公司員工檔案管理制度范文

公司員工檔案管理制度范文

為了標(biāo)準(zhǔn)公司人事檔案治理，加強(qiáng)檔案治理的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)時(shí)性和保密性。同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本治理方法。

二、適用范圍

適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的”治理工作。

三、職責(zé)

公司行政人事部門(mén)為本公司員工人事檔案的歸口治理部門(mén)。

四、原則

分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔準(zhǔn)時(shí)、排列有序、層次清晰、整理標(biāo)準(zhǔn)。

五、檔案治理內(nèi)容

1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、（面試）記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身

份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、轉(zhuǎn)正及晉級(jí)表、離職證明、各類合同及協(xié)議。

2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反應(yīng)表（證書(shū)原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。

3、績(jī)效治理檔案：將員工績(jī)效考核相關(guān)資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。

六、程序

1、新員工報(bào)到后，收齊新入職員工的全部手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面左上方書(shū)寫(xiě)上檔案袋編號(hào)、員工姓名、性別。將檔案資料以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存，紙質(zhì)檔案統(tǒng)一歸入每位員工的個(gè)人檔案袋，電子檔案以hr治理信息系統(tǒng)為平臺(tái)進(jìn)展統(tǒng)一治理。員工人事檔案治理人員須忠于職守，嚴(yán)格遵守公司《員工保密治理制度》。

2、檔案建立：新員工經(jīng)考核合格，入職之日始，即建立個(gè)人人事檔案，起始檔案材料包括：一寸近期免冠照片、身份證和學(xué)歷職稱證件的復(fù)印件、個(gè)人簡(jiǎn)歷、應(yīng)聘擋案表、錄用審批表、員工個(gè)人檔案表、體檢報(bào)告、離職(失業(yè))證明等。

七、為保證員工檔案信息的準(zhǔn)時(shí)性和精確性，以表達(dá)系統(tǒng)時(shí)效性強(qiáng)的優(yōu)點(diǎn)，準(zhǔn)時(shí)更新、變化的資料進(jìn)展系統(tǒng)錄入，

詳細(xì)時(shí)限要求如下：

1、新員工入職、員工調(diào)動(dòng)、任命、借用、離職信息自生成之日起二個(gè)工作日內(nèi)錄入電子檔案，并進(jìn)展紙質(zhì)檔案歸檔；

2、組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)、培訓(xùn)治理、考核治理、獎(jiǎng)懲治理信息自生成之日起七個(gè)個(gè)工作日內(nèi)錄入，并進(jìn)展紙質(zhì)檔案歸檔；

3、社會(huì)保險(xiǎn)、合同簽訂等信息自生成之日起七個(gè)工作日內(nèi)錄入，并進(jìn)展紙質(zhì)檔案歸檔。

八、人事檔案借/調(diào)閱

1、調(diào)閱員工的人事檔案需填寫(xiě)《檔案借/查閱申請(qǐng)表》并經(jīng)有效批準(zhǔn)。

2、本部門(mén)員工的人事檔案調(diào)閱需經(jīng)部門(mén)主管批準(zhǔn)。

3、部門(mén)主管有權(quán)調(diào)閱（其他）部門(mén)員工的人事檔案，但需行政人事部門(mén)主管審核，并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

4、部門(mén)主管級(jí)別的人事檔案，總經(jīng)理有權(quán)調(diào)閱。

5、調(diào)閱檔案原則上在行政人事部門(mén)內(nèi)部并在指定人員伴隨下調(diào)閱。如需借出行政人事部門(mén)，需行政人事部門(mén)主管

批準(zhǔn)。借閱檔案的人員，對(duì)檔案應(yīng)妥當(dāng)保管，不得遺失、泄密和污損，不準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換，不得復(fù)印，

借出的檔案必需在2天內(nèi)歸還。

6、全部調(diào)閱檔案，均需登記備案。

九、人事檔案歸屬

1、連續(xù)受聘的員工檔案，作為其今后聘任聘用的依據(jù)；檔案分類編號(hào)存放，一個(gè)員工一個(gè)編號(hào)，防止重名重姓員工檔案穿插，制電子名目，以便查閱。

2、離職員工的人事檔案每月清查，另外存檔，應(yīng)在妥當(dāng)保管一年以后銷毀。部門(mén)主管以上人員、關(guān)鍵崗位人員檔案應(yīng)妥當(dāng)保管三年以后銷毀。

十、本制度最終解釋權(quán)歸行政人事部，本制度從下發(fā)之起實(shí)施。

發(fā)出部門(mén)：行政人事部

借用、查閱人事檔案審批表