合約管理手冊

合約約管管理理手手冊冊合約約管管理理手手冊冊序序言言隨著著公司司規(guī)規(guī)模模的的擴擴大大及及項項目目不不斷斷的的增增加加，，科科學(xué)學(xué)及及規(guī)規(guī)范范化化的的管管理理，，在在提提高高工工作作效效率率方方面面顯顯得得愈愈來來愈愈重重要要。。按領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)指指示示，，及及為為了了配配合合公公司司管管理理規(guī)規(guī)范范化化的的要要求求，，合合約約部部在在總總結(jié)結(jié)過過去去經(jīng)經(jīng)驗驗，，本本著著提提高高工工作作效效率率的的精精神神，，在在此此制制定定了了合合約約部部工工作作內(nèi)內(nèi)容容及及操操作作流流程程，，以以便便公公司司合合約約部部人人員員，，以以及及公公司司其其他他有有關(guān)關(guān)人人員員執(zhí)執(zhí)行行操操作作。迅速完成成部門組組建對工工作正常常運轉(zhuǎn)很很重要1、合約部部前期組組建1.1、合約部部工作內(nèi)內(nèi)容及操操作流程程總匯1.2、合約部部人員架架構(gòu)表合約總監(jiān)監(jiān)匯報對對象為項項目總監(jiān)監(jiān)1.3、合約部部工作職職責(zé)劃分分序號工作內(nèi)容1編制各種管理制度、工作制度和工作程序，以及各項目通用的各種審批表和報表2編制各項目的面積統(tǒng)計表3編制各項目的成本估算/預(yù)算4編制各項目的資金流量表5項目造價總表6編制各項目的合同框架表及各項目的招標(biāo)/定標(biāo)計劃7各類顧問公司的招聘(建筑設(shè)計師除外)8項目的招標(biāo)議標(biāo)工作8.1資格預(yù)審8.2確定投標(biāo)單位名單8.3準(zhǔn)備議標(biāo)文件、圖紙8.4發(fā)標(biāo)8.5議標(biāo)8.6考察議標(biāo)單位8.7決定中標(biāo)單位9中標(biāo)通知書、合同書10工程中期付款11工程變更12工程最終結(jié)算13項目各種合約報表14合約部日常來往文件處理（對外及其他部門發(fā)文抄送集團）15合約部日常會議16合約部專業(yè)人員招聘17合約部人員培訓(xùn)及會議合約部主主要工作作可分為為以上三三個階段段2、合約管管理流程程簡介3、前期準(zhǔn)準(zhǔn)備工作作階段3.1、人員招招聘3.2、聘請顧顧問3.2.1、國內(nèi)/外設(shè)計顧顧問服務(wù)務(wù)合同重重點1、含所有圖圖紙蓋章章(包含所有有送政府府部門之之圖紙)2、國外設(shè)計計院的國國內(nèi)合作作單位(當(dāng)?shù)卦O(shè)計計院)須由甲方方指定3、長駐工地地現(xiàn)場人人員資歷歷及名單單4、到工地審審查及參參與相關(guān)關(guān)會議的的次數(shù)5、額外工作作的收費費計算方方法，如如按時/按日計等等的確認(rèn)認(rèn)6、其他費用用，如機機票、住住宿費等等確認(rèn)7、當(dāng)?shù)卦O(shè)計計院人員員架構(gòu)及及資歷，，聘用已已退休的的人員須須得甲方方同意8、出圖時間間表9、拖期罰金金10、變更修改改如何計計算11、工期延長長時，追追加費用用的處理理及計算算方法12、如顧問單單位為境境外機構(gòu)構(gòu)，需確確認(rèn)付款款貨幣，，完稅責(zé)責(zé)任及資資質(zhì)注冊冊手續(xù)事事宜13、總費用要要包括支支付所有有國內(nèi)征征收的稅稅項14、付款方式式15、終止合約約條款3.2.2、顧問清單單的內(nèi)容1、可行性研研究報告告顧問2、建筑設(shè)計計顧問3、國內(nèi)設(shè)計計院4、酒店管理理顧問5、室內(nèi)設(shè)計計顧問6、機電顧問問7、玻璃幕墻墻顧問8、工料測量量顧問9、電訊顧問問10、燈光設(shè)計計顧問11、招標(biāo)代理理顧問12、施工監(jiān)理理顧問13、環(huán)境監(jiān)測測顧問14、基坑圍護(hù)護(hù)設(shè)計顧顧問15、隔音效果果顧問16、音響、視視頻顧問問17、招牌及標(biāo)標(biāo)志牌設(shè)設(shè)計顧問問18、審圖顧問問19、藝術(shù)品顧顧問20、檔案管理理21、景觀設(shè)計計顧問22、廚房、餐餐飲設(shè)施施顧問23、抗震顧問問24、日照分析析顧問25、擴初設(shè)計計評審26、日照測量量27、人防設(shè)計計28、排水方案案咨詢29、廢路還路路規(guī)劃咨咨詢30、代辦排管管工程31、環(huán)境影響響咨詢32、防雷檢測測33、沉降監(jiān)測測34、室內(nèi)環(huán)保保檢測35、精裝修質(zhì)質(zhì)量檢測測根據(jù)項目目情況選選擇3.3、項目成成本概預(yù)預(yù)算3.3.1、項目主要要資料統(tǒng)統(tǒng)計表在項目前前期準(zhǔn)備備工作階階段，合合約部須須按照已已有的項項目資料料，編制制項目主主要資料料統(tǒng)計表表。項目目主要資資料統(tǒng)計計表是最最基礎(chǔ)性性的資料料，是編編制概預(yù)預(yù)算清單單和日后后造價估估算及控控制的基基礎(chǔ)。如，樓棟棟數(shù)、綠綠化面積積、湖水水面積、、幕墻/鋁窗面積積、車位位數(shù)量、、電梯數(shù)數(shù)量等記?。杭凹皶r更新新3.3.2、概預(yù)算算清單合約部在在項目前前期準(zhǔn)備備工作階階段須完完成項目目的概預(yù)預(yù)算清單單。完成的概概預(yù)算清清單在公公司審核核批準(zhǔn)后后存檔，，并作為為項目團團隊成本本控制及及KPI的計算基基礎(chǔ)。概概預(yù)算清清單為機機密文件件，由合合約總監(jiān)監(jiān)指定的的專人保保管。3.3.3、項目造造價總表表合約部應(yīng)應(yīng)編制項項目工程程造價總總表，項項目工程程造價總總表由合合約總監(jiān)監(jiān)審核后后，上報報公司審審批通過過后，將將作為項項目成本本控制的的基礎(chǔ)。。項目工工程造價價總表為為機密文文件，由由合約部部負(fù)責(zé)更更新及保保管。3.3.4、項目資資金流量量表1、項目資金金流量表表是反映映隨項目目進(jìn)度而而發(fā)生的的項目資資金動態(tài)態(tài)用量的的報表，，每月初初由合約約部編制制及估算算，并上上報合約約總監(jiān)審審核通過過后，轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)財務(wù)總總監(jiān)審批批并存檔檔執(zhí)行。。另外，，每個項項目開始始時及每每年年終終要編制制一個整整個項目目的資金金流量表表。2、必要時，，合約部部應(yīng)按照照財務(wù)部部門的要要求，編編制符合合財務(wù)要要求的資資金流量量表。資資金流量量表須由由合約部部按財務(wù)務(wù)部要求求定時更更新。3、為財務(wù)部部門編制制的資金金流量表表不能與與合約部部標(biāo)準(zhǔn)的的資金流流量表合合并或混混淆，須須分開存存檔。項項目資金金流量表表為機密密文件，，在合約約部由合合約部經(jīng)經(jīng)理負(fù)責(zé)責(zé)更新及及保管。。3.4、招標(biāo)、、定標(biāo)計計劃3.4.1合同框架架表是反反映項目目合同類類別、合合同關(guān)系系及項目目工程各各標(biāo)段分分拆的總總表。合合約部須須會同工工程部在在項目前前期準(zhǔn)備備工作階階段編制制完成此此表，在在上報項項目總監(jiān)監(jiān)審批通通過后存存檔執(zhí)行行。經(jīng)批準(zhǔn)的的合同框框架不應(yīng)應(yīng)隨意改改動，任任何改動動須上報報項目總總監(jiān)審批批后才可可執(zhí)行。。另外有有關(guān)項目目的界面面劃分表表和招標(biāo)標(biāo)定標(biāo)計計劃表須須依據(jù)此此合同框框架表及及施工進(jìn)進(jìn)度計劃劃表編制制。3.4.2招標(biāo)定標(biāo)標(biāo)計劃表表是依據(jù)據(jù)項目工工程總進(jìn)進(jìn)度計劃劃及合同同框架表表而編制制的動態(tài)態(tài)反映項項目招標(biāo)標(biāo)定標(biāo)具具體時間間節(jié)點的的報表，，也是合合約部、、設(shè)計部部、工程程部及相相關(guān)部門門日常工工作計劃劃的重要要內(nèi)容。。招標(biāo)定標(biāo)標(biāo)計劃表表的第一一次編制制由合約約部與項項目設(shè)計計部、工工程部及及建筑設(shè)設(shè)計部共共同主辦辦編制，，經(jīng)項目目總監(jiān)審審批后存存檔執(zhí)行行。招標(biāo)定標(biāo)標(biāo)計劃表表由合約約部按工工程實際際情況及及結(jié)合其其他相關(guān)關(guān)部門意意見后定定期更新新編制，，上報項項目總監(jiān)監(jiān)審批后后存檔執(zhí)執(zhí)行。3.5、文檔管管理合約部文文檔管理理系統(tǒng)由由合約部部負(fù)責(zé)制制訂及更更新，文文檔管理理系統(tǒng)的的執(zhí)行情情況也是是考核合合約部工工作質(zhì)量量的重要要內(nèi)容。。合約部部負(fù)責(zé)解解釋合約約部文檔檔管理疑疑問以及及不定期期的查核核合約部部文檔管管理系統(tǒng)統(tǒng)的執(zhí)行行情況。。3.6、政府部部門招標(biāo)標(biāo)手續(xù)的的辦理3.6.1合約部文文檔管理理系統(tǒng)由由合約部部負(fù)責(zé)制制訂及更更新，文文檔管理理系統(tǒng)的的執(zhí)行情情況也是是考核合合約部工工作質(zhì)量量的重要要內(nèi)容。。合約部部負(fù)責(zé)解解釋合約約部文檔檔管理疑疑問以及及不定期期的查核核合約部部文檔管管理系統(tǒng)統(tǒng)的執(zhí)行行情況。。3.6.2辦理招標(biāo)標(biāo)手續(xù)時時，特別別是政府府主管部部門簽發(fā)發(fā)的中標(biāo)標(biāo)通知書書時，不不宜采用用合同金金額及開開工/竣工日期期有出入入的合同同或協(xié)議議書。3.6.3目前政府府部門簽簽發(fā)的中中標(biāo)通知知書由項項目公司司開發(fā)部部辦理，，合約部部應(yīng)協(xié)助助提供有有關(guān)資料料，確保保中標(biāo)單單位順利利辦理有有關(guān)開工工手續(xù)。。4、招標(biāo)階階段4.1、選定投投標(biāo)單位位4.1.1設(shè)計部、、工程部部、合約約部均可可提供相相應(yīng)資質(zhì)質(zhì)的優(yōu)秀秀承包單單位或供供貨商名名單作篩篩選資格格預(yù)審。合約部應(yīng)應(yīng)按照《《資格預(yù)預(yù)審流程程》的要要求與工工程部及及建筑設(shè)設(shè)計部共共同審核核預(yù)審單單位資質(zhì)質(zhì)，然后后由項目目總監(jiān)決決定最后后的投標(biāo)標(biāo)名單。4.1.2未經(jīng)集團團審批，，任何人人和部門門均不能能隨意增增減已確確定的投投標(biāo)單位位。4.1.3資格預(yù)審審時應(yīng)填填寫《實實地考察察報告》》。審批批投標(biāo)單單位時應(yīng)應(yīng)填寫《《投標(biāo)單單位審批批表》。。4.2、招標(biāo)公司的招招標(biāo)工作作由合約約部負(fù)責(zé)責(zé)。同時時，合約約部應(yīng)主主動協(xié)調(diào)調(diào)其他相相關(guān)部門門的技術(shù)術(shù)支持與與配合。。4.3、議標(biāo)4.3.1合約部應(yīng)編制制各相關(guān)關(guān)招標(biāo)項項目的詳詳細(xì)議標(biāo)標(biāo)時間安安排表，包括議議標(biāo)會議議。4.3.2技術(shù)議標(biāo)標(biāo)與商務(wù)務(wù)議標(biāo)應(yīng)應(yīng)分開進(jìn)進(jìn)行，商商務(wù)議標(biāo)標(biāo)有項目目總監(jiān)及及合約部部參與；；技術(shù)議議標(biāo)有項項目總監(jiān)監(jiān)、合約約部、工工程部、、設(shè)計部部參與。參加議標(biāo)會議議的人員員應(yīng)事先先分別對對技術(shù)回回標(biāo)及投投標(biāo)報價價做出分分析及準(zhǔn)準(zhǔn)備好針針對性的的發(fā)言主題。議標(biāo)會議議應(yīng)有專專人做會會議記錄錄，以便便疑問回回復(fù)時澄清。4.3.3在議標(biāo)會會議上應(yīng)應(yīng)重點澄澄清投標(biāo)標(biāo)范圍、、主材料料/設(shè)備資料料、施工工/供貨計劃劃大綱、、技術(shù)方方案的可可行性和和項目主主要管理理人員的的能力考考查等主主要內(nèi)容容。在商商務(wù)澄清清方面應(yīng)應(yīng)注重工工作范圍圍、工作作界面劃劃分，投投標(biāo)單位位有否自自擬附加加條件、、有否漏漏缺項目目、數(shù)量量是否過過多，價價格是否否合理等等。4.3、議標(biāo)4.3.4議標(biāo)工作要要注意及審審核以下幾幾點：1、在議標(biāo)會議上上，首先與與投標(biāo)人確確認(rèn)工程范范圍，是否否有差異情情況、灰色色界面等；2、澄清投標(biāo)人須配配合其他承承包人的工工作范圍及及投標(biāo)人需需其他承包包人配合的工作范圍；3、施工場地布置、、施工方案案(包括施工安安全措施等等)、管理人員員架構(gòu)表、、施工質(zhì)量量監(jiān)管制度度等；4、供貨及進(jìn)場時間間；5、施工進(jìn)度表；6、材料技術(shù)規(guī)格表表；7、產(chǎn)品保證書等資資料；8、付款條件讓財務(wù)務(wù)審核；9、與投標(biāo)人確認(rèn)認(rèn)再回標(biāo)時時間及回標(biāo)標(biāo)的份數(shù)；；4.3、議標(biāo)4.3.5議標(biāo)疑問及回回復(fù)1、議標(biāo)疑問有關(guān)關(guān)技術(shù)的問問題由工程程部、設(shè)計計部等整理理提出并交交項目公司司合約部匯匯總后交至至合約部統(tǒng)統(tǒng)一填寫《《答疑回復(fù)復(fù)表》后發(fā)發(fā)予各議標(biāo)標(biāo)單位；2、議標(biāo)疑問及回回復(fù)應(yīng)統(tǒng)一一編號及統(tǒng)統(tǒng)一發(fā)出；；3、除需要統(tǒng)一澄澄清的問題題外，議標(biāo)標(biāo)疑問及回回復(fù)表內(nèi)容容應(yīng)針對個個別議標(biāo)單單位的疑問問而發(fā)出，，不應(yīng)涉及及其他投標(biāo)標(biāo)單位。但但對于個別別的問題，，應(yīng)把有關(guān)關(guān)問題消化化后由合約約部再考慮慮是否需要要向其他單單位澄清；4.3.6承諾函有關(guān)合同的的重要條款款，針對性性的議標(biāo)過過程中產(chǎn)生生的事項應(yīng)應(yīng)在承諾函函中確認(rèn)；；4.4、定標(biāo)4.4.1議標(biāo)疑問及回回復(fù)合約部應(yīng)在在澄清所有有議標(biāo)疑問問及談妥合合同條款和和商務(wù)報價價后及時上上報定標(biāo)；；4.4.2議標(biāo)疑問及回回復(fù)上報集團審審批中標(biāo)單單位時,合約部須填填寫及準(zhǔn)備《中標(biāo)標(biāo)單位審批批表》，相關(guān)技術(shù)術(shù)分析表、、量/總價/單價比較表表、商務(wù)分分析表要同同時附在審審批表后；；公司如有必必要可再次次要求議標(biāo)標(biāo)單位澄清清或再次承承諾。合約約部應(yīng)及時時配合聯(lián)系系或提供有有關(guān)資料；；經(jīng)審批決定定的中標(biāo)單單位才可發(fā)發(fā)出中標(biāo)通通知書；4.4、定標(biāo)4.4.3備忘錄在確定電梯梯及主要機機電設(shè)備(如制冷機組組)供應(yīng)與安裝裝中標(biāo)單位位時，還應(yīng)應(yīng)綜合考慮慮投標(biāo)單位位在免費保保修期滿后后往后5年的維修保保養(yǎng)合同的的報價；在確定鋁窗窗與幕墻中中標(biāo)單位時時，還應(yīng)綜綜合考慮擦擦窗機的技技術(shù)參數(shù)（（如適用）），可行性性及報價；；4.5、發(fā)中標(biāo)通通知書4.5.1合約部收到的《《中標(biāo)單位位審批表》》后須立即即準(zhǔn)備并填寫《中標(biāo)標(biāo)通知書審審批表》上報審批4.5.2如有需要及及特別情況況發(fā)生時，，中標(biāo)通知知書之草稿稿應(yīng)發(fā)給法法務(wù)部提意意見；4.6、編制合同同4.6.1合同審批時時，項目部部須填寫《合同同審批表》》，并且須附附上合同的的完整文件件。內(nèi)部的審批流程程結(jié)束后，，合約部才才可把已修修改好的合合同交予承承包單位確確認(rèn)，并且且須限定在在3至7日內(nèi)確認(rèn)簽簽署意見或或修改意見見。4.6.2承包單位的的修改意見見經(jīng)合約部部審核有必必要納入到到合同文件件時，應(yīng)在在加入合同同文件前按按上述合同同審批流程程再提交審審批并附上上原審批表表。對承包包單位的修修改意見，，不同意納納入合同的的，應(yīng)給予予解釋說明明。5、施工階段段合約部履行行提醒義務(wù)務(wù)5.1、中期付款款中期付款備備忘錄：注意審批權(quán)權(quán)限，按權(quán)權(quán)限傳送至至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)批復(fù)。按審批權(quán)限限及流程所所示，檢查查是否所有有須審批的的領(lǐng)導(dǎo)簽名名齊全。付款記錄表表的合同金金額須與正正式合同一一致。任何變更追追加，必須須有變更確確認(rèn)書或補補充協(xié)議的的簽署后才才能放進(jìn)付付款記錄的的變更帳內(nèi)內(nèi)。第一次次加入變更更帳項時，，必須把變變更確認(rèn)書書/補充協(xié)議副副本附上。。保留金的計計算須考慮慮變更追加加。當(dāng)付款累計計達(dá)85%或以上時，，要倍加小小心，特別別是變更追追減或扣款款的帳項。。如工期已拖拖延，付款款須考慮扣扣減拖期罰罰金。任何付款如如有寬限期期，審批后后的付款審審批表須押押在財務(wù)部部并由其保保管。5.2、工程變更審審核及批復(fù)復(fù)5.2.1已報價的變變更，應(yīng)及及時更新登記《變更更登記表》》及《變更總匯匯》。5.2.2在未最終批批復(fù)前，工工程變更的的審核狀態(tài)態(tài)和審核結(jié)結(jié)果為機密密文件，不不能通知承承包單位。5.2.3合約部應(yīng)指派估估算師跟進(jìn)進(jìn)變更帳的的審核，有有關(guān)變更對對帳的會議議應(yīng)派人參參加。合約部對變更的的審核意見見，應(yīng)附有有詳細(xì)的工工程量計算算細(xì)目及變變更單價的的組成細(xì)目目，并填寫《變更更審批表》》上報審批。。5.2.4經(jīng)批復(fù)的變變更，合約約部應(yīng)發(fā)出出附件《變更確認(rèn)認(rèn)書》，以便承包包單位及時時書面確認(rèn)認(rèn)，避免其其日后反悔悔。5.3、設(shè)備/材料數(shù)量統(tǒng)統(tǒng)計對于甲指乙乙供或甲供供設(shè)備/材料，在定定標(biāo)、每批批訂貨、驗驗收、倉存存、發(fā)給各各承包商/安裝單位、、完工驗收收等過程中中，都要特