規(guī)范企業(yè)印章管理制度

規(guī)范企業(yè)印章管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司印章管理，維護(hù)公司合法權(quán)益，規(guī)范印章使用行為，防范印章管理風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)、子公司的各類印章管理。印章種類1.公司公章：代表公司對外行使權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)的具有最高效力的印章。2.合同專用章：用于簽訂各類合同、協(xié)議等法律文件的印章。3.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)核算、資金收付等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的印章。4.法定代表人章：用于特定財(cái)務(wù)或其他重要文件上代表法定代表人簽字的印章。5.部門章：各部門為履行職責(zé)而刻制的印章，如行政章、業(yè)務(wù)章等，用于部門內(nèi)部文件、通知等。6.其他專用章：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要刻制的專門用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的印章。印章的刻制與啟用印章刻制申請1.因工作需要刻制印章的部門或單位，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司行政部門審核，行政部門根據(jù)公司規(guī)定和實(shí)際需求進(jìn)行初步審查。3.審核通過后，申請表提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批，重大印章的刻制需經(jīng)董事長批準(zhǔn)。印章刻制1.經(jīng)批準(zhǔn)的印章刻制申請，由行政部門統(tǒng)一安排到公安機(jī)關(guān)指定的具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。2.刻制單位應(yīng)嚴(yán)格按照公司提供的印章樣式、規(guī)格、材質(zhì)等要求進(jìn)行制作，確保印章質(zhì)量。3.印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)與刻制單位辦理交接手續(xù)，檢查印章外觀、尺寸、文字等是否符合要求。印章啟用1.新印章啟用前，行政部門應(yīng)填寫《印章啟用申請表》，注明印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息。2.《印章啟用申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部門負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后，正式啟用印章。3.行政部門應(yīng)將印章啟用信息及時(shí)通知相關(guān)部門和人員，并在公司內(nèi)部發(fā)布啟用公告。4.印章啟用后，原相關(guān)印章即行廢止，行政部門應(yīng)及時(shí)將廢止印章封存保管。印章的保管保管原則1.公司印章實(shí)行專人保管制度，確保印章安全、妥善存放。2.印章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定，不得擅自將印章交予他人使用。3.印章保管應(yīng)做到分散保管與相互監(jiān)督相結(jié)合，避免印章集中在一人手中。保管人員職責(zé)1.公司公章：由公司法定代表人指定專人保管，或由行政部門負(fù)責(zé)人保管，保管人員應(yīng)妥善保管公章，確保公章存放安全，防止被盜用、丟失。2.合同專用章：由合同管理部門指定專人保管，保管人員負(fù)責(zé)合同專用章的日常使用和管理，按照規(guī)定程序用印。3.財(cái)務(wù)專用章：由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或指定專人保管，保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度使用財(cái)務(wù)專用章，確保資金收付安全。4.法定代表人章：由法定代表人或其授權(quán)人員保管，保管人員應(yīng)根據(jù)法定代表人的指示使用法定代表人章。5.部門章：由各部門指定專人保管，保管人員負(fù)責(zé)本部門印章的使用和管理，確保印章僅用于本部門內(nèi)部業(yè)務(wù)。6.其他專用章：由相關(guān)業(yè)務(wù)部門指定專人保管，保管人員按照業(yè)務(wù)規(guī)定使用專用章。保管場所1.公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等重要印章應(yīng)存放于保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱中，并放置在安全、保密的場所。2.部門章可根據(jù)實(shí)際情況存放在部門辦公室的抽屜或文件柜中，但應(yīng)確保存放安全，防止印章丟失或被盜用。印章的交接1.印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章交接清單》，詳細(xì)記錄印章名稱、數(shù)量、交接時(shí)間、交接雙方等信息。2.交接雙方應(yīng)在《印章交接清單》上簽字確認(rèn)，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)交。3.交接完成后，原保管人員應(yīng)將印章及相關(guān)文件資料移交給新保管人員，并協(xié)助新保管人員熟悉印章管理規(guī)定和使用流程。印章的使用使用原則1.嚴(yán)格遵循審批制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何部門和個(gè)人不得擅自使用公司印章。2.使用印章應(yīng)基于真實(shí)、合法、有效的業(yè)務(wù)需求，確保用印文件與實(shí)際業(yè)務(wù)相符。3.印章使用應(yīng)規(guī)范、清晰，不得在空白紙張、合同等文件上加蓋印章。使用流程1.填寫用印申請單：使用印章的部門或個(gè)人應(yīng)填寫《用印申請單》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、文件名稱、文號、用印份數(shù)、用印日期等信息，并簽字確認(rèn)。2.審批：一般事項(xiàng)用印：由部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過后即可用印。重要事項(xiàng)用?。喝缟婕昂贤炗啞⒅卮笪募l(fā)布、資金支付等，需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，金額較大的合同或重要文件還需經(jīng)董事長批準(zhǔn)。法定代表人用?。河煞ǘù砣吮救撕炞只蚴跈?quán)他人簽字審批。3.用?。航?jīng)審批通過的《用印申請單》交印章保管人員，保管人員核對申請單內(nèi)容與用印文件一致后，在規(guī)定位置加蓋印章。加蓋印章應(yīng)確保印章清晰、端正，騎年蓋月，不得模糊、遺漏。用印完畢后，保管人員應(yīng)在《用印申請單》上注明用印情況，并將用印文件與申請單一起存檔。特殊情況用印1.如遇緊急情況無法事先履行審批手續(xù)時(shí)，使用印章的部門或個(gè)人應(yīng)電話請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)和用印申請單。2.對于異地用印或遠(yuǎn)程用印的情況，可通過傳真、郵件等方式傳輸用印申請單和相關(guān)文件，但應(yīng)確保傳輸?shù)恼鎸?shí)性和完整性，并在事后及時(shí)補(bǔ)簽書面申請單。用印登記1.印章保管人員應(yīng)建立《印章使用登記簿》，詳細(xì)記錄每次印章使用的日期、申請部門、申請人、用印事項(xiàng)、文件名稱、文號、用印份數(shù)、審批情況等信息。2.《印章使用登記簿》應(yīng)定期進(jìn)行核對和整理，確保登記信息準(zhǔn)確無誤。3.印章使用登記記錄應(yīng)作為印章管理檔案的重要組成部分，保存一定期限，以備查閱和審計(jì)。印章的停用與銷毀停用情形1.公司名稱變更、重組、注銷等原因?qū)е掠≌虏辉偈褂谩?.印章?lián)p壞、遺失或被盜用，無法繼續(xù)正常使用。3.因業(yè)務(wù)調(diào)整或其他原因，某一印章已不再具有使用價(jià)值。停用流程1.印章使用部門或保管人員發(fā)現(xiàn)印章需要停用時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫《印章停用申請表》，說明停用原因、印章名稱等信息。2.《印章停用申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，行政部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員印章停用事宜，并收回印章。銷毀流程1.對于停用的印章，行政部門應(yīng)組織專人進(jìn)行清理和核對，確保需要銷毀的印章數(shù)量準(zhǔn)確、印章內(nèi)容完整。2.銷毀印章應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如粉碎、熔化等，確保印章無法恢復(fù)使用。3.銷毀印章時(shí)，應(yīng)至少有兩名監(jiān)銷人員在場，并在《印章銷毀清單》上簽字確認(rèn)，清單應(yīng)包括印章名稱、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。4.《印章銷毀清單》應(yīng)作為印章管理檔案的重要資料保存，以備審計(jì)和查詢。印章管理監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政部門負(fù)責(zé)對印章管理情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保印章管理制度的執(zhí)行情況良好。2.檢查內(nèi)容包括印章保管是否安全、使用是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、登記記錄是否完整等。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到妥善解決。審計(jì)監(jiān)督1.公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對印章管理進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，定期或不定期對印章使用情況、保管情況等進(jìn)行審計(jì)檢查。2.審計(jì)部門應(yīng)重點(diǎn)審查印章使用的合規(guī)性、審批流程的執(zhí)行情況、印章保管的安全性等方面，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出審計(jì)建議，并督促相關(guān)部門整改。3.審計(jì)部門應(yīng)將印章管理審計(jì)結(jié)果向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并作為公司內(nèi)部管理評價(jià)的重要依據(jù)。違規(guī)責(zé)任追究責(zé)任界定1.因印章保管人員保管不善，導(dǎo)致印章被盜用、丟失或損壞的，保管人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.因印章使用人員未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用印章、違規(guī)用印或在空白文件上加蓋印章等行為，給公司造成損失的，使用人員應(yīng)承擔(dān)全部或部分賠償責(zé)任。3.對于違反印章管理制度，故意濫用印章、偽造印章使用記錄等行為，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)依法承擔(dān)法律責(zé)任。追究措施1.對于違反印章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警