文件管理方案計劃體系文件

人和商業(yè)控股有限公司經營管理事業(yè)部文獻管理體系執(zhí)行程序目錄一、建立文獻管理體系的目的……………2二、文獻管理體系定義………………………2三、文獻公布類型………………2四、文獻公布形式………………2五、文獻管理原則…………………2六、文獻類別………………………3七、文獻收發(fā)流程………………4八、文獻保管、借閱管理………………………4九、文獻管理體系表單模板和行文原則格式……………………4

一、建立文獻管理體系的目的1.加強事業(yè)部文獻管理，規(guī)范事業(yè)部行文程序；2.強化文獻體系為決策服務的作用；3.凡事做到有據(jù)可查，成為內控管理中復查、稽核的重要而有效的手段。二、文獻管理體系定義1.本體系范疇僅指全部經事業(yè)部行政辦和有關職能部門負責的收發(fā)文；2.全部文獻的收發(fā)、分類、歸檔、借閱均歸由事業(yè)部行政辦統(tǒng)一管理。三、文獻公布類型1.上行文：經營管理事業(yè)部向公司或政府有關職能部門的一種行文2.平行文：經營管理事業(yè)部與其它事業(yè)部之間的一種行文3.下行文：經營管理事業(yè)部對所屬各職能部門及各團體的一種行文四、文獻公布形式1.對內公布：紙質、OA辦公系統(tǒng)2.對外公布：紙質、公司網站、信箱五、文獻管理原則1.保密原則：但凡牽涉公司重大商業(yè)機密的文獻須有嚴格的保密方法予以保障，有關負責人須訂立保密合同；2.歸口管理，專人負責原則：文獻的收發(fā)、分類、歸檔及借閱必須由歸口部門指定專人負責；3.實效性原則：文獻的解決與執(zhí)行要講求效率，以追求文獻的實際效用為目的；4.原則化、規(guī)范化原則：全部文獻的格式、流程及檔案管理均須遵照所制定的規(guī)范原則，以使文獻管理系統(tǒng)的運轉高效、有序。六、文獻類別經營管理事業(yè)部文獻體系分為外部來文和內部文獻。外部來文外部來文為政府有關職能部門、行業(yè)協(xié)會、社會團體和企事業(yè)單位的外來文獻。按來源可分為：政府有關職能部門行業(yè)協(xié)會、社會團體、民間組織公司或其它事業(yè)部其它企事業(yè)單位等2.內部文獻內部文獻為經營管理事業(yè)部內部的多個告知、決定、報告、請示、計劃、總結和有關資料等文獻。內部文獻按類別可分為：①行政管理類文獻a.經營管理事業(yè)部領導機構構成及變更，職能部門構成及變更b.經營管理事業(yè)部重大活動c.行政事務d.公司文化e.法律事務f.勞動合同管理，社會保險、薪酬福利、職務任免，績效等g.員工教育和培訓h.消防保衛(wèi)i.外事工作②經營管理類文獻a.事業(yè)部經營戰(zhàn)略、計劃總結、多個統(tǒng)計報表b.資產管理、產權變動c.公司宣傳d.商務合同e.物資采購、保管和使用f.招投標管理③設備物品類文獻材料a.購置設備物品的審批，購置合同等b.設備的驗收和安裝調試c.設備物品的使用、維護和更新七、文獻收發(fā)流程1.收文管理流程行政辦簽收來文、登記→行政辦主任審視解決→主管副總/總經理批示→行政辦下發(fā)批示解決文獻→有關部門經理接受解決→行政辦歸檔管理2.發(fā)文管理流程發(fā)文部門起草公文→發(fā)文部門經理審視→主管副總審核→總經理審批→行政辦校稿、打印、蓋章、發(fā)出→行政辦接受反饋并存檔八、文獻保管、借閱管理1.文獻由歸口部門負責收集并及時移交到行政辦，行政辦指定專人統(tǒng)一管理。2.因工作需要借閱文獻時，須填寫《文獻借閱審批單》（見【附件二】），并經對應審批人同意后借閱，償還時文獻管理員應及時歸檔。3.借閱人必須保持資料的完整性，不得破損。4.如文獻已過保存期限，須填寫《文獻銷毀申請單》（見【附件四】）并經對應審批人同意后銷毀。九、文獻管理體系表單和行文原則格式【附件一】文獻歸檔記錄表模板文獻歸檔記錄表序號歸檔日期文獻名稱文獻編號歸檔人經辦人備注12345678910備注：標有密級的文獻應在備注中寫明。

【附件二】文獻借閱審批單模板文獻借閱審批單編號：借閱申請部門申請人文獻名稱借閱日期償還日期借閱目的：部門經理審批主管副總經理審批總經理審批【附件三】文獻借閱記錄表模板文獻借閱記錄表文獻名稱編號借閱類型借閱時間返還時間借閱人簽字保管人簽字□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制□借閱□復制【附件四】文獻銷毀申請表模板文獻銷毀申請表文獻名稱文獻類別歸屬部門正/副份數(shù)保存期限銷毀因素經手人部門負責人審核行政辦經手人行政辦負責人復核總經理審批備注【附件五】發(fā)文申請表模板發(fā)文申請表文獻名稱文獻類別文獻份數(shù)緊急程度密級起草部門負責人發(fā)文闡明：審批意見：終審意見：□同意公布、實施，公布日期年月日□請修改、補充、核算□暫緩公布不予同意簽字：年月日填報闡明：1.文獻類別涉及：規(guī)定、決定、決策、告知、通報、請示、報告、批復、函和會議紀要等。2.文獻密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”。3.緊急程度分為“特急”、“急”、“平”。4.各級別文獻對應由總經理、主管副總經理或部門經理進行審批，并訂立終審意見（文獻級別遵照事業(yè)部文獻管理制度中的規(guī)定）。5.發(fā)文申請表后需附擬發(fā)文獻的正文。【附件六】文獻發(fā)放記錄表模板文獻發(fā)放記錄表序號發(fā)文日期文獻名稱文獻類別文獻編號發(fā)文部門收文部門備注部門經辦人部門經辦人12345678910填報闡明：屬于密級的文獻和緊急程度為特急或急的文獻應在備注中標明?！靖郊摺渴瘴挠涗洷砟０迨瘴挠涗洷硇蛱柺瘴娜掌谖墨I名稱文獻類別文獻編號收文部門轉呈部門發(fā)文部門備注部門經辦人部門經辦人部門經辦人12345678910填報闡明：屬于密級的文獻和緊急程度為特急或急的文獻應在備注中標明?！靖郊恕可闲形母袷侥０宀课墨I編號：簽發(fā)人： 有關的請示/報告 年月日（印章）主題詞:主送：抄送:

【附件九】平行文格式模板有關的函特此函詢/復函/函告發(fā)文單位年月日

【附件十】下行文格式模板經營管理事業(yè)部文獻編號：有關的告知/批復/決定/批示：