項目行政后勤管理制度

項目行政后勤管理制度?一、總則（一）目的為加強公司項目行政后勤管理，提高工作效率，確保項目各項工作順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項目的行政后勤管理工作。（三）管理原則1.服務(wù)至上原則：行政后勤工作要以服務(wù)項目團隊和員工為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)。2.規(guī)范有序原則：各項行政后勤工作要嚴格按照規(guī)定的流程和標準進行，確保工作的規(guī)范化和標準化。3.勤儉節(jié)約原則：合理利用資源，降低行政后勤成本，杜絕浪費。4.安全第一原則：加強安全管理，確保項目辦公區(qū)域、人員及財產(chǎn)的安全。二、辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域規(guī)劃1.根據(jù)項目實際需求，合理規(guī)劃辦公區(qū)域，明確各部門、各崗位的辦公位置。2.辦公區(qū)域應(yīng)保持整潔、明亮、通風良好，符合消防安全要求。（二）辦公設(shè)施配備1.為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機、復(fù)印機等辦公設(shè)備，并確保設(shè)備正常運行。2.根據(jù)工作需要，配備文件柜、檔案盒等辦公用品，用于存放文件和資料。（三）環(huán)境衛(wèi)生維護1.制定辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生管理制度，明確各區(qū)域的清潔責任人。2.定期對辦公區(qū)域進行清掃、消毒，保持地面、桌面、門窗等清潔衛(wèi)生。3.及時清理垃圾和雜物，保持辦公環(huán)境整潔有序。（四）綠化與美化1.在辦公區(qū)域適當擺放綠色植物，美化辦公環(huán)境，改善空氣質(zhì)量。2.保持綠色植物的生機與美觀，定期澆水、施肥、修剪。三、辦公用品管理（一）辦公用品采購1.各部門根據(jù)工作需要，定期提交辦公用品采購計劃，經(jīng)部門負責人審核后報行政后勤部門。2.行政后勤部門匯總采購計劃，統(tǒng)一進行采購。采購時應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商。3.建立辦公用品采購臺賬，記錄采購時間、品種、數(shù)量、金額等信息。（二）辦公用品發(fā)放1.行政后勤部門根據(jù)辦公用品采購臺賬，將采購的辦公用品分類存放，并按照各部門的需求進行發(fā)放。2.員工領(lǐng)取辦公用品時，需在辦公用品領(lǐng)用登記表上簽字確認。3.對于貴重辦公用品，如電腦、打印機等，應(yīng)建立領(lǐng)用檔案，記錄領(lǐng)用時間、使用人、歸還情況等信息。（三）辦公用品使用與節(jié)約1.員工應(yīng)愛護辦公用品，合理使用，避免浪費。2.鼓勵員工節(jié)約用紙，提倡雙面打印、復(fù)??；減少一次性辦公用品的使用，如一次性紙杯、筷子等。3.對于可回收利用的辦公用品，如紙張、墨盒等，應(yīng)進行回收處理。四、文件與檔案管理（一）文件管理1.公司文件分為內(nèi)部文件和外部文件。內(nèi)部文件包括通知、報告、制度、計劃等；外部文件包括上級文件、合作協(xié)議、客戶文件等。2.文件的起草、審核、簽發(fā)、編號、印發(fā)等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴格按照公司規(guī)定的流程進行。3.行政后勤部門負責文件的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔等工作。文件應(yīng)及時傳遞給相關(guān)人員，并確保文件的安全與完整。4.員工應(yīng)妥善保管文件，不得擅自復(fù)印、傳播、銷毀文件。如需借閱文件，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并按時歸還。（二）檔案管理1.檔案分為項目檔案、人事檔案、財務(wù)檔案等。各部門負責本部門檔案的收集、整理、歸檔工作。2.檔案應(yīng)按照類別、年度、編號等進行分類整理，建立檔案目錄，便于查詢和管理。3.行政后勤部門負責檔案的集中保管和定期檢查。檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案管理制度，確保檔案的安全與保密。4.檔案的查閱、借閱應(yīng)按照規(guī)定辦理手續(xù)，查閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意。五、會議管理（一）會議分類1.公司會議分為周例會、月例會、季度總結(jié)會、年度總結(jié)會、專項工作會議等。2.周例會由項目經(jīng)理主持，各部門負責人參加，總結(jié)上周工作，安排本周工作任務(wù)。3.月例會由公司領(lǐng)導(dǎo)主持，各部門負責人及相關(guān)人員參加，總結(jié)當月工作，分析存在的問題，部署下月工作重點。4.季度總結(jié)會和年度總結(jié)會由公司領(lǐng)導(dǎo)主持，全體員工參加，全面總結(jié)季度或年度工作，表彰先進，部署下一季度或下一年度工作任務(wù)。5.專項工作會議根據(jù)工作需要召開，由相關(guān)部門負責人或項目負責人主持，研究解決專項工作中的問題。（二）會議組織1.會議組織者應(yīng)提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等，并提前通知參會人員。2.準備會議資料，如會議議程、匯報材料、文件等，并確保資料準確、完整。3.布置會議場地，調(diào)試音響、投影儀等設(shè)備，確保會議正常進行。（三）會議紀律1.參會人員應(yīng)提前到達會議現(xiàn)場，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參加會議，應(yīng)提前向會議組織者請假。2.會議期間，參會人員應(yīng)關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，認真聽講，做好記錄，不得隨意交頭接耳、接聽電話、玩手機等。3.會議發(fā)言應(yīng)簡潔明了，圍繞會議主題進行，不得偏離主題或進行無關(guān)討論。（四）會議記錄與紀要1.安排專人負責會議記錄，記錄會議時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容、決議事項等。2.會議結(jié)束后，及時整理會議記錄，形成會議紀要。會議紀要應(yīng)經(jīng)會議主持人審核后發(fā)送給參會人員，并按照要求進行存檔。六、車輛管理（一）車輛配備1.根據(jù)項目工作需要，合理配備車輛，包括轎車、商務(wù)車、越野車等。2.建立車輛檔案，記錄車輛型號、車牌號、購置時間、維修保養(yǎng)記錄等信息。（二）車輛使用1.員工因工作需要使用車輛，應(yīng)提前填寫車輛使用申請表，經(jīng)部門負責人和車輛管理部門審批后，到車輛管理部門領(lǐng)取車輛鑰匙。2.車輛使用人應(yīng)嚴格遵守交通規(guī)則，安全駕駛，確保車輛和人員安全。3.車輛使用完畢后，應(yīng)及時歸還車輛，并將車輛停放在指定位置。車輛使用人應(yīng)對車輛進行清潔和檢查，如發(fā)現(xiàn)車輛有損壞或故障，應(yīng)及時報告車輛管理部門。（三）車輛維修與保養(yǎng)1.車輛管理部門定期對車輛進行檢查和維護，確保車輛性能良好。2.車輛出現(xiàn)故障或需要維修時，車輛使用人應(yīng)及時報告車輛管理部門。車輛管理部門根據(jù)車輛故障情況，安排維修人員進行維修，并填寫車輛維修登記表。3.車輛維修費用應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進行報銷，維修發(fā)票應(yīng)真實、合法、有效。（四）車輛費用管理1.車輛費用包括燃油費、過路費、停車費、保險費、維修保養(yǎng)費等。2.車輛管理部門建立車輛費用臺賬，記錄車輛費用的發(fā)生情況。車輛費用應(yīng)按照公司規(guī)定的報銷標準進行報銷，報銷時應(yīng)提供相關(guān)發(fā)票和憑證。3.定期對車輛費用進行統(tǒng)計和分析，控制車輛費用支出，降低車輛使用成本。七、餐飲與住宿管理（一）餐飲管理1.公司根據(jù)項目實際情況，為員工提供午餐或晚餐。2.選擇資質(zhì)合格、信譽良好的餐飲供應(yīng)商，簽訂餐飲服務(wù)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.餐飲供應(yīng)商應(yīng)按照合同要求提供優(yōu)質(zhì)的餐飲服務(wù)，確保食品安全和衛(wèi)生。4.員工應(yīng)遵守餐飲管理制度，文明就餐，不得浪費食物。如有特殊飲食需求，應(yīng)提前告知餐飲管理部門。（二）住宿管理1.對于因工作需要長期駐外或在項目現(xiàn)場工作的員工，公司可提供住宿。2.租賃合適的住房作為員工宿舍，并配備必要的生活設(shè)施，如床、桌椅、衣柜、空調(diào)、熱水器等。3.制定員工宿舍管理制度，明確宿舍入住、退房手續(xù)，宿舍衛(wèi)生、安全等要求。4.員工應(yīng)遵守宿舍管理制度，愛護宿舍設(shè)施，保持宿舍整潔衛(wèi)生，不得在宿舍內(nèi)大聲喧嘩、酗酒、賭博等。八、安全與保衛(wèi)管理（一）安全管理制度1.建立健全安全管理制度，明確安全管理職責，加強安全教育培訓，提高員工的安全意識。2.定期對項目辦公區(qū)域、宿舍、車輛等進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.制定安全應(yīng)急預(yù)案，包括火災(zāi)、地震、盜竊等應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)急處置能力。（二）保衛(wèi)管理1.加強項目保衛(wèi)工作，設(shè)置門禁系統(tǒng)，嚴格人員和車輛出入登記。2.安排專人負責巡邏，維護項目秩序，確保項目安全。3.加強對貴重物品、重要文件的保管，防止丟失和被盜。（三）消防安全管理1.按照消防法規(guī)要求，配備必要的消防設(shè)施和器材，如滅火器、消火栓、火災(zāi)自動報警系統(tǒng)等。2.定期對消防設(shè)施和器材進行檢查和維護，確保其正常運行。3.加強消防安全宣傳教育，提高員工的消防安全意識和自防自救能力。4.嚴禁在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙和使用明火，如需動火作業(yè)，應(yīng)辦理動火審批手續(xù)，并采取相應(yīng)的防火措施。九、環(huán)境衛(wèi)生與綠化管理（一）環(huán)境衛(wèi)生管理1.制定環(huán)境衛(wèi)生管理制度，明確各區(qū)域的清潔標準和責任人。2.定期對辦公區(qū)域、宿舍、食堂、衛(wèi)生間等進行清掃、消毒，保持環(huán)境整潔衛(wèi)生。3.加強對公共區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，及時清理垃圾和雜物，確保通道暢