行政后勤分級管理制度

行政后勤分級管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范公司行政后勤管理工作，明確各級職責(zé)與權(quán)限，提高行政后勤服務(wù)質(zhì)量和效率，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本分級管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的行政后勤管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則：行政后勤工作在公司管理層的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下開展，確保各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)一致。2.分級負(fù)責(zé)原則：根據(jù)行政后勤工作的不同職能和管理層次，明確各級的職責(zé)和權(quán)限，實(shí)行分級管理。3.服務(wù)至上原則：以滿足公司業(yè)務(wù)需求和員工工作生活需要為出發(fā)點(diǎn)，提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的行政后勤服務(wù)。4.成本效益原則：在保障行政后勤服務(wù)質(zhì)量的前提下，合理控制成本，提高資源利用效率。二、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）行政后勤管理組織架構(gòu)公司設(shè)立行政后勤部，行政后勤部下設(shè)辦公室、采購部、后勤部、安保部等職能部門，各分支機(jī)構(gòu)根據(jù)實(shí)際情況設(shè)立相應(yīng)的行政后勤崗位或部門。（二）各級職責(zé)分工1.公司管理層負(fù)責(zé)制定行政后勤管理工作的戰(zhàn)略方針和政策。審批行政后勤管理的重大決策和重要事項(xiàng)。監(jiān)督行政后勤管理工作的執(zhí)行情況。2.行政后勤部貫徹執(zhí)行公司管理層關(guān)于行政后勤管理工作的方針、政策和決策。制定和完善行政后勤管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。負(fù)責(zé)公司行政事務(wù)的統(tǒng)籌管理，包括公文處理、會(huì)議組織、檔案管理等。負(fù)責(zé)公司采購工作的規(guī)劃、組織和實(shí)施，確保物資供應(yīng)的及時(shí)性和質(zhì)量。負(fù)責(zé)公司后勤保障工作，包括辦公環(huán)境維護(hù)、餐飲服務(wù)、車輛管理等。負(fù)責(zé)公司安全保衛(wèi)工作，制定安全制度，落實(shí)安全措施，確保公司人員和財(cái)產(chǎn)安全。指導(dǎo)和監(jiān)督各分支機(jī)構(gòu)行政后勤管理工作。3.辦公室負(fù)責(zé)公司公文的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔等工作。組織安排公司各類會(huì)議，做好會(huì)議記錄和紀(jì)要整理。負(fù)責(zé)公司印信管理，嚴(yán)格按照規(guī)定使用印章。負(fù)責(zé)公司辦公用品的采購、發(fā)放和管理。負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、歸檔和保管，確保檔案資料的完整性和安全性。4.采購部制定采購計(jì)劃，根據(jù)公司需求采購各類物資和服務(wù)。開展供應(yīng)商調(diào)研、評估和選擇工作，建立供應(yīng)商檔案。負(fù)責(zé)采購合同的簽訂、執(zhí)行和管理，確保采購工作的合規(guī)性。監(jiān)控采購成本，進(jìn)行采購成本分析和控制，降低采購費(fèi)用。5.后勤部負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)，定期進(jìn)行清潔和消毒。負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)施設(shè)備的日常維護(hù)和維修，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。負(fù)責(zé)公司餐飲服務(wù)的管理，提供安全、衛(wèi)生、可口的餐飲。負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度、使用和維護(hù)，確保車輛安全和正常運(yùn)行。6.安保部制定公司安全保衛(wèi)制度和應(yīng)急預(yù)案，組織實(shí)施安全保衛(wèi)工作。負(fù)責(zé)公司人員和車輛的出入管理，檢查人員證件和車輛通行證。開展安全巡邏和監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。組織開展安全教育培訓(xùn)，提高員工安全意識和應(yīng)急處置能力。三、行政事務(wù)管理（一）公文管理1.公文種類包括通知、報(bào)告、請示、批復(fù)、函等。2.公文起草應(yīng)符合公司公文格式要求，內(nèi)容準(zhǔn)確、簡潔、明了。3.公文審批流程按照公司規(guī)定執(zhí)行，嚴(yán)格控制公文流轉(zhuǎn)時(shí)間。4.公文歸檔應(yīng)及時(shí)、完整，確保公文資料的可查性。（二）會(huì)議管理1.會(huì)議分為公司級會(huì)議、部門會(huì)議和專項(xiàng)會(huì)議等。2.會(huì)議組織部門應(yīng)提前做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，包括確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等。3.會(huì)議期間應(yīng)做好會(huì)議記錄，會(huì)后及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)審批后發(fā)送給相關(guān)人員。4.對會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和檢查，確保會(huì)議精神得到有效落實(shí)。（三）檔案管理1.檔案分類包括行政檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。2.檔案收集應(yīng)及時(shí)、全面，確保檔案資料的完整性。3.檔案整理應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保檔案編號清晰、目錄準(zhǔn)確。4.檔案保管應(yīng)安全、保密，建立檔案借閱制度，嚴(yán)格控制檔案借閱范圍和手續(xù)。（四）印信管理1.公司印信包括公章、合同章、財(cái)務(wù)章等。2.印信使用應(yīng)嚴(yán)格按照審批流程進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。3.印信保管人員應(yīng)妥善保管印信，確保印信安全。4.定期對印信使用情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告處理。四、采購管理（一）采購計(jì)劃制定1.各部門應(yīng)根據(jù)工作需要提前提交采購申請，明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等。2.采購部匯總各部門采購申請，結(jié)合庫存情況和公司預(yù)算，制定年度、季度和月度采購計(jì)劃。（二）供應(yīng)商管理1.采購部定期開展供應(yīng)商調(diào)研，收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。2.對供應(yīng)商進(jìn)行評估和選擇，根據(jù)評估結(jié)果確定合格供應(yīng)商名單。3.與合格供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方權(quán)利和義務(wù)。4.定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商合作關(guān)系。（三）采購實(shí)施1.根據(jù)采購計(jì)劃，采購部選擇合適的采購方式，如招標(biāo)采購、詢價(jià)采購、競爭性談判等。2.組織采購談判，與供應(yīng)商協(xié)商采購價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。3.簽訂采購合同，確保合同條款符合公司要求和法律法規(guī)規(guī)定。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。（四）采購驗(yàn)收1.采購物資到貨后，采購部通知相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員應(yīng)按照合同要求對物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢驗(yàn)。3.驗(yàn)收合格后，填寫驗(yàn)收報(bào)告，辦理入庫手續(xù)。4.對驗(yàn)收不合格的物資，采購部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，協(xié)商解決退貨、換貨等問題。五、后勤保障管理（一）辦公環(huán)境管理1.后勤部負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，制定清潔標(biāo)準(zhǔn)和工作流程。2.定期對辦公區(qū)域進(jìn)行清潔和消毒，保持辦公環(huán)境整潔、舒適。3.做好辦公區(qū)域的綠化工作，營造良好的辦公氛圍。4.對辦公設(shè)施設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。（二）餐飲服務(wù)管理1.后勤部負(fù)責(zé)公司餐飲服務(wù)的管理，選擇合適的餐飲供應(yīng)商。2.制定餐飲服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，確保餐飲質(zhì)量和食品安全。3.合理安排餐飲供應(yīng)時(shí)間，滿足員工用餐需求。4.收集員工對餐飲服務(wù)的意見和建議，及時(shí)改進(jìn)餐飲服務(wù)質(zhì)量。（三）車輛管理1.后勤部負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度、使用和維護(hù)管理。2.制定車輛使用制度，明確車輛使用范圍、申請流程和審批權(quán)限。3.定期對車輛進(jìn)行保養(yǎng)和維修，確保車輛性能良好。4.做好車輛安全管理工作，加強(qiáng)駕駛員安全教育培訓(xùn)，確保行車安全。六、安全保衛(wèi)管理（一）安全制度制定1.安保部制定公司安全保衛(wèi)制度，明確安全管理職責(zé)和工作流程。2.安全制度包括門禁制度、巡邏制度、消防安全制度、突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案等。（二）人員與車輛出入管理1.安保人員負(fù)責(zé)公司人員和車輛的出入管理，嚴(yán)格檢查人員證件和車輛通行證。2.對來訪人員進(jìn)行登記，經(jīng)被訪人員同意后放行。3.對進(jìn)出公司的車輛進(jìn)行檢查，防止危險(xiǎn)物品進(jìn)入公司。（三）安全巡邏與監(jiān)控1.安保部定期開展安全巡邏，制定巡邏路線和時(shí)間，做好巡邏記錄。2.安裝監(jiān)控設(shè)備，對公司重點(diǎn)區(qū)域進(jìn)行24小時(shí)監(jiān)控。3.及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患，對異常情況進(jìn)行報(bào)告和處置。（四）消防安全管理1.制定消防安全制度，明確消防安全責(zé)任和工作要求。2.配備必要的消防器材和設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.組織開展消防安全培訓(xùn)和演練，提高員工消防安全意識和應(yīng)急處置能力。4.確保消防通道暢通，嚴(yán)禁在消防通道內(nèi)堆放雜物。七、考核與獎(jiǎng)懲（一）考核指標(biāo)1.工作業(yè)績指標(biāo)：包括行政事務(wù)處理效率、采購成本控制、后勤服務(wù)滿意度、安全事故發(fā)生率等。2.工作態(tài)度指標(biāo)：包括責(zé)任心、敬業(yè)精神、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等。3.工作能力指標(biāo)：包括專業(yè)知識、業(yè)務(wù)技能、溝通協(xié)調(diào)能力等。（二）考核方式1.定期考核：每月或每季度對行政后勤人員進(jìn)行考核。2.不定期考核：根據(jù)工作需要，對行政后勤人員的工作進(jìn)行不定期檢查和評估。3.上級評價(jià)：由上級領(lǐng)導(dǎo)對下屬行政后勤人員進(jìn)行評價(jià)。4.自我評價(jià)：行政后勤人員對自己的工作進(jìn)行自我評價(jià)。5.客戶評價(jià)：收集公司內(nèi)部其他部門和員工對行政后勤服務(wù)的評價(jià)。（三）獎(jiǎng)懲措施1.對于考核優(yōu)秀的行政后勤人員，給予表彰、獎(jiǎng)勵(lì)和晉升機(jī)會(huì)。2.對于考核不合格的行政后勤人員，進(jìn)行批評教育、培訓(xùn)輔導(dǎo)或調(diào)整工作崗位。3.對違反公司行政后勤管理制度的人員，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。八、培訓(xùn)與發(fā)展（一）培訓(xùn)計(jì)劃制定1.根據(jù)行政后勤人員的崗位需求和發(fā)展規(guī)劃，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括行政管理知識、采購技能、后勤服務(wù)技巧、安全保衛(wèi)知識等。（二）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)：由公司內(nèi)部管理人員或?qū)＜疫M(jìn)行培訓(xùn)授課。2.外部培訓(xùn)：選派行政后勤人員參加外部專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)舉辦的培訓(xùn)課程。3.在線學(xué)習(xí)：利用網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺，提供在線學(xué)習(xí)資源，供行政后勤人員自主學(xué)習(xí)。4.實(shí)踐鍛煉：通過實(shí)際工作任務(wù)的安排，讓行政后勤人員在實(shí)踐中鍛煉和提高業(yè)務(wù)能力。（三）職業(yè)發(fā)展規(guī)劃1.為行政后勤人員制定職業(yè)發(fā)展規(guī)劃