文件與記錄管理制度

PAGE1.目的：統(tǒng)籌管理本公司管理有效運(yùn)作所需文件,確保文件的有效性，并使公司各部門能合理地獲得并使用正確的文件。2.范圍：本公司日常管理有效運(yùn)作的流程、各類管理卡、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、方案、表格、管理制度以及外來文件或電子文件均屬之。（技術(shù)類文件由生技部統(tǒng)籌管理）3.定義：3.1外來文件：本公司范圍之外的機(jī)構(gòu)所提供的文件，如客戶資料、法律法規(guī)等。4.工作內(nèi)容：4。1文件制作：由各部門負(fù)責(zé)人按日常工作所需進(jìn)行策劃,或由公司按發(fā)展所需進(jìn)行確定所需制訂的文件主題，安排各部門對應(yīng)工作負(fù)責(zé)人進(jìn)行撰寫,文件格式由文管中心統(tǒng)一安排、確保文件清晰，易于識別。4。2文件在正式發(fā)行前,需根據(jù)需要安排相關(guān)人員共同對文件內(nèi)容進(jìn)行研討，撰寫人再根據(jù)研討結(jié)果對文件進(jìn)行調(diào)整,再交由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行會簽，最終交由總經(jīng)理批準(zhǔn)，會簽人員若有休假,則由上一級主管或職務(wù)代理人簽核.4.3文件編號：目前公司實(shí)施的文件按如下規(guī)則進(jìn)行編號：4。3.1HZ-P—00HZ:恒正簡稱P:部門簡稱00:流水號4.3.2技術(shù)類文件由技術(shù)部門進(jìn)行編號；外來文件不予編號，由辦公室采用登記表進(jìn)行登記管理。4.4文件版本管理:文件若有不合現(xiàn)狀需修改、增訂者，由提議部門填寫《文件制訂（修訂）申請單》，提出修訂原因，交原擬案部門研討修改,送上級主管批準(zhǔn),由辦公室進(jìn)行修訂、更換，文件修改后,版本號上升一位流水號,當(dāng)修訂次數(shù)超過9次時，則版本號字母更改為下一字母。為考慮節(jié)約成本,如修改內(nèi)容較少時，辦公室根據(jù)實(shí)際情況可只對修改當(dāng)頁進(jìn)行更換或利用文件修改章進(jìn)行明確標(biāo)示，但需在封面修訂記錄欄上進(jìn)行簡要記錄，修訂次數(shù)可無限制延伸，修訂日期為該次更換之日期。4.5文件分發(fā)回收:4.5.1經(jīng)會簽發(fā)行之文件,由辦公室以《文件總覽表》列帳管理,并依所需分發(fā)的部門,影印相應(yīng)分?jǐn)?shù),加蓋“受控文件”章后發(fā)行。4。5.2文件修訂及廢止時，舊版失效之文件應(yīng)于新版文件頒布發(fā)行時即刻回收。舊版之原案由辦公室加蓋“作廢暫留”章,并寫上日期，加以保存,需與有效之新文件分開。4。5。3對外發(fā)行之文件，由適當(dāng)之對外部門填寫《文件增（補(bǔ))發(fā)申請單》，經(jīng)制訂部門主管簽核，呈總經(jīng)理人員核準(zhǔn)后,方可由辦公室登記入冊、發(fā)行,失效文件不予回收。4.5.4外來文件分發(fā):各部門如收到外來文件，應(yīng)交由辦公室統(tǒng)一處理,登記于《外來文件登記表》上，進(jìn)行歸檔,如文件需分發(fā)至其它部門,由辦公室按實(shí)際需要，確定分發(fā)部門及份數(shù),并做好簽收記錄，登記在《外來文件登記表》上，同時加蓋發(fā)行章進(jìn)行控制。4.5.5外來文件之更改：4。5.5.1外來文件變更：①外來標(biāo)準(zhǔn)發(fā)行新版本且為本公司采用時.②客戶提供之規(guī)格、圖樣等變更時。③技術(shù)參數(shù)發(fā)生更改時。4。5。5。2外來文件若有更改通知,則由辦公室在《外來文件登記表》上找出簽收記錄，在備注欄內(nèi)注明“更正”。如有分發(fā),依原部門重新分發(fā),舊版文件收回，銷毀或蓋作廢章處理。4。5。5。3技術(shù)資料發(fā)生局部更改時，由發(fā)文部門通知各接收部門，可在原分發(fā)資料上進(jìn)行修改,并在收發(fā)登記表上注明“更正”,將函文附于原件上。4。6文件增補(bǔ)發(fā)作業(yè)：4。6。1各部門如須增發(fā)文件，應(yīng)填寫《文件增補(bǔ)發(fā)申請單》.提出申請，并經(jīng)其主管審核，副總經(jīng)理以上人員核準(zhǔn)后，由辦公室發(fā)行.4.6。2若文件遺失或破損時,須由責(zé)任部門填寫《文件增補(bǔ)發(fā)申請單》.提出補(bǔ)發(fā)申請，經(jīng)審查、核準(zhǔn)后，由辦公室發(fā)行。4。7文件保存、銷毀作業(yè)：4。7。1文件保存:4.7.1.1經(jīng)頒布發(fā)行之全部原稿文件，由辦公室以《文件總覽表》列賬管理.4.7。1。2經(jīng)發(fā)行之文件，現(xiàn)場使用的應(yīng)分類置放于適當(dāng)場所，非現(xiàn)場使用的由收件部門依文件類別集中保管。4.7.1。3外來文件的保存：①所有外來文件與資料都應(yīng)妥善保存，避免受潮受損.②特殊機(jī)密文件由對應(yīng)部門主管保存.③傳真類:各部門應(yīng)在接收傳真資料時復(fù)印保存，以免傳真紙失效。④計(jì)算機(jī)軟件檔案應(yīng)備份保存。⑤外來文件保存期限由部門主管依實(shí)際情況決定。4.7.2文件銷毀：文件如需銷毀時，由辦公室負(fù)責(zé)收回并在正面加蓋作廢文件章.背面如可利用則進(jìn)行利用，如不可利用則銷毀。文件原稿不進(jìn)行銷毀，不可挪作他用，由辦公室加蓋“作廢暫留”章加以保存。其它文件由各部門視需要自行決定銷毀與否.如不進(jìn)行銷毀時，應(yīng)能夠清楚識別其狀態(tài)以免誤用。4。8文件管理:4.8。1辦公室：4.8。1。1辦公室設(shè)專人管理,以確保文件之正確使用。4。8。1。2經(jīng)發(fā)行之文件的全部原稿由辦公室依文件類別在計(jì)算機(jī)中備份存盤。4.8。2使用部門：4。8。2.1分發(fā)至各部門的正式文件,嚴(yán)禁影印及私自借予非相關(guān)人員或帶出廠外。4.8.2。2現(xiàn)場部門使用的文件必須置于作業(yè)場所適當(dāng)位置。4.8.2.3非現(xiàn)場部門使用之文件必須由部門派專人集中保管,但應(yīng)便于取閱.4.8。2.4使用者不得在正式文件上標(biāo)注文字、符號，不得隨意修改文件內(nèi)容.4。9文件借閱:當(dāng)各部門有需要向辦公室借閱文件時，借閱者須經(jīng)部門主管核準(zhǔn)后，再由辦公室備案，方可借閱文件。如向其它部門借閱相關(guān)文件時,應(yīng)取得該部門主管的許可。4.10文件評審:4.10.1文件制訂初期,文件制訂部門應(yīng)召集與該文件內(nèi)容相關(guān)的部門人員，對新訂文件內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一研討，待取得一致后該文件方可生效.制訂部門也可根據(jù)實(shí)際情況以《文件傳閱單》的形式由相關(guān)的人員對文件內(nèi)容進(jìn)行評審，待取得統(tǒng)一意見后該文件方可生效。4。10。2文件修訂時，修訂部門亦可根據(jù)需要召集相關(guān)作業(yè)部門人員對新訂文件內(nèi)容進(jìn)行評審,待取得一致后該修訂內(nèi)容方可生效。4.11電子資料管理：由資訊管理人員根據(jù)公司實(shí)際編制相關(guān)管理辦法進(jìn)行有效管理。4.12表格、記錄管理：4。12。1空白記錄表格的編制、審批由主要使用部門組織編制，其部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批例：HZ—001/A。HZ代表人事，001代表流水號，A代表表格修訂次數(shù)。各部門取部門前兩個中文字的拼音第一個字母作為部門代碼,將部門編制的表格統(tǒng)一進(jìn)行編號，制作所有使用表格的清單，連同編號、空白表格樣版一并送交辦公室。4.121)空白記錄表格由主要使用部門管制,將原版格式交由辦公室文件管理員統(tǒng)一歸口管理。辦公室文件管理員編制《記錄總覽表》，其中應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品的保質(zhì)期、保修期、壽命期、法律法規(guī)要求的保存期及合同的有效期等規(guī)定出記錄的保存期限（保存期限由該記錄的形成部門進(jìn)行規(guī)定）.2)已填寫的記錄由規(guī)定的保存（發(fā)出與送達(dá)）部門按易于識別、查閱和檢索的原則進(jìn)行歸口管理。在歸檔時進(jìn)行按類別編目和標(biāo)記，以方便檢索。3）各部門人員在接收記錄時，應(yīng)檢查記錄項(xiàng)目填寫是否齊全，確保所收集的記錄有效。4。12.4.12.3.1辦公室文件管理員根據(jù)《記錄總覽表》,將最新版本的空白表格復(fù)制4.12.34。12。44。12.44.12。4.2必要時，辦公室4.12.44。12。5記錄表格類別的增減通過修改相應(yīng)程序文件的方式進(jìn)行.同一類別記錄表格的增減，根據(jù)各項(xiàng)工作任務(wù)的策劃結(jié)果直接確定。修改:提出部門填寫《文件制訂〈修訂>申請單》，部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后,由引用該記錄的文件審批崗位審批。更改申請獲得批準(zhǔn)后，由文件管理員按要求對記錄進(jìn)行修改，并進(jìn)行記錄.辦公室文件管理員按《記錄總覽表》的規(guī)定將最新的版本的空白表格復(fù)制并發(fā)放給使用部門，收回舊版的空白表格并對其使用加以限制。5.管理約定：5.1未按本文件規(guī)定要求使用統(tǒng)一格式編寫文件或未按程序進(jìn)行會簽者，罰款5元/次；5.2未經(jīng)許可私自影印文件者，每次對責(zé)任人罰款20元；5.3未經(jīng)許可私自對文件內(nèi)容進(jìn)行修改者，每次對責(zé)任人罰款10元；5.4文件因管理不善導(dǎo)致有亂涂亂畫或損壞者對其部門負(fù)責(zé)人罰款10元/份，導(dǎo)致文件丟失者