房卡管理制度

房卡管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司房卡管理，保障公司資產(chǎn)安全，規(guī)范員工使用公司房源行為，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有配備房卡的房源，包括但不限于辦公用房、員工宿舍、臨時(shí)周轉(zhuǎn)房等，以及所有涉及房卡使用、保管的公司員工。（三）基本原則1.安全第一原則：確保房卡使用過程中的人員與財(cái)產(chǎn)安全，防止因房卡管理不善引發(fā)安全事故。2.規(guī)范管理原則：對房卡的申請、發(fā)放、使用、回收、掛失、補(bǔ)辦等環(huán)節(jié)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。3.責(zé)任明晰原則：明確各相關(guān)部門與人員在房卡管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、房卡管理職責(zé)分工（一）行政部門1.負(fù)責(zé)制定和完善房卡管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)一管理公司房卡，建立房卡臺(tái)賬，記錄房卡的領(lǐng)取、發(fā)放、回收、掛失、補(bǔ)辦等情況。3.負(fù)責(zé)新員工房卡的制作與發(fā)放，以及離職員工房卡的回收。4.定期檢查公司房源房卡的使用情況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理。（二）房源管理部門1.負(fù)責(zé)所屬房源房卡的日常管理，包括房卡的領(lǐng)用、歸還登記等工作。2.協(xié)助行政部門做好房卡的掛失、補(bǔ)辦等相關(guān)事宜。3.對本部門管理房源的房卡使用情況進(jìn)行定期自查，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)報(bào)告行政部門。（三）使用員工1.嚴(yán)格按照本制度規(guī)定使用房卡，妥善保管房卡，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、涂改、偽造房卡。2.如發(fā)現(xiàn)房卡遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)向所在部門報(bào)告，并配合辦理掛失、補(bǔ)辦手續(xù)。3.在離職時(shí)，主動(dòng)將房卡交回所屬部門。三、房卡申請與發(fā)放（一）申請條件1.因工作需要長期使用公司房源的員工，由所在部門負(fù)責(zé)人審核后向行政部門提出房卡申請。2.新入職員工在辦理入職手續(xù)時(shí)，根據(jù)房源情況由行政部門統(tǒng)一發(fā)放房卡。（二）申請流程1.申請人填寫《房卡申請表》，詳細(xì)注明申請房卡的房源名稱、房號、使用期限等信息。2.將申請表提交所在部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人審核申請信息的真實(shí)性與必要性，簽署意見后報(bào)行政部門。3.行政部門對申請進(jìn)行審核，審核通過后予以發(fā)放房卡。（三）發(fā)放方式1.新員工房卡隨入職資料一并發(fā)放。2.長期使用房源員工的房卡，由行政部門通知申請人到指定地點(diǎn)領(lǐng)取。（四）房卡信息1.房卡上應(yīng)注明房源名稱、房號、公司標(biāo)識(shí)等信息。2.如有特殊用途或限制的房源，房卡上應(yīng)予以明確標(biāo)識(shí)。四、房卡使用規(guī)范（一）僅限本人使用員工應(yīng)使用本人房卡進(jìn)入相應(yīng)房源，不得將房卡借給他人使用。（二）正確使用方法1.員工應(yīng)按照房卡使用說明正確操作，將房卡貼近門禁感應(yīng)區(qū)域，聽到"滴"聲且指示燈亮起后，方可開門。2.如遇門禁系統(tǒng)故障無法正常開門，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系房源管理部門或行政部門處理，不得擅自破壞門禁設(shè)施。（三）使用時(shí)間限制1.辦公用房房卡使用時(shí)間應(yīng)與公司正常辦公時(shí)間一致，特殊情況需加班的，應(yīng)提前向所在部門報(bào)備。2.員工宿舍房卡使用時(shí)間應(yīng)符合宿舍管理規(guī)定，不得在非規(guī)定時(shí)間內(nèi)隨意進(jìn)出。（四）禁止行為1.嚴(yán)禁使用房卡開啟非本人有權(quán)限進(jìn)入的房源。2.不得利用房卡進(jìn)行任何違法違規(guī)活動(dòng)。3.不得私自復(fù)制、修改房卡信息。五、房卡保管（一）妥善保管員工應(yīng)妥善保管房卡，避免遺失、損壞。房卡應(yīng)隨身攜帶，不得隨意放置在辦公桌上或其他易丟失的地方。（二）防止損壞1.不得隨意彎折、刮擦、打孔房卡，避免因人為因素導(dǎo)致房卡損壞。2.如發(fā)現(xiàn)房卡有損壞跡象，應(yīng)及時(shí)向所在部門報(bào)告，申請補(bǔ)辦。（三）禁止外借房卡不得轉(zhuǎn)借他人，如因特殊情況需要他人代開房門，應(yīng)在現(xiàn)場陪同。六、房卡掛失與補(bǔ)辦（一）掛失1.員工發(fā)現(xiàn)房卡遺失后，應(yīng)立即向所在部門報(bào)告，并填寫《房卡掛失申請表》。2.所在部門應(yīng)及時(shí)通知行政部門，行政部門對掛失信息進(jìn)行登記，并暫停該房卡的使用權(quán)限。（二）補(bǔ)辦1.在掛失后[X]個(gè)工作日內(nèi)，員工可憑有效身份證件到行政部門辦理房卡補(bǔ)辦手續(xù)。2.行政部門收取補(bǔ)辦房卡工本費(fèi)[X]元，并重新制作發(fā)放房卡。3.補(bǔ)辦后的房卡使用期限與原房卡一致，原房卡自補(bǔ)辦新卡之日起失效。七、房卡回收（一）離職回收1.員工離職時(shí)，應(yīng)將本人房卡交回所在部門。2.所在部門負(fù)責(zé)核實(shí)房卡信息，并在員工離職手續(xù)辦理完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)將房卡交至行政部門。3.行政部門對回收的房卡進(jìn)行核對、注銷，并更新房卡臺(tái)賬。（二）房源變更回收1.員工因工作調(diào)動(dòng)等原因不再使用原房源時(shí)，應(yīng)將房卡交回所在部門。2.所在部門按照上述離職回收流程辦理房卡回收手續(xù)。八、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.行政部門定期對公司房源房卡的使用情況進(jìn)行檢查，包括房卡使用記錄、保管情況等。2.房源管理部門應(yīng)每月對本部門管理房源的房卡使用情況進(jìn)行自查，并將自查結(jié)果報(bào)行政部門。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用房卡的員工，行政部門將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、取消房卡使用資格等處理。2.因員工違規(guī)使用房卡給公司造成損失的，公司將依法追究其賠償責(zé)任。3.對于房卡管理不善的部門，行政部門將責(zé)令其限期