記錄控制程序

記錄控制程序目的對管理管理體系所要求的記錄進行控制和管理，為體系有效運行和服務(wù)符合要求提供證據(jù)。適用范圍適用于服務(wù)過程和管理體系實施過程所需的記錄。職責3.1質(zhì)量管理中心負責對質(zhì)量記錄的標識、貯存、保護、檢索、保存期限和處置工作進行控制與監(jiān)督。3.2各部門/單位負責本單位質(zhì)量記錄的填寫、收集、整理、標識和保管。工作程序4.1質(zhì)量記錄的作用：4.1.1證據(jù)的作用，為體系、過程、活動是否符合規(guī)定提供證據(jù)；4.1.2分析的作用，為分析體系、過程、活動是否偏離規(guī)定，以便為采取糾正預(yù)防措施提供證據(jù)；4.1.3追溯的作用，為追溯產(chǎn)品的來源、服務(wù)過程和服務(wù)對象分布提供依據(jù)。4.2質(zhì)量記錄的填寫4.2.1質(zhì)量記錄填寫要及時，內(nèi)容完整、真實、規(guī)范、字跡清晰，證明服務(wù)是否符合規(guī)定的質(zhì)量記錄以及對外提供的質(zhì)量記錄不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫的項目，應(yīng)將該項用單杠劃去，簽名欄不允許空白。4.2.2如因筆誤或計算錯誤進行修改時，應(yīng)用單杠劃去，在其上方寫上更改后的內(nèi)容，并加蓋或簽上更改人的印章或姓名及日期。4.2.3質(zhì)量記錄應(yīng)按規(guī)定的路線傳遞和保存。4.3質(zhì)量記錄的標識4.3.1質(zhì)量記錄由程序文件或作業(yè)文件提出，并規(guī)定其名稱和格式；4.3.2質(zhì)量記錄由質(zhì)量管理中心負責進行編碼，保證可追溯性；4.3.3法規(guī)規(guī)定及市場采購的通用格式的記錄表格，以及顧客和供方提供的記錄不進行編碼，但這并不說明其不在受控范圍內(nèi)。第 1 頁共5頁4.4質(zhì)量記錄的收集、歸檔和保管4.4.1質(zhì)量管理中心匯總公司所有與質(zhì)量管理體系有關(guān)的記錄表，編制《質(zhì)量記錄清單》，對質(zhì)量記錄進行總體控制并保證其有效性?！顿|(zhì)量記錄清單》應(yīng)包括：序號、記錄編號、記錄名稱、保存部門和保存期限；4.4.2各部門/單位負責收集、分類、整理本部門的質(zhì)量記錄，按《質(zhì)量記錄清單》上的保存期限按時間順序歸檔保管，并填寫《質(zhì)量記錄歸檔登記表》，以便于查閱和檢索；4.4.3各管理單位的質(zhì)量記錄，如果甲方要求收回存檔，管理單位負責人必須與甲方做好交接手續(xù)；4.4.4質(zhì)量記錄應(yīng)貯存于干燥、防潮、防霉、防蟲的環(huán)境，以確保在保存期內(nèi)不會丟失、損壞或變質(zhì)。4.5質(zhì)量記錄的借閱4.5.1因工作需要借閱質(zhì)量記錄時，原件只允許在保存部門由部門負責人批準方可查閱，特殊情況需取走，要填寫《文件借閱申請單》，在規(guī)定時間內(nèi)送還；4.5.2業(yè)主有要求時，必須經(jīng)總經(jīng)理批準，質(zhì)量記錄可提供給業(yè)主查詢，合同有規(guī)定時，依照合同執(zhí)行。4.6質(zhì)量記錄的銷毀處理4.6.1質(zhì)量記錄如超過保存期限或其他特殊情況需銷毀時，記錄保管部門填寫《質(zhì)量記錄銷毀清單》，由質(zhì)量管理中心負責人審核，確定需處理的質(zhì)量記錄，報管理者代表批準，由授權(quán)人執(zhí)行銷毀。4.7各職能部門、管理單位可根據(jù)工作需要提出記錄格式設(shè)計和更改要求，執(zhí)行《文件控制程序》的規(guī)定。相關(guān)文件WY-QP-01 《文件控制程序》質(zhì)量記錄(WY)QP-02-B-01《質(zhì)量記錄清單》(WY)QP-02-B-02《質(zhì)量記錄歸檔登記表》(WY)QP-02-B-03《質(zhì)量記錄銷毀清單》第 2 頁共5頁質(zhì)量記錄清單WY文件表格號:(WY)QP-02-B-01編號：序號質(zhì)量記錄編號質(zhì)量記錄名保存部門保存期限備注稱第 3 頁共5頁質(zhì)量記錄歸檔登記表WY 文件表格號(WY)QP-02-B-02 編號：序號 質(zhì)量記錄名稱 份數(shù) 歸檔日期 歸檔人第 4 頁共5頁質(zhì)量記錄銷