刻章員管理制度

刻章員管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司刻章管理，規(guī)范刻章員的工作行為，確保公司印章的安全使用和妥善保管，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有刻章員及涉及印章使用的相關(guān)部門(mén)和人員。（三）基本原則1.合法性原則：印章的刻制、使用、保管等必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.安全性原則：確保印章存放安全，防止印章被盜用、冒用、偽造等情況發(fā)生。3.規(guī)范性原則：明確印章使用流程，規(guī)范刻章員操作行為，確保印章使用準(zhǔn)確、規(guī)范。4.責(zé)任追究原則：對(duì)違反印章管理規(guī)定的行為，追究相關(guān)人員責(zé)任。二、印章種類及管理職責(zé)（一）印章種類1.公司公章：代表公司對(duì)外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任的主要印章。2.法定代表人章：用于特定文件簽署等。3.合同專用章：專門(mén)用于簽訂各類合同。4.財(cái)務(wù)專用章：用于財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)，如票據(jù)、報(bào)表等。5.部門(mén)章：各部門(mén)根據(jù)工作需要刻制的印章，用于部門(mén)內(nèi)部文件等。（二）管理職責(zé)1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)公司各類印章的刻制、備案、收繳、銷毀等工作。制定和完善印章管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。定期檢查印章保管和使用情況。2.刻章員負(fù)責(zé)印章的日常保管，確保印章安全。嚴(yán)格按照印章使用流程進(jìn)行用印操作，做好用印登記。發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞、遺失等異常情況及時(shí)報(bào)告。3.使用部門(mén)明確專人負(fù)責(zé)印章使用申請(qǐng)，填寫(xiě)用印申請(qǐng)表，說(shuō)明用印事由、文件名稱等。在用印后及時(shí)將用印文件歸檔保存。三、印章刻制與備案（一）刻制申請(qǐng)1.因工作需要刻制印章的部門(mén)或個(gè)人，應(yīng)填寫(xiě)《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱、用途、規(guī)格等信息。2.經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，交行政部門(mén)辦理刻制手續(xù)。（二）刻制要求1.行政部門(mén)應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)、信譽(yù)良好的印章制作單位進(jìn)行刻制。2.印章材質(zhì)、樣式應(yīng)符合公司規(guī)定和國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.刻制完成后，行政部門(mén)應(yīng)留存印章印模備案。（三）備案登記1.行政部門(mén)將新刻印章的相關(guān)信息，包括印章名稱、編號(hào)、規(guī)格、刻制時(shí)間、使用范圍等，在公司印章管理臺(tái)賬上進(jìn)行詳細(xì)登記。2.按照當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)要求，及時(shí)辦理印章備案手續(xù)，留存?zhèn)浒缸C明文件。四、印章保管（一）保管方式1.公司公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等重要印章應(yīng)設(shè)立專門(mén)的保險(xiǎn)柜保管，鑰匙由刻章員專人負(fù)責(zé)保管，密碼由刻章員掌握，不得告知他人。2.部門(mén)章可由部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專人保管，存放在安全的地方。（二）保管環(huán)境1.印章保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等條件，確保印章安全存放。2.嚴(yán)禁將印章存放在不安全或易損壞的地方，如潮濕的地下室、無(wú)人看管的辦公室等。（三）保管人員職責(zé)1.刻章員應(yīng)嚴(yán)格遵守印章保管制度，不得擅自將印章交與他人保管或使用。2.每天下班前，檢查印章是否妥善保管，保險(xiǎn)柜是否鎖好。3.定期對(duì)印章進(jìn)行清潔、保養(yǎng)，確保印章清晰、完好。（四）印章交接1.刻章員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接印章時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《印章交接清單》，詳細(xì)記錄交接印章的名稱、數(shù)量、完好情況等。2.交接雙方及監(jiān)交人應(yīng)在清單上簽字確認(rèn)，確保交接手續(xù)完整。五、印章使用（一）使用范圍1.公司公章：用于公司對(duì)外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、報(bào)表等的簽署。2.法定代表人章：用于公司法定代表人授權(quán)的文件簽署、支票背書(shū)等。3.合同專用章：專門(mén)用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、合作協(xié)議等。4.財(cái)務(wù)專用章：用于財(cái)務(wù)票據(jù)、財(cái)務(wù)報(bào)表、銀行結(jié)算等業(yè)務(wù)。5.部門(mén)章：用于部門(mén)內(nèi)部的通知、報(bào)告、證明等文件。（二）使用流程1.申請(qǐng)：使用部門(mén)填寫(xiě)《用印申請(qǐng)表》，注明用印事由、文件名稱、份數(shù)、用印時(shí)間等，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審核。2.審批：根據(jù)用印事項(xiàng)的重要程度和涉及金額大小，分別報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。一般事項(xiàng)由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大事項(xiàng)由總經(jīng)理審批。3.用?。嚎陶聠T收到經(jīng)審批的《用印申請(qǐng)表》后，認(rèn)真核對(duì)申請(qǐng)表內(nèi)容與用印文件是否一致。在用印時(shí)，應(yīng)在印章使用登記簿上詳細(xì)記錄用印日期、文件名稱、用印份數(shù)、申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人等信息。4.蓋章：將印章端正、清晰地蓋在用印文件規(guī)定的位置上，確保印章與文件內(nèi)容相符。5.留存：用印完成后，刻章員應(yīng)將《用印申請(qǐng)表》與用印文件一并留存歸檔，以備查閱。（三）特殊情況處理1.緊急情況下（如文件急需發(fā)出等），無(wú)法及時(shí)履行審批手續(xù)的，使用部門(mén)應(yīng)電話請(qǐng)示公司領(lǐng)導(dǎo)同意后先行用印，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.因業(yè)務(wù)需要攜帶印章外出使用的，須填寫(xiě)《印章外出使用申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由刻章員專人攜帶印章外出，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)返回公司。印章外出期間，必須由刻章員或公司指定人員全程陪同，確保印章安全。六、印章停用與銷毀（一）停用情形1.公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整等原因?qū)е掠≌虏辉偈褂谩?.印章?lián)p壞、遺失等無(wú)法正常使用。（二）停用程序1.行政部門(mén)在確定印章停用后，應(yīng)及時(shí)發(fā)布印章停用通知，告知公司各部門(mén)及相關(guān)人員。2.將停用印章收回，與印章管理臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，確保印章全部收回。（三）銷毀程序1.填寫(xiě)《印章銷毀申請(qǐng)表》，說(shuō)明印章停用原因、銷毀方式等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意。2.選擇具有資質(zhì)的銷毀單位進(jìn)行印章銷毀，銷毀過(guò)程應(yīng)有專人監(jiān)督，并保留銷毀記錄。3.在印章管理臺(tái)賬上注銷印章信息，將銷毀證明文件歸檔保存。七、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.行政部門(mén)定期對(duì)印章保管和使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印章保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、用印登記是否完整等。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)不定期對(duì)印章管理進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。（二）責(zé)任追究1.對(duì)違反印章管理制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、辭退等。2.因印章管理不善導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失或聲譽(yù)損害的，相關(guān)責(zé)任