工程公司材料采購(gòu)管理制度

工程公司資料采買(mǎi)管理制度工程公司資料采買(mǎi)管理制度工程公司資料采買(mǎi)管理制度有限公司大宗資料、物料采買(mǎi)管理制度第一章總則第一條目的為加強(qiáng)公司規(guī)范化管理，規(guī)范采買(mǎi)工作，保障攪拌站的正常連續(xù)進(jìn)行，選擇合格的供應(yīng)商并對(duì)采買(mǎi)過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格的控制，保證供貨商供應(yīng)的資料滿(mǎn)足施工的規(guī)定要求，最大限度的降低成本，特?cái)M定本制度。第二條適用范圍本方法適用于公司各瀝青攪拌站施工用資料、物料（設(shè)備）采買(mǎi)時(shí)，計(jì)劃、審批、價(jià)格之審察、訂購(gòu)、查收、付款結(jié)算等，除還有規(guī)定外，均以制度辦理。本管理制度所指大宗資料、物料指各攪拌站建設(shè)及生產(chǎn)所需的：骨料、石粉、礦粉、瀝青、重油、砂、磚、水泥、混凝土、機(jī)械設(shè)備及配件、電纜線等。第三條職責(zé)劃分1、由公司機(jī)料部全面負(fù)責(zé)對(duì)各資料、物料的價(jià)格詢(xún)價(jià)、采買(mǎi)、入庫(kù)保留工作；2、由攪拌站站長(zhǎng)對(duì)本站內(nèi)計(jì)劃單的質(zhì)量、數(shù)量、要求進(jìn)行詳細(xì)審察把關(guān)；3、由財(cái)務(wù)部對(duì)該工程資料的數(shù)量、規(guī)格、價(jià)格控制把關(guān)。4、由綜合部對(duì)采買(mǎi)合同的條款進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)把關(guān)5、由分管副總對(duì)各采買(mǎi)計(jì)劃、合同進(jìn)行審察把關(guān)；第四條原則1、長(zhǎng)遠(yuǎn)訂貨和大額進(jìn)貨，原則上均應(yīng)經(jīng)過(guò)簽署買(mǎi)賣(mài)合同的方法進(jìn)行。2、對(duì)于經(jīng)常性采買(mǎi)或批量進(jìn)貨的，按采買(mǎi)流程進(jìn)行。第二章采買(mǎi)（計(jì)劃）審批第一條采買(mǎi)計(jì)劃的擬定1、資料、物料的采買(mǎi)執(zhí)行先計(jì)劃審批，后采買(mǎi)的原則。大宗資料應(yīng)在計(jì)劃應(yīng)在推行前很多于10天前提出，批量進(jìn)貨的資料很多于3天提出，個(gè)別應(yīng)急性資料由攪拌站負(fù)責(zé)人口頭提出報(bào)機(jī)料部和總經(jīng)理贊同后推行采買(mǎi)，但事后二天內(nèi)應(yīng)補(bǔ)齊相關(guān)手續(xù)。2、攪拌站建設(shè)期前由站長(zhǎng)依照公司攪拌站建設(shè)規(guī)劃要求提出資料、物料采買(mǎi)計(jì)劃，保證資料物料規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量無(wú)誤并簽字后以申報(bào)；3、攪拌站生產(chǎn)需要采買(mǎi)的大宗資料，由機(jī)料部提出采買(mǎi)意向申請(qǐng)，報(bào)公總經(jīng)理確定供應(yīng)商。4、攪拌站生產(chǎn)時(shí)期，進(jìn)行資料和物料的采買(mǎi)，由攪拌部機(jī)料員依照公司經(jīng)營(yíng)客戶(hù)經(jīng)理的書(shū)面生產(chǎn)計(jì)劃，提出資料、物料采買(mǎi)計(jì)劃，試驗(yàn)員審察所購(gòu)資料的技術(shù)質(zhì)量條求，站長(zhǎng)審察確認(rèn)。保證資料物料規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量無(wú)誤并簽字后以申報(bào)；第二條詢(xún)價(jià)、比價(jià)和議價(jià)1、機(jī)料部依照采買(mǎi)物料的品種、規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量和交付期的不同樣，應(yīng)選擇最少三家吻合采買(mǎi)條件的供貨商作為詢(xún)價(jià)對(duì)象；2、采買(mǎi)員依照過(guò)去采買(mǎi)的情況、市場(chǎng)變化情況、以及公司成本估量等情況，確定采買(mǎi)目標(biāo)價(jià)格；3、在獲取供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息后，采買(mǎi)人員對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)條件進(jìn)行品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等方面攪拌站進(jìn)行核對(duì)，以保證供應(yīng)商提供的資料吻合公司實(shí)質(zhì)的采買(mǎi)要求，并對(duì)供應(yīng)商所報(bào)的價(jià)格、交付期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行解析比較，以便選擇條件最優(yōu)的供應(yīng)商；4、供應(yīng)商供應(yīng)報(bào)價(jià)之物料規(guī)格與請(qǐng)購(gòu)規(guī)格不同樣或?qū)俅闷窌r(shí)，采買(mǎi)人員應(yīng)送請(qǐng)購(gòu)部門(mén)確認(rèn)；5、專(zhuān)用資料或用品，機(jī)料部應(yīng)會(huì)同使用部門(mén)共同詢(xún)價(jià)與議價(jià)；6、對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)資料整理后，經(jīng)辦人員應(yīng)深入解析，以電話等聯(lián)絡(luò)方式向供應(yīng)商講價(jià)。在公司規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)，采買(mǎi)人員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行磋商，以使雙方最后在全部條款上完成一致；7、對(duì)重要的物質(zhì)采買(mǎi)，要保證參加人數(shù)很多于兩人進(jìn)行商務(wù)談判，且要求有兩個(gè)以上的部門(mén)派人參加。第三條采買(mǎi)前核決及權(quán)限大宗資料第一次采買(mǎi)時(shí)，按公司合同管理方法執(zhí)行合同署紳士程序，采買(mǎi)經(jīng)辦人員與供應(yīng)商初步溝通并完成詢(xún)價(jià)后，在詢(xún)價(jià)匯總表上詳細(xì)填列以下事項(xiàng)，呈報(bào)負(fù)責(zé)資料采買(mǎi)的各部門(mén)及總經(jīng)理核決：1）供應(yīng)商資料：包括名稱(chēng)、地點(diǎn)、聯(lián)系人、聯(lián)系方式；2）采買(mǎi)物料的詳細(xì)描述：包括品名、型號(hào)、規(guī)格等，如有超出標(biāo)準(zhǔn)的特別要求需特別注明；3）訂單所采買(mǎi)的數(shù)量/重量；單位包裝數(shù)量/重量；包裝件數(shù)；4）價(jià)格：?jiǎn)蝺r(jià)，合計(jì)價(jià)，合同總數(shù)，定金或預(yù)付款；5）交付期：分批交付時(shí)應(yīng)明確每批的交付時(shí)間和交付數(shù)量；6）付款方式；7）所需的質(zhì)量證明（檢驗(yàn)單、質(zhì)保單、出供應(yīng)證明單、化驗(yàn)報(bào)告單等）；8）質(zhì)量保證條款：發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題是進(jìn)行退換或其他辦理方法；9）運(yùn)輸方式和銷(xiāo)售發(fā)票的要求。3、需與供應(yīng)商簽署長(zhǎng)遠(yuǎn)合同者，采買(mǎi)經(jīng)辦人應(yīng)以簽呈及擬妥的長(zhǎng)遠(yuǎn)合同書(shū)，核決權(quán)限依照請(qǐng)購(gòu)種類(lèi)和對(duì)應(yīng)的級(jí)別逐級(jí)呈各部門(mén)主管及公司經(jīng)理核決；4、簽署期采買(mǎi)合同后過(guò)程中進(jìn)貨的，如骨料、重油、粉料、瀝青等，按資料采買(mǎi)流程，填寫(xiě)采買(mǎi)單，辦理手續(xù)。5、金額較大或批量采買(mǎi)的應(yīng)到對(duì)方生產(chǎn)工供應(yīng)進(jìn)行實(shí)質(zhì)察看，在充分認(rèn)識(shí)對(duì)方的資信程度、供貨能力和現(xiàn)貨物質(zhì)后，向?qū)Ψ矫鞔_訂貨意向，并送樣報(bào)驗(yàn)，未經(jīng)過(guò)報(bào)驗(yàn)的資料嚴(yán)禁采買(mǎi)。第四條簽署采買(mǎi)合同或填寫(xiě)采買(mǎi)單1、經(jīng)總經(jīng)理確定供應(yīng)商后，機(jī)料部填寫(xiě)采買(mǎi)合同，并經(jīng)審批流程，完成采買(mǎi)合同經(jīng)審察，加蓋公司合同公章經(jīng)對(duì)方簽章后見(jiàn)效。采買(mǎi)單經(jīng)公司總經(jīng)理簽字審批后見(jiàn)效，采買(mǎi)單一式兩份，一份由機(jī)料部、一份交攪拌站。2、采買(mǎi)人員應(yīng)追蹤控制資料物料交貨期，及時(shí)向供應(yīng)商跟催交貨進(jìn)度。3、發(fā)貨前要求供應(yīng)商在“送貨單”上注明“訂購(gòu)單編號(hào)”及“包裝方式”，以便查收確認(rèn)。4、若屬分批交貨者，采買(mǎi)人員應(yīng)在“訂購(gòu)單”上注明“分批交貨”以資鑒別。第五條退貨作業(yè)對(duì)于檢驗(yàn)不合格的資料退貨時(shí)，應(yīng)開(kāi)立“資料退貨單”呈攪拌站長(zhǎng)和機(jī)料員簽認(rèn)后，對(duì)資料數(shù)量不進(jìn)行確認(rèn)。必要時(shí)由機(jī)料部通知供應(yīng)商列席核實(shí)。第三章查收與付款第一條資料進(jìn)供應(yīng)查收1、資料進(jìn)場(chǎng)供應(yīng)商交貨時(shí)，機(jī)料部通知攪拌站庫(kù)管員和實(shí)驗(yàn)員，實(shí)際清點(diǎn)件數(shù)或稱(chēng)重，，對(duì)貨物攜帶的相關(guān)證件和資料質(zhì)量進(jìn)行考據(jù)，經(jīng)與采買(mǎi)清單或采買(mǎi)合同內(nèi)容核對(duì)吻合后簽收，庫(kù)房出具入庫(kù)單并由庫(kù)管員簽章入庫(kù)。如發(fā)現(xiàn)不符時(shí)，即通知機(jī)料部一同辦理；2、對(duì)有專(zhuān)項(xiàng)質(zhì)量要求的資料物質(zhì)，機(jī)料部通知攪拌站長(zhǎng)一同參加員查收，查收合格后由攪拌站庫(kù)管員出具入庫(kù)單并由庫(kù)管員簽字。第二條付款結(jié)算1、嚴(yán)格依照公司報(bào)賬工作流程和掛賬工作流程執(zhí)行；2、采買(mǎi)款項(xiàng)須按采買(mǎi)合同規(guī)定或采買(mǎi)單所約定的時(shí)間由公司安排支付；3、付款申請(qǐng)由采買(mǎi)人員或被委托采買(mǎi)人員提出，申請(qǐng)付款應(yīng)嚴(yán)格按照采買(mǎi)合同要求和項(xiàng)目進(jìn)度情況進(jìn)行，分清輕重緩急，必要時(shí)須提交驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、物品入庫(kù)單據(jù)和對(duì)方發(fā)票，申請(qǐng)付款單上應(yīng)注明預(yù)付款、已付款、余款，按審批權(quán)限經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字后，方可辦理付款手續(xù)；4、只有在出現(xiàn)以下情況時(shí)才可由采買(mǎi)人員借款或墊款進(jìn)行直接支付：1）緊急采買(mǎi)且不能夠及時(shí)辦理財(cái)務(wù)支付手續(xù)；2）在外埠采買(mǎi)且供應(yīng)商要求馬上付款時(shí)；3）在現(xiàn)場(chǎng)調(diào)試施工時(shí)期急需資料的采買(mǎi)；4）3000元以下的零星采買(mǎi)。第三條進(jìn)度控制及異常辦理1、機(jī)料部應(yīng)特別注意“采買(mǎi)單”注明的到貨時(shí)間要求，掌握到貨進(jìn)度；2、采買(mǎi)人員發(fā)現(xiàn)供貨方發(fā)貨日期有延緩時(shí)，應(yīng)主動(dòng)與供貨供應(yīng)商聯(lián)系催交，對(duì)異常原因及時(shí)辦理對(duì)策，報(bào)告相關(guān)職能部門(mén)、公司辦理。第四條質(zhì)量議論攪拌站和機(jī)料部應(yīng)就所使用的資料質(zhì)量予以關(guān)注，依照使用收效對(duì)資料質(zhì)量提出議論，以利于進(jìn)一步工作。第四章附則第一條參加采買(mǎi)過(guò)程的各相關(guān)部門(mén)，既要明確分工、明確責(zé)任、互相當(dāng)合，還要注意發(fā)揮互相督查的作用，保證公司的利益不受損害；第二條參加采買(mǎi)的人員要嚴(yán)格自律，加強(qiáng)法制看法，自覺(jué)抵制不正之風(fēng)，任何人不得私下收受回扣或酬金，并接受公司全體員工督查；一經(jīng)發(fā)現(xiàn)上述情況，視情節(jié)，按所受回扣或酬金的十倍處罰，停職直至開(kāi)除。第四條本方法自宣告日期執(zhí)行。二○一三年七月十天4、《資料采買(mǎi)申請(qǐng)表》填報(bào)流程攪拌站建設(shè)期資料采買(mǎi)流程機(jī)料員填寫(xiě)資料采購(gòu)申請(qǐng)表資料采買(mǎi)一般不少于提前三天，試驗(yàn)員復(fù)核攪拌站長(zhǎng)審察攪拌站機(jī)料員負(fù)責(zé)傳達(dá)，建立資料收發(fā)臺(tái)帳機(jī)料部接收采買(mǎi)單機(jī)料部詢(xún)價(jià)原則上不超過(guò)三天完成公司分管審察總經(jīng)理審批機(jī)料部采買(mǎi)攪拌站機(jī)料員查收大宗生產(chǎn)資料采買(mǎi)流程

依照公司攪拌站規(guī)劃要求機(jī)料部建立采買(mǎi)臺(tái)賬資料員建立進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收臺(tái)賬機(jī)料部提出采買(mǎi)計(jì)劃?rùn)C(jī)料部詢(xún)價(jià)，選擇很多于三家供應(yīng)商品機(jī)料部將詢(xún)價(jià)情況匯總后，報(bào)總經(jīng)理確定供應(yīng)商機(jī)料部按公司合同管理程序?qū)彶旌贤贤?jīng)審批后，簽署合同攪拌站機(jī)料員依照客戶(hù)經(jīng)理需求填寫(xiě)分批進(jìn)料申請(qǐng)按合同要求進(jìn)貨試驗(yàn)員和站長(zhǎng)審察供應(yīng)至攪拌站時(shí)，機(jī)料員進(jìn)場(chǎng)查收，重要時(shí)會(huì)同站長(zhǎng)參加

公司機(jī)料部和分管副總審察合格后入庫(kù)，登記入庫(kù)臺(tái)帳攪拌站發(fā)料，登記發(fā)放臺(tái)帳資料采買(mǎi)申請(qǐng)表（樣表）工程名稱(chēng)：ABCDEFGHIJKL序號(hào)資料名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量技術(shù)要求或證書(shū)品牌申購(gòu)用途需求日期單價(jià)金額備注123456716機(jī)料員:試驗(yàn)員:攪拌站長(zhǎng):機(jī)料部:分管副總:總經(jīng)理:日期:日期:日期:日期:日期:日期:說(shuō)明:1、B-I欄由申請(qǐng)人填寫(xiě)，J-K欄由采買(mǎi)人員填寫(xiě)；L欄由資料員填寫(xiě)庫(kù)存；2、采買(mǎi)申請(qǐng)表必定經(jīng)過(guò)贊同后方可采買(mǎi)；3、本申請(qǐng)表不得隨意涂改，4、本表格的單價(jià)是指詢(xún)價(jià)最優(yōu)惠之價(jià)格，后附其他供貨商詢(xún)價(jià)表。注：按公司原有電子表格式_______________資料采買(mǎi)詢(xún)價(jià)表填報(bào)部門(mén)：

編號(hào)：報(bào)價(jià)單位名稱(chēng)

型號(hào)或產(chǎn)地

規(guī)格

數(shù)量

報(bào)價(jià)

資信情況

質(zhì)量情況

供應(yīng)能力

交貨日期

交貨地點(diǎn)

付款方法

扣款規(guī)定詢(xún)價(jià)目標(biāo)詢(xún)價(jià)人員及建議機(jī)料部門(mén)負(fù)責(zé)人建議財(cái)務(wù)主管建議分管總經(jīng)理建議總經(jīng)理建議內(nèi)容總結(jié)

（