總經(jīng)理工作部管理手冊

多倫盛華實業(yè)有限公司總經(jīng)理工作部管理手冊2010年11月16日目錄一、崗位結構圖………….2二、部門日常管理制………3三、部門工作內(nèi)容及職責…………………4(一)宣揚管理工作…………5(二)公文工作管理…………6(三)檔案工作管理…………9(四)辦公用品管理……….15(五)接待工作管理……….17四、各崗位職責………….19(一)部長………………….19(二)行政主管…………….21(三)綜合管理員………….21五、總經(jīng)理工作部各項工作流程……….22(一)宣揚管理工作流程………………….22(二)公文管理工作流程………………….24(三)會議管理流程……….35一、崗位結構圖總經(jīng)理工作部部長總經(jīng)理工作部部長（1名）行政主管（1名）綜合管理員（1名）二、部門日常管理制度1、保持辦公室地面、墻面、窗簾、窗戶干凈、清潔，各種公用設施完好無損，禁止亂涂亂貼亂畫，禁止在檔案柜頂層堆放物品。2、保持文件資料擺放整齊有序，辦公室若配置盆景，要保持盆景艷麗；水瓶、盆景、報紙夾、辦公桌椅、工藝品、辦公用品等放在辦公室固定位置，禁止隨意挪動。3、上班時間嚴禁竄崗、游戲、溜號、大聲熱鬧；禁止在辦公室吃早餐、零食、抽香煙等。4、講文明禮貌，留意言行，不假公濟私，熱忱大方，嚴守公司機密。5、下班后，整理干凈桌面，關閉電腦、空調(diào)、電燈等公用設施，關好門窗。上班期間人員玩出辦事或下班后，未關閉空調(diào)等設施的，賜予部門負責人20元/次罰款。6、建立“迎駕報”專夾，報紙、雜志等分類掛放在報紙夾上。7、樣品室擺放美觀整齊，窗明幾凈，廢棄物要剛好清理。8、下午下班以后，用塑料袋將垃圾裝好，放在走道邊，供清潔工打掃清理，其他時間不準講垃圾擺放在走道邊。部門工作及職責(一)宣揚工作管理1.主題內(nèi)容與適用范圍（1）為加強和企業(yè)新聞宣揚工作，剛好精確地宣揚黨和國家以及企業(yè)改革發(fā)展的方針政策，推動企業(yè)各項工作的健康發(fā)展，制定本暫行方法。（2）本方法規(guī)定了公司宣揚工作中應遵循的基本原則，擔當?shù)母救蝿?，管理體制；對內(nèi)、對外發(fā)稿管理，通訊員隊伍管理以及檢查與考核。2.宣揚工作的基本原則和根本任務（1）宣揚工作的基本原則：依據(jù)公司董事會的要求，堅持董事長的發(fā)展規(guī)劃為根本指針；堅持為公司整體穩(wěn)定的大局服務的方向；堅持團結、穩(wěn)定、鼓勁、正面宣揚為主的方針；堅持以企業(yè)利益為重，自覺遵守宣揚紀律。（2）宣揚工作的根本任務：以正確的輿論導向，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和改革發(fā)展創(chuàng)建良好的輿論環(huán)境，做到有利于推動企業(yè)的改革和發(fā)展；有利于加強企業(yè)的精神文明建設；有利于塑造企業(yè)形象，開拓占據(jù)市場；有利于鼓舞和激勵職工艱苦創(chuàng)業(yè)，開拓進?。挥欣谠鲞M員工理解，保持企業(yè)和社會穩(wěn)定；有利于建立和諧企業(yè)。3.宣揚工作的管理體制（1）宣揚工作的管理體制：實行以公司決議為主、公司辦公室與公司黨支部共管，歸口職能部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理。（2）宣揚工作的基本要求：①依據(jù)企業(yè)一個時期的工作重點及其對宣揚的要求，剛好提出宣揚的支配和統(tǒng)一宣揚口徑；負責聯(lián)系社會新聞單位，接待新聞媒體記者，組織和落實專項宣揚工作；協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)的宣揚工作，主動組織稿件，并負責審核宣揚稿件。②發(fā)揮有關專職宣揚人員作用的同時，也要發(fā)揮兼職宣揚骨干的作用，為他們開展工作創(chuàng)建條件。③要廣泛宣揚職工為企業(yè)無私奉獻和優(yōu)質(zhì)服務、勇于開拓創(chuàng)效的業(yè)績，宣揚企業(yè)的先進典型人物，塑造企業(yè)形象。④宣揚工作管理的主要范圍和內(nèi)容：1.公司領導參與公司的有關會議和重要活動。2.公司重要政策、規(guī)章、重大措施和企業(yè)改革發(fā)展重要信息的對外發(fā)布。3.公司支部重要會議、重大活動及企業(yè)領導重要講話、重要文章的宣揚報道。4.公司支部的建設、精神文明建設、思想政治工作及群眾組織工作重要狀況和典型的宣揚報道。5.對公司系統(tǒng)各單位新聞宣揚工作的管理與指導。（3）對內(nèi)對外發(fā)稿①對內(nèi)對外發(fā)稿的內(nèi)容必需是宣揚報道在企業(yè)、總經(jīng)理室的方針、政策、法律法規(guī)、物質(zhì)文明、精神文明、生產(chǎn)建設過程中涌現(xiàn)出來的好人好事，弘揚正氣，激發(fā)職工的工作主動性和主動性。②各單位、部門企業(yè)必需按時完成公司歸口管理部門下達的每月宣揚稿件數(shù)量。③宣揚報道工作首先必需堅持真實性，用事實說話。（二）公文工作管理1.公文是指公司在行政管理過程中形成的具有約束力和規(guī)范體式的文書，公司及公司內(nèi)部各部門依據(jù)須要，可運用申請、批復、看法、函、會議紀要和明傳電報等體式的公文。2.公司辦公室是公文處理的管理機構。（1）公司指定專人負責公文處理工作。（2）公文管理工作包括公文的報送、回收、整理、存檔。3.公文處理應當堅持實事求量是、精簡、高效的原則，做到剛好、精確、平安。4.公文處理嚴格遵守國家法律、法規(guī)、和其他有關規(guī)定以及公司的相關規(guī)章制度，確保企業(yè)商業(yè)隱私及平安。5.發(fā)文辦理（1）發(fā)文辦理是指以本公司、公司辦公室名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。（2）草擬公文應做到：①符合國家的法律、法規(guī)及其它有關規(guī)定。②狀況確定，觀點明確，表述清晰精確，結構嚴謹，條理清晰，直述不曲，符合實際，便于操作，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。③依據(jù)行文目的確定文種。④人名、地名、數(shù)字、引文精確。引用公文應先引標題，后引發(fā)文字號。6.草擬公文的程序：（1）各單位、部門草擬的公文在送公司領導簽發(fā)前，應當由辦公室進行審核。審核的重點是：是否確需引文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的要求，公文格式是否符合規(guī)定，相關業(yè)務內(nèi)容是否有相關科室會簽，是否有錯別字、標點符號，語法是否有錯誤、層次是否清晰等。（2）辦公室審核。審核的重點是：擬稿部門負責人、擬稿人是否簽字，審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。提出實質(zhì)及程序的修改看法，交由發(fā)文部門定稿。（3）公文正式印制后，由辦公室復核人簽署看法（4）辦公室對各單位、部門印制好的正式公文一并整理立卷，定期歸檔。（5）須要短暫保密的公文在擬稿、印制過程中和正式分發(fā)前相關人員應做好保密工作。7.收文辦理（1）收文辦理是指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。（2）辦公室應對簽收的來文進行登記，《收文登記薄》應登記收文日期、發(fā)文部門、公文名稱、文號、發(fā)文時間、簽收時處理看法和簽收人姓名。對有詳細請示事項的，主批人（主管領導或主管領導授權的分管領導）應當明確簽署看法、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱視為已閱知。（3）承辦部門收到交辦的公文后應剛好處理辦理，不得延誤、推諉、緊急公文由辦公至負責催辦和督辦。8、公文管理（1）公文由辦公室所設的專（兼）職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。各單位、部門用印需向公司辦公室索要并填寫《用印申請單》（2）公文辦理完畢后，應當依據(jù)公司有關規(guī)定，剛好整理歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。（3）歸檔的公文，應依據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理，要保證歸檔公文的齊全、完整，能反映本單位的主要工作狀況，便于保管和利用。（4）擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必需符合存檔要求。9、為加強行政管理，提高公文處理水平，公司各單位、部門均需按上述行文標準以及程序執(zhí)行。10、公文書寫要求（1）運用紙張要求：公司各類公文必需運用A4紙。(2)頁眉與頁腳： 頂格左側：公司LOGO及“金杯創(chuàng)業(yè)公司”字樣；右側注明各單位、部門文件及下滑線。頁腳：頂格注明日期；居中頁碼及總頁數(shù)。（3）標題：三號、宋體、加粗、居中；示明公文類別（確定、公告、通告、通知、報告、請示等）。（4）正文：四號、宋體。腳注：報送部門、人員；抄送部門、人員。文號：公司（年份）第【序號】號（三）檔案工作管理(一) 意義和宗旨1.保障公司重大經(jīng)營、投資活動的法律手續(xù)、財務憑證、資產(chǎn)權證手續(xù)完備無誤，避開出現(xiàn)法律糾紛時證據(jù)不足，避開公司資產(chǎn)受到損害。2.從企業(yè)長遠發(fā)展需求動身，完善保存各類有價值的資料信息，提高公司信息共享程序、為各級經(jīng)營管理人員供應信息服務。3.從企業(yè)制度建設需求動身，完善保存公司各級經(jīng)營管理規(guī)章制度、架構設置、職責分工、工作用表等信息資料，為公司管理機制的不斷完善供應保證。4.從企業(yè)經(jīng)營管理需求動身，對經(jīng)營管理過程中形成的各類往來文書限期保存，保障工作秩序。(二) 檔案管理的職責1.公司檔案工作，要實行集中與分散管理相結合的體制。2.公司辦公室建立檔案室對公司主體檔案信息進行特地管理，并設置檔案管理員崗位特地負責檔案制度的完善與修訂、督導各部門檔案工作規(guī)范、協(xié)調(diào)相關檔案移交等工作。3.公司下屬各單位、部門等實體，應設立專職檔案管理崗位，由專人負責本部門檔案的管理，主要包括：檔案信息的收集、立卷、歸檔工作，檔案工作規(guī)范的督導與完善、對公司檔案管理供應幫助等工作。4.各單位、部門應為檔案管理工作供應必需的場地和條件，并應賜予檔案管理人員合理的薪酬。5.各單位、部門形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔，并定期向公司檔案部門移交保管。(三) 企業(yè)檔案的內(nèi)容1.企業(yè)在管理、生產(chǎn)活動中（即企業(yè)在黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術管理及產(chǎn)品、基本建設、設備儀器管理運用等活動中）形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案是企業(yè)管理的基礎工作，是企業(yè)發(fā)展的歷史記錄和憑證。(四) 檔案的保管與盤點1.依據(jù)檔案存在的不同形式，分別儲放保管，檔案形式包括：文本檔案、電子版資料、光盤檔案等2.文本檔案保管要求（1）.設立特地文件柜：依據(jù)檔案的不同類別、生成時間等，依據(jù)就近原則對不同卷宗進行有序存放，文件柜要設計編號進行精確定位(2).設立索引書目，書目中檔案類別層級分明，清晰列示卷宗編碼、存放地點的編號，以便于查找3.電子版資料、光盤資料保管要求（1)檔案類型：聲像資料、往來文函、各類文件、制度流程、掃描存檔資料等（2)建立電子檔案的說明①為了推動無紙化辦公、節(jié)約檔案存儲空間和管理成本、提高信息共享效率，除資產(chǎn)權證、法律手續(xù)、財務憑證、各項合同、政府批文、企業(yè)領導榮譽證書等檔案必需以文本方式保存之外，包括工作往來文件、制度流程、聲像資料等檔案均可以電子版方式保存，電子版檔案更易于網(wǎng)絡共享和檢索搜尋（3)光盤制作要求：①對須要長期保存的電子版資料，要依據(jù)檔案的不同類別、發(fā)生時間等，依據(jù)就近原則，分別存儲制作成備份光盤進行存放。備份光盤應制作一式兩份，以防備意外的損害。依據(jù)文本檔案相關要求，為光盤建立檔號，以標簽標注，便于檢索（4)光盤檔案保管要求：資料盒背依據(jù)規(guī)范要求以標簽標注依據(jù)存儲文檔類目、生成日期等，依據(jù)相近原則妥當保管于資料盒內(nèi)(5)電子版檔案建立要求:①依據(jù)類目、生成日期等，建立規(guī)范的文件包，建立規(guī)范完備的索引，便于檢索(6)公司檔案室定期盤查規(guī)定①為保證檔案保管的妥當與平安，應對公司檔案室?guī)齑鏅n案實施定期盤點，并有盤點記錄。②盤點支配的制訂、組織由檔案管理員負責，相關崗位協(xié)同完成。③盤點頻次定為每半年一次，在每年兩次的檔案督導工作之后即予執(zhí)行。④庫存檔案盤點依據(jù)為歷年之移交清冊及檔案室索引書目，應依據(jù)檔案保管的各項要求將盤點結果形成總結報告提交公司辦公室主任，并于檔案員處存檔。(五)檔案保存時限的鑒定與銷毀1.檔案保存時限的鑒定（1）依據(jù)檔案的內(nèi)容推斷檔案的可用價值時限，分為永久保存、長期保存、短期保存檔案；（2）永久保存檔案的時限與公司公司的生存發(fā)展期緊密相關；長期檔案時限與短期檔案時限依據(jù)運用價值隨機確定，益長不益短。（3）檔案保存時限的確定，由檔案生成部門建議，公司辦公室審核，公司領導批準同意。2.公司檔案的銷毀（1）每年一次例行盤點，依據(jù)檔案歸檔立卷時確定的保管時限，對失效檔案進行清理。（2）公司檔案室編制銷毀清冊，提交上級領導批閱；（3）公司檔案的銷毀必需經(jīng)公司辦公室主任、法律負責人、財務負責人簽署同意看法后提交董事長批準方可執(zhí)行，公司辦主任負責監(jiān)督銷毀過程。（4）銷毀清冊須經(jīng)公司檔案室經(jīng)辦人員、公司辦檔案管理員、公司辦主任簽字后歸檔保存。（5）建立電子檔案庫后，被銷毀的文本檔案可永久留存電子版或掃描版，以光盤存檔。(六)機要檔案的特殊規(guī)定1.檔案機要性的鑒定（1）檔案是公司的一項重要資源，按其重要程度與機密程度分為"機要"、"重要"、"一般"三級檔案。（2）檔案的機要程度應由檔案員負責，在檔案收集過程中進行初步篩選，提交請示報告，經(jīng)分管高管、公司財務負責人、法律負責人、公司辦負責人審核確認后，將檔案分級標準標示于檔案卷宗封皮及索引書目中。（3）機要檔案的基本范圍①公司及下屬各級公司進行的投融資項目、戰(zhàn)略規(guī)劃項目：項目調(diào)研推動過程中形成的各類合同、文件，項目經(jīng)審議通過進入執(zhí)行期的各項合同、文件，項目結束后的各項分析總結報告，項目進程過程中的會議紀要、會議記錄、領導講話等等。②重大經(jīng)濟合同類檔案，包括資產(chǎn)轉讓合同、投融資合同等。③重大案件卷宗。④重大經(jīng)濟擔保類檔案。⑤重大資產(chǎn)權證類檔案，包括土地證、土地購置合同、房產(chǎn)證、股權證、股權收購合同等。（4）機要檔案的收集歸檔要求①公司及下屬單位所進行的各類重大項目活動，在提交各類請示報告給董事長審核時即應在公司辦公室備案。②公司辦公室主任、檔案暨印鑒管理員應保持崗位敏銳度，剛好關注此項工作的跟進支配。③公司辦公室檔案管理員應與項目負責人建立工作聯(lián)系，對項目進程中的檔案收集工作進行關注與跟蹤。④項目完成之日起一個月內(nèi)，檔案室即應完成全部項目檔案的收集工作。(5)機要檔案保管要求與保密原則①機要檔案按歸檔類別存放于專柜之中，櫥柜鑰匙由檔案員保管；②檔案管理員、機要檔案員應加強工作保密意識，嚴格履行機要檔案的查借閱程序，定期盤查，將檔案的保存與運用限制在零風險之中。(6)機要檔案的查借閱要求① 進入檔案室的機要檔案，需經(jīng)公司財務負責人、公司辦公室主任聯(lián)簽后，報公司總裁同意方可查借閱②機要檔案原則上不允許借出，資金部有融資、案件工作須要時，需經(jīng)上述領導聯(lián)簽后方可借出，并由公司辦公室檔案管理員負責定期跟蹤③ 機要檔案原則上不允許復印，有復印須要的部門，需經(jīng)上述領導聯(lián)簽后，由檔案室?guī)椭?八)公司檔案室檔案移交規(guī)定(1)依據(jù)檔案的重要性與機密性，確定應移交公司收存的檔案范圍，屬于各單位、部門自行保管的，亦應制訂相應檔案書目明細，定期提交公司檔案室備查(2)"機要"檔案原則上由公司檔案室收存；(3)"重要"級檔案依據(jù)運用便利原則確定保管部門，由二、三級單位保管的檔案，需定期向公司提交相關檔案信息(4)"一般"級檔案原則上由經(jīng)辦部門收存，應按公司檔案要求建立規(guī)范的管理秩序，接受公司督導檢查(九)附則(1)公司檔案是公司的重要資產(chǎn)，檔案的完備、無缺、無損是檔案室工作人員的重要職責，假如工作人員未能恪盡職守，因檔案缺失給公司造成經(jīng)濟損害、信譽損害的，需按程度輕重追究相關人員的法律責任和經(jīng)濟賠償責任。(2)本制度的修訂權、說明權歸屬公司辦公室。（四）辦公用品管理一、總則第一條為加強辦公用品管理，規(guī)范辦公用品領用，提高利用效率，降低辦公經(jīng)費，特制定本制度。其次條辦公用品由辦公室集中管理，統(tǒng)一選購 和發(fā)放，并設立專職或兼職管理員負責。第三條依據(jù)辦公用品的性質(zhì)，將辦公用品分為消耗品和管理品。1.消耗品鉛筆、信箋、信封、打印紙、復印紙、復寫紙、印刷品、刀片、墨水、膠水、膠帶、釘書針、大頭針、曲別針、夾子、圖釘、修正液、橡皮、名片、賬冊、卷宗、檔案袋（盒）、標簽、紙杯、電池等。2.管理品文件夾、文具盒、剪刀、釘書機、打孔機、打碼機、圓珠筆、鋼筆、日期章\戳、印泥、直尺、計算器、算盤、驗鈔機、電話機、傳真機、復印機、飲水機、電風扇、電腦軟硬件及外設、掃描儀、投影儀、計算機網(wǎng)絡、辦公桌椅、文件廚、檔案廚、沙發(fā)、茶幾等。其次章辦公用品支配第一條各部門依據(jù)本部門辦公用品消耗和運用狀況，每月25日前編制并提報下月辦公用品領用支配，部門負責人審簽后報辦公室。其次條管理員查對辦公用品領用支配與辦公用品臺賬和庫存，編制辦公用品購置支配，經(jīng)辦公室負責人審簽后購買。第三條購置單位價值100元以上辦公用品時，須報請總經(jīng)理批準。第三章辦公用品購置第七條管理員依據(jù)審簽的辦公用品購置支配實施購買，并于月底完成。第一條管理員須常常調(diào)查辦公用品供應商及市場價格，保證最優(yōu)性價比和質(zhì)量。第四章辦公用品領用第九條每月1-5日，各部門依據(jù)辦公用品領用支配集中到辦公室領用，其它時間不予辦理（特殊狀況外）。第一條打印、復印或傳真文檔時，應自覺登記。否則,按兩倍數(shù)量計算。其次條管理品自其次次領用起須以舊換新，如有故障或損壞，應剛好申請修理或以舊換新，如遺失應由領用人或領用部門照價賠償。第三條員工到崗時，所需辦公用品由部門報請辦公室審批后領用。第四條員工離職時，須依據(jù)有關規(guī)定與管理員交接辦公用品。第五章辦公用品管理第一條管理員須建立和登記辦公用品臺賬，做好辦公用品的購置、發(fā)放和庫存管理。第十五條管理員須定期或不定期盤點，查對臺賬與實物，保證賬實相符。其次條管理員須防止辦公用品受潮、蟲蛀、損壞或丟失，保證辦公用品的功用和性能。第三條管理員須依據(jù)辦公用品的消耗或領用狀況，確定和保持合理的庫存種類和數(shù)量，以削減資金占用和保證正常運用。第六章辦公用品考核第一條每月底，管理員對各部門辦公用品和電話費等的消耗狀況進行統(tǒng)計和匯總，并上報辦公室負責人或總經(jīng)理，考核方法另行制訂。（五）接待工作管理一、目的：為進一步規(guī)范各類業(yè)務接待行為，厲行節(jié)約，有效限制接待費用，嚴格執(zhí)行內(nèi)控管理各項規(guī)定為宗旨，特制定本制度。二、適用范圍：公司接待事務是指：公司在日常工作中發(fā)生的為開展各類業(yè)務經(jīng)營和其他各項活動須要而產(chǎn)生的接待用餐等交往應酬費用，本制度適用于公司各級接待費用的申請、審批和核準。三、接待費用限制接待事務實行“對口接待，統(tǒng)一支配”，綜合辦為公司接待事務的歸口管理部門，并負責公司接待費用的審核與限制，做好用餐、住宿記錄，用車按車輛管理制度規(guī)定辦理。月末將各單位費用狀況匯總上報公司董事長、總經(jīng)理。四、公司接待事務用餐堅持分級限標的原則，由綜合辦統(tǒng)一支配在指定飯店、賓館就餐、住宿，依據(jù)來訪客人的級別和事情的輕重緩急，支配相應接待標準。詳細規(guī)定如下：1.公司領導重要客人、公司重要客戶、外賓及上級機關的負責人等接待標準為貴賓接待；地方機關一般工作人員及一般客戶接待標準為業(yè)務接待；其他供應外協(xié)單位、中間商及客戶派到公司學習的一般人員接待標準為一般接待（工作餐）。2.未經(jīng)批準而超出標準的接待費，由接待申報人自負。3.接待人員一般狀況下由對口職能科室負責人與相關人員陪伴，確因工作須要款待重要客人，各相關部門可請分管領導出席。陪餐人數(shù)一般限制在2-3人，最多不超過需接待人員的1.5倍。4.凡一般接待，中午一律不準飲酒；其他款待外來人員的用餐場合，陪餐人員必需飲酒的，必需適量，不得因酒誤事或損害公司形象。5.一般狀況下在公司款待所用餐，需在外酒店、賓館支配用餐（或住宿）必需在定點賓館，以降低接待費用。五、接待的管理（一）用餐接待審批1、公司用餐接待費用實行提前申請，定額審批的原則。對口部門申請用餐前，填寫《業(yè)務員用餐申請單》，注明接待事由和就餐人數(shù)，經(jīng)部門負責人簽字后由綜合辦主任核定標準，支配就餐地點。用餐完畢后由經(jīng)辦人（或陪餐人）在賬單上簽字確認。2、如綜合辦負責人不在，可向綜合辦分管副總及以上領導申請批準。領導不在公司時，要在電話中請示批準后，按以上審批程序補辦《業(yè)務接待用餐申請單》后經(jīng)分管副總及以上領導簽字后交綜合辦，否則綜合辦一律不得辦理《業(yè)務用餐申請單》手續(xù)。3、因特殊緣由未得到批準而進行的接待，在補辦《業(yè)務接待用餐申請單》時,首先由接待人寫出申請，說明事由和緣由，經(jīng)分管副總審批后，按《業(yè)務接待用餐申請單》補辦用餐手續(xù)。4、公司內(nèi)部一般工作人員因公在外用餐沒人每次不超過20元，出差在外需接待用戶或其他業(yè)務用餐及住宿費用，按公司出差相關制度執(zhí)行。5、銷售公司屬業(yè)務接待和一般接待范圍內(nèi)的接待在填寫《業(yè)務接待用餐申請單》并經(jīng)市場部經(jīng)理或銷售公司經(jīng)理簽字后可自行支配，用餐完畢后將填好的《業(yè)務接待用餐申請單》交辦公室備案，以便利月底匯總結算。（二）、接待用茶、煙、水果由辦公室依據(jù)領導指示按需辦理。（三）、綜合辦每月核準接待費用發(fā)生額，接待費用結算時，賓館需供應公司《業(yè)務接待用餐申請單》、賬單、發(fā)票各一份后，經(jīng)綜合辦管理員核準綜合辦主任簽字后，按公司財務內(nèi)控管理制度要求按程序結算。四、各崗位職責（一）部長詳細職責：1.在總經(jīng)理的領導下，協(xié)調(diào)各部門工作，幫助總經(jīng)理監(jiān)督、檢查各部門對酒店方針、政策、重要確定、上級批示及各項規(guī)章制度的執(zhí)行狀況。2.依據(jù)總經(jīng)理的意圖，組織起草綜合性的業(yè)務報告和起草、修訂公司工作規(guī)劃、報告、總結、請示、通知等函件。3.負責支配公司行政會議和總經(jīng)理辦公會議，檢查各部門實行會議精神狀況，將有關信息反饋干脆上司。4.收集、整理各部門反映的問題、狀況，做好綜合分析和統(tǒng)計工作，為總經(jīng)理的決策供應詢問，當好參謀。5.負責支配辦公室人員做好文件資料歸檔、收發(fā)、打字等辦公室工作，負責酒店印章保管和運用工作。6.負責對管理對象的工作支配及工作監(jiān)督，考核本部門員工工作績效。7.組織召開部門每周、月例會。8.處理干脆上司交辦的信函，審批未簽發(fā)的重要文稿，發(fā)覺重要狀況剛好報告干脆上司。10.負責接待和支配探望總經(jīng)理的客人，接待當?shù)卣母鞣N來訪和上級領導檢查工作，協(xié)調(diào)酒店與地方政府、社區(qū)的關系。11.負責辦理公司經(jīng)營資格證書，以及證書年檢、更換。12.嚴格執(zhí)行保密制度。14.做好責任區(qū)消退、衛(wèi)生、平安管理。15.完成干脆上司完辦的其他工作。（二）行政主管詳細職責：1.依據(jù)干脆上司指令，負責公司對內(nèi)對外的各種支配、報告、總結、請示、通知等文件的起草工作。2.參與公司各類會議，對會議內(nèi)容進行記錄、整理、分發(fā)、存檔，幫助部長對公司領導在會議的指示進行跟蹤。3.負責有關業(yè)務資料的收集、整理。4.負責上級公司和政府職能部門來文來電的登記、整理，送相關領導批閱。5.嚴格執(zhí)行保密制度。7.結合公司經(jīng)營管理形勢，不定期在宣揚欄推出專欄。8.不定期完成編輯、出版，做好稿費領取、發(fā)放工作。9.不定期召開通訊員會議。10.負責公司車輛調(diào)度。11.完成干脆上司交辦的其他工作。（三）綜合管理員詳細職責：1.接聽、轉接電話；接待來訪人員。

2.負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

3.負責總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。

4.做好會議紀要。

5.負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。

6.負責傳真件的收發(fā)工作。

7.負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

8.做好公司宣揚專欄的組稿。

9.依據(jù)公司印信管理規(guī)定，保管運用公章，并對其負責。

14統(tǒng)計每月考勤并交財務做帳，留底。

15管理辦公各種財產(chǎn),合理運用并提高財產(chǎn)的運用效率,提倡節(jié)儉。

16.接受其他臨時工作.

直屬部門：總經(jīng)理工作部

直屬上級：部長

主要工作：

1．完成公司、部門交辦的事項，追蹤結果剛好匯報

2．完成日常的正常管轄范圍內(nèi)的工作

3．接聽電話做留言記錄、訊息處理

4．工作資料的保存、分類、歸檔、保管五、總經(jīng)理工作部各項工作流程（一）宣揚管理工作流程1.常規(guī)工作2.制定企業(yè)年度宣揚支配3.資料收集4.組織撰寫各項活動的策劃方案、宣揚稿件及新聞通稿5.維護公共關系第一項：企劃宣揚常規(guī)工作制度公司企劃宣揚工作由公司辦公室全權負責工作職能：1、制定企業(yè)年度宣揚支配并執(zhí)行；2、收集各種媒體的宣揚相關資料；3、負責以公司名義發(fā)起的活動對內(nèi)宣揚組織，對外宣揚接口，全權管理公司宣揚領域的工作：公司大型活動的發(fā)起和辦事處；公司發(fā)起的宣揚活動涉及的宣揚品等的發(fā)行4、公共關系的維護，不包括業(yè)務口對接的公共關系。工作內(nèi)容：1.公司團大事：公司下屬機構重大調(diào)整、公司周年慶典、公司年終慶典等；2.公司常規(guī)宣揚：3.公司各項活動：4.公司政策規(guī)章通報：新制定制度的通報、制度變更通報、制度完善通報等；5.各個項目的組織架構及分工：6.公司宣揚責任人：部長7.公司宣揚主管：宣揚主管8.公司宣揚組委會成員：各部門宣揚管理員等9.成員職能定位：主任：負責宣揚工作的支配發(fā)起、調(diào)度、監(jiān)督、反饋；宣揚主管：負責宣揚工作詳細項目的發(fā)起、執(zhí)行、調(diào)度、監(jiān)督、反饋；各部門領導：負責從各單位、部門制度改革和戰(zhàn)略戰(zhàn)術調(diào)整，所涉及的工作方向、方式調(diào)整等方面為動身點，幫助宣揚工作順當開展。宣揚員職能：由各部門領導指派的長期固定的信息專員。內(nèi)容：負責收集、報道其所在部門發(fā)生的事務。要求：在公司宣揚主管的領導下，響應公司宣揚主管的調(diào)度；為公司宣揚工作立足其所在部門定期進行信息搜集與整理，深度采訪，撰寫稿件等工作；須要建立工作日志。制度：每周匯總工作日志并交至宣揚主管處。（二）公文管理工作流程一、公文的概念、類別和功能1、公文的概念公文是黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位和其他社會組織在公務活動中，為行使職權所制作的文件。公文是文件的一個主要門類，它具有其他文件（主要是私人文件）所不具備的一些特點。第一，公文的制作者是依法成立的組織；其次，公文具有特定效力，用于處理公務；公文具有由行文機關賜予的特定的效能和影響力；第三，公文具有規(guī)范的結構和格式。2、公文的類別為了更好地相識公文、運用公文，可以依據(jù)不同的標準，從多個角度對公文的類別進行劃分：（1）依據(jù)詳細公務活動領域的不同，可以把公文分為通用公文和專用公文兩類。（2）依據(jù)內(nèi)容性質(zhì)的差異，可以把公文分為：規(guī)范性、領導指導性、公布性、陳述呈請性、商洽性、證明性公文等六類。（3）依據(jù)公文涉及隱私的程度，可分為：對外公開、限國內(nèi)公開，內(nèi)部運用、隱私、機密、絕密公文等六類。（4）依據(jù)對公文辦理和傳遞時間方面的限制和要求，公文一般可分為：平件、急件、特急件三類。（5）依據(jù)《國家行政機關公文處理方法》行政機關的公文種類主要有：①吩咐適用于依照有關法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。②確定適用于對重要事項或者重大行動做出支配，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當?shù)拇_定事項。③公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。④通告適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。⑤通知適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和須要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。⑥通報適用于表彰先進，指責錯誤，傳達重要精神或者狀況。⑦議案適用于各級人民政府依據(jù)法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。⑧報告適用于向上級機關匯報工作，反映狀況，答復上級機關的詢問。⑨請示適用于向上級機關懇求指示、批準。⑩批復適用于答復下級相關的請示事項。11看法適用于對重要問題提出見解和處理方法。12函適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，懇求批準和答復審批事項。13會議紀要適用于記載、傳達會議狀況和議定事項。3、公文的功能公文的功能在于它可以打破時間和空間的限制，有效地傳遞權威性、憑證性的公務信息。二、公文處理的基本任務公文處理的基本任務就是剛好、精確、有效地擬制、辦理、處置、管理公文，為公務活動供應適用的信息。其詳細內(nèi)容主要有：第一，擬制公文。由從事公務活動的機關對有關的信息材料系統(tǒng)的收集、加工、整理，創(chuàng)建出適用的信息，然后將其記錄下來撰擬成文稿，再進行核校、修改、完善。其次，辦理公文。公文辦理分為收文辦理和發(fā)文辦理。第三，處置辦畢公文。即依據(jù)肯定的標準分別對辦理完畢的不同公文的歸宿作出支配：立卷歸檔、清退、銷毀、暫存。第四，管理公文。即為使上述任務能有效完成，而對公文所實施的科學、系統(tǒng)的保管料理措施：公文的清理分類，建立檢索體系，供應查閱；對公文運轉過程的組織與監(jiān)控，以及對公文平安的維護等。三、公文處理規(guī)則1、公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯(lián)、連接有序的工作。2、公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到剛好、精確、平安。3、公文處理必需嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定，確保國家隱私的平安。公文辦理是公文處理工作的主要內(nèi)容和關鍵性階段，分為發(fā)文辦理和收文辦理兩個部分。發(fā)文辦理：一、發(fā)文辦理指以本機關名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)和存檔等程序1、草擬。依據(jù)領導指示，學院辦公室或有關業(yè)務部門，依據(jù)業(yè)務工作職責，草擬文稿。擬制公文，對涉及其他部門職權范圍內(nèi)的事項，主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商，取得一樣看法后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一樣時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設性看法，報請上級機關協(xié)調(diào)或裁定。擬文稿紙要貼在所發(fā)文件的前面，隨文件運轉和歸檔。草擬公文應當做到：九個方面（1）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。（2）狀況的確，觀點明確，表述精確，結構嚴謹，條理清晰，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。（3）公文的文種應當依據(jù)行文目的，發(fā)文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。（4）擬制緊急公文，應當體現(xiàn)緊急的緣由，并依據(jù)實際須要確定緊急程序。（5）人名、地點、數(shù)字、引文精確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明詳細的年、月、日。（6）結構層次序數(shù)，第一層為“一”、其次層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。（7）應當運用國家法定計量單位。（8）文內(nèi)運用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。運用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明精確的中文譯名。（9）公文中的數(shù)字，除成文日期，部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略詞、具有修辭色調(diào)語句中作為詞素的數(shù)字必需運用漢字外，應當運用阿拉伯數(shù)字。2、審核。公文文稿負責人簽發(fā)前，應當由辦公室主任進行審核。審核的重點是：①是否確需行文，②行文方式是否妥當，③是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求，④公文格式是否符合《國家行政機關公文處理方法》和本實施細則的規(guī)定等。⑤文稿的文字表述是否簡明、通順，是否符合語法、邏輯規(guī)范，標點符號的運用是否正確，文字有無錯漏，文稿的段落、條款之間是否有相互沖突、前后不一樣以及重復交叉等現(xiàn)象。審核完畢，應在擬稿部門看法欄相應的欄目內(nèi)填寫審核看法，并簽注姓名與日期。經(jīng)審核后，修改較多的文稿應交擬稿人謄清后再送領導簽發(fā)。重要文稿應由辦文部門的負責同志負責初審，文秘部門負責復審，辦公室分管公文處理的負責同志三審。審核把好“三關”即行文關、政策關和文字關。3、簽發(fā)。文稿審核后，交由學院領導簽發(fā)。①以本機關名義制發(fā)的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)。②以本機關名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責人或者經(jīng)授權的其他負責人簽發(fā)。簽批公文，主批人應當明確簽署看法，并寫上姓名和日期。其他簽批人圈閱，應視為同意。非特殊狀況，機關負責人一般不接收和簽發(fā)未經(jīng)辦公室審核的文稿。4、復核。經(jīng)負責人簽發(fā)后的文稿，正式印制前，辦公室應當進行復核。復核的重點是：①審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，②附件材料是否齊全，③格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復核須要對文稿進行實質(zhì)性修改的應按程序復審。5、登記。經(jīng)復核后的文稿，交辦公室登記、編號、標引主題詞，依據(jù)發(fā)送范圍確定印制數(shù)量，必要時應對文稿作技術處理，再造單送印。發(fā)文登記一般運用簿冊式，一般以年度為單位，每年度運用一冊。即內(nèi)收發(fā)的《發(fā)文登記簿》。登記的內(nèi)容一般有：文號、標題、密級、份數(shù)、成文日期、主送機關、發(fā)送范圍、承辦人、審核人、簽發(fā)人、傳遞方式等。6、繕印。經(jīng)辦公室登記后的文稿，應送文印室繕印?？樣∫v求時效，急件、特急件應按時限要求承印。繕印必需保證質(zhì)量，做到字跡清晰，版面整齊，莊重大方?？樣∵^程中應留意做好保密工作，不得讓無關人員隨意翻閱原稿和印制的文件。7、用印?？樣『玫奈母澹挥赊k公室用印。用印前，要檢查簽發(fā)人與運用的印章權限是否相符；發(fā)文機關標識與印章名稱是否一樣。用印要求上不壓正文，下騎年蓋月；印章必需端正、清晰。8、分發(fā)?？樣『玫墓?，由辦公室統(tǒng)一分發(fā)。分發(fā)前，辦公室應通知承辦人從內(nèi)容到格式進行最終復核，確認無誤并簽字后，方可照單分發(fā)。要做到急件隨到隨發(fā)。分發(fā)時，各部門要在《文件發(fā)放登記表》上簽字，隱私、緊急公文應標明密級和緊急程度，隨文填寫發(fā)文通知單。公文發(fā)出后，經(jīng)辦人要清點剩余份數(shù)，剛好檢查收件單位的簽名，經(jīng)過復核，在分發(fā)單上簽字后，余件入柜暫存。收文辦理收文辦理指學院對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦和文件歸檔。1、簽收。公文一律由機關文秘部門簽收，按程序辦理。機關負責人一般不受理未經(jīng)辦公室簽收的公文。學院其他各部門收到的公文、統(tǒng)一交由院辦公室簽收。2、登記。公文簽收后，由辦公室逐件拆封核查，分類登記。登記中要將辦件、閱件和簡報等分開，避開該辦的文件漏辦。形式有簿冊式、聯(lián)單式和卡片式三種。即內(nèi)收發(fā)在《收文登記簿》登記，填寫《文件處理單》送辦公室主任擬辦，《文件處理單》要貼在所收文件的前面，隨文件運轉和歸檔。登記后的文件必需加蓋收文編號章，以示區(qū)分。3、審核。收到下級部門上報須要辦理的公文，辦公室應當進行審核。審核的重點是：①是否應由本機關辦理；②是否符合行文規(guī)則；③內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定；④涉及其他部門的事項是否已協(xié)商、會簽；⑤文種運用、公文格式是否規(guī)范。4、擬辦。對須要辦理的公文，辦公室應當剛好提出擬辦看法。對屬于要求解決詳細問題的來文，應當依據(jù)職權范圍，干脆轉有關部門處理。擬辦看法力求精確、恰當，把握不準時，要主動征詢業(yè)務處室或有關部門看法。對緊急、重要公文應提出辦理時限；對需幾個部門承辦的公文，需明確牽頭主辦單位。擬辦看法可填寫在《文件處理單》的“擬辦看法”欄內(nèi)，并簽注擬辦人的姓名及擬辦日期。5、批辦。對需請領導批辦的公文，辦公室要剛好送領導批辦。經(jīng)負責同志批辦過的公文，辦公室登記后，轉有關業(yè)務處室或部門辦理（凡需兩個以上部門共同辦文的還要指定一個主辦部門）。批辦看法寫在《文件處理單》的“批辦看法”一欄內(nèi)，并簽注批辦人的姓名和批辦日期。6、承辦：有關部門接到交辦的公文，應當逐件登記，注明領導同志指示內(nèi)容、公文運轉過程的處理結果，并抓緊辦理。（各級政府應實行辦文限時制，提高辦文效率。市委機關一般公文在3日內(nèi)辦結，涉及人財物及其他須要協(xié)調(diào)解決問題的公文，應力爭在5個工作日內(nèi)辦結。確有困難，應予以說明。對不屬于本部門職權范圍或不相宜本部門辦理的，應在2日內(nèi)退回交辦單位并說明理由。）7、催辦。要建立健全公文催辦制度。由辦公室呈領導批示后交有關部門辦理或者由辦公室干脆交辦的公文，辦公室應負責催辦。緊急公文跟蹤催辦，重要公文及負責人批示的公文重點催辦，其他公文每半個月普催一次。催辦過程要剛好記錄，并依據(jù)催辦記錄，定期通報公文辦理狀況。并督促承辦部門剛好將辦理結果反饋給批辦領導。8、公文歸檔：公文辦理完畢后，剛好整理（立卷）、歸檔。（1）公文辦理結束后，應將2份公文正本連同領導人簽批的底稿、公文形成過程中的附件整理（立卷）。絕密公文辦結后應當剛好整理（立卷）。一般應于每年第一季度，將上年公文案卷集中向機關檔案室移交歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。（2）歸檔范圍內(nèi)的公文，應當依據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等組卷，并保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映公文的形成過程和本機關的主要工作狀況，以便保管和利用。（3）聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關整理（立卷）、歸檔，其他機關保存復制件或其他形式的公文副本。（4）本機關負責人兼任其他機關職務，在履行所兼職務職責過程中形成的公文，由其兼職機關整理、歸檔。（5）歸檔范圍內(nèi)的公文應當確定保管期限，并依據(jù)有關規(guī)定定期向檔案主管部門移交。（6）草擬、修改和簽批公文，不行運用鉛筆或圓珠筆，所用墨水應符合存檔要求。文稿左側裝訂線外，不得簽批和修改。9、銷毀不具備歸檔的存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并交辦公室負責人批準，可以銷毀。銷毀隱私公文應當?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文（含密碼電報）應當進行登記。

公文管理

密碼電報不得翻印、復制，不得密電明復、明電密電混