項目外協(xié)材料管理制度

項目外協(xié)材料管理制度?總則1.目的為加強公司項目外協(xié)材料的管理，規(guī)范外協(xié)材料的采購、供應(yīng)、使用、庫存等環(huán)節(jié)，確保項目順利進行，降低成本，提高經(jīng)濟效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及外協(xié)材料的項目，包括但不限于產(chǎn)品制造、工程建設(shè)、技術(shù)服務(wù)等項目中所需的外協(xié)采購材料。3.職責分工采購部門負責外協(xié)材料供應(yīng)商的開發(fā)、評估、選擇和管理。制定外協(xié)材料采購計劃，組織采購活動，確保材料按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。負責與供應(yīng)商簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，處理采購過程中的問題。項目部門根據(jù)項目需求，提出外協(xié)材料的規(guī)格、型號、數(shù)量等要求，并提交給采購部門。參與供應(yīng)商的評估和選擇，協(xié)助采購部門進行采購談判。負責外協(xié)材料的到貨驗收，對材料的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等進行核對，如發(fā)現(xiàn)問題及時通知采購部門處理。負責協(xié)調(diào)項目現(xiàn)場與外協(xié)材料相關(guān)的工作，確保材料的正確使用和合理庫存。質(zhì)量部門制定外協(xié)材料的檢驗標準和檢驗流程，負責對外協(xié)材料進行檢驗和質(zhì)量控制。對采購的外協(xié)材料進行抽檢或全檢，判定材料是否合格，對不合格材料提出處理意見。參與供應(yīng)商的質(zhì)量評估，協(xié)助采購部門選擇質(zhì)量可靠的供應(yīng)商。倉庫管理部門負責外協(xié)材料的入庫、存儲、保管和發(fā)放工作。建立外協(xié)材料庫存臺賬，定期盤點庫存，確保賬實相符。按照規(guī)定的程序和要求發(fā)放外協(xié)材料，做好發(fā)放記錄。財務(wù)部門負責外協(xié)材料采購資金的預(yù)算安排和支付管理。對外協(xié)材料采購成本進行核算和分析，提供相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)和報告。審核采購合同、發(fā)票等財務(wù)憑證，確保財務(wù)處理的準確性和合規(guī)性。外協(xié)材料供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門應(yīng)根據(jù)項目需求和公司供應(yīng)商管理要求，通過多種渠道開發(fā)外協(xié)材料供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進行初步調(diào)查，了解其基本情況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、價格水平、售后服務(wù)等方面的信息，并填寫《供應(yīng)商基本情況調(diào)查表》。采購部門組織相關(guān)部門（如項目部門、質(zhì)量部門）對潛在供應(yīng)商進行實地考察，評估其綜合實力和是否符合公司要求。實地考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)設(shè)施、工藝流程、質(zhì)量管理體系、人員配備等。2.供應(yīng)商評估采購部門定期（每年至少一次）對現(xiàn)有供應(yīng)商進行評估，評估指標包括質(zhì)量、交貨期、價格、服務(wù)等方面。質(zhì)量方面，主要考核供應(yīng)商提供的外協(xié)材料的合格率、退貨率等指標；交貨期方面，考核供應(yīng)商是否按時交貨，交貨準時率等；價格方面，比較供應(yīng)商的報價與市場行情，評估其價格合理性；服務(wù)方面，考察供應(yīng)商的售后服務(wù)響應(yīng)速度、解決問題的能力等。采購部門根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，分為A、B、C三類。A類為優(yōu)秀供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機會和優(yōu)惠政策；B類為合格供應(yīng)商，維持正常合作關(guān)系；C類為不合格供應(yīng)商，限制或停止合作，并要求其限期整改。3.供應(yīng)商選擇在選擇外協(xié)材料供應(yīng)商時，應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，綜合考慮供應(yīng)商的質(zhì)量、價格、交貨期、服務(wù)等因素。對于重要的外協(xié)材料采購項目，應(yīng)采用招標、競爭性談判等方式選擇供應(yīng)商，確保采購過程的透明度和公正性。采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括材料規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務(wù)等條款。4.供應(yīng)商管理采購部門建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果、合作歷史、合同執(zhí)行情況等內(nèi)容，并定期更新。加強與供應(yīng)商的溝通與協(xié)調(diào)，定期召開供應(yīng)商會議，反饋項目需求和質(zhì)量要求，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況，共同解決合作過程中出現(xiàn)的問題。對供應(yīng)商的表現(xiàn)進行跟蹤和評價，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商出現(xiàn)質(zhì)量問題、交貨延遲、服務(wù)不到位等情況，及時發(fā)出書面通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)暫?；蚪K止合作。外協(xié)材料采購管理1.采購計劃制定項目部門根據(jù)項目進度計劃，提前向采購部門提交外協(xié)材料需求計劃，明確材料的規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等信息。采購部門結(jié)合項目需求計劃、庫存情況、市場供應(yīng)情況等因素，制定外協(xié)材料采購計劃。采購計劃應(yīng)包括采購材料的詳細清單、預(yù)計采購時間、采購預(yù)算等內(nèi)容。采購計劃經(jīng)采購部門負責人審核后，報公司分管領(lǐng)導審批。審批通過后的采購計劃作為采購活動的依據(jù)。2.采購實施采購部門根據(jù)采購計劃，選擇合適的采購方式進行采購。采購方式包括招標采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等，應(yīng)根據(jù)采購金額、采購性質(zhì)、市場情況等因素合理選擇。對于招標采購項目，采購部門應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司招標管理規(guī)定，編制招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標、評標、定標等工作。在采購過程中，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商進行充分溝通，確保采購材料的規(guī)格、型號、質(zhì)量等符合項目要求。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與供應(yīng)商協(xié)商解決。采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同后，應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等信息，確保材料按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。3.采購合同管理采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括材料規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務(wù)等條款。合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的表述。采購部門負責采購合同的起草、審核、簽訂、執(zhí)行、變更、終止等全過程管理。合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)公司法務(wù)部門或法律顧問審核，確保合同的合法性和有效性。采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給項目部門、質(zhì)量部門、倉庫管理部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的準備工作。在合同執(zhí)行過程中，如需要變更合同條款，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補充文件，具有同等法律效力。采購合同執(zhí)行完畢后，采購部門應(yīng)及時對合同進行總結(jié)和評價，分析合同執(zhí)行過程中的經(jīng)驗教訓，為今后的采購工作提供參考。外協(xié)材料驗收管理1.驗收準備項目部門在接到采購部門通知的外協(xié)材料到貨時間前，應(yīng)安排專人負責驗收工作，并明確驗收人員的職責和分工。驗收人員應(yīng)熟悉外協(xié)材料的規(guī)格、型號、質(zhì)量標準、檢驗方法等要求，準備好必要的驗收工具和設(shè)備，如量具、檢測儀器等。倉庫管理部門應(yīng)提前做好收貨場地和存儲設(shè)施的準備工作，確保到貨材料能夠及時、安全地入庫。2.到貨驗收外協(xié)材料到貨時，供應(yīng)商應(yīng)提供送貨清單、質(zhì)量證明文件等相關(guān)資料。驗收人員首先核對送貨清單與采購合同的一致性，包括材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。按照驗收標準和檢驗流程，對到貨材料的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等進行檢驗。質(zhì)量檢驗可采用抽檢或全檢的方式，檢驗內(nèi)容包括外觀質(zhì)量、尺寸精度、性能指標等。對于重要的外協(xié)材料或質(zhì)量要求較高的材料，驗收人員可邀請質(zhì)量部門的專業(yè)人員共同參與驗收工作，確保驗收結(jié)果的準確性和可靠性。如發(fā)現(xiàn)到貨材料存在質(zhì)量問題、數(shù)量短缺、規(guī)格不符等情況，驗收人員應(yīng)及時填寫《外協(xié)材料驗收不合格報告》，詳細記錄問題情況，并通知采購部門與供應(yīng)商聯(lián)系處理。3.驗收結(jié)果處理對于驗收合格的外協(xié)材料，驗收人員在送貨清單上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)。倉庫管理部門按照規(guī)定的存儲要求，將材料妥善存放，并更新庫存臺賬。對于驗收不合格的外協(xié)材料，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其在規(guī)定的時間內(nèi)采取補貨、換貨、退貨等措施。供應(yīng)商處理后，重新進行驗收，直至驗收合格為止。如因外協(xié)材料質(zhì)量問題給項目造成損失的，采購部門應(yīng)根據(jù)合同約定，要求供應(yīng)商承擔相應(yīng)的賠償責任。同時，應(yīng)分析原因，采取改進措施，防止類似問題再次發(fā)生。外協(xié)材料庫存管理1.庫存規(guī)劃倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)項目需求、采購周期、庫存周轉(zhuǎn)率等因素，合理規(guī)劃外協(xié)材料的庫存水平，制定庫存定額。庫存定額應(yīng)包括最高庫存量、最低庫存量和安全庫存量等指標。最高庫存量是指為防止材料積壓而設(shè)定的庫存上限；最低庫存量是指為保證項目正常進行而設(shè)定的庫存下限；安全庫存量是指為應(yīng)對突發(fā)情況（如供應(yīng)商延遲交貨、市場供應(yīng)短缺等）而設(shè)定的額外庫存。倉庫管理部門應(yīng)定期對庫存定額進行評估和調(diào)整，確保其合理性和有效性。2.入庫管理外協(xié)材料到貨后，倉庫管理部門驗收人員應(yīng)按照驗收程序進行驗收，驗收合格后辦理入庫手續(xù)。入庫人員應(yīng)根據(jù)送貨清單和驗收結(jié)果，將材料準確無誤地搬運至指定的存儲位置，并填寫《外協(xié)材料入庫單》，詳細記錄材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息?！锻鈪f(xié)材料入庫單》應(yīng)一式多聯(lián)，分別由倉庫管理部門、采購部門、財務(wù)部門等留存，作為記賬、核算、對賬的依據(jù)。3.存儲管理倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)外協(xié)材料的特性和要求，提供適宜的存儲環(huán)境，確保材料質(zhì)量不受影響。例如，對于易受潮的材料，應(yīng)存放在干燥通風的倉庫；對于易燃易爆的材料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行特殊存儲。對庫存的外協(xié)材料應(yīng)進行分類存放，標識清晰，便于查找和管理。同時，應(yīng)建立庫存臺賬，實時記錄材料的出入庫情況，做到賬實相符。倉庫管理部門應(yīng)定期對庫存材料進行盤點，盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。盤點時，應(yīng)認真核對庫存數(shù)量與臺賬記錄是否一致，如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時查明原因并進行處理。4.發(fā)放管理項目部門根據(jù)項目實際需求，填寫《外協(xié)材料領(lǐng)料單》，注明材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)項目負責人簽字批準后，到倉庫管理部門領(lǐng)取外協(xié)材料。倉庫管理部門發(fā)放人員應(yīng)根據(jù)《外協(xié)材料領(lǐng)料單》進行核對，確認無誤后，按照先進先出的原則發(fā)放材料，并在《外協(xié)材料領(lǐng)料單》上簽字確認?！锻鈪f(xié)材料領(lǐng)料單》應(yīng)一式多聯(lián)，分別由倉庫管理部門、項目部門、財務(wù)部門等留存，作為發(fā)放記錄和成本核算的依據(jù)。倉庫管理部門應(yīng)定期統(tǒng)計外協(xié)材料的發(fā)放情況，分析材料消耗規(guī)律，為采購計劃的制定提供參考。外協(xié)材料成本控制與核算1.成本控制采購部門應(yīng)通過優(yōu)化采購流程、選擇合適的供應(yīng)商、談判合理的價格等方式，降低外協(xié)材料的采購成本。同時，應(yīng)關(guān)注市場價格動態(tài)，及時調(diào)整采購策略，爭取獲得更有利的采購條件。項目部門應(yīng)合理安排項目進度，避免因進度延誤導致外協(xié)材料的積壓和浪費。同時，應(yīng)加強對項目現(xiàn)場的管理，確保材料的正確使用，減少損耗。倉庫管理部門應(yīng)加強庫存管理，合理控制庫存水平，避免庫存積壓或缺貨。同時，應(yīng)做好庫存盤點工作，及時發(fā)現(xiàn)和處理庫存盈虧問題，降低庫存成本。2.成本核算財務(wù)部門應(yīng)建立健全外協(xié)材料成本核算制度，明確成本核算的對象、方法、流程等。外協(xié)材料成本核算應(yīng)包括采購成本、運輸成本、倉儲成本、損耗成本等內(nèi)容。采購成本是指購買外協(xié)材料所支付的貨款、運費、裝卸費等費用；運輸成本是指將外協(xié)材料運輸至公司所發(fā)生的費用；倉儲成本是指存儲外協(xié)材料所發(fā)生的倉庫租金、保管費用等；損耗成本是指因材料損耗而產(chǎn)生的成本。財務(wù)部門應(yīng)定期對外協(xié)材料成本進行核算和分析，編制成本報表，為公司管理層提供成本信息和決策支持。同時，應(yīng)對比實際成本與預(yù)算成本，找出成本差異原因，采取相應(yīng)的措施進行控制和改進。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對外協(xié)材料管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購流程的合規(guī)性、供應(yīng)商管理的有效性、驗收工作的準確性、庫存管理的規(guī)范性、成本控制的執(zhí)行情況等。審計部門應(yīng)制定詳細的檢查計劃和檢查表，采用抽樣檢查、實地查看、查閱資料等方式進行檢查。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。公司管理層應(yīng)定期聽取外協(xié)材料管理工作匯報，了解工作進展情況和存在的問題，對管理工作進行指導和監(jiān)督，推動各項管理制度的有效執(zhí)行。2.考核評價公司建立外協(xié)材料管理考核評價機制，對采購部門、項目部門、質(zhì)量部門、倉庫管理部門等相關(guān)部門在外協(xié)材料管理工作中的表現(xiàn)進行考核評價。考核評價指標應(yīng)包括采購成本控制、交貨期保證、材料質(zhì)量、庫存管理、服務(wù)滿意度等方面?？己朔绞娇刹捎枚靠己伺c定性考核相結(jié)合的方式，如根據(jù)采購成本降低率、交貨準時率