貿(mào)易采購日常管理制度

貿(mào)易采購日常管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司貿(mào)易采購日常管理工作，確保采購活動的順利進(jìn)行，保障公司物資供應(yīng)，降低采購成本，提高采購效率和質(zhì)量，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有貿(mào)易采購活動，包括原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品等各類物資的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.效益原則：在確保物資質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，確保采購結(jié)果公正合理。4.誠實(shí)守信原則：采購人員應(yīng)誠實(shí)守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系。二、采購流程（一）采購需求提出1.使用部門根據(jù)生產(chǎn)、經(jīng)營計劃及實(shí)際需求，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等信息。2.對于緊急采購需求，使用部門應(yīng)在申請表上注明"緊急"字樣，并說明緊急原因。（二）采購申請審批1.采購申請表提交至部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人根據(jù)需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，并簽署意見。2.審核通過后，申請表流轉(zhuǎn)至分管領(lǐng)導(dǎo)，分管領(lǐng)導(dǎo)對采購申請進(jìn)行審批，重點(diǎn)審核采購預(yù)算、采購時機(jī)等。3.對于金額較大或重要物資的采購申請，需經(jīng)總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行。（三）采購計劃制定1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請表，結(jié)合庫存情況，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時間、預(yù)計到貨時間等。2.采購計劃經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)備案。（四）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商信息庫。2.根據(jù)采購物資的特點(diǎn)和要求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出若干潛在供應(yīng)商，并對其進(jìn)行實(shí)地考察或資質(zhì)審核?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價格水平、售后服務(wù)等。3.對于合格的供應(yīng)商，采購部門與其簽訂《采購合同》或《采購框架協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。4.采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估指標(biāo)包括交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)獎勵；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時進(jìn)行溝通整改，如仍無改善，可考慮終止合作。（五）采購訂單下達(dá)1.采購部門根據(jù)采購計劃和選定的供應(yīng)商，向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》。采購訂單應(yīng)明確采購物資的詳細(xì)信息、交貨時間、交貨地點(diǎn)、付款方式等內(nèi)容。2.采購訂單下達(dá)后，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通確認(rèn)訂單信息，確保雙方理解一致。（六）采購合同執(zhí)行與跟蹤1.供應(yīng)商按照采購訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，采購人員應(yīng)跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時了解生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。2.如遇供應(yīng)商無法按時交貨或出現(xiàn)質(zhì)量問題，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取補(bǔ)救措施，并將相關(guān)情況反饋給使用部門和分管領(lǐng)導(dǎo)。3.物資到貨前，采購人員應(yīng)通知使用部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。（七）物資驗(yàn)收1.使用部門按照采購合同要求對到貨物資進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等。2.對于驗(yàn)收合格的物資，使用部門在《驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；對于驗(yàn)收不合格的物資，使用部門應(yīng)及時通知采購部門，并出具《不合格報告》，說明不合格原因。3.采購部門根據(jù)不合格報告，與供應(yīng)商協(xié)商處理方式，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等，并跟蹤處理結(jié)果。（八）采購付款1.物資驗(yàn)收合格后，采購部門根據(jù)采購合同約定的付款方式和期限，填寫《付款申請單》，附上相關(guān)發(fā)票、驗(yàn)收單等憑證，提交至財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核，審核通過后報總經(jīng)理審批。3.總經(jīng)理審批通過后，財務(wù)部門按照規(guī)定辦理付款手續(xù)。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和采購需求，編制年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確各類物資的采購金額、采購時間等。2.采購預(yù)算編制過程中，采購部門應(yīng)與各相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，充分考慮市場價格波動、業(yè)務(wù)發(fā)展變化等因素，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。3.年度采購預(yù)算經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)部門審核，最終提交總經(jīng)理審批。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行采購活動，不得擅自突破預(yù)算。2.如遇特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，采購部門應(yīng)填寫《采購預(yù)算調(diào)整申請表》，詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整金額等，按照預(yù)算審批程序進(jìn)行審批。3.財務(wù)部門定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門定期對采購活動中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險等。2.對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險等級。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.針對不同等級的風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。例如，對于市場風(fēng)險，可通過建立價格預(yù)警機(jī)制、與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整條款等方式應(yīng)對；對于供應(yīng)商風(fēng)險，可增加供應(yīng)商數(shù)量、加強(qiáng)供應(yīng)商管理和考核等。2.采購部門應(yīng)定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，及時調(diào)整和完善應(yīng)對措施，確保風(fēng)險得到有效控制。五、采購績效評估（一）評估指標(biāo)設(shè)定1.采購績效評估指標(biāo)應(yīng)包括采購成本、采購質(zhì)量、采購效率、供應(yīng)商管理等方面。2.具體評估指標(biāo)如下：采購成本指標(biāo)：如采購價格降低率、采購成本節(jié)約額等。采購質(zhì)量指標(biāo)：如物資驗(yàn)收合格率、退貨率等。采購效率指標(biāo)：如采購周期、訂單處理及時率等。供應(yīng)商管理指標(biāo)：如供應(yīng)商滿意度、供應(yīng)商投訴率等。（二）評估方法1.采購績效評估采用定性與定量相結(jié)合的方法。2.定量評估主要通過對各項評估指標(biāo)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析進(jìn)行；定性評估主要通過問卷調(diào)查、供應(yīng)商評價、內(nèi)部客戶反饋等方式進(jìn)行。（三）評估周期采購績效評估每季度進(jìn)行一次，年度進(jìn)行綜合評估。（四）評估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)采購績效評估結(jié)果，對采購部門和采購人員進(jìn)行獎懲。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于績效不佳的部門和個人，進(jìn)行批評教育，并要求其制定改進(jìn)措施。2.采購績效評估結(jié)果作為采購部門和采購人員年度考核的重要依據(jù)。六、采購文件與檔案管理（一）采購文件分類1.采購文件包括采購申請表、采購計劃、采購訂單、采購合同、驗(yàn)收單、付款申請單等。2.采購文件按照類別和時間順序進(jìn)行分類整理。（二）檔案建立與保管1.采購部門指定專人負(fù)責(zé)采購文件的檔案管理工作，建立采購文件檔案庫。2.采購文件檔案應(yīng)妥善保管，確保文件的完整性和安全性。檔案保管期限按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購文件檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理人員的陪同下查閱。2.如需借閱采購文件檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限屆滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購制度的遵守情況、采購績效等。2.采購部門應(yīng)定期對自身采購工作進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）外部監(jiān)督1.接受政府有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，如實(shí)提供采購活動的有關(guān)資料。2.接受供應(yīng)商和社會公眾的監(jiān)督，對于供應(yīng)商和社會公眾的