企業(yè)印鑒管理制度

企業(yè)印鑒管理制度?一、總則（一）目的為加強公司印鑒管理，規(guī)范印鑒的使用流程，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構、全資子公司、控股子公司（以下統(tǒng)稱"公司"）印鑒的管理。（三）定義1.印鑒：指公司在工商行政管理部門登記備案的公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章以及其他具有法律效力的印章。2.授權使用人：指經過公司正式授權，有權使用印鑒的人員。二、印鑒的種類及用途（一）公章1.用于公司對外的正式文件、函件、報表、證明等；2.簽署合同、協(xié)議等具有法律效力的文件；3.其他需要代表公司對外行使權力的事項。（二）合同專用章專門用于簽訂各類合同、協(xié)議等經濟業(yè)務文件。（三）財務專用章1.用于公司財務結算、票據開具、資金收付等財務相關業(yè)務；2.在銀行預留印鑒，作為辦理銀行賬戶業(yè)務的重要印鑒之一。（四）法定代表人章1.用于特定的財務文件、授權書等需要法定代表人簽字確認的場合；2.在辦理銀行支票等業(yè)務時，與財務專用章配合使用。（五）其他印章根據公司實際業(yè)務需要刻制的其他具有特定用途的印章，如部門章等，其用途由公司另行規(guī)定。三、印鑒的刻制與備案（一）刻制申請1.因工作需要刻制印鑒的部門或單位，應填寫《印鑒刻制申請表》，詳細說明印鑒名稱、用途、使用范圍等信息，并經部門負責人簽字確認。2.將《印鑒刻制申請表》提交至公司行政管理部門審核，行政管理部門應根據公司實際情況進行審核，并提出意見。（二）審批流程1.《印鑒刻制申請表》經行政管理部門審核通過后，報公司分管領導審批。2.公司分管領導審批同意后，由行政管理部門負責聯(lián)系具有資質的印章刻制單位進行刻制。（三）備案登記1.印章刻制完成后，行政管理部門應及時將新刻制的印鑒進行登記備案，記錄印鑒名稱、編號、刻制日期、啟用日期、保管人等信息。2.同時，將印鑒的相關信息報送至公司檔案室存檔一份，以便日后查閱。四、印鑒的保管（一）保管原則1.實行專人專管制度，每枚印鑒必須指定一名專人負責保管。2.保管人應妥善保管印鑒，確保印鑒安全，不得隨意將印鑒交予他人代管。（二）保管職責1.保管人應熟悉印鑒的使用范圍和審批程序，嚴格按照規(guī)定使用印鑒。2.對印鑒的使用情況進行詳細登記，記錄使用日期、使用人、使用事項、文件名稱等信息。3.定期檢查印鑒的保管情況，如發(fā)現(xiàn)印鑒有損壞、遺失等情況，應及時向公司行政管理部門報告，并采取相應的措施。（三）保管地點1.公章、合同專用章應保管在公司行政管理部門的保險柜內；2.財務專用章、法定代表人章應保管在公司財務部的保險柜內；3.其他印章的保管地點由公司根據實際情況另行規(guī)定，但必須確保安全。五、印鑒的使用（一）使用申請1.需要使用印鑒的部門或個人，應填寫《印鑒使用申請表》，詳細說明使用印鑒的事項、文件名稱、使用日期、使用份數等信息，并經部門負責人簽字確認。2.根據印鑒的用途和審批權限，按照以下流程進行審批：一般性文件、證明等使用公章，由部門負責人審批，行政管理部門負責人核準；簽訂合同、協(xié)議等經濟業(yè)務文件使用合同專用章，由業(yè)務部門負責人審核，財務部門負責人會簽，公司分管領導審批；財務結算、票據開具等財務相關業(yè)務使用財務專用章，由財務部門負責人審批，公司分管財務領導核準；其他需要使用印鑒的事項，根據具體情況按照公司相關規(guī)定進行審批。（二）審批流程1.《印鑒使用申請表》經審批通過后，交予印鑒保管人。2.保管人應嚴格按照審批意見進行用印，對不符合審批要求的，有權拒絕用印。（三）用印要求1.用印前，保管人應認真核對《印鑒使用申請表》上的審批意見、使用事項、文件名稱等信息是否一致，確保用印準確無誤。2.用印時，應在文件規(guī)定的位置加蓋清晰、端正的印鑒，不得模糊、重疊或遺漏。3.用印后，保管人應在《印鑒使用登記簿》上詳細記錄用印情況，并將《印鑒使用申請表》存檔保管。（四）特殊情況處理1.如遇緊急情況，無法事先填寫《印鑒使用申請表》進行審批的，使用人應電話向相關審批領導請示，經同意后方可用印，但事后必須及時補辦審批手續(xù)。2.對于涉及重大事項或金額較大的合同、協(xié)議等文件，在使用印鑒前，應先由公司法律顧問進行審核，確保文件的合法性和有效性。六、印鑒的停用與銷毀（一）停用情形1.因公司機構調整、名稱變更等原因，原印鑒不再使用；2.印鑒損壞、遺失或被盜等無法繼續(xù)使用；3.根據公司規(guī)定，其他需要停用印鑒的情形。（二）停用申請1.印鑒保管人應填寫《印鑒停用申請表》，詳細說明印鑒停用的原因、停用日期等信息，并經部門負責人簽字確認。2.將《印鑒停用申請表》提交至公司行政管理部門審核，行政管理部門應根據實際情況進行審核，并提出意見。（三）審批流程1.《印鑒停用申請表》經行政管理部門審核通過后，報公司分管領導審批。2.公司分管領導審批同意后，由行政管理部門負責通知相關部門和人員印鑒已停用，并收回原印鑒。（四）銷毀處理1.對于停用的印鑒，由行政管理部門會同相關部門組成銷毀小組，對印鑒進行銷毀。2.銷毀印鑒時，應在至少兩名銷毀小組成員的監(jiān)督下進行，并做好銷毀記錄，記錄銷毀日期、印鑒名稱、銷毀方式等信息。3.銷毀記錄應存檔保管，以備日后查閱。七、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.公司行政管理部門應定期對印鑒的保管和使用情況進行檢查，確保印鑒管理規(guī)范、安全。2.檢查內容包括印鑒的保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、登記記錄是否完整等。（二）不定期抽查1.公司審計部門應不定期對印鑒管理情況進行抽查，重點檢查印鑒使用的合法性、合規(guī)性和有效性。2.對于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并督促相關部門進行整改。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用印鑒的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.因違規(guī)使用印鑒給公司造成經濟損失或其他不良影響的，相關責任人應承擔相應的賠償責任。構