董事會(huì)議題管理制度

董事會(huì)議題管理制度第一章總則

為確保公司董事會(huì)議事效率，提高決策質(zhì)量，明確會(huì)議議題的管理程序，特制定本管理制度。

一、本制度適用于公司董事會(huì)及其下設(shè)專(zhuān)業(yè)委員會(huì)的各類(lèi)會(huì)議，包括但不限于定期會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議及特別會(huì)議。

二、董事會(huì)會(huì)議議題應(yīng)遵循以下原則：

1.符合公司戰(zhàn)略發(fā)展方向，緊密?chē)@公司核心業(yè)務(wù)；

2.具有重要性和緊迫性，涉及公司重大決策、重大事項(xiàng)及重要人事變動(dòng)；

3.議題提交前應(yīng)充分調(diào)查研究，確保議題的準(zhǔn)確性和可行性；

4.議題涉及的相關(guān)資料、數(shù)據(jù)和信息應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。

三、董事會(huì)秘書(shū)處負(fù)責(zé)會(huì)議議題的收集、整理、篩選和報(bào)送工作，確保會(huì)議議題的質(zhì)量和效率。

四、會(huì)議議題的提交、審批、討論和決策流程應(yīng)遵循本管理制度的規(guī)定，任何單位和個(gè)人不得擅自變更。

五、本管理制度所稱(chēng)“重大決策”、“重大事項(xiàng)”和“重要人事變動(dòng)”，參照公司相關(guān)制度及法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行。

六、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。

七、本管理制度最終解釋權(quán)歸公司董事會(huì)所有。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議議題的征集與篩選

1.董事會(huì)秘書(shū)處定期向公司各部門(mén)、各層級(jí)管理人員征集會(huì)議議題。

2.各部門(mén)及管理人員根據(jù)公司戰(zhàn)略發(fā)展需要，結(jié)合實(shí)際工作中遇到的重大問(wèn)題和決策需求，提交議題。

3.董事會(huì)秘書(shū)處對(duì)征集到的議題進(jìn)行初步篩選，確保議題符合總則中規(guī)定的原則。

4.對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)或重大利益的議題，董事會(huì)秘書(shū)處可組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行協(xié)調(diào)，形成統(tǒng)一意見(jiàn)。

二、會(huì)議議題的審批與確定

1.董事會(huì)秘書(shū)處將篩選后的議題及相關(guān)資料提交給董事長(zhǎng)或董事會(huì)專(zhuān)業(yè)委員會(huì)進(jìn)行審批。

2.董事長(zhǎng)或?qū)I(yè)委員會(huì)根據(jù)議題的重要性、緊急性和可行性進(jìn)行審批，確定會(huì)議議題。

3.董事會(huì)秘書(shū)處將審批通過(guò)的議題列入會(huì)議議程，并通知相關(guān)部門(mén)準(zhǔn)備會(huì)議材料。

三、會(huì)議通知與材料準(zhǔn)備

1.董事會(huì)秘書(shū)處負(fù)責(zé)向董事、監(jiān)事及相關(guān)人員發(fā)送會(huì)議通知，通知應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容。

2.各議題負(fù)責(zé)人按照會(huì)議議程準(zhǔn)備相關(guān)材料，包括但不限于議題背景、分析報(bào)告、決策建議等，并于會(huì)議前提交給董事會(huì)秘書(shū)處。

四、會(huì)議召開(kāi)與討論

1.會(huì)議主持人按照議程順序組織議題討論，各議題負(fù)責(zé)人對(duì)議題進(jìn)行詳細(xì)匯報(bào)。

2.董事、監(jiān)事及列席人員圍繞議題展開(kāi)討論，提出建議和意見(jiàn)。

3.會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，總結(jié)各方意見(jiàn)，形成決策建議。

五、會(huì)議決策與表決

1.會(huì)議主持人將決策建議提交給董事會(huì)進(jìn)行表決。

2.表決方式按照公司章程及有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，可采用舉手、投票等方式。

3.表決結(jié)果由董事會(huì)秘書(shū)處記錄，并在會(huì)議紀(jì)要中予以體現(xiàn)。

六、會(huì)議紀(jì)要的編寫(xiě)與發(fā)布

1.董事會(huì)秘書(shū)處負(fù)責(zé)編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要，內(nèi)容包括會(huì)議議程、討論情況、表決結(jié)果等。

2.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)董事長(zhǎng)審閱后，發(fā)送給各位董事、監(jiān)事及相關(guān)人員。

3.董事會(huì)秘書(shū)處對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行歸檔管理，并根據(jù)需要向相關(guān)部門(mén)通報(bào)會(huì)議決策。

七、會(huì)議流程的監(jiān)督與評(píng)估

1.董事會(huì)秘書(shū)處對(duì)會(huì)議流程的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，確保會(huì)議高效、規(guī)范進(jìn)行。

2.定期對(duì)會(huì)議流程進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整和優(yōu)化流程，以提高會(huì)議效率。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的審批與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要完成后，由董事會(huì)秘書(shū)處提交給董事長(zhǎng)審批。

2.董事長(zhǎng)審批通過(guò)后，會(huì)議紀(jì)要正式發(fā)布，并分發(fā)給所有董事、監(jiān)事及相關(guān)人員。

3.董事會(huì)秘書(shū)處負(fù)責(zé)確保會(huì)議紀(jì)要的及時(shí)發(fā)布，并對(duì)發(fā)布情況進(jìn)行記錄。

二、會(huì)議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各部門(mén)和相關(guān)人員根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的決策內(nèi)容，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃和時(shí)間表。

2.董事會(huì)秘書(shū)處負(fù)責(zé)對(duì)決策執(zhí)行的進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，定期向董事長(zhǎng)報(bào)告執(zhí)行情況。

3.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和困難，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)上報(bào)，并由董事會(huì)秘書(shū)處協(xié)調(diào)解決。

三、決策結(jié)果的反饋與評(píng)估

1.決策執(zhí)行完畢后，執(zhí)行部門(mén)應(yīng)向董事會(huì)提供執(zhí)行結(jié)果報(bào)告。

2.董事會(huì)秘書(shū)處組織對(duì)決策執(zhí)行結(jié)果的評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括決策的實(shí)施效果、對(duì)公司的積極影響等。

3.評(píng)估結(jié)果作為今后決策的重要參考，對(duì)于執(zhí)行不力的情況，應(yīng)分析原因并追究責(zé)任。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.董事會(huì)秘書(shū)處負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.會(huì)議紀(jì)要的歸檔應(yīng)按照公司檔案管理的規(guī)定執(zhí)行，確保信息安全。

3.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。

五、后續(xù)行動(dòng)的跟進(jìn)與協(xié)調(diào)

1.董事會(huì)秘書(shū)處根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的后續(xù)行動(dòng)要求，督促相關(guān)部門(mén)按時(shí)完成。

2.對(duì)于需要跨部門(mén)協(xié)作的后續(xù)行動(dòng)，董事會(huì)秘書(shū)處負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)，確保各項(xiàng)行動(dòng)的順利進(jìn)行。

3.對(duì)于重大決策的后續(xù)行動(dòng)，董事會(huì)秘書(shū)處應(yīng)定期向董事會(huì)匯報(bào)進(jìn)展情況。

六、持續(xù)改進(jìn)與優(yōu)化

1.董事會(huì)秘書(shū)處定期收集董事、監(jiān)事及各部門(mén)對(duì)會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)的意見(jiàn)和建議。

2.根據(jù)反饋情況，對(duì)會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)流程進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)和優(yōu)化，提高決策執(zhí)行效率。

3.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行總結(jié)，形成報(bào)告，為董事會(huì)決策提供支持。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂與使用

1.會(huì)議室預(yù)訂：各部門(mén)需提前向董事會(huì)秘書(shū)處預(yù)訂會(huì)議室，并提供會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息。

-董事會(huì)秘書(shū)處負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排會(huì)議室，確保會(huì)議需求得到滿(mǎn)足。

-遇有緊急會(huì)議，董事會(huì)秘書(shū)處可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整會(huì)議室預(yù)訂順序。

2.會(huì)議室使用：會(huì)議開(kāi)始前，相關(guān)部門(mén)應(yīng)確保會(huì)議室設(shè)備、設(shè)施正常運(yùn)行，會(huì)議所需材料準(zhǔn)備齊全。

二、會(huì)議室設(shè)備與管理

1.會(huì)議室設(shè)備：包括但不限于投影儀、音響設(shè)備、白板、會(huì)議電話(huà)等。

-各部門(mén)應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

-如設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，并通知董事會(huì)秘書(shū)處。

2.會(huì)議室管理：會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理，包括衛(wèi)生、設(shè)備維護(hù)等。

三、會(huì)議室保密與安全

1.保密要求：會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

-會(huì)議室應(yīng)配置必要的保密設(shè)施，如隔音設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等。

2.安全要求：會(huì)議室應(yīng)保持消防安全通道暢通，消防設(shè)施齊全，定期進(jìn)行安全檢查。

四、會(huì)議室服務(wù)與支持

1.會(huì)前準(zhǔn)備：董事會(huì)秘書(shū)處負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)會(huì)前準(zhǔn)備工作，包括會(huì)議室布置、設(shè)備調(diào)試等。

2.會(huì)中服務(wù)：會(huì)議室管理員應(yīng)確保會(huì)議期間設(shè)備運(yùn)行正常，提供必要的會(huì)務(wù)支持。

3.會(huì)后整理：會(huì)議結(jié)束后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)整理會(huì)議室，確保會(huì)議室恢復(fù)原狀。

五、會(huì)議室資源優(yōu)化與調(diào)整

1.定期評(píng)估：董事會(huì)秘書(shū)處定期評(píng)估會(huì)議室使用情況，根據(jù)實(shí)際需求調(diào)整會(huì)議室資源配置。

2.提高利用率：通過(guò)優(yōu)化會(huì)議安排、共享會(huì)議室資源等措施，提高會(huì)議室利用率。

3.節(jié)約成本：合理利用會(huì)議室資源，降低會(huì)議成本，提高公司運(yùn)營(yíng)效率。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起