合同管理辦法

大華國際（集團）有限公司合同管理方法第一章總則第一條為減少經(jīng)營風險，減少失誤，保障集團和所屬各公司或項目的權益不受侵害，提高信譽和經(jīng)濟效益，特根據(jù)《中華人民共和國民法通則》、《中華人民共和國合同法》以及其它有關法規(guī)并結合本集團的實際狀況制訂本方法。第二條本方法合用于本集團及所屬公司或項目（全資和控股）或雖不控股但擁有實際經(jīng)營管理權的公司或項目。第三條本方法合用于在本集團及屬下公司或項目范疇內(nèi)訂立和推行的全部合同。第四條凡屬于本方法第三條規(guī)定的合同，一律采用書面形式訂立，嚴禁口頭合同或非正式書面合同。嚴禁合同推行在先、訂立在后的行為。第二章合同訂立的原則第五條當事人訂立合同應遵照公平、平等、自愿的原則，恪遵法律、行政法規(guī)，尊重社會公德，不得擾亂社會經(jīng)濟秩序，損害社會公眾利益。第六條訂立合同實施洽談權、審查權、同意權相對獨立、互相制約的原則。第七條對外訂立合同必須是各公司或項目的法定代表人或負責人；法定代表人或負責人可委托代理人對外訂立合同，但須有授權委托書，委托代理人在授權范疇內(nèi)行使對外簽約權。無權或越權行為人所訂立的合同由該行為人自己承當責任，公司將視狀況予以處分。第八條專業(yè)性較強的合同必須由專業(yè)部門或專業(yè)人士出具指導意見。第三章合同的洽談第九條合同由含有洽談權的人與對方進行洽談。洽談權由各公司或項目根據(jù)具體狀況作出規(guī)定并報集團法律部備案。第十條在合同洽談前，經(jīng)辦人必須認真理解對方當事人的狀況，涉及：對方當事人的主體資格、資質等級、經(jīng)營范疇、履約能力以及資信狀況、對方簽約人的簽約權限等。簽約部門無法核算的,可請求法律部予以協(xié)助。合同訂立時應核算有關資料原件，并保存復印件或授權資料原件。第十一條合同內(nèi)容由當事人商定，條款重要涉及：當事人的名稱（或姓名）和住所；標的；數(shù)量；質量；價款或酬勞；推行期限、地點和方式；違約責任；解決爭議的辦法。必要時，還應對合同雙方收發(fā)函送達地址與方式予以商定。當事人能夠參考各類合同的示范文本訂立合同。第十二條重大、大額合同的前期洽談，應就所洽談內(nèi)容制作備忘錄或有關統(tǒng)計,備忘錄、洽談統(tǒng)計由雙方簽字承認。第十三條根據(jù)法律、法規(guī)的有關規(guī)定和實際需要，有些合同應報有關部門備案或申請公證部門公證。第四章合同的審批與訂立第十四條合同訂立前應通過審核同意。（一）含有法人資格公司或項目的普通合同由各公司或項目負責人自行審批后訂立，必要時可咨詢集團法律部意見；重要、大額合同應提交集團法律部、預結算部及財務部等有關部門審查。（二）無獨立法人資格的公司或項目，對外訂立合同應報集團法律部審批后方可訂立。（三）合同提交法律部審查時，應提前一周提交合同的基礎文本及本方法第十條所列的證明資料和洽談統(tǒng)計原件。（四）涉及到工程造價或外付款的合同報集團預結算部審核時，應將合同的定價根據(jù)或有關的報價施工方案作為合同附件一同報批。第十五條重要、大額合同應經(jīng)有關的專業(yè)部門評審，并由合同評審部門對合同效力、內(nèi)容、合同推行過程中應注意的問題出具評審意見。第十六條前款所稱的普通合同，重要、大額合同的含義是：（一）普通合同是指在各公司或項目經(jīng)營范疇內(nèi)為從事正常經(jīng)營業(yè)務所訂立的合同；（二）重要合同是指資產(chǎn)收購合同、重大合作經(jīng)營合同、公司兼并合同、股份轉讓合同、擔保合同、其它對公司或項目經(jīng)營可能產(chǎn)生較大影響的合同以及推行期限在一年以上的合同。（三）大額合同是指涉及金額達成15萬元以上的合同，亦可由各公司或項目根據(jù)運行中的實際狀況設定金額數(shù)并報集團審批后實施。第十七條在正式訂立合同時應注意以下問題：（一）應由雙辦法人代表或授權簽約代表當面訂立，并加蓋公司印章；（二）訂立的時間、地點完整；（三）合同文本分頁清晰并由雙方加蓋騎縫章。第五章合同的推行與變更第十八條合同依法成立刻含有法律約束力。各公司或項目和有關人員都應認真嚴格推行合同的條款。應當重點注意幾個方面：（一）推行合同時一定要注意時效性，避免出現(xiàn)違約現(xiàn)象。若出現(xiàn)問題應及時調節(jié)，化解風險；（二）加強驗收手續(xù)。無論是貨品貿(mào)易、服務、咨詢，還是工程竣工等均應嚴格驗收手續(xù)，對質量、數(shù)量等應依合同條款嚴格把關，同時保存驗收資料原件。（三）有關合同推行中的書面簽證、來往信函、文書、數(shù)據(jù)電文（涉及電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等均為合同的構成部分，各合同推行部門在收到對方的信函、文書或數(shù)據(jù)電文后，必須及時收集、整頓、保存資料原件并做好備案工作。（四）合同推行部門應檢查合同推行狀況，特別是對提供服務的合同必須根據(jù)合同內(nèi)容定時檢查合同推行狀況。（五）對合同推行過程中的違約狀況或違反合同的事件，合同推行部門應及時查明因素，獲取證據(jù)，并按照合同規(guī)定以公司或項目的名義及時、合理、精確地向對方提出索賠（含違約）報告。當我方接到對方的索賠（含違約）報告后應認真研究或報集團法律部及時解決，并與對方協(xié)商解決。(六)非依合同原定方式的付款應將變更理由、闡明書或告知報集團法律部審查。第十九條合同推行過程中確因無法逾越的困難或障礙，而不得不變更或解除合同的應從保護公司或項目的正當權益出發(fā)，從嚴把握。（一）當事人雙方應在法律規(guī)定或合同商定的期限內(nèi)進行協(xié)商，協(xié)商一致后方可變更或解除合同。變更或解除合同均應以書面形式予以確認。（二）變更或解除合同的程序同訂立合同的審批規(guī)定一致。（三）對于特殊狀況下合同推行過程中的合同中斷（如停緩建），必須及時辦理中斷手續(xù)，并收集因中斷合同給我方帶來經(jīng)濟損失的證據(jù)和資料，及時追究對方的責任。中斷的合同恢復繼續(xù)推行時，依相似的程序辦理恢復手續(xù)。合同中斷與恢復都須有闡明書或書面告知報集團法律部。（四）對于合同的終止（合同未推行完，但擬定不再繼續(xù)推行），合同推行部門應做好終止統(tǒng)計，收集推行過程中全部與合同有關的文獻，做好經(jīng)濟往來和工程結算工作，辦理解除合同的手續(xù)，資料交合同專管員保存。（五）若經(jīng)有關部門備案或公證處公證的合同均應重新報有關部門備案或公證。第六章合同糾紛的解決第二十條解決合同糾紛的原則是：以和諧協(xié)商為主，做到有理、有利、有節(jié)；以法律法規(guī)為準繩，以合同商定和合同推行的事實為根據(jù)，保護我方正當權益。第二十一條發(fā)生合同糾紛時，合同推行部門應于三個工作日內(nèi)將糾紛產(chǎn)生的因素及解決糾紛的意見，書面報請項目負責人及集團法律部。重要、大額合同則應在一種工作日內(nèi)提交書面報告，闡明糾紛的因素及現(xiàn)狀。第二十二條負責合同推行的部門或具體經(jīng)辦人在解決合同糾紛時不得私自作出違反合同旨意并對公司不利的承諾。第二十三條接受合同糾紛的報告人或著手解決合同糾紛的負責人，應認真分析查明因素并依合同商定、已發(fā)生的合同事實和法律法規(guī)的有關規(guī)定，及時與對方協(xié)商解決。第二十四條協(xié)商、調解均不成的，根據(jù)合同商定，在規(guī)定的時效內(nèi)向仲裁機關申請仲裁或向人民法院提起訴訟，避免由于我方的失誤而造成喪失訴權的狀況出現(xiàn)。第二十五條提請仲裁或訴訟的糾紛由集團法律部或外聘專業(yè)律師解決，法律部可規(guī)定項目正、副負責人參加開庭工作。第七章合同的管理第二十六條合同管理的規(guī)定和原則是：分級管理，專業(yè)歸口，責任到人。集團合同管理歸口部門為集團法律部。合同管理分集團和項目公司二級管理。各項目或公司應設一名合同專管員（可兼職），由其跟蹤合同推行狀況并建立合同的訂立、推行、變更、解除、終止等信息檔案。第二十七條加強合同基礎管理工作。(一)每份合同都應有編號。合同的多個資料，涉及合同正副文本及附件；合同文本的簽收統(tǒng)計；分期推行的狀況統(tǒng)計；變更、解除合同的合同（涉及文書、函電）等，均應及時建檔，妥善保管。(二)訂立合同應使用公章或合同專用章，其它印章一律不得用于訂立合同。合同專用章經(jīng)申報同意后刻制，統(tǒng)一編號，擬定專人保管使用。凡使用公章或合同專用章簽約的必須填寫用印申請單，確認用印人，做好用印統(tǒng)計。印章如遺失，應立刻向公安機關報案，登報聲明作廢，同時追究有關人員的責任。(三)合同一經(jīng)訂立均應留存原件兩份分別交公司或項目財務部或集團法律部。(四)合同保管部門（或人）應對合同承當保密責任，以免泄露商業(yè)機密給公司或項目造成經(jīng)濟損失。(五)各項目或公司合同專管員每月最后一天向集團法律部報本月合同訂立狀況統(tǒng)計表以及合同推行狀況報告。第二十八條合同糾紛解決完畢，應將有關資料匯總、歸檔。同時向集團法律部作出書面報告。第二十九條集團法律部定時進行合同推行狀況的檢查，對合同推行過程中出現(xiàn)的問題予以解釋、解決，對經(jīng)常出現(xiàn)的問題加以研究、剖析，以期在后來的合同管理中改善。第三十條合同管理的責任：合同的管理實施項目總經(jīng)理負責制。（二）在合同的訂立、推行、變更過程中違反本方法規(guī)定或合同糾紛產(chǎn)生后不按規(guī)定解決，使公司造成損失的，公司將視有關負責人過失程度、對公司造成經(jīng)濟損失的大小、處以200元以上5000元下列罰款。（三）情節(jié)嚴重，使公司造成嚴重損失或負面影