分公司行政管理制度

1、新城建工泰安分公司行政管理制度一 、禮儀紀(jì)律1、行政管理部負(fù)責(zé)對公司全體員工的禮儀、辦公紀(jì)律、出勤、外出等事項的全面監(jiān)督；2、行政部部負(fù)責(zé)人人發(fā)現(xiàn)不不當(dāng)現(xiàn)象象，可簽簽發(fā)“提示單單”以提示示警告，并并報備有有關(guān)部門門主管；行政部確認(rèn)認(rèn)獎懲事事實，可可提請有有關(guān)主管管研究提提出獎懲懲申請；對公司禮儀儀紀(jì)律現(xiàn)現(xiàn)象，行行政部與與各部門門經(jīng)理均可可直接向向總經(jīng)理理提出。二 、工作作計劃與與報告沒有計劃的的行為是是無效率率的行為為。公司司強(qiáng)調(diào)對對公司、部部門、員員工行為為的計劃劃性要求求，用以以明確和和把握我我們的工工作方向向，同時時提高工工作效率率與工作作效益。因因此，通通過對計計劃體系系的規(guī)定定，并通

2、通過相關(guān)關(guān)計劃流流程和計計劃表格格的制作作，實現(xiàn)現(xiàn)工作計計劃的確確立、執(zhí)執(zhí)行和評評估。（一）公司司、部門門年度發(fā)發(fā)展計劃劃公司董事長長、總經(jīng)經(jīng)理、部部門經(jīng)理理于每一一會計年年度底應(yīng)應(yīng)該制定定下一會會計年度度的發(fā)展展計劃。公司年度發(fā)發(fā)展計劃劃經(jīng)公司司主要高高層領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)人討論論制作，公公司高管管核準(zhǔn)同同意后確確定執(zhí)行行。部門年度發(fā)發(fā)展計劃劃經(jīng)部門門主要領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)人員員討論制制作，公公司總經(jīng)經(jīng)理核準(zhǔn)準(zhǔn)同意后后確定執(zhí)執(zhí)行。公司、部門門年度發(fā)發(fā)展計劃劃是部門門、人員員月度工工作計劃劃的基礎(chǔ)礎(chǔ)和依據(jù)據(jù)。公司、部門門年度發(fā)發(fā)展計劃劃是對公公司、部部門經(jīng)營營發(fā)展的的評價基基礎(chǔ)。年度計劃流流程總經(jīng)理總經(jīng)理公司計劃草案

3、公司計劃草案報告高管報告高管核準(zhǔn)報告各部主管報告各部主管稽核稽核部門計劃草案部門計劃草案總經(jīng)理核準(zhǔn)總經(jīng)理核準(zhǔn)執(zhí) 行執(zhí) 行（二）部門門、員工工月度工工作計劃劃1、 部門門經(jīng)理、公公司員工工在每月月度底分分別進(jìn)行行部門、員員工下月月度工作作計劃安安排。2、月度工工作計劃劃通過對對月度度工作計計劃表的的制作來來完成，在在該表格格中應(yīng)該該相應(yīng)地地填寫部部門、員員工下月月工作內(nèi)內(nèi)容安排排和時間間控制。員工月度工工作計劃劃交部門門經(jīng)理核準(zhǔn)準(zhǔn)同意后后確定執(zhí)執(zhí)行。部門月度工工作計劃劃交總經(jīng)經(jīng)理核準(zhǔn)準(zhǔn)同意后后確定執(zhí)執(zhí)行。月度工作計計劃的完完成情況況將作為為部門、員員工工作作評估的的主要依依據(jù)之一一。年度月度工工

4、作計劃劃公司年度計劃公司年度計劃部門部門經(jīng)理計劃草案計劃草案報告部內(nèi)員工總經(jīng)理核準(zhǔn)報告部內(nèi)員工總經(jīng)理核準(zhǔn)報告稽核稽核計劃草案計劃草案經(jīng)理經(jīng)理核準(zhǔn)執(zhí) 行執(zhí) 行（三）員工工日工作作時間控控制計劃劃1、公司員員工通過過日工工作時間間控制表表進(jìn)行行日工作作時間計計劃與安安排控制制。2、公司員員工應(yīng)該該按照“日工工作時間間控制表表填寫寫規(guī)定”在規(guī)定定的時間間按照規(guī)規(guī)定的項項目如實實填寫并并上交公公司行政政管理部部。3、在日日工作時時間控制制表中中體現(xiàn)出出員工對對每日工工作安排排的合理理性與計計劃性，反反映員工工每日工工作的效效益性與與非效益益性，因因此，該該表格將將作為對對員工考考核的主主要依據(jù)據(jù)之一，

5、同同時也是是員工用用于控制制時間、提提高效率率、自我我評估的的依據(jù)。4、日工工作時間間控制表表是公公司對外外服務(wù)的的重要計計費依據(jù)據(jù)。5、日工作作計劃流流程部門月度計劃部門月度計劃部門主管部門主管報 告稽 核員工日計劃報 告稽 核員工日計劃執(zhí) 行執(zhí) 行三 、會議議管理 1、會議是是公司決決議產(chǎn)生生、工作作明確、意意見交流流的正式式方式與與場合。公公司會議議區(qū)分為為定期例例會與非非定期會會議，規(guī)規(guī)定的人人員必須須準(zhǔn)時參參與，指指定人員員作好會會議記錄錄，與會會人員遵遵守會議議秩序安安排同時時提高會會議效率率。定期例會會議名稱時間安排參加人員會議內(nèi)容召集/主持持人員早會8:30-8:445各部門人

6、員員對接一天相相互協(xié)調(diào)調(diào)工作，掌掌握工作作進(jìn)度部門經(jīng)理部門周例會會每周五155:000各部門人員員總結(jié)本周工工作及下下周計劃劃部門經(jīng)理經(jīng)理周例會會每周六上午午9:000-111:000總經(jīng)理、副副總經(jīng)理理、各部部門經(jīng)理理匯報各部門門一周工工作情況況及下周周工作計計劃，討討論工作作中存在在問題行政管理部部/總經(jīng)理月度總結(jié)、規(guī)規(guī)劃會議議每月度最后后一天下下午總經(jīng)理、副副總經(jīng)理理、各部部門經(jīng)理理上月度工作作總結(jié)月月度工作作規(guī)劃報報告、各各部門月月度工作作協(xié)調(diào)行政管理部部/總經(jīng)理質(zhì)量管理會會每月初第一一天上午午總經(jīng)理、副副總經(jīng)理理、工程程部經(jīng)理理、質(zhì)量量管理部部經(jīng)理總結(jié)上月工工程質(zhì)量量及問題題，安排排

7、本月質(zhì)質(zhì)量目標(biāo)標(biāo)工程部總總經(jīng)理安全管理會會每月度第一一天下午午總經(jīng)理、副副總經(jīng)理理、工程程部經(jīng)理理、安全全管理部部經(jīng)理總結(jié)上月安安全問題題，安排排本月安安全目標(biāo)標(biāo)工程部總總經(jīng)理月度生產(chǎn)調(diào)調(diào)度會每月度中旬旬總經(jīng)理、工工程部經(jīng)經(jīng)理、施施工中各各口負(fù)責(zé)責(zé)人工程方面內(nèi)內(nèi)容工程部總總經(jīng)理員工大會每季度最后后一個月月月底總經(jīng)理及全全體員工工經(jīng)營總結(jié)、工工作安排排、其他他相關(guān)內(nèi)內(nèi)容行政管理部部/總經(jīng)理董事會會議議每年度一次次董事長、董董事、總總經(jīng)理公司重大事事項決議議總經(jīng)理/董董事長3、非定期期會議會議名稱時間安排參加人員會議內(nèi)容召集/主持持人員公司發(fā)展研研討會不定時董事長、總總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部門經(jīng)理、主

8、要經(jīng)營業(yè)務(wù)人員就市場拓展展、業(yè)務(wù)務(wù)推廣、公公司經(jīng)營營等相關(guān)關(guān)事項的的討論行政部/總總經(jīng)理臨時會議不定時總經(jīng)理、副副總、部部門經(jīng)理理、其他他有關(guān)人人員特殊事宜行政部/總總經(jīng)理新業(yè)務(wù)拓展展跟蹤會會不定時總經(jīng)理、相相關(guān)業(yè)務(wù)務(wù)人員新業(yè)務(wù)進(jìn)展展及問題題行政部/總總經(jīng)理董事會臨時時會議不定時董事長、董董事、總總經(jīng)理公司經(jīng)營特特殊重大大事宜總經(jīng)理/董董事長（三）會議議安排A、公司內(nèi)內(nèi)會議由由行政部部安排，部部門內(nèi)會會議由各各部自行行安排B、主會人人會前一一天需向向秘書（行行政部）告知會議安排、會議內(nèi)容C、秘書（行行政部）須提前四小時以上書面通知與會人地址、時間、內(nèi)容D、秘書（行行政部）負(fù)責(zé)會場安排與整理E、

9、開會期期中，秘秘書（行行政部）負(fù)責(zé)記錄；并于會后將會議摘要決定整理、打印、轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)人員及總經(jīng)理備案3、會議流流程會議計劃會議計劃單會議計劃會議計劃單秘 書秘 書會議通知通 知會議通知通 知安 排安 排記 錄記 錄摘要備案摘要備案四、辦公設(shè)設(shè)備管理理1、電腦1.1行政政部根據(jù)據(jù)公司文文件類別別建立完完整清晰晰的目錄錄及子目目錄系統(tǒng)統(tǒng)；1.2根據(jù)據(jù)保密原原則需要要，由行行政部對對行政、業(yè)業(yè)務(wù)文件件目錄設(shè)設(shè)定統(tǒng)一一管理的的電腦密密碼1.3員工工在所屬屬部門目目錄下設(shè)設(shè)立個人人子目錄錄1.4員工工不得私私設(shè)電腦腦密碼2傳真機(jī)機(jī)、復(fù)印印機(jī)：2.1由公公司行政政部統(tǒng)一一管理與與使用2.2建立立嚴(yán)格的的使

10、用登登記制度度2.3未經(jīng)經(jīng)許可，個個人不得得自行操操作使用用3可運用用狀態(tài)維維護(hù)3.1行政政部負(fù)責(zé)責(zé)電腦、傳傳真機(jī)復(fù)印機(jī)機(jī)的檢查查、保養(yǎng)養(yǎng)和維修修,保證證設(shè)備的的可運用用狀態(tài)五、文書作作業(yè)1、復(fù)印1.1公司司復(fù)印作作業(yè)由行行政部秘秘書統(tǒng)一一執(zhí)行1.2一般般文件由由各部門門委托人人員口頭頭交托行行政秘書書13客戶資資料、服服務(wù)文本本、公司司級文檔檔等特殊殊文件，需需填寫復(fù)復(fù)印委托托單（文文件名、秘秘級、用用途、裝裝訂要求求等）經(jīng)經(jīng)上級主主管批準(zhǔn)準(zhǔn)后執(zhí)行行復(fù)印1.4秘書書于復(fù)印印、裝訂訂作業(yè)后后，須填填寫復(fù)印印裝訂登登記表（日日期、內(nèi)內(nèi)容、頁頁數(shù)、復(fù)復(fù)印機(jī)碼碼、批準(zhǔn)準(zhǔn)人、保保密標(biāo)識識等）1.5復(fù)印

11、印流程各部門各部門復(fù)印委托單復(fù)印委托復(fù)印委托單復(fù)印委托核準(zhǔn)核準(zhǔn)復(fù)印裝訂登記復(fù)印裝訂復(fù)印裝訂登記復(fù)印裝訂保密標(biāo)識保密標(biāo)識各部門各部門六 收發(fā)發(fā)文1、文件是是經(jīng)營信信息傳送送、交流流與反饋饋的重要要信息載載體。新新城建工工公司的的泰安分分公司定定的每一一位員工工都負(fù)有有文件管管理的責(zé)責(zé)任或義義務(wù)。2、本公司司對外文文件之收收發(fā)的責(zé)責(zé)任者為為指定專專人-行行政部統(tǒng)統(tǒng)一辦理理，她是是各級文文件管理理的直接接承擔(dān)者者。附收收、發(fā)文文登記表表3、行政部部文員在在收文后后必須先先根據(jù)文文件的分分類及時時編號、登登記，并并在公文文上附“公文處處理單”，分送送有關(guān)部部門或人人員傳閱閱承辦，同同時請傳傳閱人或或承

12、辦人人在“收文簽簽字 簿簿”上簽收收，文員員對有回回復(fù)要求求的文件件須跟蹤蹤閱辦人人及時反反饋閱辦辦結(jié)果，并并對文本本進(jìn)行復(fù)復(fù)印和留留檔。4、公司的的各類文文件均屬屬內(nèi)部機(jī)機(jī)密文件件,文員員不得截截留、泄泄露和私私自外帶帶,違者者予以警警告、經(jīng)經(jīng)濟(jì)處罰罰、除名名或追究究法律責(zé)責(zé)任。屬屬一般業(yè)業(yè)務(wù)便函函，只要要在“收文登登記簿”上登記記即可，直直接分送送有關(guān)人人員閱辦辦。本公司對外外之發(fā)送送文函按按性質(zhì)訂訂立參見見文檔檔管理制制度。6、文件傳傳真的發(fā)發(fā)文工作作亦由文文員人員負(fù)負(fù)責(zé)，需需發(fā)文者者將文稿稿經(jīng)主管管人員簽簽字后交交文員處登記記發(fā)文摘摘要、分分類編號號、發(fā)送送后歸還還原稿人人。凡對對外報

13、送送的業(yè)務(wù)務(wù)資料、協(xié)協(xié)議等重重要文件件皆須復(fù)復(fù)印備份份存檔。7、對一些些機(jī)密文文件,需需在文件件頁首加加蓋印章章,以防防止隨意意傳播。8、每月未未，文員員應(yīng)將收收、發(fā)文文整理裝裝訂成冊冊。每半半年將經(jīng)經(jīng)各部門門主管確確認(rèn)的確確無使用用價值之之文、報報刊可作作一次銷銷毀，報報行政管管理部備備查。附附檔案案資本銷銷毀情況況記錄表表9、文件管管理應(yīng)參參見文文檔管理理制度規(guī)規(guī)定辦理理。對公公司所有有訂閱的的報刊由由專項負(fù)負(fù)責(zé)人將將重要信信息摘錄錄后交文文員按分類類歸檔，文文員必須做做好登記記造冊工工作。每每月未，文文員應(yīng)將收收、發(fā)文文整理裝裝訂成冊冊。10、每半半年將經(jīng)經(jīng)各部門門主管確確認(rèn)的確確無用之

14、之文、報報刊可作作一次銷銷毀，行行政人事事部定期期檢查檔檔案保管管狀況,對破損損的檔案案進(jìn)行修修補(bǔ)、復(fù)復(fù)制或作作其它技技術(shù)處理理。保密標(biāo)識發(fā)函發(fā)文收函登記表發(fā)函打印傳真用印流程發(fā)文登記表責(zé)任人：文員、總臺監(jiān)督人：業(yè)務(wù)、行政經(jīng)理總臺電話文員送郵快遞信件分理復(fù)印存檔用公司印主管簽字責(zé)任人：文員、GM秘書監(jiān)督人：行政經(jīng)理總經(jīng)理登記歸檔秘書篩選主管歸檔總經(jīng)理業(yè)務(wù)部門公函歸檔私函自理部門信函個人信函行政部簽收信函收文收發(fā)文流程程 保密標(biāo)識發(fā)函發(fā)文收函登記表發(fā)函打印傳真用印流程發(fā)文登記表責(zé)任人：文員、總臺監(jiān)督人：業(yè)務(wù)、行政經(jīng)理總臺電話文員送郵快遞信件分理復(fù)印存檔用公司印主管簽字責(zé)任人：文員、GM秘書監(jiān)督人

15、：行政經(jīng)理總經(jīng)理登記歸檔秘書篩選主管歸檔總經(jīng)理業(yè)務(wù)部門公函歸檔私函自理部門信函個人信函行政部簽收信函收文七 、 用用印1、公司所所有印鑒鑒歸行政政部統(tǒng)一一管理，財財務(wù)章除除外。2、公司所所有印鑒鑒總經(jīng)理理簽批后后方可蓋蓋印，總總經(jīng)理不不在，電電話請示示，行政政部備案案，于總總經(jīng)理回回公司后后補(bǔ)簽批批流程。3、本公司司以公司司名義對對外之行行文由行行政部負(fù)負(fù)責(zé)蓋印印。4、公司各各部申請請簽章及及總經(jīng)理理、董事事長職章章，應(yīng)提提出申請請(匯簽簽)經(jīng)上上級核準(zhǔn)準(zhǔn)后交行行政部，由由行政部部登記于于登記表表，負(fù)責(zé)責(zé)蓋印。公司章合同章法人章財務(wù)章用印申請單申請單歸類申請人行政文員用印部門經(jīng)理用印申請5、用

16、公司司印流程程公司章合同章法人章財務(wù)章用印申請單申請單歸類申請人行政文員用印部門經(jīng)理用印申請 總經(jīng)理簽批 總經(jīng)理簽批責(zé)任人：責(zé)任人：行政文員監(jiān)督人：行政副總八、文檔1、圖書雜雜志1.1公司司所屬圖圖書是專專供相關(guān)關(guān)公司內(nèi)內(nèi)人士參參閱，由由行政部部統(tǒng)一保保管，于于每年66月、112月下下旬詳實實盤點。1.2、文文員應(yīng)將圖圖書書名名、出版版社名稱稱、數(shù)冊冊、金額額按類型型編號，各各部門員員工由于于工作需需要借閱閱的須在在文秘處處登記借借期、歸歸還期。如如遇清點點期限或或公務(wù)上上需參考考將隨時時通知收收閱,借借書人不不得拒絕絕。附圖圖書登記記冊1.3、一一般情況況下，圖圖書只得得在公司內(nèi)閱閱讀，借借

17、書冊數(shù)數(shù)以三冊冊為限，借借書期限限不得超超出過二二周，若若要續(xù)借借者，重重新到行行政部處處登記。1.4、對對圖書有有損壞或或遺失者者，要作作出一定定的賠償償。責(zé)任人：文員監(jiān)督人：行政經(jīng)理按時回庫圖書借閱登記表圖書清點報告借書人每月清點一次文員登記借閱圖書登記表入庫文員登記圖書購進(jìn)1.5、圖圖書管理理流程責(zé)任人：文員監(jiān)督人：行政經(jīng)理按時回庫圖書借閱登記表圖書清點報告借書人每月清點一次文員登記借閱圖書登記表入庫文員登記圖書購進(jìn)2、專業(yè)資資料2.1資料料分類：公司搜搜集的各各種公司司業(yè)務(wù)文文本、流流程、企企劃案、制制度、顧顧問業(yè)理理論等文文件正本本及復(fù)印印件；公公司由政政府主管管部門購購買的政政策法

18、規(guī)規(guī)；公司司各類剪剪報;公公司搜集集的各類類行業(yè)（如如建材、裝裝飾等）材材料；公公司施工工前期、中中期、后后期所有有與項目目有關(guān)的的憑據(jù)、圖圖紙、合合同、協(xié)協(xié)議、文文本等。2.2公司司資料只只可于公公司內(nèi)借借閱當(dāng)天天歸還，不不得攜出出司外，特殊情情況需復(fù)復(fù)印者，須須填報復(fù)復(fù)印申請請批準(zhǔn)2.3資料料管理流流程資料整理資料整理登記表登記表復(fù)印申請借閱登記定時清點保密標(biāo)識借閱人復(fù)印人申請登記復(fù)印借閱入 庫登記注冊復(fù)印申請借閱登記定時清點保密標(biāo)識借閱人復(fù)印人申請登記復(fù)印借閱入 庫登記注冊當(dāng)天回庫當(dāng)天回庫清點報告清點報告3、辦公文文檔3.1、行行政管理理部負(fù)責(zé)責(zé)對公司司全體員員工的辦辦公文檔檔進(jìn)行系系統(tǒng)

19、管理理3.2、行行政人員員辦公文文檔設(shè)：工作計計劃與報報告；會會議紀(jì)要要；司內(nèi)內(nèi)行政；3.3、業(yè)業(yè)務(wù)人員員辦公文文檔設(shè)：工作計計劃與報報告；司內(nèi)行行政；談項目目A、BB、C；執(zhí)行項項目A、BB、C八、 訪訪客接待待 1、來本公公司之賓賓客由行行政部負(fù)負(fù)責(zé)接待待。2、接待來來訪賓客客須熱情情、大方方、并迅迅速與有有關(guān)主管管部門聯(lián)聯(lián)系接洽洽。3、電話接接待須做做訪客記記錄，其其中注明明具體單單位、姓姓名、來來意、有有否約定定等事項項并向有有關(guān)主管管匯報。責(zé)任人：總臺、秘書、文員監(jiān)督人：各級主管秘書上茶文員上茶出迎進(jìn)辦公室出迎進(jìn)接待室出迎進(jìn)專案室電話秘書電話受訪人電話業(yè)務(wù)員總臺應(yīng)對董事長/GM朋友朋

20、友客戶推銷商行政部訪客4、訪客接接待流程程責(zé)任人：總臺、秘書、文員監(jiān)督人：各級主管秘書上茶文員上茶出迎進(jìn)辦公室出迎進(jìn)接待室出迎進(jìn)專案室電話秘書電話受訪人電話業(yè)務(wù)員總臺應(yīng)對董事長/GM朋友朋友客戶推銷商行政部訪客十 、辦辦公用品品1、文具1.1、行行政部負(fù)負(fù)責(zé)辦公公文具的的采購與與領(lǐng)用登登記1.2行政政部須特特別注意意隨時檢檢查復(fù)印印紙、文文本裝訂訂耗材（鐵鐵圈、封封面紙、封封面薄膜膜）及文文件夾的的存量，以以保證公公司業(yè)務(wù)務(wù)程序的的正常進(jìn)進(jìn)行1.3、辦辦公用品品及低值值易耗品品要求以以舊換新新1.4、行行政部負(fù)負(fù)責(zé)茶、水水等日用用品的采采購與使使用登記記1.5、定定時檢查查飲用水水、茶葉葉、水

21、杯杯的存量量，及時時購買補(bǔ)補(bǔ)充，以以保證正正常的辦辦公秩序序1.6、公公司舉辦辦培訓(xùn)、講講座等大大型活動動時，行行政部應(yīng)應(yīng)及時了了解情況況，備足足茶、水水、杯用用品，以以保證活活動的正正常進(jìn)行行十一 、 采購1、公司辦辦公日用用品和低低耗品由由行政管管理部在在為公司司節(jié)約總總成本和和控制辦辦公費用用總額度度的基礎(chǔ)礎(chǔ)上統(tǒng)一一購置。2、辦公設(shè)設(shè)備維修修、郵件件投遞等等業(yè)務(wù)委委托中行行政部統(tǒng)統(tǒng)一處理理。3、行政部部須對固固定供應(yīng)應(yīng)商建立立完整的的檔案系系統(tǒng)，以以節(jié)約成成本之原原則，選選擇、跟跟換供應(yīng)應(yīng)商。4、公司各各業(yè)務(wù)部部門將需需要購置置的固定定資產(chǎn)以以申請單單形式上上報行政政管理部部，經(jīng)批批準(zhǔn)后

22、，由由行政管管理部對對采購物物資的數(shù)數(shù)量、質(zhì)質(zhì)量、規(guī)規(guī)格、供供應(yīng)商、價價格進(jìn)行行統(tǒng)計、分分析、比比較，作作出清單單，遞交交總經(jīng)理理批示，經(jīng)經(jīng)批準(zhǔn)后后由行政政管理部部下達(dá)采采購指令令，予以以履行同同供應(yīng)商商進(jìn)行市市場詢價價、報價價、談判判及草擬擬合同條條款，最最后確定定采購價價格及合合同條款款，委任任采購人人員進(jìn)行行其它后后續(xù)工作作。合同同文本交交行政管管理部門門備案。驗收付款流程定貨合同采購申請單大宗采購一般采購詢價/比價單通報會計GM復(fù)議詢價/比價行政專員固定供應(yīng)商/商店行政專員GM批示采購申請責(zé)任人：行政專員監(jiān)督人：行政經(jīng)理 采購作作業(yè)流程程驗收付款流程定貨合同采購申請單大宗采購一般采購詢價/比價單通報會計G