協(xié)會檔案管理制度

協(xié)會檔案管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)本協(xié)會檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在協(xié)會工作中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于協(xié)會各部門及全體會員在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的檔案資料。3.基本原則檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中保管、方便利用的原則。協(xié)會設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。

二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.檔案管理部門協(xié)會設(shè)立檔案管理室，作為協(xié)會檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)協(xié)會檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善協(xié)會檔案管理制度，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的齊全、完整和規(guī)范。負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等，并向上級主管部門報(bào)送有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。負(fù)責(zé)為協(xié)會各部門及會員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好登記和催還工作。負(fù)責(zé)對協(xié)會各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。

三、檔案的收集與整理1.檔案收集范圍協(xié)會組織章程、會員名冊、理事會會議記錄、會員大會會議記錄等文件資料。協(xié)會工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、通知、通報(bào)等各類文件。協(xié)會舉辦活動的策劃方案、活動通知、活動照片、活動視頻、活動總結(jié)等資料。協(xié)會與其他單位或組織簽訂的合作協(xié)議、合同等文件。協(xié)會獲得的榮譽(yù)證書、獎牌、獎杯等實(shí)物檔案。協(xié)會會員的個人信息、會費(fèi)繳納情況、參加活動記錄等資料。其他具有保存價(jià)值的文件資料。2.檔案收集要求各部門及會員應(yīng)及時將本部門或個人在工作和活動中形成的檔案資料移交檔案管理室，確保檔案的及時收集。檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得涂改、偽造。檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。3.檔案整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。4.檔案整理方法分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、聲像檔案等類別。編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。排列：按照檔案的形成時間或重要程度等順序進(jìn)行排列，確保檔案排列有序。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于檔案的查閱和利用。

四、檔案的保管1.檔案保管場所檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案保管場所應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度適宜。2.檔案保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器等，確保檔案的安全存放。3.檔案保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管：凡是反映協(xié)會主要職能活動和基本歷史面貌的，對協(xié)會工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長期保管：凡是反映協(xié)會一般工作活動，在較長時間內(nèi)對協(xié)會工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。短期保管：凡是在較短時間內(nèi)對協(xié)會工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。4.檔案保管要求檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找。定期對檔案進(jìn)行清查和核對，確保檔案的數(shù)量、種類、保管狀況等準(zhǔn)確無誤。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。

五、檔案的鑒定與銷毀1.檔案鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員和協(xié)會相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)對檔案的鑒定工作。2.檔案鑒定原則以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合協(xié)會的實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行全面、客觀、公正的鑒定。從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面綜合考慮檔案的保存價(jià)值，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.檔案鑒定方法逐卷逐件地審查檔案，分析檔案的內(nèi)容和形式，確定檔案的保存價(jià)值。對保管期限已滿的檔案進(jìn)行重點(diǎn)審查，判斷其是否仍有保存價(jià)值。征求協(xié)會各部門及相關(guān)人員的意見，對檔案的鑒定結(jié)果進(jìn)行綜合評估。4.檔案銷毀程序檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊經(jīng)協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)上級主管部門備案。按照檔案銷毀清冊所列內(nèi)容，對檔案進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。銷毀檔案后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。

六、檔案的查閱與借閱1.檔案查閱制度協(xié)會內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室查閱。查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場提供幫助，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱紀(jì)律，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損等。查閱檔案一般應(yīng)在檔案管理室內(nèi)進(jìn)行，如需帶出檔案管理室查閱的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。查閱檔案后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理室，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理。2.檔案借閱制度協(xié)會外部單位或個人因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，并提供單位介紹信或個人有效身份證件，經(jīng)協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)審批后，到檔案管理室辦理借閱手續(xù)。借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)與借閱人員當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量、核對檔案內(nèi)容，并在《檔案借閱登記簿》上詳細(xì)登記借閱日期、借閱人姓名、單位、借閱檔案名稱、數(shù)量、期限等信息。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。如因特殊情況需要復(fù)制檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完好情況，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并要求借閱人員承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交1.檔案統(tǒng)計(jì)制度檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，定期對檔案的收集、整理、保管、鑒定、查閱、借閱等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，確保檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時。每年年底，檔案管理人員應(yīng)編制年度檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級主管部門報(bào)送本年度檔案管理工作情況。2.檔案移交制度協(xié)會因機(jī)構(gòu)變動、換屆等原因，需要進(jìn)行檔案移交的，應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理檔案移交手續(xù)。檔案移交時，移交部門應(yīng)編制檔案移交清冊，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并與接收部門進(jìn)行核對。接收部門應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。檔案核對無誤后，雙方應(yīng)在檔案移交清冊上簽字確認(rèn)。檔案移交