受控庫管理制度

受控庫管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范公司受控庫的管理，確保公司各類文件、資料、數據等資產的安全、完整和有效利用，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有與受控庫相關的文件、資料、數據等的管理，包括但不限于技術文檔、項目文檔、合同文件、財務報表、行政文件等。（三）定義1.受控庫：指公司用于集中存儲和管理重要文件、資料、數據等資產的數據庫或存儲系統(tǒng)，具有嚴格的訪問控制和版本管理功能。2.受控文件：指納入受控庫管理的文件，包括紙質文件和電子文件，具有一定的保密性、完整性和時效性要求。3.版本管理：對受控文件的不同版本進行標識、存儲、追溯和控制的過程，確保各部門使用的是最新有效版本。二、受控庫的建立與維護（一）受控庫的選型與建設1.根據公司業(yè)務需求和數據管理要求，選擇合適的受控庫管理系統(tǒng)，如企業(yè)內容管理系統(tǒng)（ECM）、版本控制系統(tǒng)（VCS）等。2.在選型過程中，應充分考慮系統(tǒng)的功能、性能、安全性、可擴展性等因素，確保滿足公司長期發(fā)展的需要。3.由信息技術部門負責受控庫管理系統(tǒng)的建設和部署，包括系統(tǒng)的安裝、配置、測試等工作。在建設過程中，應與相關業(yè)務部門密切合作，確保系統(tǒng)功能符合業(yè)務需求。（二）受控庫的初始化1.在受控庫管理系統(tǒng)上線前，對系統(tǒng)進行初始化設置，包括創(chuàng)建庫結構、定義權限角色、設置版本控制規(guī)則等。2.將公司現有的重要文件、資料、數據等進行梳理和分類，按照受控庫的管理要求進行錄入和存儲。在錄入過程中，應確保數據的準確性、完整性和規(guī)范性。3.建立受控文件的編號規(guī)則和命名規(guī)范，確保文件的標識清晰、唯一，便于查詢和管理。（三）受控庫的日常維護1.信息技術部門負責受控庫管理系統(tǒng)的日常維護和管理，包括系統(tǒng)的運行監(jiān)控、故障排除、數據備份與恢復等工作。2.定期對受控庫進行清理和優(yōu)化，刪除過期、無用的文件和數據，確保庫中數據的有效性和及時性。3.根據公司業(yè)務發(fā)展和管理需求的變化，及時對受控庫的結構、權限、版本控制規(guī)則等進行調整和優(yōu)化，確保系統(tǒng)始終滿足公司的實際需求。三、受控文件的分類與編號（一）受控文件的分類1.技術文檔類：包括產品設計文檔、技術方案、測試報告、用戶手冊等。2.項目文檔類：包括項目計劃、項目進度報告、項目總結報告、項目文檔清單等。3.合同文件類：包括采購合同、銷售合同、租賃合同、服務合同等。4.財務報表類：包括資產負債表、利潤表、現金流量表、財務分析報告等。5.行政文件類：包括公司規(guī)章制度、會議紀要、通知公告、人事檔案等。6.其他類：包括公司認為需要納入受控庫管理的其他文件、資料、數據等。（二）受控文件的編號1.受控文件應按照分類進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號格式如下：技術文檔類：JSD[年份][流水號]項目文檔類：XMD[年份][項目編號][流水號]合同文件類：HT[年份][合同編號]財務報表類：CWB[年份][報表期]行政文件類：XZ[年份][文件編號]其他類：QT[年份][流水號]2.其中，年份為文件產生的年份，采用公元紀年，如"2023"；流水號為該類文件在當年的順序號，從"001"開始依次遞增；項目編號為公司內部項目的唯一標識符；合同編號為公司合同管理系統(tǒng)中合同的編號；報表期為財務報表的所屬期間，如"2023年第一季度"。四、受控文件的上傳與下載（一）受控文件的上傳1.各部門應指定專人負責受控文件的上傳工作，確保上傳文件的準確性、完整性和規(guī)范性。2.在上傳受控文件前，上傳人員應按照受控文件的編號規(guī)則和命名規(guī)范對文件進行命名和編號，并確保文件內容清晰、可讀。3.上傳人員應在受控庫管理系統(tǒng)中填寫文件的相關信息，包括文件名稱、編號、版本號、分類、上傳日期、上傳人等，確保信息的準確性和完整性。4.對于重要的受控文件，上傳人員應在上傳前進行必要的審核和審批，確保文件符合公司的相關規(guī)定和要求。審核和審批流程可根據文件的性質和重要程度進行設定。（二）受控文件的下載1.公司員工因工作需要下載受控文件時，應向本部門負責人提出申請，說明下載文件的用途和必要性。2.部門負責人應根據員工的工作需要進行審核，審核通過后在受控庫管理系統(tǒng)中批準下載申請。3.員工在獲得部門負責人批準后，可在受控庫管理系統(tǒng)中按照規(guī)定的權限進行文件下載。下載后的文件應妥善保管，不得擅自傳播、修改或用于其他非工作目的。4.對于涉及公司機密或敏感信息的受控文件，下載人員應嚴格遵守公司的保密制度，采取必要的保密措施，防止信息泄露。五、受控文件的版本管理（一）版本標識1.受控文件應進行版本管理，每個版本應具有唯一的版本標識。版本標識應包含版本號和修訂日期，格式如下：V[版本號][修訂日期]2.版本號采用數字編號，初始版本號為"1.0"，當文件進行修訂時，版本號依次遞增。修訂日期采用"年/月/日"格式，如"2023/05/10"。（二）版本修訂1.當受控文件的內容發(fā)生變化時，文件的編制部門應及時對文件進行修訂，并在受控庫管理系統(tǒng)中更新文件的版本信息。2.修訂后的文件應重新進行審核和審批，審核和審批流程與原文件相同。審核和審批通過后，方可發(fā)布新版本的文件。3.在發(fā)布新版本的文件時，應在受控庫管理系統(tǒng)中注明原文件的版本號和廢止日期，確保各部門能夠及時了解文件的版本變更情況。（三）版本追溯1.受控庫管理系統(tǒng)應具備版本追溯功能，能夠記錄文件的所有版本信息，包括版本號、修訂日期、修訂內容、修訂人等。2.當需要查詢文件的歷史版本時，可通過受控庫管理系統(tǒng)進行操作。查詢結果應包含文件的所有版本信息，以便用戶了解文件的演變過程。3.在進行項目審查、審計或其他需要追溯文件歷史版本的工作時，應提供準確的版本追溯信息，確保工作的合規(guī)性和準確性。六、受控庫的權限管理（一）權限角色定義1.根據公司的組織架構和業(yè)務需求，定義受控庫管理系統(tǒng)的權限角色，如系統(tǒng)管理員、庫管員、文件編制人員、文件審核人員、文件使用人員等。2.不同權限角色在受控庫管理系統(tǒng)中具有不同的操作權限，如文件上傳、下載、修改、刪除、審核、審批等。權限設置應遵循最小化原則，確保各人員僅擁有完成其工作職責所需的權限。（二）權限分配1.系統(tǒng)管理員負責受控庫管理系統(tǒng)的整體配置和權限管理，根據公司的組織架構和人員變動情況，及時調整和分配各權限角色的權限。2.庫管員負責受控庫的日常維護和管理工作，包括文件的存儲、檢索、備份等。庫管員應具有文件上傳、下載、修改、刪除等權限，但不具備文件審核和審批權限。3.文件編制人員負責受控文件的起草和編制工作，應具有文件上傳和修改權限，但不具備文件審核和審批權限。4.文件審核人員負責對受控文件進行審核，確保文件內容符合公司的相關規(guī)定和要求。文件審核人員應具有文件審核權限，但不具備文件審批權限。5.文件審批人員負責對受控文件進行審批，決定文件是否可以發(fā)布或實施。文件審批人員應具有文件審批權限。6.文件使用人員負責在工作中使用受控文件，應具有文件下載權限，但不具備文件上傳、修改、審核和審批權限。（三）權限變更1.當員工的工作職責發(fā)生變化時，系統(tǒng)管理員應及時調整其在受控庫管理系統(tǒng)中的權限，確保其權限與工作職責相匹配。2.員工離職或崗位調動時，系統(tǒng)管理員應及時刪除其在受控庫管理系統(tǒng)中的所有權限，防止其對受控文件進行非法操作。七、受控庫的安全管理（一）物理安全1.受控庫的存儲設備應存放在安全可靠的場所，具備防火、防潮、防盜、防蟲等措施。2.對存儲設備進行定期檢查和維護，確保設備的正常運行和數據的安全性。3.建立存儲設備的備份制度，定期對受控庫中的數據進行備份，并將備份數據存儲在異地安全的位置，以防止數據丟失或損壞。（二）網絡安全1.受控庫管理系統(tǒng)應具備完善的網絡安全防護措施，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術等，防止外部網絡攻擊和數據泄露。2.對受控庫管理系統(tǒng)的網絡訪問進行嚴格的權限控制，只有經過授權的人員才能訪問系統(tǒng)。3.定期對受控庫管理系統(tǒng)進行安全漏洞掃描和修復，確保系統(tǒng)的安全性。（三）數據安全1.對受控庫中的數據進行分類分級管理，根據數據的敏感程度和重要性，采取不同的安全保護措施。2.對涉及公司機密或敏感信息的數據進行加密存儲和傳輸，確保數據在存儲和傳輸過程中的安全性。3.建立數據訪問審計機制，記錄和審計所有對受控庫數據的訪問操作，以便及時發(fā)現和處理異常情況。八、受控庫的審計與監(jiān)督（一）內部審計1.公司內部審計部門定期對受控庫的管理情況進行審計，檢查受控庫管理制度的執(zhí)行情況、文件的上傳與下載記錄、版本管理情況、權限管理情況、安全管理情況等。2.在審計過程中，如發(fā)現問題應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。3.內部審計報告應提交給公司管理層，作為公司決策的參考依據。（二）日常監(jiān)督1.各部門負責人應定期對本部門員工在受控庫管理系統(tǒng)中的操作行為進行監(jiān)督，確保員工遵守受控庫管理制度。2.信息技術部門應定期對受控庫管理系統(tǒng)的運行情況進行檢查，及時發(fā)現和處理系統(tǒng)故障和安全隱患。3.對于違反受控庫管理制度的行為，應及時進行糾正和處理，并根據情節(jié)輕重給予