DocuMan在保險(xiǎn)中的應(yīng)用

DocuMan在保險(xiǎn)中的應(yīng)用DocuMan在保險(xiǎn)中的應(yīng)用_______________________________________________________________________________________贊華（北京）電子系統(tǒng)有限公司OEM產(chǎn)品銷售部Tel:(010)68057699 Fax:(010)68587699DocuMan在保險(xiǎn)中的應(yīng)用DocuMan影像管理系統(tǒng)贊華（北京）電子系統(tǒng)有限公司二零零三年九月十六日

DocuMan影像管理系統(tǒng)一、概述保險(xiǎn)行業(yè)的保單等資料如何和業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)一直是保險(xiǎn)公司所關(guān)心的，現(xiàn)在國內(nèi)的許多保險(xiǎn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)都沒有對這個(gè)問題進(jìn)行處理。但是，對保單等資料進(jìn)行掃描錄入后進(jìn)行關(guān)聯(lián)是大勢所趨。傳統(tǒng)的紙張作為信息載體會(huì)有如下的問題：【檢索困難】：大量的文件通過手工分類，成捆堆放，一旦查找，需要翻閱大量的文件；往往查找一張文件，需要幾十分鐘甚至更長時(shí)間。【難以保存】：文件每天都會(huì)產(chǎn)生，而且需要保存幾年甚至更長時(shí)間，這些文件，一方面量大，另一方面長時(shí)間存放紙張會(huì)變質(zhì)，導(dǎo)致污損甚至損毀?！痉职l(fā)困難】：文件需要多區(qū)域共享，或不同部門之間的共享，而現(xiàn)有的文件不能多人共享，只有復(fù)制后再次分發(fā)或共享，工作效率極低，而且也形成巨大的浪費(fèi)?！疚募G失】：投保單、保單等資料在異地轉(zhuǎn)移過程中有可能會(huì)在運(yùn)輸過程中丟失，這些資料丟失就有可能會(huì)造成保險(xiǎn)公司在經(jīng)濟(jì)活名譽(yù)上的重大損失。DocuMan文檔管理系統(tǒng)以“文檔一體、綜合管理”為原則，能將保險(xiǎn)公司的所需的文檔資料都集中起來，進(jìn)行異地掃描，統(tǒng)一發(fā)布，統(tǒng)一監(jiān)督管理，統(tǒng)一查詢，充分保障保險(xiǎn)公司對文檔資料管理的安全、有序與規(guī)范，實(shí)現(xiàn)資源充分共享。DocuMan是一個(gè)通用的文檔管理系統(tǒng)，它在保證靈活性和擴(kuò)展性的基礎(chǔ)上，完成文檔的掃描錄入、分類管理、索引、歸檔、查詢、存儲(chǔ)，并且設(shè)立了完備的權(quán)限體系，使信息得以共享，從而實(shí)現(xiàn)了文檔信息管理自動(dòng)化，為用戶提供了全面的解決方案。DocuMan是贊華公司的成熟的影像軟件產(chǎn)品，可以方便的和保險(xiǎn)公司的其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)協(xié)同工作，而且對于特定的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，DocuMan所做的修改工作非常少，基本上馬上就可以協(xié)同使用。目前，DocuMan有單機(jī)版和網(wǎng)絡(luò)版。DocuMan文檔管理系統(tǒng)還提供一些輔助工具，如：條碼識(shí)別工具、OCR識(shí)別工具、圖像處理工具，滿足用戶高層次需求。二、DocuMan通用解決方案利用掃描儀完成紙質(zhì)文檔電子化，也可以利用導(dǎo)入功能導(dǎo)入已經(jīng)電子化的文檔。利用用戶自定義的模板，對錄入的文檔進(jìn)行歸類，建立索引。影像文件利用大容量硬盤或磁盤陣列完成檔案數(shù)據(jù)的在線存儲(chǔ)，利用光盤庫實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的近線存儲(chǔ)。系統(tǒng)支持C/S方式查詢并提供了靈活的組合搜索功能，用戶可以自行設(shè)定查詢條件，根據(jù)事先錄入系統(tǒng)的索引信息查找到需要的文件。網(wǎng)絡(luò)版的DocuMan可以實(shí)現(xiàn)多掃描工作站同時(shí)掃描，掃描結(jié)果集中存儲(chǔ)的功能。2.1DocuMan功能特點(diǎn)功能強(qiáng)大，大大提高了文檔電子化管理水平將文件管理和檔案管理納入到本系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)了電子文檔的采集、存儲(chǔ)、分類、利用等一系列工作，真正體現(xiàn)了“一次采集，無限使用”的管理模式。電子文檔的采集方式靈活多樣采集方式支持單張掃描、批量掃描和外部導(dǎo)入三種。還可以直接將圖像文件掃描到WORD或MAIL文件中。靈活的模板定義與組合查詢可以實(shí)現(xiàn)一個(gè)文檔同時(shí)對應(yīng)多個(gè)模板，查詢過程靈活方便，可以進(jìn)行模糊查詢。檢索方便快捷，一旦需要某份文檔，不管它是多久以前的，均可以迅速地檢索，提高了工作效率，將業(yè)務(wù)人員從繁重的檢索中解脫出來；完善的權(quán)限管理，確保數(shù)據(jù)安全性用戶管理包括操作員管理、用戶組管理、權(quán)限管理。通過加密處理，對文檔進(jìn)行有效的權(quán)限控制，確保信息的安全。支持多用戶查詢和瀏覽，實(shí)現(xiàn)了影像信息的共享系統(tǒng)基于C/S架構(gòu)，提供單機(jī)與Intranet兩種運(yùn)行方式，使信息得以共享，提高信息利用水平。高級輔助工具提供條碼識(shí)別工具、OCR識(shí)別工具、上傳工具、圖像處理工具，滿足用戶高層次需求。在局域網(wǎng)或者專網(wǎng)的前提下，DocuMan支持異地掃描和數(shù)據(jù)自動(dòng)集中存儲(chǔ)，從而大大提高數(shù)據(jù)維護(hù)的效率。即，多臺(tái)掃描儀同時(shí)進(jìn)行掃描，掃描的結(jié)果保存到同一個(gè)服務(wù)器上。系統(tǒng)提供批量高速掃描并自動(dòng)識(shí)別每份不同的文件，這可以大大提高掃描的效率。2.2系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖(網(wǎng)絡(luò)版)三、系統(tǒng)工作流程掃描：將投保單、保單等通過掃描儀轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)能識(shí)別的影像數(shù)據(jù)，這一過程實(shí)際上是一個(gè)數(shù)字化過程，在掃描過程中采用先進(jìn)的圖象處理技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)去除雜點(diǎn)、雜線，自動(dòng)糾偏等功能，保證采集到質(zhì)量優(yōu)秀的圖象。為了達(dá)到所要求的掃描結(jié)果，掃描設(shè)備建議使用富士通高速掃描儀。影像編輯：對影像進(jìn)行修改編輯，如重新排序，添加批注，拆分合并，A3影像分割為A4等，直到用戶得到滿意的結(jié)果。索引錄入：創(chuàng)建模板并針對每份文檔建立索引，取得查找文件所需的關(guān)鍵字，保證影像文檔與索引信息的精確的對應(yīng)關(guān)系，以備查詢或?yàn)槠渌麿A系統(tǒng)提供接口。查找：通過索引信息，使用DM系統(tǒng)提供的多種智能化的搜索方法查找到滿足搜索條件的文檔圖像內(nèi)容。打?。簩τ谝呀?jīng)輸入（掃描）的信息，可以通過高速打印機(jī)進(jìn)行高質(zhì)量快速打印。為了達(dá)到打印效果，建議使用富士通高速打印機(jī)（高速行打或高速掃描儀）。四、DocuMan2.0系統(tǒng)功能4.1運(yùn)用影像處理技術(shù)掃描資料DocuMan2.0是處理復(fù)雜、大量文檔理想的解決方案的軟件系統(tǒng)。文檔掃描使用掃描儀將文檔文件掃描到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中進(jìn)行存儲(chǔ)。掃描儀可根據(jù)用戶的要求進(jìn)行相應(yīng)的配置。系統(tǒng)提供富士通從低端到高端的各種不同型號，用戶可根據(jù)工作量進(jìn)行選型和配置。在進(jìn)行高速掃描的同時(shí)，還可以通過硬件、軟件對圖像進(jìn)行壓縮。掃描完成后文檔文件以圖像信息的形式輸入到計(jì)算機(jī)中。外部數(shù)據(jù)傳入除文檔、票據(jù)、憑證等紙質(zhì)檔案文件外，還有一些用戶已存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的資料文件和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。這些文件和數(shù)據(jù)可以通過數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入功能導(dǎo)入到本系統(tǒng)中，建立相應(yīng)的索引文件，從而供內(nèi)部查詢和資源共享。文檔影像格式存儲(chǔ)將掃描后的文檔圖像進(jìn)行分類歸檔存儲(chǔ)，用戶可自行設(shè)置文檔存儲(chǔ)格式。支持多種文件格式：?TIFF/MUL-TIFF?JPEG；?BMP；?PDF；影像處理在掃描時(shí)針對多份文件(批量處理)或在掃瞄后針對頁面進(jìn)行影像處理，以獲得最好的圖像質(zhì)量。?自動(dòng)/手動(dòng)糾偏?自動(dòng)刪除空白頁，使用空白頁分隔文檔?清除雜點(diǎn)?清除雜線?去除黑邊?斷字修補(bǔ)?反白字修正?清除底網(wǎng)支持多種掃描儀驅(qū)動(dòng)方式?TWAIN掃描儀和KOFAX卡；?支持黑白、灰度及全彩色掃描批次掃描并對批量文檔自動(dòng)分隔???空白頁分隔?固定頁數(shù)分隔?條碼分隔4.2豐富的影像顯示和編輯功能圖像顯示可以放大、縮小圖像，可以前后翻頁。圖像旋轉(zhuǎn)：用于校正用戶掃描時(shí)的原稿擺放不正。影像優(yōu)化自動(dòng)糾偏，手動(dòng)糾偏去除雜點(diǎn)、雜線去除黑邊，反白平滑字符影像編輯追加/插入/重掃頁/刪除頁追加頁面：在圖像文檔的最后追加新掃描的頁面或原有的圖像文件。插入頁面：在任一頁前插入新掃描的頁面或原有的圖像文件。替換頁面：用新掃描的頁面或原有圖像文件替換當(dāng)前的頁面。刪除頁面：刪除當(dāng)前顯示的某個(gè)頁面。復(fù)制/粘貼頁添加注釋影像分割與組合A3自動(dòng)分割為A4，(2xA4->A3,A3->2xA4)任意大小比例分割文檔組織拆分/組合文檔文檔重新排序4.3建立模板，錄入文檔索引DocuMan2.0可以滿足你對文檔及數(shù)據(jù)捕捉的需要。通過定義索引模板，達(dá)到檔案圖像分類存儲(chǔ)和快速查詢的目的。對已經(jīng)采集到計(jì)算機(jī)中的檔案圖像信息建立索引，可隨時(shí)記錄及分類每份文件，以供日后檢索之用。這種方法即操作員通過計(jì)算機(jī)鍵盤，逐一地為每一筆檔案圖像輸入要素?cái)?shù)據(jù)，作為索引值。這是一種最基本的錄入索引的方法。4.4靈活的查詢方式將文檔存放在相關(guān)的文件夾內(nèi)，易于組織和查看，DM2.0提供索引查詢、文件/文件夾查詢和高級組合查詢?nèi)N查詢方式，并支持智能模糊查詢。用戶可以通過事先建立的索引數(shù)據(jù)，快速地找到所需要的文檔影像。檢索方便快捷，提高了工作效率。4.5系統(tǒng)管理基于C/S架構(gòu)，支持多用戶查詢及瀏覽系統(tǒng)管理員可以在此設(shè)置操作員的信息，可以增、刪、修改用戶帳號和口令，并根據(jù)檔案的重要程度進(jìn)行檔案密級設(shè)置，可以詳細(xì)設(shè)定DM2.0中各個(gè)功能模塊的可操作用戶及用戶組，可以分別設(shè)定不同的操作員對不同功能模塊的不同的操作權(quán)限，防止操作用戶越權(quán)操作。針對每個(gè)文件夾進(jìn)行權(quán)限設(shè)置系統(tǒng)管理員可以分別設(shè)定不同用戶對不同文件夾中的文檔擁有的“瀏覽”、“讀”、“修改”、“創(chuàng)建”“刪除”“改名”等不同權(quán)限，深入細(xì)致到對每個(gè)文件夾的管理功能模塊權(quán)限可文件夾權(quán)限的綜合使用，全面滿足了用戶對DM2.0系統(tǒng)權(quán)限管理的多種復(fù)雜要求。4.6高級輔助插件條碼識(shí)別工具掃描同時(shí)能夠自動(dòng)識(shí)別條碼（支持39碼，128碼等），并且根據(jù)預(yù)先設(shè)定的模板中條碼設(shè)置，自動(dòng)將識(shí)別的條碼讀到相應(yīng)的索引中。文檔分割工具具有三種文檔分割方式，可以自由地將一份文檔按照任意的分割比例（如：一分為二或一分為三等）分割，并且可以選擇最終生成一份或多份文檔。水平分割豎直分割十字分割上傳工具插件可以將掃描生成的影像文件和建立的索引信息通過上傳工具，導(dǎo)出到用戶自己的OA系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫中，您也可以選擇上傳到其他網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器或FTP服務(wù)器中。OCR識(shí)別工具自動(dòng)識(shí)別英文和中文打印體信息到索引中去。日志查詢管理工具系統(tǒng)自動(dòng)記錄不同用戶的實(shí)時(shí)操作，供系統(tǒng)管理員查詢管理，方便用戶了解DM2.0的使用情況。4.7其他功能OA管理功能自動(dòng)將圖像掃描到WORD或E-MAIL文件中；文檔打印功能文檔、批次、文件夾自動(dòng)命名可以設(shè)置文檔、批次、文件夾名字的前綴，自動(dòng)自動(dòng)向下增加；每個(gè)用戶可以設(shè)定不同的文檔存儲(chǔ)路徑五、DocuMan2.0系統(tǒng)要求客戶端?MicrosoftWindows98/2000Profession