行政崗位日常管理制度

行政崗位日常管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司行政崗位人員的日常工作行為，提高工作效率和質(zhì)量，確保公司各項(xiàng)行政事務(wù)的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政部門全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司各項(xiàng)規(guī)章制度。2.高效性原則：優(yōu)化工作流程，提高行政工作效率，確保各項(xiàng)任務(wù)及時(shí)、準(zhǔn)確完成。3.服務(wù)性原則：牢固樹立服務(wù)意識(shí)，為公司各部門及員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的行政支持與服務(wù)。4.規(guī)范性原則：工作流程、行為準(zhǔn)則等應(yīng)保持規(guī)范統(tǒng)一，確保行政工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。二、崗位職責(zé)（一）行政經(jīng)理1.負(fù)責(zé)行政部門的全面管理工作，制定部門工作計(jì)劃并組織實(shí)施，確保各項(xiàng)工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。2.組織建立和完善公司行政管理制度體系，監(jiān)督制度的執(zhí)行情況，及時(shí)修訂和完善相關(guān)制度。3.協(xié)調(diào)公司內(nèi)外部關(guān)系，與政府部門、合作伙伴等保持良好溝通，為公司創(chuàng)造有利的發(fā)展環(huán)境。4.負(fù)責(zé)公司重要會(huì)議、活動(dòng)的組織策劃與安排，確保會(huì)議和活動(dòng)的順利進(jìn)行。5.負(fù)責(zé)公司行政費(fèi)用的預(yù)算編制、控制和管理，合理降低行政成本。6.指導(dǎo)、監(jiān)督和考核行政部門員工的工作，定期組織員工培訓(xùn)與發(fā)展，提升團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)。（二）行政專員1.負(fù)責(zé)公司文件、檔案的收發(fā)、登記、歸檔和保管工作，確保文件資料的完整性和安全性。2.協(xié)助行政經(jīng)理組織公司會(huì)議、活動(dòng)，做好會(huì)議記錄、場(chǎng)地布置、物資準(zhǔn)備等相關(guān)工作。3.負(fù)責(zé)公司辦公用品、辦公設(shè)備的采購(gòu)、管理與維護(hù)，確保辦公物資的正常供應(yīng)。4.負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，定期組織清潔工作，營(yíng)造良好的辦公環(huán)境。5.協(xié)助辦理公司證照的申請(qǐng)、變更、年檢等相關(guān)手續(xù)，確保公司證照的合規(guī)有效。6.負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度、使用管理和日常維護(hù)，確保車輛安全運(yùn)行。7.完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性行政工作任務(wù)。三、工作流程與規(guī)范（一）文件管理1.文件的起草與審核各部門如需起草文件，應(yīng)按照公司文件格式要求進(jìn)行編寫，并確保內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范。文件起草完成后，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，重要文件還需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.文件的收發(fā)與登記行政專員負(fù)責(zé)公司文件的收發(fā)工作，對(duì)收到的文件進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄文件名稱、文號(hào)、發(fā)文單位、收文日期等信息。及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員，并做好簽收記錄。3.文件的傳閱與處理行政專員根據(jù)文件內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)批示，組織相關(guān)人員進(jìn)行傳閱，并跟蹤文件的處理情況。需辦理的文件，應(yīng)明確承辦部門和承辦人，規(guī)定辦理期限，并及時(shí)督促承辦人按時(shí)完成。4.文件的歸檔與保管文件辦理完畢后，行政專員應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔，按照類別、年度、編號(hào)等進(jìn)行分類存放，便于查詢和使用。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的完整性和安全性。（二）會(huì)議管理1.會(huì)議計(jì)劃行政經(jīng)理根據(jù)公司工作安排，制定年度會(huì)議計(jì)劃，明確會(huì)議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議主題等內(nèi)容。會(huì)議計(jì)劃應(yīng)提前征求各部門意見，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.會(huì)議組織行政專員根據(jù)會(huì)議計(jì)劃，負(fù)責(zé)會(huì)議的組織籌備工作，包括會(huì)議通知的發(fā)送、場(chǎng)地預(yù)訂、設(shè)備調(diào)試、資料準(zhǔn)備等。提前到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，做好會(huì)議簽到、資料發(fā)放等準(zhǔn)備工作，確保會(huì)議按時(shí)開始。3.會(huì)議記錄安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。會(huì)議記錄應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、完整，會(huì)后及時(shí)整理形成會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)行政經(jīng)理審核后發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門。4.會(huì)議跟進(jìn)行政專員負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況，及時(shí)向行政經(jīng)理匯報(bào)。對(duì)未按時(shí)完成的決議事項(xiàng)，督促相關(guān)部門和人員說明原因，并采取措施確保決議事項(xiàng)得到有效落實(shí)。（三）辦公用品管理1.需求統(tǒng)計(jì)行政專員每月末收集各部門辦公用品需求信息，填寫辦公用品需求統(tǒng)計(jì)表，詳細(xì)列出辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等。2.采購(gòu)計(jì)劃根據(jù)需求統(tǒng)計(jì)表，結(jié)合庫(kù)存情況，制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)行政經(jīng)理審批。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物品的名稱、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容。3.采購(gòu)實(shí)施按照采購(gòu)計(jì)劃，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。在采購(gòu)過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司采購(gòu)流程，確保采購(gòu)物品的質(zhì)量和價(jià)格合理。采購(gòu)?fù)瓿珊螅皶r(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫入庫(kù)單，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。4.領(lǐng)用管理行政專員負(fù)責(zé)辦公用品的領(lǐng)用管理工作，建立辦公用品領(lǐng)用臺(tái)賬，記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、領(lǐng)用物品名稱及數(shù)量等信息。各部門員工領(lǐng)用辦公用品時(shí)，需填寫領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后到行政專員處領(lǐng)取。行政專員根據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表發(fā)放辦公用品，并在領(lǐng)用臺(tái)賬上進(jìn)行登記。（四）辦公設(shè)備管理1.設(shè)備申購(gòu)各部門因工作需要申購(gòu)辦公設(shè)備時(shí)，應(yīng)填寫設(shè)備申購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)說明設(shè)備名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、申購(gòu)理由等內(nèi)容。設(shè)備申購(gòu)申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)行政經(jīng)理審核，行政經(jīng)理審核同意后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購(gòu)與驗(yàn)收行政專員根據(jù)審批通過的設(shè)備申購(gòu)申請(qǐng)表進(jìn)行采購(gòu)，選擇合適的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。設(shè)備到貨后，行政專員組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，檢查設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀等是否符合合同要求，同時(shí)進(jìn)行試用，確保設(shè)備正常運(yùn)行。驗(yàn)收合格后，填寫設(shè)備驗(yàn)收單，辦理入庫(kù)手續(xù)。3.使用與維護(hù)行政專員負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的使用培訓(xùn)工作，指導(dǎo)員工正確使用設(shè)備，避免因操作不當(dāng)造成設(shè)備損壞。定期對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，制定設(shè)備維護(hù)計(jì)劃，安排專業(yè)人員進(jìn)行維修和保養(yǎng)，確保設(shè)備處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。建立辦公設(shè)備維修檔案，記錄設(shè)備維修情況，包括維修時(shí)間、故障原因、維修內(nèi)容等。4.設(shè)備報(bào)廢辦公設(shè)備因使用年限已久、損壞無(wú)法修復(fù)等原因需要報(bào)廢時(shí)，使用部門應(yīng)填寫設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)說明設(shè)備報(bào)廢原因、購(gòu)置時(shí)間、使用情況等。設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)行政經(jīng)理審核，行政經(jīng)理審核同意后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的設(shè)備，由行政專員負(fù)責(zé)組織報(bào)廢處理，確保設(shè)備資產(chǎn)得到妥善處置。（五）環(huán)境衛(wèi)生管理1.區(qū)域劃分將公司辦公區(qū)域劃分為若干個(gè)衛(wèi)生責(zé)任區(qū)，明確各部門的衛(wèi)生清掃職責(zé)。公共區(qū)域（如走廊、樓梯、會(huì)議室、衛(wèi)生間等）由行政專員負(fù)責(zé)組織定期清掃。2.清掃標(biāo)準(zhǔn)地面保持干凈整潔，無(wú)雜物、無(wú)污漬，定期進(jìn)行拖地和吸塵。桌面、文件柜等辦公用品擺放整齊，表面清潔無(wú)灰塵。門窗玻璃干凈明亮，無(wú)灰塵、無(wú)污漬。衛(wèi)生間清潔衛(wèi)生，無(wú)異味，定期進(jìn)行消毒處理。3.檢查與考核行政專員定期對(duì)各部門衛(wèi)生責(zé)任區(qū)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行整改。將環(huán)境衛(wèi)生檢查結(jié)果納入部門績(jī)效考核內(nèi)容，對(duì)衛(wèi)生狀況良好的部門給予表?yè)P(yáng)，對(duì)不達(dá)標(biāo)的部門進(jìn)行督促和考核。（六）車輛管理1.車輛調(diào)度行政專員負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度工作，根據(jù)工作需要合理安排車輛使用。各部門如需使用車輛，應(yīng)提前填寫車輛使用申請(qǐng)表，注明用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)行政專員審批。行政專員根據(jù)車輛使用申請(qǐng)表和車輛狀態(tài)，安排合適的車輛，并通知駕駛員做好出車準(zhǔn)備。2.車輛使用駕駛員接到出車任務(wù)后，應(yīng)提前檢查車輛狀況，確保車輛性能良好、手續(xù)齊全。嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)間和路線行駛，不得擅自改變行車路線或延長(zhǎng)用車時(shí)間。在車輛使用過程中，駕駛員要遵守交通規(guī)則，確保行車安全。3.車輛維護(hù)行政專員負(fù)責(zé)制定車輛維護(hù)計(jì)劃，定期安排車輛進(jìn)行保養(yǎng)和維修。駕駛員應(yīng)做好車輛的日常維護(hù)工作，每天對(duì)車輛進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。車輛維修時(shí)，駕駛員應(yīng)陪同維修人員對(duì)車輛故障進(jìn)行檢查，確保維修質(zhì)量。4.車輛費(fèi)用管理行政專員負(fù)責(zé)車輛費(fèi)用的報(bào)銷審核工作，嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度審核車輛加油費(fèi)、過路費(fèi)、停車費(fèi)等費(fèi)用報(bào)銷憑證。定期對(duì)車輛費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，控制車輛費(fèi)用支出，降低公司運(yùn)營(yíng)成本。四、工作紀(jì)律與行為規(guī)范（一）考勤制度1.行政崗位人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司考勤制度，按時(shí)上下班，不得遲到、早退、曠工。2.請(qǐng)假應(yīng)提前按照公司規(guī)定的流程辦理請(qǐng)假手續(xù)，填寫請(qǐng)假申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和行政經(jīng)理審批后交行政專員備案。3.因特殊情況無(wú)法提前請(qǐng)假的，應(yīng)在請(qǐng)假當(dāng)天及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人和行政經(jīng)理電話請(qǐng)假，并在事后補(bǔ)辦請(qǐng)假手續(xù)。4.行政專員負(fù)責(zé)每月統(tǒng)計(jì)員工考勤情況，制作考勤報(bào)表，報(bào)行政經(jīng)理審核后提交給人力資源部門。（二）工作態(tài)度1.樹立積極主動(dòng)的工作態(tài)度，認(rèn)真履行工作職責(zé)，按時(shí)、高質(zhì)量完成各項(xiàng)工作任務(wù)。2.具備較強(qiáng)的責(zé)任心和敬業(yè)精神，對(duì)待工作嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，勇于承擔(dān)責(zé)任，不推諉、不扯皮。3.保持良好的團(tuán)隊(duì)合作精神，與同事之間相互支持、相互配合，共同完成工作目標(biāo)。4.不斷學(xué)習(xí)和提升自身業(yè)務(wù)能力，積極參加公司組織的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，提高工作效率和服務(wù)水平。（三）行為準(zhǔn)則1.遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司各項(xiàng)規(guī)章制度，保守公司商業(yè)秘密和工作機(jī)密。2.言行舉止文明得體，注重個(gè)人形象，維護(hù)公司良好聲譽(yù)。3.工作時(shí)間內(nèi)不得從事與工作無(wú)關(guān)的事情，如玩游戲、聊天、瀏覽無(wú)關(guān)網(wǎng)站等。4.愛護(hù)公司財(cái)物，合理使用辦公用品和辦公設(shè)備，如有損壞應(yīng)及時(shí)報(bào)告并賠償。5.尊重他人，禮貌待人，對(duì)待來訪人員熱情周到，積極提供幫助和服務(wù)。五、績(jī)效考核與激勵(lì)（一）績(jī)效考核1.行政經(jīng)理根據(jù)行政崗位人員的工作職責(zé)和工作目標(biāo)，制定詳細(xì)的績(jī)效考核指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)。2.績(jī)效考核指標(biāo)包括工作任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量、工作效率、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、溝通協(xié)調(diào)等方面。3.行政專員每月對(duì)行政崗位人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行自評(píng)，填寫績(jī)效考核自評(píng)表。4.行政經(jīng)理定期對(duì)行政崗位人員的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，結(jié)合自評(píng)結(jié)果和工作實(shí)際情況，給出考核評(píng)分。5.績(jī)效考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)，作為員工薪酬調(diào)整、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等的重要依據(jù)。（二）激勵(lì)措施1.對(duì)績(jī)效考核結(jié)果為優(yōu)秀的員工，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)金、晉升機(jī)會(huì)等。2.