企業(yè)印章管理制度

企業(yè)印章管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司印章管理，維護(hù)公司合法權(quán)益，規(guī)范印章使用行為，防范印章使用風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司的各類(lèi)印章管理，包括但不限于公司公章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法定代表人章、部門(mén)章及其他專(zhuān)用章等。3.印章管理原則依法合規(guī)原則：印章的刻制、使用、保管等必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。專(zhuān)人負(fù)責(zé)原則：明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)印章的保管和使用，確保印章使用的安全性和規(guī)范性。審批授權(quán)原則：嚴(yán)格印章使用審批流程，未經(jīng)授權(quán)不得擅自使用印章。風(fēng)險(xiǎn)防范原則：強(qiáng)化印章使用過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，采取有效措施防范印章使用不當(dāng)引發(fā)的各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)。二、印章的刻制與啟用1.印章刻制公司各類(lèi)印章由行政部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)刻制?？讨魄埃杼顚?xiě)《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明印章名稱(chēng)、規(guī)格、材質(zhì)、用途等信息，并經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)。行政部門(mén)應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制，確保印章質(zhì)量和安全性。印章刻制完成后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)將印章交付使用部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。交接時(shí)，需填寫(xiě)《印章交接登記表》，雙方簽字確認(rèn)。2.印章啟用新印章啟用前，行政部門(mén)應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布啟用通知，明確印章的名稱(chēng)、啟用日期、使用范圍等信息。印章啟用后，使用部門(mén)應(yīng)按照本制度規(guī)定的程序和要求使用印章，確保印章使用的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。三、印章的保管1.保管職責(zé)公司公章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法定代表人章由行政部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，部門(mén)章及其他專(zhuān)用章由各部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。印章保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章保管規(guī)定，確保印章安全。印章保管人員不得擅自將印章交與他人保管或使用，如有特殊情況需要委托他人代管，需經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)，并辦理書(shū)面委托手續(xù)。2.保管方式印章應(yīng)妥善保管在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。印章保管人員應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保印章清晰、完好。如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞或遺失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。3.保管環(huán)境要求印章保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，避免印章受潮、生銹或損壞。印章保管場(chǎng)所應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，確保印章保管過(guò)程的安全和可追溯性。四、印章的使用1.使用范圍公司公章適用于公司對(duì)外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、證明等各類(lèi)重要文件的簽署。合同專(zhuān)用章適用于公司對(duì)外簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議等經(jīng)濟(jì)合同文件的簽署。財(cái)務(wù)專(zhuān)用章適用于公司財(cái)務(wù)核算、資金收付、稅務(wù)申報(bào)等財(cái)務(wù)相關(guān)文件的加蓋。法定代表人章適用于公司法定代表人授權(quán)范圍內(nèi)的文件簽署、資金支付等事項(xiàng)。部門(mén)章及其他專(zhuān)用章適用于各部門(mén)內(nèi)部文件、通知、報(bào)表等的加蓋，以及與本部門(mén)業(yè)務(wù)相關(guān)的特定事項(xiàng)。2.使用流程填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》：使用人需詳細(xì)填寫(xiě)申請(qǐng)表，注明用印事項(xiàng)、用印文件名稱(chēng)、份數(shù)、用印時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。審批：根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)和審批權(quán)限，提交相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。一般事項(xiàng)由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，重要事項(xiàng)需經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人審批。蓋章：印章保管人員在審核《印章使用申請(qǐng)表》及相關(guān)文件無(wú)誤后，方可蓋章。蓋章時(shí)應(yīng)確保印章清晰、端正，騎年蓋月。登記：印章保管人員應(yīng)在用印后及時(shí)在《印章使用登記簿》上進(jìn)行登記，記錄用印日期、用印事項(xiàng)、用印文件名稱(chēng)、份數(shù)、審批人等信息。3.特殊情況處理如遇緊急情況，無(wú)法按照正常審批流程用印時(shí)，使用人應(yīng)電話請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后先行用印，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。對(duì)于異地用印的情況，可通過(guò)郵寄、傳真等方式將《印章使用申請(qǐng)表》及相關(guān)文件發(fā)送給印章保管人員，經(jīng)審批同意后，由印章保管人員按照規(guī)定蓋章，并將蓋章后的文件郵寄或傳真給使用人。五、印章的停用與銷(xiāo)毀1.停用情形因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、名稱(chēng)變更、業(yè)務(wù)終止等原因，印章不再使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理停用手續(xù)。印章?lián)p壞或遺失，無(wú)法繼續(xù)使用時(shí)，應(yīng)立即停用，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。2.停用流程使用部門(mén)或保管人員填寫(xiě)《印章停用申請(qǐng)表》，注明停用原因、印章名稱(chēng)等信息，并提交行政部門(mén)審核。行政部門(mén)審核通過(guò)后，發(fā)布印章停用通知，明確印章停用日期和后續(xù)處理要求。印章保管人員在收到停用通知后，應(yīng)將印章妥善保管，并停止使用。3.銷(xiāo)毀程序?qū)τ谛枰N(xiāo)毀的印章，由行政部門(mén)統(tǒng)一組織銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀前，應(yīng)填寫(xiě)《印章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)。銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)至少有兩名監(jiān)銷(xiāo)人員在場(chǎng)，確保印章銷(xiāo)毀過(guò)程的真實(shí)性和徹底性。印章銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《印章銷(xiāo)毀登記表》上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。六、印章使用的監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)公司印章使用情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保印章使用符合本制度規(guī)定。各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)印章使用情況的監(jiān)督和管理，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。2.違規(guī)處理對(duì)于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。因印章使用不當(dāng)給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。3.檢查記錄與報(bào)告行政部門(mén)應(yīng)建立印章使用監(jiān)督檢查記錄檔案，記錄檢查時(shí)間、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及處理情況等信息。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的重大問(wèn)題或違規(guī)行為，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)