侯會室管理制度

侯會室管理制度?一、總則1.目的為了加強公司會議室的管理，合理利用會議室資源，提高會議室的使用效率，確保會議及各類活動的順利進行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有會議室，包括但不限于大型會議室、中型會議室、小型會議室等。3.管理原則遵循"統(tǒng)一管理、合理安排、高效利用"的原則，確保會議室資源得到充分合理的使用，同時避免資源浪費。二、會議室的分類與設施配備1.會議室分類大型會議室：可容納[X]人以上，適用于公司全體員工大會、重要客戶會議、大型培訓等活動。中型會議室：可容納[X][X]人，常用于部門會議、業(yè)務研討會、項目溝通會等。小型會議室：可容納[X]人以下，主要供小組討論、一對一溝通、臨時會議等使用。2.設施配備大型會議室：配備投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風、白板、書寫筆、桌椅等基本設施，可根據需要連接電腦、展示臺等設備。中型會議室：配備投影儀、音響設備、麥克風、白板、書寫工具、桌椅等，滿足一般會議需求。小型會議室：配備投影儀或電視、簡單音響、白板、書寫用品、桌椅等，方便進行小型會議或討論。三、會議室使用申請與審批1.申請流程填寫申請表：使用部門或個人需提前填寫《會議室使用申請表》，詳細注明會議主題、時間、預計時長、參會人數、所需設備等信息。提交申請：申請表填寫完整后，提交至行政部門或指定的會議室管理負責人。特殊情況說明：如有特殊要求或緊急會議，應在申請表中注明，并盡可能提前與會議室管理部門溝通協(xié)調。2.審批權限小型會議室：由部門負責人審批，審批通過后提交至會議室管理部門備案。中型會議室：部門負責人審批后，需經分管領導審批同意，方可使用，并將審批結果反饋給會議室管理部門。大型會議室：使用申請需經總經理審批，審批通過后由會議室管理部門安排使用事宜。3.審批時間一般情況下，常規(guī)會議申請應提前[X]個工作日提交，以便會議室管理部門進行統(tǒng)籌安排。緊急會議申請應在可能的情況下盡快提交，會議室管理部門將根據實際情況盡量協(xié)調安排，但不保證一定能夠滿足緊急需求。四、會議室預訂與安排1.預訂原則按照"先申請先安排"的原則進行會議室預訂，同時考慮會議的重要性、緊急程度以及與其他會議的時間沖突等因素。會議室管理部門有權根據實際情況對預訂申請進行調整和協(xié)調，以確保會議室資源的合理利用。2.預訂方式線上預訂：公司應建立會議室預訂系統(tǒng)或使用相關辦公軟件中的會議室預訂功能，員工可通過系統(tǒng)提交預訂申請，方便快捷地查詢會議室使用情況并進行預訂操作。線下預訂：在未開通線上預訂系統(tǒng)的情況下，員工可到行政部門填寫紙質《會議室使用申請表》進行預訂。3.安排通知會議室管理部門在收到預訂申請并完成審批后，應及時將預訂結果通知申請部門或個人。通知方式包括郵件、短信、系統(tǒng)消息等，告知預訂的會議室名稱、時間、地點等詳細信息。對于臨時調整會議室的情況，應提前通知相關人員，說明調整原因及新的會議室信息。五、會議室使用規(guī)范1.使用時間參會人員應提前[X]分鐘到達會議室，做好會議準備工作。如因特殊原因需要更改會議時間，應至少提前[X]小時通知會議室管理部門和其他參會人員。會議應嚴格按照預訂時間開始和結束，如需延長使用時間，使用部門或個人應提前向會議室管理部門提出申請，經批準后方可延長。未經批準擅自延長使用時間的，將按照相關規(guī)定進行處理。2.設備使用使用會議室設備前，需熟悉設備的操作方法，如有不熟悉的地方可向會議室管理部門尋求幫助。在使用過程中，應愛護設備，如發(fā)現設備故障，應立即停止使用，并及時通知會議室管理部門安排維修。使用投影儀時，應注意正確連接電腦，調整好投影畫面的亮度、對比度、色彩等參數，確保投影效果清晰。使用完畢后，應及時關閉投影儀和電腦，整理好連接線。使用音響設備時，注意音量適中，避免影響其他部門正常辦公。會議結束后，關閉音響設備電源。使用麥克風時，應保持與嘴部適當距離，避免發(fā)出過大噪音或產生嘯叫現象。使用完畢后，將麥克風放回原位。3.環(huán)境衛(wèi)生參會人員應保持會議室的環(huán)境衛(wèi)生，不得在會議室吸煙、亂扔垃圾、隨地吐痰等。會議結束后，應將個人物品帶走，清理會議產生的文件、紙張等垃圾，并將桌椅擺放整齊。如需在會議室提供飲品或食物，應使用一次性餐具，并在會議結束后及時清理，保持會議室整潔。4.安全管理會議室管理人員應定期檢查會議室的安全設施，確保消防設備、電器設備等正常運行，消除安全隱患。參會人員應遵守安全規(guī)定，不得隨意亂動會議室的電器設備、消防設施等，嚴禁在會議室私拉亂接電線。如發(fā)現安全問題，應及時報告會議室管理部門。六、會議室設備維護與管理1.定期檢查會議室管理部門應定期對會議室設備進行檢查，包括投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風、白板、桌椅等，確保設備正常運行，發(fā)現問題及時維修或更換。每月至少進行一次全面的設備檢查，對設備的性能、外觀、連接線路等進行詳細檢查，并做好檢查記錄。2.日常維護會議室使用人員在使用設備過程中，如發(fā)現設備故障或異常情況，應及時向會議室管理部門報告。會議室管理部門應安排專業(yè)人員進行維修，并做好維修記錄。對于經常使用的設備，如投影儀、麥克風等，應定期進行清潔和保養(yǎng)，延長設備使用壽命。3.設備更新與升級根據公司業(yè)務發(fā)展和會議需求，會議室管理部門應及時評估會議室設備的使用情況，適時提出設備更新與升級的建議。在設備更新與升級過程中，應遵循經濟實用、技術先進的原則，確保新設備能夠滿足公司會議及活動的實際需求，并做好設備的驗收和交接工作。七、會議室費用管理1.費用標準會議室的使用一般不收取費用，但對于因特殊活動或外單位使用會議室產生的費用，如場地布置、設備租賃等，可根據實際成本收取一定的費用。費用標準應根據實際情況制定，并報公司領導審批后執(zhí)行。費用標準應明確收費項目、收費金額、收費方式等內容，確保費用收取合理、透明。2.費用核算與報銷對于收取費用的會議室使用情況，會議室管理部門應建立費用臺賬，詳細記錄每次使用的時間、時長、收費金額、收費對象等信息。使用部門或個人應按照公司財務制度的規(guī)定，及時辦理費用報銷手續(xù)。報銷時應提供相關的費用發(fā)票、申請表等憑證，經審批后到財務部門報銷。八、違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定未經審批擅自使用會議室的。未按預訂時間使用會議室，擅自延長使用時間且未提前申請的。在會議室吸煙、亂扔垃圾、損壞設備等影響會議室環(huán)境衛(wèi)生和設施設備正常使用的。泄露會議室預訂信息或擅自將會議室轉借他人使用的。其他違反會議室管理制度的行為。2.處理措施對于首次違規(guī)的部門或個人，給予口頭警告，并責令其改正。對