商簽訂質量保證協(xié)議，明確質量責任和賠償條款，降低質量風險。合同風險應對措施：加強采購合同管理，嚴格按照合同約定履行義務，及時處理合同糾紛。對采購合同進行定期審查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同風險問題。法律風險應對措施：加強法律法規(guī)學習，提高法律意識，確保采購活動合法合規(guī)。在采購合同簽訂前，咨詢公司法律部門或法律顧問，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。采購信息管理1.信息收集采購部門應建立采購信息收集渠道，包括市場調研、供應商反饋、行業(yè)動態(tài)、政策法規(guī)等方面，及時收集與采購活動相關的信息。采購部門應定期對采購信息進行整理和分析，為采購決策提供支持。2.信息共享采購部門應與其他相關部門建立信息共享機制，及時共享采購信息，包括采購需求、采購計劃、采購合同、采購驗收等方面的信息。采購部門應定期召開采購信息溝通會議，與其他相關部門溝通采購工作進展情況，共同解決采購過程中出現(xiàn)的問題。3.信息安全采購部門應加強采購信息安全管理，建立信息安全管理制度和流程，確保采購信息的安全和保密。采購部門應采取有效的信息安全技術措施，如加密技術、訪問控制技術等，防止采購信息泄露和被篡改。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制公司內部審計部門應定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購管理制度和流程的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。公司紀檢監(jiān)察部門應加強對采購活動的紀律監(jiān)督，對采購過程中的違規(guī)違紀行為進行嚴肅查處。2.考核指標采購任務完成率：考核采購部門是否按時、按質、按量完成采購任務。采購成本控制率：考核采購部門是否將采購成本控制在預算范圍內。采購物資質量合格率：考核采購部門采購的物資是否符合質量要求。供應商滿意度：考核采購部門與供應商的合作關