SZ公文管理規(guī)定

總則目的：為規(guī)范管理，一致公司行文標(biāo)準(zhǔn)和要求，擬訂本規(guī)定。定義：公函是指各中心/部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)正式公布的令、決定、通知、通告、通告、批復(fù)、建議、報(bào)告、請(qǐng)示、會(huì)議紀(jì)要等內(nèi)部文件。管理部門(mén)：人力資源中心負(fù)責(zé)公司公函的管理。合用范圍：本規(guī)定合用于全公司。公函種類(lèi)公司的公函按用途區(qū)分為十類(lèi)：令合用于總經(jīng)理直接簽發(fā)的用于獎(jiǎng)勵(lì)、懲辦有關(guān)單位或人員的公函。決定合用于對(duì)重要事項(xiàng)或許重要行動(dòng)做出安排，人事任免，賞罰有關(guān)單位及人員，更改或許撤除下級(jí)單位不適合的決定等事項(xiàng)。通知合用于批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公函，轉(zhuǎn)發(fā)上司或平級(jí)單位的公函，人事任免，傳達(dá)要求下級(jí)單位辦理和需要有關(guān)單位認(rèn)識(shí)或許履行的事項(xiàng)。通告合用于表彰先進(jìn)，責(zé)備落伍，傳達(dá)重要精神或事項(xiàng)。批復(fù)合用于回復(fù)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)。建議合用于對(duì)重要問(wèn)題提出建講和辦理方法。報(bào)告合用于向上司單位報(bào)告工作，反應(yīng)狀況，回復(fù)上司單位的咨詢(xún)。請(qǐng)示合用于向上司單位懇求指示、贊同。會(huì)議紀(jì)要合用于記錄、傳達(dá)會(huì)議狀況和議定事項(xiàng)。函合用于平級(jí)單位或無(wú)隸屬關(guān)系的單位之間商洽或聯(lián)系工作、咨詢(xún)和回復(fù)問(wèn)題。公函按層級(jí)區(qū)分為三層：公司級(jí)公函公司級(jí)公函是指由公司一致公布的公函，包含機(jī)構(gòu)調(diào)整、制度頒發(fā)、人事任免、賞罰、公司重要決定與活動(dòng)、公司理念等，由總經(jīng)理或總經(jīng)理助理簽發(fā)。中心/部門(mén)級(jí)公函中心/部門(mén)級(jí)公函是指各中心/部門(mén)業(yè)務(wù)范圍的公函，由中心主任或獨(dú)立部門(mén)經(jīng)理簽發(fā)。分支機(jī)構(gòu)級(jí)公函分支機(jī)構(gòu)級(jí)公函是指分支機(jī)構(gòu)公布的平時(shí)公函，由分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。公函格式公函一般由發(fā)文單位表記：發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、正文、附件說(shuō)明、簽發(fā)人、簽發(fā)日期、主題辭、主送單位、抄送單位和附件等部分。緊迫公函應(yīng)該依據(jù)緊迫程度，在公函首頁(yè)右上角注明“特急”、“急件”。發(fā)文單位表記應(yīng)該使用發(fā)文單位全稱(chēng)；結(jié)合行文，主辦單位擺列在后。發(fā)文字號(hào)應(yīng)該包含單位簡(jiǎn)稱(chēng)或代碼、年份、序號(hào)。結(jié)合行文，只注明主辦單位發(fā)文字號(hào)。公函標(biāo)題應(yīng)該正確簡(jiǎn)要地歸納主要內(nèi)容并注明公函種類(lèi)，一般應(yīng)該注明發(fā)文單位。公函標(biāo)題中除法例、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。主送單位指公函的主要受理單位，應(yīng)該使用全稱(chēng)或許規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。公函若有附件，應(yīng)該注明附件次序和名稱(chēng)。簽發(fā)人要求簽訂姓名，清楚可辨。簽發(fā)日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，結(jié)合行文以最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。公函若有附注(需要說(shuō)明的其余事項(xiàng))，應(yīng)該加括號(hào)標(biāo)明。公函應(yīng)該標(biāo)明主題辭。抄送單位指除主送單位外需要履行或認(rèn)識(shí)公函的其余單位，應(yīng)該使用全稱(chēng)或許規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)。文字從左至右橫排書(shū)寫(xiě)。編號(hào)規(guī)則公司級(jí)公函（格式見(jiàn)SZ2100301）由人力資源中心依據(jù)管理權(quán)限一致編號(hào)，編號(hào)格式為：RST總字[年份]第XXX號(hào)中心/部門(mén)級(jí)公函（格式見(jiàn)SZ2100302）由各中心/部門(mén)自行編號(hào)，各機(jī)構(gòu)依據(jù)業(yè)務(wù)工作需要和分類(lèi)原則，按規(guī)則以26個(gè)英文字母進(jìn)行區(qū)分，挨次編號(hào)，編號(hào)格式為：總經(jīng)理辦公室SZ總（A）字[年份]第XXX號(hào)法律事務(wù)部SZ法（A）字[年份]第XXX號(hào)查核指導(dǎo)工作小組SZ考（A）字[年份]第XXX號(hào)人力資源中心SZ人（A）字[年份]第XXX號(hào)財(cái)務(wù)管理中心SZ財(cái)（A）字[年份]第XXX號(hào)策劃中心SZ策（A）字[年份]第XXX號(hào)營(yíng)銷(xiāo)中心SZ營(yíng)（A）字[年份]第XXX號(hào)技術(shù)管理中心SZ技（A）字[年份]第XXX號(hào)計(jì)劃管理部SZ計(jì)（A）字[年份]第XXX號(hào)分支機(jī)構(gòu)級(jí)公函由各分支機(jī)構(gòu)編號(hào)，此中“部門(mén)簡(jiǎn)稱(chēng)”取部門(mén)第一個(gè)漢字，編號(hào)格式為：市場(chǎng)管理部（格式見(jiàn)SZ2100303）遼寧市場(chǎng)管理部AS+部門(mén)簡(jiǎn)稱(chēng)+字+[年份]+第XXX號(hào)河北市場(chǎng)管理部BS+部門(mén)簡(jiǎn)稱(chēng)+字+[年份]+第XXX號(hào)西北市場(chǎng)管理部CS+部門(mén)簡(jiǎn)稱(chēng)+字+[年份]+第XXX號(hào)河南市場(chǎng)管理部DS+部門(mén)簡(jiǎn)稱(chēng)+字+[年份]+第XXX號(hào)山東市場(chǎng)管理部ES+部門(mén)簡(jiǎn)稱(chēng)+字+[年份]+第XXX號(hào)江蘇市場(chǎng)管理部FS+部門(mén)簡(jiǎn)稱(chēng)+字+[年份]+第XXX號(hào)湖北市場(chǎng)管理部GS+部門(mén)簡(jiǎn)稱(chēng)+字+[年份]+第XXX號(hào)四川市場(chǎng)管理部HS+部門(mén)簡(jiǎn)稱(chēng)+字+[年份]+第XXX號(hào)浙江市場(chǎng)管理部IS+部門(mén)簡(jiǎn)稱(chēng)+字+[年份]+第XXX號(hào)廣東市場(chǎng)管理部JS+部門(mén)簡(jiǎn)稱(chēng)+字+[年份]+第XXX號(hào)上海溢祥YX+部門(mén)簡(jiǎn)稱(chēng)+字+[年份]+第XXX號(hào)生產(chǎn)廠（格式見(jiàn)SZ2100303）深圳日化廠AC+部門(mén)簡(jiǎn)稱(chēng)+字+[年份]+第XXX號(hào)匯中宜恒廠BC+部門(mén)簡(jiǎn)稱(chēng)+字+[年份]+第XXX號(hào)配貨站（格式見(jiàn)SZ2100303）沈陽(yáng)配貨站AP函[年份]第XXX號(hào)蘭州配貨站BP函[年份]第XXX號(hào)鄭州配貨站CP函[年份]第XXX號(hào)重慶配貨站DP函[年份]第XXX號(hào)上海配貨站EP函[年份]第XXX號(hào)廣州配貨站FP函[年份]第XXX號(hào)結(jié)合行文（格式見(jiàn)SZ2100302）的編號(hào)按主辦單位編號(hào)規(guī)則編列。字型、字體與間距標(biāo)準(zhǔn)大標(biāo)題：黑體二號(hào)加粗小標(biāo)題：黑體三號(hào)加粗文檔號(hào)：宋體四號(hào)正文：宋體四號(hào)、小四號(hào)或五號(hào)主題辭：黑體四號(hào)加粗抄送：宋體小四號(hào)頁(yè)碼：宋體五號(hào)行間距：?jiǎn)伪缎芯嘧珠g距：標(biāo)準(zhǔn)公函用紙一般采納國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(210mmx297mm)，左邊裝訂，公函頁(yè)面上間距為20mm，下間距為15mm，左右間距均為25mm。因?yàn)槠?，發(fā)文單位表記等內(nèi)容與正文不可以在同一頁(yè)紙上出現(xiàn)的，應(yīng)于公函末頁(yè)第1-4行頂格處表記“（此頁(yè)無(wú)正文）”。落款形式：發(fā)文單位空二行印制簽發(fā)人的職務(wù)、姓名，職務(wù)、姓名上方用頂劃線作署名地點(diǎn)，發(fā)文單位名稱(chēng)與簽發(fā)人職務(wù)、姓名之間互相對(duì)稱(chēng)。簽發(fā)人職務(wù)、姓名下空一行標(biāo)明發(fā)文年、月、日。公函掃尾包含主題辭、抄送、頁(yè)碼三部分。主題辭為便于計(jì)算機(jī)檢索和管理公函，文件應(yīng)包含主題辭。主題辭由類(lèi)型詞和類(lèi)屬詞兩部分構(gòu)成。標(biāo)引方法.1一份文件的標(biāo)引，除類(lèi)型詞外最多不超出

5個(gè)主題辭。主題辭標(biāo)在文件的抄送欄之上，頂格寫(xiě)，每個(gè)主題辭之間空一格，。.2標(biāo)引次序是先標(biāo)類(lèi)型詞，再標(biāo)類(lèi)屬詞。在標(biāo)類(lèi)屬詞時(shí)，先標(biāo)反應(yīng)文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反應(yīng)文件形式的詞。.3一份文件若有兩個(gè)以上的主題內(nèi)容，先集中對(duì)一個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引，再對(duì)第二個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。.4依據(jù)需要，可將不一樣類(lèi)的主題辭進(jìn)行組配標(biāo)引。抄送單位：整個(gè)標(biāo)明地區(qū)用二條等寬的平行實(shí)線作界限，平行實(shí)線的下邊一條位于頁(yè)面上的最后一行。頁(yè)碼：位于公函紙正面頁(yè)腳正中的地點(diǎn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字表記：“第X頁(yè)共X頁(yè)”。公函行文規(guī)則行文應(yīng)該確有必需，著重功效。行文關(guān)系依據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確立。屬于主管單位職權(quán)范圍內(nèi)的詳細(xì)問(wèn)題，應(yīng)該直接報(bào)送主管單位辦理，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。屬于單位職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)該由單位自行行文。非獨(dú)立運(yùn)作部門(mén)未經(jīng)所屬中心/部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽批或受權(quán)不得向外單位發(fā)文。“請(qǐng)示”應(yīng)該一文一事；一般只寫(xiě)一個(gè)主送單位，需要同時(shí)送其余單位的，應(yīng)該用抄送形式?！皥?bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。起草公函應(yīng)注意以下事項(xiàng)：切合國(guó)家的法律、法例及其余有關(guān)規(guī)定。如提出新的制度、規(guī)定等，要確實(shí)可行并加以說(shuō)明。狀況詳確，看法明確，表達(dá)正確，構(gòu)造謹(jǐn)慎，條理清楚，用詞規(guī)范，篇幅力爭(zhēng)簡(jiǎn)潔。公函應(yīng)該依據(jù)發(fā)文目的、發(fā)文單位職權(quán)、與主送單位的行文關(guān)系確立。人名、地名、數(shù)字、引文正確。引用公函應(yīng)該先引標(biāo)題，后引起文字號(hào)。引用外文應(yīng)該注明中文含義。日期應(yīng)詳細(xì)到年、月、日。構(gòu)造層序次數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。要求使用國(guó)家法定計(jì)量單位。文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，應(yīng)該先用全稱(chēng)并注明簡(jiǎn)稱(chēng)。使用國(guó)際組織外文名稱(chēng)或其縮寫(xiě)形式，應(yīng)該在第一次出現(xiàn)時(shí)注明中文含義。公函中的數(shù)字，除日期、部分構(gòu)造層序次數(shù)和在詞、詞組、習(xí)用語(yǔ)、縮略語(yǔ)及擁有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字一定使用漢字外，其余應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。發(fā)文辦理流程公司級(jí)公函公司級(jí)公函由人力資源中心起草，一致格式并編號(hào)，公函反面由起草人、審查人及中心/部門(mén)負(fù)責(zé)人署名確認(rèn)，交簽發(fā)人簽發(fā)。人力資源中心負(fù)責(zé)公函的編號(hào)、散發(fā)和登記。在印制公函前，復(fù)核審批簽發(fā)手續(xù)能否齊備、附件能否完好、格式能否規(guī)范，不然不得下發(fā)。中心/部門(mén)級(jí)公函中心/部門(mén)獨(dú)自發(fā)文：屬中心/部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，由有關(guān)中心責(zé)任人起草，由中心/部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)：此中屬分管副總經(jīng)理權(quán)限的，一定由分管副總經(jīng)理簽發(fā)。中心/部門(mén)結(jié)合發(fā)文；波及其余單位職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，主辦中心/部門(mén)應(yīng)該與有關(guān)中心/部門(mén)結(jié)合發(fā)文，并由主辦中心/部門(mén)起草，經(jīng)中心/部門(mén)審查后，交有關(guān)中心/部門(mén)共同簽發(fā)。公函公布單位對(duì)以下?tīng)顩r擔(dān)當(dāng)責(zé)任：越權(quán)行文；公函內(nèi)容波及其余中心/部門(mén)而未送交其余中心/部門(mén)會(huì)簽；與有關(guān)中心/部門(mén)未完成一致建議而自行發(fā)文；與現(xiàn)行制度或有關(guān)公函發(fā)生矛盾：公函自己存在較大矛盾或失誤。公函會(huì)簽單位對(duì)以下?tīng)顩r擔(dān)當(dāng)責(zé)任：越權(quán)審批；公函與現(xiàn)行制度或有關(guān)公函發(fā)生矛盾；公函自己存在較大矛盾或失誤。總部各中心/部門(mén)向分支機(jī)構(gòu)發(fā)文應(yīng)嚴(yán)格按照歸口管理原則。各中心/部門(mén)向市場(chǎng)管理部發(fā)文，由營(yíng)銷(xiāo)中心轉(zhuǎn)發(fā)。各中心/部門(mén)向生產(chǎn)廠、配貨站行文，由分管生產(chǎn)副總經(jīng)理簽批轉(zhuǎn)發(fā)。收文辦理流程各單位收到公函后，應(yīng)實(shí)時(shí)登記、傳達(dá)。各單位收到公函后，應(yīng)該進(jìn)行審查。要點(diǎn)為：能否應(yīng)由本單位辦理；能否切合行文規(guī)定；內(nèi)容能否切合國(guó)家法律、法例及其余有關(guān)規(guī)定。經(jīng)審查無(wú)誤的公函，應(yīng)實(shí)時(shí)提出擬辦建議送單位負(fù)責(zé)人批改或許交有關(guān)部門(mén)辦理，需要兩個(gè)以上部門(mén)辦理的，應(yīng)該明確主辦部門(mén)。各單位對(duì)公函要實(shí)時(shí)傳達(dá)，特急件立刻批復(fù)，急件當(dāng)日批復(fù)，一般文件兩個(gè)工作日內(nèi)批復(fù)。確有困難的，應(yīng)實(shí)時(shí)向發(fā)文單位說(shuō)明原由。對(duì)不屬于本單位職權(quán)范圍或許不宜由本單位辦理的公函，應(yīng)該實(shí)時(shí)退回發(fā)文單位并說(shuō)明原由。審批公函時(shí)，對(duì)有詳細(xì)請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)該明確簽訂建議、姓名和審批日期，其余審批人署名視為贊同；沒(méi)有請(qǐng)示事項(xiàng)的，署名表示閱知。送單位負(fù)責(zé)人批改或許交有關(guān)部門(mén)辦理的公函，主辦人要負(fù)責(zé)催辦，做到緊迫公函、重要公函追蹤催辦，一般公函按期催辦。公函歸檔及管理公函公布完成后，依據(jù)公司《檔案管理規(guī)定》和其余有關(guān)規(guī)定，發(fā)文部門(mén)應(yīng)實(shí)時(shí)存檔，個(gè)人不得保存公函。公司級(jí)公函公布后原件由總經(jīng)理辦公室存檔。中心/部門(mén)級(jí)公函公布后原件