公司履約保函管理制度

公司履約保函管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司履約保函的管理，防范經(jīng)營風險，保障公司合法權(quán)益，確保公司各項業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、子公司在簽訂各類經(jīng)濟合同或協(xié)議時涉及履約保函的相關(guān)管理活動。（三）定義1.履約保函：是指應合同一方當事人的要求，由銀行或其他金融機構(gòu)向合同另一方出具的一種保證文件，保證在被保證人未能按照合同約定履行其義務(wù)時，由保證人按照約定代為履行或承擔相應的經(jīng)濟賠償責任。2.被保證人：指公司作為保函申請人，在經(jīng)濟合同或協(xié)議中承擔履約義務(wù)的一方。3.保證人：指為公司出具履約保函的銀行或其他金融機構(gòu)。（四）基本原則1.合法性原則：履約保函的辦理、使用和管理必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的規(guī)定。2.風險可控原則：在辦理履約保函業(yè)務(wù)過程中，要充分評估風險，采取有效措施防范風險，確保公司利益不受損失。3.審慎性原則：對于履約保函的申請、審批、開具、使用、注銷等環(huán)節(jié)要進行嚴格審查和管理，謹慎操作。4.效率原則：在確保風險可控的前提下，優(yōu)化流程，提高履約保函業(yè)務(wù)辦理效率，保障公司業(yè)務(wù)正常進行。二、職責分工（一）業(yè)務(wù)部門1.負責識別業(yè)務(wù)活動中需要辦理履約保函的情形，并向風險管理部門提出申請。2.提供與履約保函相關(guān)的業(yè)務(wù)合同或協(xié)議等資料，配合風險管理部門完成保函申請的前期準備工作。3.跟蹤合同履行情況，及時向風險管理部門反饋相關(guān)信息，協(xié)助辦理履約保函的延期、注銷等手續(xù)。（二）風險管理部門1.對業(yè)務(wù)部門提交的履約保函申請進行風險評估，審核申請資料的完整性和合規(guī)性。2.與銀行等金融機構(gòu)溝通協(xié)調(diào)，選擇合適的保證人，辦理履約保函的具體手續(xù)。3.負責履約保函的日常管理，包括保函的保管、到期提醒、風險監(jiān)控等工作。4.定期對履約保函業(yè)務(wù)進行總結(jié)分析，提出改進建議和風險防范措施。（三）財務(wù)部門1.負責審核履約保函手續(xù)費、保證金等相關(guān)費用的支付，并進行賬務(wù)處理。2.協(xié)助風險管理部門對履約保函涉及的資金情況進行監(jiān)控和管理。（四）法務(wù)部門1.對履約保函相關(guān)的合同條款、法律文件進行審查，提供法律意見和建議，確保公司權(quán)益得到法律保障。2.在履約保函出現(xiàn)糾紛時，負責提供法律支持和協(xié)助處理。三、履約保函的申請與審批（一）申請條件1.公司參與的各類經(jīng)濟合同或協(xié)議中約定需要提供履約保函作為履約擔保的。2.業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同條款及項目實際情況，判斷需要辦理履約保函以降低業(yè)務(wù)風險，保障公司利益的。（二）申請流程1.業(yè)務(wù)部門填寫《履約保函申請表》，詳細說明保函申請的原因、合同基本情況、保函金額、有效期等信息，并附上相關(guān)業(yè)務(wù)合同或協(xié)議副本。2.將填好的申請表及相關(guān)資料提交至風險管理部門。（三）審批流程1.風險管理部門收到申請后，對申請資料進行初審，核實資料的完整性和準確性。2.組織相關(guān)人員對申請事項進行風險評估，包括對合同履行風險、保證人信用狀況、保函金額合理性等方面的評估。3.根據(jù)風險評估結(jié)果，提出審批意見。對于風險較低的申請，可直接批準；對于風險較高的申請，需提交公司管理層進行審批。4.經(jīng)批準后的申請，由風險管理部門負責辦理后續(xù)的保函申請手續(xù)。四、履約保函的辦理（一）保證人選擇1.風險管理部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和風險狀況，選擇合適的銀行或其他金融機構(gòu)作為保證人。2.在選擇保證人時，應綜合考慮保證人的信譽、資質(zhì)、財務(wù)狀況、擔保能力等因素，優(yōu)先選擇信譽良好、實力雄厚的金融機構(gòu)。3.與選定的保證人簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括保函格式、手續(xù)費標準、保證金要求、保函有效期、賠付條件等內(nèi)容。（二）保函申請資料準備1.風險管理部門按照保證人的要求，準備齊全保函申請所需的資料，一般包括：《履約保函申請表》；相關(guān)業(yè)務(wù)合同或協(xié)議副本；公司營業(yè)執(zhí)照副本復印件；法定代表人身份證明書及授權(quán)委托書；保證人要求提供的其他資料。2.對準備好的資料進行審核，確保資料的真實性、完整性和合規(guī)性。（三）保函開具1.將審核通過的申請資料提交給選定的保證人。2.與保證人溝通保函的具體條款和內(nèi)容，確保保函條款符合公司利益和業(yè)務(wù)要求。3.協(xié)助保證人完成保函的開具工作，確保保函的格式、內(nèi)容、簽章等符合規(guī)定要求。4.收到保證人開具的履約保函后，進行認真核對，確保保函內(nèi)容準確無誤。五、履約保函的使用與管理（一）保函交付1.風險管理部門在收到履約保函后，及時將保函原件交付給業(yè)務(wù)部門，并辦理交接手續(xù)。2.業(yè)務(wù)部門在收到保函后，應妥善保管，確保保函的安全和完整。（二）保函使用1.業(yè)務(wù)部門按照合同約定，在需要使用履約保函時，將保函原件提交給合同對方當事人。2.在保函有效期內(nèi)，如發(fā)生合同履行糾紛或?qū)Ψ揭笫褂帽：M行索賠時，業(yè)務(wù)部門應及時通知風險管理部門。（三）保函監(jiān)控1.風險管理部門建立履約保函臺賬，對每筆保函的基本信息、有效期、使用情況、風險狀況等進行詳細記錄。2.定期對履約保函進行跟蹤監(jiān)控，關(guān)注合同履行進度，及時掌握可能影響保函使用的風險因素。3.在保函有效期屆滿前一定時間內(nèi)，提醒業(yè)務(wù)部門關(guān)注保函到期情況，并協(xié)助辦理保函的延期或注銷手續(xù)。（四）保函變更1.如因合同變更等原因需要對履約保函的金額、有效期、受益方等內(nèi)容進行變更，業(yè)務(wù)部門應及時向風險管理部門提出申請。2.風險管理部門審核申請后，與保證人協(xié)商辦理保函變更手續(xù)，并確保變更后的保函符合法律法規(guī)和公司利益要求。（五）保函索賠處理1.當收到對方提出的保函索賠通知時，風險管理部門應立即啟動索賠處理程序。2.組織相關(guān)部門對索賠事項進行調(diào)查核實，判斷索賠是否合理、合規(guī)。3.如索賠合理，及時與保證人溝通協(xié)調(diào)，按照保函約定履行賠付責任，并采取措施向被保證人追償損失。4.如對索賠有異議，應及時收集相關(guān)證據(jù)，通過協(xié)商、仲裁或訴訟等方式維護公司權(quán)益。六、履約保函的延期與注銷（一）保函延期1.在履約保函有效期屆滿前，如業(yè)務(wù)合同尚未履行完畢，業(yè)務(wù)部門應提前向風險管理部門提出保函延期申請。2.風險管理部門審核申請后，與保證人協(xié)商辦理保函延期手續(xù)。延期后的保函有效期應根據(jù)業(yè)務(wù)實際情況合理確定，確保公司在合同履行期間始終處于保函擔保范圍內(nèi)。（二）保函注銷1.當業(yè)務(wù)合同履行完畢，且未發(fā)生任何保函索賠事項時，業(yè)務(wù)部門應及時向風險管理部門提出保函注銷申請。2.風險管理部門審核申請后，與保證人溝通辦理保函注銷手續(xù)。注銷保函時，應確保所有相關(guān)手續(xù)齊全，保函原件已收回并妥善處理。七、保證金管理（一）保證金繳納1.根據(jù)保證人要求，公司可能需要繳納一定金額的保證金作為開具履約保函的條件。2.財務(wù)部門負責按照規(guī)定及時繳納保證金，并進行賬務(wù)處理。繳納保證金的金額、方式、時間等應嚴格按照與保證人簽訂的合作協(xié)議執(zhí)行。（二）保證金退還1.在履約保函注銷且未發(fā)生任何索賠事項后，財務(wù)部門負責向保證人申請退還保證金。2.收到保證人退還的保證金后，財務(wù)部門應及時進行賬務(wù)處理，并將保證金退還情況通知相關(guān)部門。（三）保證金監(jiān)控1.財務(wù)部門對保證金的繳納、使用、退還等情況進行監(jiān)控，確保保證金的安全和合規(guī)使用。2.定期與保證人核對保證金余額，如有差異應及時查明原因并進行處理。八、手續(xù)費管理（一）手續(xù)費標準1.與保證人協(xié)商確定履約保函的手續(xù)費標準，并在合作協(xié)議中明確約定。手續(xù)費標準應根據(jù)保函金額、有效期、風險狀況等因素合理確定。2.手續(xù)費標準原則上應保持相對穩(wěn)定，但如有市場變化或其他特殊情況，可根據(jù)實際情況進行調(diào)整。（二）手續(xù)費支付1.財務(wù)部門按照與保證人簽訂的合作協(xié)議及相關(guān)規(guī)定，在保函開具前及時支付手續(xù)費。2.支付手續(xù)費時，應確保手續(xù)齊全，支付金額準確無誤，并進行相應的賬務(wù)處理。九、風險防范與應急處理（一）風險防范措施1.在辦理履約保函業(yè)務(wù)前，充分進行風險評估，選擇信譽良好、實力雄厚的保證人，降低擔保風險。2.加強對業(yè)務(wù)合同的審核和管理，確保合同條款明確、合理，避免因合同漏洞導致風險增加。3.建立健全履約保函臺賬，加強對保函的跟蹤監(jiān)控，及時掌握保函風險狀況，提前采取防范措施。4.定期對履約保函業(yè)務(wù)進行總結(jié)分析，不斷完善管理制度和流程，提高風險防范能力。（二）應急處理機制1.制定履約保函業(yè)務(wù)應急處理預案，明確在保函索賠等突發(fā)情況下的應急處理流程和責任分工。2.當發(fā)生保函索賠等緊急情況時，相關(guān)部門應立即啟動應急處理預案，迅速組織人員進行調(diào)查核實，采取有效措施應對索賠，最大限度減少公司損失。3.及時向上級領(lǐng)導匯報應急處理情況，根據(jù)需要協(xié)調(diào)各方資源，確保應急處理工作順利進行。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對履約保函業(yè)務(wù)進行審計監(jiān)督，檢查保函的申請、審批、辦理、使用、管理等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.審計部門應及時發(fā)現(xiàn)問題并提出整改意見，督促相關(guān)部門進行整改，確保履約保函業(yè)務(wù)規(guī)范運作。（二）外