材料發(fā)票管理制度

材料發(fā)票管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司材料發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票開(kāi)具、取得、使用、保管等行為，確保公司財(cái)務(wù)收支合法、合規(guī)、準(zhǔn)確，維護(hù)公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在材料采購(gòu)、業(yè)務(wù)活動(dòng)等過(guò)程中涉及的材料發(fā)票管理。（三）基本原則1.合法性原則：材料發(fā)票的取得、開(kāi)具、使用等必須符合國(guó)家稅收法律法規(guī)及相關(guān)政策的規(guī)定。2.真實(shí)性原則：發(fā)票所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須真實(shí)發(fā)生，內(nèi)容與實(shí)際交易相符。3.完整性原則：發(fā)票的各項(xiàng)要素填寫(xiě)齊全、準(zhǔn)確，印章清晰，附件完整。4.及時(shí)性原則：應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)取得、開(kāi)具發(fā)票，并及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理。二、發(fā)票的開(kāi)具（一）開(kāi)票主體1.公司銷(xiāo)售材料或提供勞務(wù)需要開(kāi)具發(fā)票的，由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)按照國(guó)家稅收法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定開(kāi)具。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)發(fā)票開(kāi)具工作，開(kāi)票人員必須具備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉發(fā)票管理規(guī)定。（二）開(kāi)票要求1.開(kāi)具發(fā)票應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的時(shí)限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實(shí)開(kāi)具，并加蓋發(fā)票專(zhuān)用章。2.填寫(xiě)發(fā)票時(shí)，應(yīng)確?？蛻裘Q(chēng)、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開(kāi)戶行及賬號(hào)等信息準(zhǔn)確無(wú)誤。3.發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際銷(xiāo)售的材料或提供的勞務(wù)相符，包括材料名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額等詳細(xì)信息。4.對(duì)于折扣、折讓等情況，應(yīng)按照規(guī)定在發(fā)票上注明，不得另開(kāi)發(fā)票或開(kāi)具紅字發(fā)票。（三）開(kāi)票流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)在與客戶簽訂銷(xiāo)售合同或協(xié)議后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)信息傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)開(kāi)票人員根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)提供的信息，核對(duì)無(wú)誤后，按照發(fā)票開(kāi)具規(guī)定開(kāi)具發(fā)票。3.發(fā)票開(kāi)具后，應(yīng)進(jìn)行登記，記錄發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)具日期、客戶名稱(chēng)、金額等信息。4.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)發(fā)票開(kāi)具情況進(jìn)行核對(duì)和檢查，確保發(fā)票開(kāi)具的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。三、發(fā)票的取得（一）取得主體公司各部門(mén)及員工在采購(gòu)材料、接受勞務(wù)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中，應(yīng)按照規(guī)定取得發(fā)票。（二）取得要求1.取得的發(fā)票必須是由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)加蓋銷(xiāo)售方發(fā)票專(zhuān)用章。2.發(fā)票內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、完整，包括購(gòu)買(mǎi)方名稱(chēng)、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開(kāi)戶行及賬號(hào)、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等信息。3.發(fā)票開(kāi)具日期應(yīng)符合業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)生時(shí)間，不得提前或滯后開(kāi)具。4.對(duì)于不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)憑證，任何單位和個(gè)人有權(quán)拒收。（三）取得流程1.采購(gòu)部門(mén)在簽訂采購(gòu)合同或協(xié)議時(shí)，應(yīng)明確發(fā)票開(kāi)具要求，包括發(fā)票類(lèi)型、內(nèi)容、開(kāi)具時(shí)間等。2.采購(gòu)人員在采購(gòu)材料或接受勞務(wù)時(shí)，應(yīng)及時(shí)向銷(xiāo)售方索取發(fā)票，并對(duì)發(fā)票的真實(shí)性、完整性進(jìn)行審核。3.采購(gòu)人員取得發(fā)票后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將發(fā)票傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)。4.財(cái)務(wù)部門(mén)收到發(fā)票后，應(yīng)再次進(jìn)行審核，對(duì)于不符合規(guī)定的發(fā)票，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)人員與銷(xiāo)售方聯(lián)系更換。四、發(fā)票的使用（一）使用范圍公司取得的材料發(fā)票只能用于與公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的費(fèi)用支出、材料采購(gòu)等業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)，不得挪作他用。（二）使用要求1.發(fā)票應(yīng)按照規(guī)定的用途使用，不得擅自擴(kuò)大或縮小使用范圍。2.發(fā)票使用過(guò)程中應(yīng)妥善保管，不得丟失、損毀、涂改發(fā)票。3.已開(kāi)具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)當(dāng)保存五年。保存期滿，報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷(xiāo)毀。（三）使用流程1.員工在辦理財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)時(shí)，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單，并附上相應(yīng)的發(fā)票。2.報(bào)銷(xiāo)單上應(yīng)注明發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)具日期、內(nèi)容、金額等信息，并由報(bào)銷(xiāo)人簽字確認(rèn)。3.部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)報(bào)銷(xiāo)事項(xiàng)的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核，并簽字審批。4.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)報(bào)銷(xiāo)單及發(fā)票進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后按照公司財(cái)務(wù)流程進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)支付。五、發(fā)票的保管（一）保管主體公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)材料發(fā)票的保管工作，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)發(fā)票的日常管理。（二）保管要求1.發(fā)票應(yīng)存放在安全、干燥、防火、防盜的場(chǎng)所，防止發(fā)票丟失、損毀。2.發(fā)票應(yīng)按照發(fā)票號(hào)碼順序進(jìn)行存放，便于查找和核對(duì)。3.對(duì)于已開(kāi)具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)妥善保管，不得擅自銷(xiāo)毀。4.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)發(fā)票保管情況進(jìn)行檢查，確保發(fā)票保管的安全和完整。（三）保管期限已開(kāi)具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)當(dāng)保存五年。保存期滿，報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷(xiāo)毀。六、發(fā)票的審核（一）審核主體公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)材料發(fā)票進(jìn)行審核，確保發(fā)票的合法性、真實(shí)性、完整性。（二）審核內(nèi)容1.發(fā)票的合法性審核：檢查發(fā)票是否由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制，是否為正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上是否加蓋銷(xiāo)售方發(fā)票專(zhuān)用章。2.發(fā)票的真實(shí)性審核：核實(shí)發(fā)票所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否真實(shí)發(fā)生，發(fā)票內(nèi)容與實(shí)際交易是否相符。3.發(fā)票的完整性審核：檢查發(fā)票的各項(xiàng)要素填寫(xiě)是否齊全、準(zhǔn)確，包括客戶名稱(chēng)、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開(kāi)戶行及賬號(hào)、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等信息。（三）審核流程1.財(cái)務(wù)部門(mén)收到發(fā)票后，首先對(duì)發(fā)票的合法性進(jìn)行審核，檢查發(fā)票的基本信息是否完整、合規(guī)。2.對(duì)于金額較大或存在疑問(wèn)的發(fā)票，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)通過(guò)電話、函證等方式向銷(xiāo)售方進(jìn)行核實(shí)，確保發(fā)票的真實(shí)性。3.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)發(fā)票的完整性進(jìn)行審核，檢查發(fā)票內(nèi)容是否填寫(xiě)齊全、準(zhǔn)確，附件是否完整。4.審核無(wú)誤的發(fā)票，財(cái)務(wù)部門(mén)按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理；對(duì)于不符合規(guī)定的發(fā)票，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)人員與銷(xiāo)售方聯(lián)系更換。七、發(fā)票的遺失處理（一）遺失報(bào)告1.發(fā)票遺失后，當(dāng)事人應(yīng)立即向財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)告，并填寫(xiě)《發(fā)票遺失報(bào)告表》。2.《發(fā)票遺失報(bào)告表》應(yīng)注明發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)具日期、內(nèi)容、金額等信息，并說(shuō)明遺失原因。（二）登報(bào)聲明1.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)當(dāng)事人提供的信息，在規(guī)定的媒體上刊登發(fā)票遺失聲明。2.登報(bào)聲明應(yīng)注明發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)具日期、內(nèi)容、金額等信息，以及聲明作廢的字樣。（三）稅務(wù)處理1.當(dāng)事人應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求，提供相關(guān)證明材料，辦理發(fā)票遺失稅務(wù)備案手續(xù)。2.稅務(wù)備案手續(xù)辦理完成后，當(dāng)事人應(yīng)將相關(guān)證明材料提交給財(cái)務(wù)部門(mén)，作為財(cái)務(wù)處理的依據(jù)。八、發(fā)票的風(fēng)險(xiǎn)防范（一）加強(qiáng)培訓(xùn)1.公司應(yīng)定期組織員工進(jìn)行發(fā)票管理相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，提高員工對(duì)發(fā)票管理規(guī)定的認(rèn)識(shí)和理解。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括發(fā)票的開(kāi)具、取得、使用、保管、審核等方面的知識(shí)和技能，以及發(fā)票違法行為的法律責(zé)任。（二）建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對(duì)發(fā)票開(kāi)具、取得、使用等過(guò)程中的異常情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和預(yù)警。2.對(duì)于發(fā)票開(kāi)具金額較大、開(kāi)具頻率異常、發(fā)票內(nèi)容與業(yè)務(wù)不符等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，防范發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)。（三）加強(qiáng)與稅務(wù)機(jī)關(guān)的溝通1.公司應(yīng)加強(qiáng)與當(dāng)?shù)囟悇?wù)機(jī)關(guān)的溝通，及時(shí)了解稅收政策法規(guī)的變化，確保公司發(fā)票管理工作符合稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求。2.對(duì)于發(fā)票管理過(guò)程中遇到的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向稅務(wù)機(jī)關(guān)咨詢(xún)，尋求指導(dǎo)和幫助。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)材料發(fā)票管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，確保發(fā)票管理工作符合公司制度和國(guó)家法律法規(guī)的要求。2.審計(jì)檢查內(nèi)容包括發(fā)票的開(kāi)具、取得、使用、保管、審核等方面的情況，以及發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況。（二）外部監(jiān)督1.稅務(wù)機(jī)關(guān)有權(quán)對(duì)公司發(fā)票管理情況進(jìn)行檢查