公司群合同管理制度

公司群合同管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范公司群合同管理工作，加強(qiáng)對(duì)群合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的有效控制，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)在公司群內(nèi)涉及的各類(lèi)合同，包括但不限于買(mǎi)賣(mài)合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：群合同的簽訂、履行等活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和政策的規(guī)定。2.公平公正原則：合同雙方的權(quán)利和義務(wù)應(yīng)公平合理，不得損害任何一方的合法權(quán)益。3.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同各方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定的義務(wù)。4.分級(jí)管理原則：根據(jù)合同的性質(zhì)、金額等因素，實(shí)行分級(jí)分類(lèi)管理。二、合同管理職責(zé)分工（一）合同管理部門(mén)1.法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)群合同進(jìn)行法律審核，提供法律意見(jiàn)和建議。參與重大合同的談判、起草等工作。處理合同糾紛和法律風(fēng)險(xiǎn)防范工作。2.行政部門(mén)負(fù)責(zé)群合同管理制度的制定、修訂和解釋。對(duì)合同的簽訂、履行等情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。負(fù)責(zé)合同文本的歸檔和保管工作。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)群合同的發(fā)起、起草、談判等工作。2.對(duì)合同對(duì)方的主體資格、信用狀況等進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估。3.負(fù)責(zé)合同的履行，并及時(shí)向相關(guān)部門(mén)反饋履行情況。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.參與涉及財(cái)務(wù)條款的合同審核。2.負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付結(jié)算和財(cái)務(wù)核算工作。3.對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督。三、合同的起草與審核（一）合同起草1.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求發(fā)起合同起草工作，明確合同的基本內(nèi)容、雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任等條款。2.合同起草應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同模板，如無(wú)合適模板，應(yīng)按照規(guī)范格式和要求進(jìn)行起草。3.起草過(guò)程中應(yīng)確保條款清晰、準(zhǔn)確、完整，避免歧義。（二）合同審核1.業(yè)務(wù)部門(mén)完成合同初稿后，應(yīng)提交給法務(wù)部門(mén)進(jìn)行法律審核。2.法務(wù)部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對(duì)合同進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)防范條款等。3.審核通過(guò)后，法務(wù)部門(mén)出具法律審核意見(jiàn)，業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行修改完善。4.涉及財(cái)務(wù)條款的合同，還需提交財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，財(cái)務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審查合同的財(cái)務(wù)可行性、付款方式、結(jié)算條款等。四、合同的簽訂（一）簽約主體資格審查1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)對(duì)合同對(duì)方的主體資格、經(jīng)營(yíng)范圍、法定代表人身份證明等進(jìn)行審查，并留存相關(guān)證明文件。2.對(duì)于重要合同或金額較大的合同，必要時(shí)可委托律師事務(wù)所等專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行盡職調(diào)查。（二）合同簽訂流程1.經(jīng)審核通過(guò)的合同，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)與合同對(duì)方進(jìn)行簽訂。2.簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同雙方簽字蓋章齊全，簽字蓋章應(yīng)符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同原件提交給行政部門(mén)進(jìn)行歸檔保管，并將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)。五、合同的履行（一）履行職責(zé)分工1.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同的具體履行工作，按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等履行義務(wù)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)按照合同約定及時(shí)收付合同款項(xiàng)，并做好財(cái)務(wù)記錄和核算工作。3.其他相關(guān)部門(mén)應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)，配合業(yè)務(wù)部門(mén)做好合同履行工作。（二）履行跟蹤與反饋1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立合同履行跟蹤臺(tái)賬，及時(shí)記錄合同履行情況，包括合同執(zhí)行進(jìn)度、款項(xiàng)收付情況、對(duì)方履行情況等。2.如發(fā)現(xiàn)合同履行過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門(mén)反饋，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.對(duì)于合同履行過(guò)程中的重大事項(xiàng)或變更，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行處理。六、合同的變更與解除（一）變更條件1.經(jīng)合同雙方協(xié)商一致，可以變更合同內(nèi)容。2.因不可抗力等不可預(yù)見(jiàn)、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法履行或需要變更的。3.法律法規(guī)規(guī)定的其他情形。（二）變更程序1.合同變更應(yīng)由業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)起，填寫(xiě)合同變更申請(qǐng)表，說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容等。2.經(jīng)法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)審核通過(guò)后，與合同對(duì)方協(xié)商簽訂合同變更協(xié)議。3.合同變更協(xié)議簽訂后，應(yīng)按照合同簽訂的程序進(jìn)行歸檔保管。（三）解除條件1.經(jīng)合同雙方協(xié)商一致，可以解除合同。2.因不可抗力等不可預(yù)見(jiàn)、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法履行，且雙方協(xié)商一致解除的。3.一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方有權(quán)解除合同。4.法律法規(guī)規(guī)定的其他情形。（四）解除程序1.合同解除應(yīng)由業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)起，填寫(xiě)合同解除申請(qǐng)表，說(shuō)明解除的原因、依據(jù)等。2.經(jīng)法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)審核通過(guò)后，與合同對(duì)方協(xié)商簽訂合同解除協(xié)議。3.合同解除后，應(yīng)按照規(guī)定對(duì)合同履行情況進(jìn)行清理和結(jié)算，并做好相關(guān)資料的歸檔保管工作。七、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.加強(qiáng)合同管理，確保合同條款明確、合法、合規(guī)，避免因合同條款不清或違法違規(guī)導(dǎo)致糾紛。2.在合同履行過(guò)程中，加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)解決出現(xiàn)的問(wèn)題，避免矛盾激化。3.定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)采取措施防范。（二）糾紛處理流程1.當(dāng)發(fā)生合同糾紛時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)材料，并向法務(wù)部門(mén)報(bào)告。2.法務(wù)部門(mén)根據(jù)糾紛情況進(jìn)行分析研究，制定糾紛處理方案。3.糾紛處理方案經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)與合同對(duì)方進(jìn)行協(xié)商、談判或通過(guò)法律途徑解決糾紛。4.在糾紛處理過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)積極配合法務(wù)部門(mén)提供相關(guān)信息和協(xié)助工作。八、合同檔案管理（一）檔案內(nèi)容合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同審批表、法律審核意見(jiàn)、財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)、合同履行記錄、變更協(xié)議、解除協(xié)議、糾紛處理記錄等相關(guān)資料。（二）歸檔要求1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將合同原件及相關(guān)資料提交給行政部門(mén)進(jìn)行歸檔保管。2.行政部門(mén)應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂，并建立電子檔案。3.合同檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的完整性、真實(shí)性和保密性。（三）查閱與借閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門(mén)查閱。2.如需借閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。3.查閱和借閱合同檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自復(fù)印、涂改、損毀檔案資料。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門(mén)定期對(duì)公司群合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、檔案管理情況等。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門(mén)的合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括合同簽