書面溝通的技巧詳解

（優(yōu)選）書面溝通的技巧當前第1頁\共有22頁\編于星期六\21點主要技能點技能點四其他商務(wù)文書的寫作技能點三調(diào)查問卷的設(shè)計技能點二商務(wù)信函技能點一商務(wù)報告的寫作當前第2頁\共有22頁\編于星期六\21點技能點一商務(wù)報告的寫作一、商務(wù)報告書概述二、商務(wù)報告的特點三、商務(wù)報告的格式四、商務(wù)報告的結(jié)構(gòu)五、商務(wù)報告的寫作過程

當前第3頁\共有22頁\編于星期六\21點商務(wù)報告書概述報告的三種類型僅提供信息的報告（信息性報告：只想讀者提供一些數(shù)據(jù)）信息加分析的報告（分析性報告：對數(shù)據(jù)加以分析但不給出建議和解決方案）信息加分析加建議的報告（建議性報告：給出建議和解決方案的報告）當前第4頁\共有22頁\編于星期六\21點商務(wù)報告的特點商務(wù)報告的特點內(nèi)容匯報性語言的陳述性行文的單向性成文的事后性雙向的溝通性當前第5頁\共有22頁\編于星期六\21點商務(wù)報告的格式信函格式備忘錄格式報告格式預(yù)先備好的表格當前第6頁\共有22頁\編于星期六\21點商務(wù)報告的結(jié)構(gòu)商務(wù)報告前言部分扉頁目錄摘要主體部分簡介研究結(jié)果建議或結(jié)論補充部分參考文獻附錄當前第7頁\共有22頁\編于星期六\21點商務(wù)報告的寫作過程

（一）明確問題，限定報告范圍（二）收集和分析資料（三）組織材料（四）撰寫報告當前第8頁\共有22頁\編于星期六\21點技能點二商務(wù)信函

一、商務(wù)信函的概述二、撰寫商務(wù)信函的原則三、商務(wù)信函的寫作要點

四、商務(wù)信函的結(jié)構(gòu)五、商務(wù)信函的格式當前第9頁\共有22頁\編于星期六\21點商務(wù)信函的概述

商務(wù)信函是用來商洽交易事項，聯(lián)系業(yè)務(wù)，詢問和答復(fù)有關(guān)具體問題的一種信函。當前第10頁\共有22頁\編于星期六\21點撰寫商務(wù)信函的原則

體諒Consideration禮貌Courtesy具體Concreteness簡潔Conciseness清楚Clearness正確Correctness完整Completeness7C原則當前第11頁\共有22頁\編于星期六\21點商務(wù)信函的寫作要點主題突出，觀點明確面向?qū)Ψ?，態(tài)度誠懇實事求是，謙恭有禮結(jié)構(gòu)嚴謹、首尾圓合語氣平和，用詞準確清楚簡潔，注意修辭當前第12頁\共有22頁\編于星期六\21點商務(wù)信函的結(jié)構(gòu)

（一）中文商務(wù)信函常規(guī)結(jié)構(gòu)1．標題（事由）2．稱謂3．正文4．落款5．附件（二）英文商務(wù)信函常規(guī)結(jié)構(gòu)1．信頭2．日期3．信內(nèi)名稱和地址4．稱呼5．正文6．結(jié)尾敬語7．簽名8．附件當前第13頁\共有22頁\編于星期六\21點商務(wù)信函的格式

（一）縮行式縮行式商務(wù)信函是一種比較傳統(tǒng)的信函格式，整封信看起來勻稱美觀。（二）齊行式齊行式是一種較具現(xiàn)代氣息的信函格式，目前被普遍采用。（三）混合式混合式是基于縮行式和齊行式改良而成的，看起來既典雅，用打字機或電腦處理起來也方便。當前第14頁\共有22頁\編于星期六\21點技能點三調(diào)查問卷的設(shè)計

一、問卷設(shè)計概述二、調(diào)查問卷的基本結(jié)構(gòu)三、問卷設(shè)計的步驟四、問卷設(shè)計的要點當前第15頁\共有22頁\編于星期六\21點問卷設(shè)計概述

調(diào)查問卷，又稱為調(diào)查表、訪談表，是一份以問答方式向被調(diào)查者搜集資料和信息，了解被調(diào)查者的態(tài)度、意見和反應(yīng)的調(diào)查工具。它是現(xiàn)代社會用于收集資料的一種最為普遍的工具。當前第16頁\共有22頁\編于星期六\21點調(diào)查問卷的基本結(jié)構(gòu)

調(diào)查問卷一般包括三個部分，卷首語、正文和結(jié)束語。正文是問卷的核心部分，是每一份問卷都必不可少的內(nèi)容，而其他部分則根據(jù)設(shè)計者需要可取可舍。當前第17頁\共有22頁\編于星期六\21點問卷設(shè)計的步驟

（一）確定調(diào)研目的，資料來源（二）確定數(shù)據(jù)收集方法（三）確定問題回答形式（四）決定問題的措辭（五）確定問卷的流程和編排（六）評價問卷和編排（七）獲得各方面的認可（八）預(yù)先測試和修訂（九）準備最后的問卷并實施當前第18頁\共有22頁\編于星期六\21點問卷設(shè)計的要點

（一）找出與調(diào)查主題相關(guān)的要素（二）問題與問題之間要具有邏輯性（三）問題設(shè)置要規(guī)范（四）問題設(shè)置不要加入誘導(dǎo)性（五）問題的提出不能太敏感（六）便于整理分析當前第19頁\共有22頁\編于星期六\21點技能點四其他商務(wù)文書的寫作

一、電子郵件的寫作二、創(chuàng)建備忘錄當前第20頁\共有22頁\編于星期六\21點電子郵件的寫作

（一）如何開始（二）內(nèi)容和語氣（三）電子郵件的回復(fù)（四）其他注意事項當前第21頁\共有22頁\編于星期六\21點創(chuàng)建備忘錄

備忘錄是一種記錄以備忘的非正式文件。它主要用來提醒、督促對方，或就某個問題提出自己的意見或看法。在業(yè)務(wù)上，它一般用來補充正式文件的不足。