規(guī)范外包清算管理制度

規(guī)范外包清算管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司外包業(yè)務(wù)的管理，規(guī)范外包清算工作流程，確保外包項(xiàng)目順利結(jié)束，保障公司與外包商雙方的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有外包項(xiàng)目的清算管理工作，包括但不限于軟件開發(fā)外包、業(yè)務(wù)流程外包、人力資源外包等各類外包業(yè)務(wù)。（三）原則1.合法性原則：外包清算工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.公平公正原則：在清算過程中，應(yīng)公平對待公司與外包商雙方，確保清算結(jié)果客觀、公正。3.全面性原則：涵蓋外包項(xiàng)目從啟動到結(jié)束的各個環(huán)節(jié)，對工作成果、費(fèi)用結(jié)算、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等進(jìn)行全面清算。4.及時性原則：外包項(xiàng)目結(jié)束后，應(yīng)及時開展清算工作，避免拖延導(dǎo)致問題復(fù)雜化。二、外包清算工作流程（一）項(xiàng)目結(jié)束通知1.當(dāng)外包項(xiàng)目按照合同約定完成全部工作內(nèi)容后，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人填寫《外包項(xiàng)目結(jié)束通知單》，詳細(xì)說明項(xiàng)目完成情況、交付成果、驗(yàn)收情況等。2.《外包項(xiàng)目結(jié)束通知單》經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所在部門主管審核簽字后，提交至公司外包管理部門。（二）清算準(zhǔn)備1.外包管理部門收到《外包項(xiàng)目結(jié)束通知單》后，組織相關(guān)人員成立清算小組，成員包括項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)人員、法務(wù)人員等。2.清算小組依據(jù)合同條款、項(xiàng)目文檔、工作記錄等資料，對項(xiàng)目進(jìn)行全面梳理，明確清算范圍和重點(diǎn)。3.與外包商溝通，告知其項(xiàng)目已結(jié)束，準(zhǔn)備進(jìn)行清算工作，并要求外包商提交相關(guān)清算資料，如工作成果報(bào)告、費(fèi)用明細(xì)清單、發(fā)票等。（三）工作成果驗(yàn)收1.清算小組按照合同要求，對外包商提交的工作成果進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括但不限于工作質(zhì)量、數(shù)量、交付時間、功能實(shí)現(xiàn)等方面?？刹捎梦臋n審查、測試、現(xiàn)場演示等方式進(jìn)行驗(yàn)收。3.如發(fā)現(xiàn)工作成果存在問題，應(yīng)及時向外包商提出整改意見，并要求其限期整改。整改完成后進(jìn)行再次驗(yàn)收，直至達(dá)到合同要求。4.驗(yàn)收合格后，由清算小組出具《外包項(xiàng)目工作成果驗(yàn)收報(bào)告》，明確工作成果符合合同約定。（四）費(fèi)用結(jié)算1.財(cái)務(wù)人員根據(jù)合同約定的計(jì)價(jià)方式和驗(yàn)收合格的工作成果，對外包商的費(fèi)用進(jìn)行核算。2.費(fèi)用核算內(nèi)容包括項(xiàng)目費(fèi)用總額、已支付金額、應(yīng)支付金額等。如涉及費(fèi)用調(diào)整事項(xiàng)，應(yīng)依據(jù)合同約定及相關(guān)變更記錄進(jìn)行處理。3.財(cái)務(wù)人員編制《外包項(xiàng)目費(fèi)用結(jié)算清單》，詳細(xì)列出各項(xiàng)費(fèi)用明細(xì)及計(jì)算依據(jù)，并提交至外包管理部門審核。4.外包管理部門對費(fèi)用結(jié)算清單進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核費(fèi)用計(jì)算的準(zhǔn)確性、合同執(zhí)行情況等。審核無誤后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。5.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財(cái)務(wù)人員按照合同約定的支付方式和時間，向外包商支付剩余款項(xiàng)。同時，要求外包商提供合法有效的發(fā)票。（五）知識產(chǎn)權(quán)歸屬確認(rèn)1.法務(wù)人員負(fù)責(zé)審核外包合同中關(guān)于知識產(chǎn)權(quán)歸屬的條款，并根據(jù)實(shí)際情況確定知識產(chǎn)權(quán)的歸屬。2.如合同約定工作成果的知識產(chǎn)權(quán)歸公司所有，外包商應(yīng)在清算時提交相關(guān)知識產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓證明文件，包括但不限于軟件著作權(quán)登記證書、專利證書等。3.對于涉及知識產(chǎn)權(quán)的工作成果，在清算完成后，應(yīng)辦理相關(guān)交接手續(xù)，確保公司對知識產(chǎn)權(quán)的合法擁有和有效管理。（六）清算報(bào)告編制1.清算工作完成后，清算小組負(fù)責(zé)編制《外包項(xiàng)目清算報(bào)告》。2.《外包項(xiàng)目清算報(bào)告》應(yīng)包括項(xiàng)目概況、清算依據(jù)、工作成果驗(yàn)收情況、費(fèi)用結(jié)算情況、知識產(chǎn)權(quán)歸屬情況、存在問題及處理建議等內(nèi)容。3.《外包項(xiàng)目清算報(bào)告》經(jīng)清算小組全體成員簽字確認(rèn)后，提交至外包管理部門審核。（七）清算報(bào)告審批1.外包管理部門對《外包項(xiàng)目清算報(bào)告》進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核報(bào)告內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性等。2.審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)清算報(bào)告情況，做出最終決策。3.如清算報(bào)告存在問題，公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提出修改意見，清算小組根據(jù)意見進(jìn)行修改完善后，再次提交審批。（八）存檔備案1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過的《外包項(xiàng)目清算報(bào)告》及相關(guān)清算資料，由外包管理部門負(fù)責(zé)整理歸檔。2.歸檔資料應(yīng)包括《外包項(xiàng)目結(jié)束通知單》、《外包項(xiàng)目工作成果驗(yàn)收報(bào)告》、《外包項(xiàng)目費(fèi)用結(jié)算清單》、《外包項(xiàng)目清算報(bào)告》、外包合同、相關(guān)變更記錄、發(fā)票等。3.同時，將外包項(xiàng)目清算情況錄入公司項(xiàng)目管理系統(tǒng)，以便查詢和統(tǒng)計(jì)分析。三、外包清算過程中的溝通與協(xié)調(diào)（一）與外包商的溝通1.在清算過程中，清算小組應(yīng)保持與外包商的密切溝通，及時了解其工作進(jìn)展和需求。2.對于外包商提出的疑問和問題，應(yīng)及時給予解答和反饋，確保溝通順暢。3.如因工作成果驗(yàn)收、費(fèi)用結(jié)算等問題產(chǎn)生分歧，應(yīng)通過友好協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可依據(jù)合同約定的爭議解決方式處理。（二）部門間的協(xié)調(diào)1.外包管理部門應(yīng)加強(qiáng)與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所在部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門的協(xié)調(diào)配合。2.各部門應(yīng)按照職責(zé)分工，各司其職，共同推進(jìn)外包清算工作順利進(jìn)行。如在工作中出現(xiàn)交叉或需要其他部門協(xié)助的情況，應(yīng)及時溝通協(xié)調(diào)。3.建立定期溝通會議制度，由外包管理部門牽頭，各相關(guān)部門參加，匯報(bào)外包清算工作進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決工作中存在的問題。四、外包清算中的風(fēng)險(xiǎn)控制（一）合同風(fēng)險(xiǎn)1.簽訂外包合同時，應(yīng)明確詳細(xì)的清算條款，包括工作成果驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用結(jié)算方式、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等。2.定期對合同進(jìn)行審查和評估，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同中存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)。如因業(yè)務(wù)發(fā)展或法律法規(guī)變化需要對合同進(jìn)行修訂的，應(yīng)及時辦理相關(guān)手續(xù)。（二）工作成果風(fēng)險(xiǎn)1.在驗(yàn)收工作成果時，嚴(yán)格按照合同要求進(jìn)行，確保工作成果符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.對于關(guān)鍵工作成果，可要求外包商提供質(zhì)量保證承諾，并在一定期限內(nèi)承擔(dān)質(zhì)量保證責(zé)任。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時要求外包商進(jìn)行整改或承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）費(fèi)用風(fēng)險(xiǎn)1.財(cái)務(wù)人員在費(fèi)用核算過程中，應(yīng)仔細(xì)核對各項(xiàng)費(fèi)用，確保費(fèi)用計(jì)算準(zhǔn)確無誤。2.加強(qiáng)對外包商費(fèi)用支付的管理，嚴(yán)格按照合同約定的支付方式和時間進(jìn)行支付。如遇外包商提出不合理的費(fèi)用要求，應(yīng)及時進(jìn)行核實(shí)和處理。（四）知識產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)1.明確知識產(chǎn)權(quán)歸屬是外包清算中的重要環(huán)節(jié)，法務(wù)人員應(yīng)嚴(yán)格審核合同條款，確保公司對工作成果的知識產(chǎn)權(quán)合法擁有。2.在清算過程中，督促外包商履行知識產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓等相關(guān)義務(wù)，避免出現(xiàn)知識產(chǎn)權(quán)糾紛。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計(jì)部門定期對外包清算工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查清算工作是否符合本制度及相關(guān)規(guī)定要求。2.審計(jì)部門可通過查閱清算資料、訪談相關(guān)人員、實(shí)地檢查等方式進(jìn)行審計(jì)，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）外部監(jiān)督1.接受相關(guān)政府部門、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查，積極配合提供有關(guān)外包清算工作的資料和信息。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查意見，及時改進(jìn)公司外包清算管理工作，不斷提高管理水平。六、違規(guī)處理（一）對于外包商的違規(guī)處理1.如外包商在清算過程中存在提供虛假資料、拒不履行合同義務(wù)、工作成果不符合要求等違規(guī)行為，公司有權(quán)按照合同約定扣除相應(yīng)款項(xiàng)，并要求外包商承擔(dān)違約責(zé)任。2.情節(jié)嚴(yán)重的，公司可解除外包合同，并依法追究外包商的法律責(zé)任。同時，將外包商的違規(guī)行為記錄在案，限制其今后參與公司的外包項(xiàng)目。（二）對于公司內(nèi)部人員的違規(guī)處理1.公司內(nèi)部人員在外包清算工作中如存在違反本制度、營私舞弊、濫用職權(quán)等行為，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、記過、降職、撤