保密室收文管理制度

保密室收文管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司保密室收文管理，確保各類文件的安全、準(zhǔn)確、及時(shí)處理，防止文件丟失、泄密等情況發(fā)生，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司保密室內(nèi)所有收文的管理，包括但不限于上級(jí)部門文件、平行單位來(lái)函、下級(jí)單位請(qǐng)示報(bào)告等。（三）基本原則1.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的文件進(jìn)行嚴(yán)格保密，防止信息泄露。2.準(zhǔn)確性原則：確保收文登記準(zhǔn)確無(wú)誤，文件傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確，處理意見(jiàn)明確、恰當(dāng)。3.及時(shí)性原則：及時(shí)簽收、登記、傳閱、辦理收文，提高工作效率，避免延誤。4.責(zé)任性原則：明確各環(huán)節(jié)人員的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保收文管理工作規(guī)范有序。二、收文登記（一）簽收1.保密室工作人員負(fù)責(zé)收文的簽收工作。收到文件后，應(yīng)立即核對(duì)文件數(shù)量、封裝情況等是否完好。2.對(duì)于機(jī)要文件，需嚴(yán)格按照機(jī)要文件的簽收程序進(jìn)行簽收，確保文件的安全性。3.簽收時(shí)，應(yīng)在文件投遞單或送文簿上簽字，并注明簽收日期和時(shí)間。（二）登記1.對(duì)簽收的文件進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括文件編號(hào)、來(lái)文單位、文號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、份數(shù)、日期、附件等。2.使用專門的收文登記簿進(jìn)行登記，確保登記信息清晰、準(zhǔn)確、完整。3.對(duì)于緊急文件，應(yīng)在登記時(shí)注明"急件"字樣，并及時(shí)進(jìn)行處理。三、文件傳閱（一）傳閱范圍確定1.根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件的傳閱范圍。傳閱范圍應(yīng)明確具體，避免擴(kuò)大或縮小。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門或人員的文件，應(yīng)根據(jù)職責(zé)分工確定傳閱順序，確保文件能夠及時(shí)傳達(dá)到相關(guān)人員。（二）傳閱流程1.保密室工作人員將登記后的文件按照傳閱范圍依次送閱。送閱時(shí)，應(yīng)填寫文件傳閱單，注明文件名稱、傳閱人姓名、傳閱日期等信息。2.傳閱人收到文件后，應(yīng)在傳閱單上簽字，并注明傳閱日期和時(shí)間。傳閱人應(yīng)盡快閱讀文件，并按照文件要求進(jìn)行處理。3.對(duì)于需要批示或反饋意見(jiàn)的文件，傳閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將批示或意見(jiàn)填寫在傳閱單上，并及時(shí)返回保密室。4.保密室工作人員負(fù)責(zé)跟蹤文件的傳閱情況，及時(shí)提醒傳閱人閱讀文件，確保文件傳閱的及時(shí)性和完整性。（三）傳閱注意事項(xiàng)1.傳閱人應(yīng)妥善保管文件，不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍或泄露文件內(nèi)容。2.文件傳閱過(guò)程中，如遇傳閱人出差、請(qǐng)假等情況，應(yīng)及時(shí)將文件交回保密室，由保密室工作人員另行安排傳閱。3.對(duì)于重要文件或緊急文件，應(yīng)優(yōu)先安排傳閱，確保文件能夠及時(shí)得到處理。四、文件辦理（一）擬辦1.保密室工作人員對(duì)傳閱后的文件進(jìn)行初步審核，根據(jù)文件內(nèi)容和公司實(shí)際情況，提出擬辦意見(jiàn)。2.擬辦意見(jiàn)應(yīng)明確具體，包括承辦部門、承辦人、辦理期限、辦理要求等。3.擬辦意見(jiàn)經(jīng)保密室負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）批辦1.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)擬辦意見(jiàn)，對(duì)文件進(jìn)行批示。批辦意見(jiàn)應(yīng)明確具體，具有可操作性。2.批辦意見(jiàn)應(yīng)注明承辦部門、承辦人、辦理期限、辦理要求等，并簽署領(lǐng)導(dǎo)姓名和日期。3.保密室工作人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見(jiàn)，將文件轉(zhuǎn)交給承辦部門或承辦人。（三）承辦1.承辦部門或承辦人收到文件后，應(yīng)按照領(lǐng)導(dǎo)批辦意見(jiàn)認(rèn)真辦理。辦理過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通協(xié)調(diào)，確保辦理工作順利進(jìn)行。2.承辦部門或承辦人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)完成文件辦理工作，并將辦理結(jié)果反饋給保密室。辦理結(jié)果包括文件的處理情況、處理意見(jiàn)、相關(guān)文件資料等。3.對(duì)于需要回復(fù)的文件，承辦部門或承辦人應(yīng)按照要求及時(shí)撰寫回復(fù)文件，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）催辦1.保密室工作人員負(fù)責(zé)對(duì)文件辦理情況進(jìn)行跟蹤催辦。催辦時(shí)，應(yīng)填寫文件催辦單，注明文件名稱、承辦部門、承辦人、辦理期限、催辦日期等信息。2.催辦單應(yīng)及時(shí)送達(dá)承辦部門或承辦人，提醒其按時(shí)完成文件辦理工作。對(duì)于即將到期仍未完成的文件，應(yīng)重點(diǎn)催辦。3.承辦部門或承辦人應(yīng)及時(shí)向保密室反饋文件辦理進(jìn)展情況，對(duì)于因特殊原因需要延長(zhǎng)辦理期限的，應(yīng)提前向保密室說(shuō)明情況，并提交書(shū)面申請(qǐng)。五、文件歸檔（一）歸檔范圍1.辦理完畢的文件，包括上級(jí)文件、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、合同協(xié)議、請(qǐng)示報(bào)告、批復(fù)等，均應(yīng)進(jìn)行歸檔。2.具有查考利用價(jià)值的文件材料，如工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、規(guī)章制度等，也應(yīng)歸檔保存。（二）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔文件應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行分類整理，確保歸檔文件的系統(tǒng)性和條理性。3.歸檔文件應(yīng)編制歸檔目錄，注明文件編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。（三）歸檔流程1.承辦部門或承辦人在文件辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)將文件整理好，移交保密室。2.保密室工作人員對(duì)移交的文件進(jìn)行核對(duì)、檢查，確保文件符合歸檔要求。3.對(duì)符合歸檔要求的文件進(jìn)行分類整理，編制歸檔目錄，并將文件裝入檔案盒或檔案袋中，填寫檔案盒或檔案袋封面的相關(guān)信息。4.將歸檔文件存入檔案室，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管。六、文件借閱（一）借閱范圍1.因工作需要，公司內(nèi)部人員可以借閱保密室內(nèi)的文件。2.外單位人員因特殊情況需要借閱公司文件的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。（二）借閱流程1.借閱人填寫文件借閱申請(qǐng)表，注明借閱文件名稱、借閱原因、借閱期限等信息。2.文件借閱申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)保密室負(fù)責(zé)人審批。3.保密室負(fù)責(zé)人審批同意后，由保密室工作人員根據(jù)借閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)文件，并填寫文件借閱登記薄，注明借閱人姓名、部門、文件名稱、借閱日期、歸還日期等信息。4.借閱人在借閱文件時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件數(shù)量、內(nèi)容等是否完好，并在文件借閱登記薄上簽字確認(rèn)。5.借閱人應(yīng)按照規(guī)定期限歸還文件，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向保密室提出申請(qǐng)。（三）借閱注意事項(xiàng)1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、掃描、拍照或泄露文件內(nèi)容。2.文件借閱期間，借閱人如有丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)向保密室報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.借閱人歸還文件時(shí)，保密室工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件數(shù)量、內(nèi)容等是否完好，確認(rèn)無(wú)誤后，在文件借閱登記薄上注明歸還日期，并將文件歸檔保存。七、文件保密與安全（一）保密措施1.保密室應(yīng)配備必要的安全保密設(shè)施，如保險(xiǎn)柜、文件柜、監(jiān)控設(shè)備等，確保文件的安全存放。2.保密室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得私自將文件帶出保密室，不得在非工作時(shí)間進(jìn)入保密室。3.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的文件，應(yīng)按照國(guó)家保密法律法規(guī)和公司保密制度的要求進(jìn)行管理，采取加密、存儲(chǔ)介質(zhì)管理等措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.保密室應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，確保安全保密設(shè)施完好有效，文件存放安全。2.加強(qiáng)對(duì)保密室的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等管理，確保文件不受損壞。3.如發(fā)生文件丟失、泄密等情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司保密管理部門定期對(duì)保密室收文管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括收文登記、傳閱、辦理、歸檔、借閱等環(huán)節(jié)的工作情況。2.監(jiān)督檢查可以采取定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行，確保收文管理工作規(guī)范有序。（二）考核評(píng)價(jià)1.將保密室收文管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)工作表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)