論如何提高檔案管理水平

1、PAGE 9 -論如何提高檔案管理水平摘要：檔案管理是檔案工作人員的重要事業(yè)，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案管理人員要緊跟時(shí)代的步伐，與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高自身的檔案管理水平，樹立正確的管理價(jià)值觀，從而把檔案的作用有效發(fā)揮出來，基于此，文章就如何提高檔案管理水平進(jìn)行研究，針對(duì)其管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行探討，從而分析研究相應(yīng)的管理策略。關(guān)鍵詞：檔案管理;管理水平;提高隨著全球經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，不僅僅是政府單位，越來越多的企業(yè)和公司也越來越注重檔案的管理，這就相應(yīng)提升了檔案管理人員的工作地位，結(jié)合當(dāng)下互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，對(duì)檔案管理人員的要求也就相應(yīng)提升，隨著生活節(jié)奏的加快，全球人口的流動(dòng)速度也相應(yīng)增加，這就對(duì)檔案管

2、理人員提出了更高的要求。一、檔案管理工作中存在的問題1.缺乏正確的管理理念（1）很多檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)還只是停留在了比較淺顯的層面，認(rèn)為檔案管理工作只是單純地管理一些文件，并沒有對(duì)這些文件進(jìn)行歸類，也沒有進(jìn)行集中的整理，從而忽視了檔案管理工作的重要性。（2）還有一部分的檔案管理人員的管理方式不科學(xué)、不合理，對(duì)于檔案工作也沒有進(jìn)行具體的分析，只是把檔案管理當(dāng)成了一項(xiàng)掙錢的工作，沒有真正從其意義上進(jìn)行出發(fā)，這也就導(dǎo)致很多檔案管理人員在工作上出現(xiàn)差錯(cuò)。2.檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足（1）很多檔案管理人員對(duì)自己的工作范圍都不了解，沒有相關(guān)的學(xué)習(xí)背景和工作經(jīng)驗(yàn)，很多都是從其他領(lǐng)域內(nèi)調(diào)過去的，

3、檔案管理人員的管理方式是和管理的內(nèi)容分不開的，很多管理人員為了節(jié)省時(shí)間甚至都不看檔案的具體內(nèi)容，有的工作人員甚至都看不懂，從而也就不能對(duì)其進(jìn)行正確的分類。（2）除了相關(guān)的專業(yè)知識(shí)以外，很多檔案管理人員也缺乏道德素養(yǎng)，這就會(huì)導(dǎo)致很多檔案的信息內(nèi)容外泄，在另一方面，也會(huì)造成部分檔案內(nèi)容缺失。3.檔案管理制度不健全（1）檔案館對(duì)檔案管理工作者沒有制定一系列的管理制度，包括對(duì)其具體的工作內(nèi)容、工作時(shí)間、工作要求等，這就導(dǎo)致檔案管理人員在管理的時(shí)候沒有具體的規(guī)章制度可循，從而增加了管理人員的盲目性。（2）在另一方面，對(duì)于檔案管理人員的具體操作沒有制定詳細(xì)的規(guī)章要求，沒有對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格的類別劃分，從而導(dǎo)致

4、檔案管理者在工作的時(shí)候就比較混亂，因此也更容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。4.檔案管理工作的設(shè)施落后良好的檔案管理設(shè)備可以有效提高檔案管理的效率質(zhì)量，但是在很多檔案管理工作中，仍然存在設(shè)施條件落后等問題，主要可以分為兩類：（1）一方面是檔案管理工作的環(huán)境比較落后，沒有專門的檔案管理室，部分檔案管理室空間狹小、陰暗潮濕，這些都很容易導(dǎo)致檔案內(nèi)容受損，從而為后期的管理帶來麻煩。（2）另一方面是檔案管理的設(shè)備不足，隨著信息化和共享化程度的提高，對(duì)于檔案的管理不只是停留在紙質(zhì)管理方面，更多的是對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化的處理，然后運(yùn)用現(xiàn)代化的掃描技術(shù)對(duì)其進(jìn)行數(shù)字入檔。但是很多檔案館沒有相關(guān)的設(shè)備，這就阻礙了檔案管理工作的進(jìn)行。二、

5、提高檔案管理水平的策略1.樹立正確的管理理念檔案管理人員要樹立正確的管理觀念，要時(shí)刻意識(shí)到檔案管理是一項(xiàng)十分神圣而又重要的工作，多國(guó)家的發(fā)展和社會(huì)的發(fā)展具有重要的推動(dòng)作用，檔案管理人員不要只停留在淺顯的表層意識(shí)，對(duì)一些重要的工作文件要進(jìn)行歸類，對(duì)其進(jìn)行集中的整理。檔案管理人員要運(yùn)用科學(xué)的、合理的管理方式，要對(duì)自己所從事的檔案管理工作進(jìn)行意義上的分析，不要只把檔案管理工作當(dāng)成一種掙錢的方式，要轉(zhuǎn)變自己的思維方式，找到檔案管理工作的真正意義，從而避免在工作上出現(xiàn)差錯(cuò)1。2.提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)檔案管理人員首先要有相關(guān)的專業(yè)知識(shí)或者教育背景，要事先經(jīng)過專業(yè)的工作培訓(xùn)，檔案館對(duì)于檔案管理者的選拔

6、也要加強(qiáng)要求。檔案管理人員要根據(jù)管理的內(nèi)容制定正確的管理策略，為其進(jìn)行科學(xué)的分類，不要盲目追求效率而忽略質(zhì)量，時(shí)刻明白自己的職責(zé)所在。要加強(qiáng)檔案管理人員的道德素養(yǎng)，對(duì)于工作的內(nèi)容要保持完密性，不要輕易地向外泄露，對(duì)于檔案的種類進(jìn)行科學(xué)的劃分，上班前和下班后都要對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行查驗(yàn)，避免造成檔案缺失或遺漏。3.建立健全檔案管理制度首先檔案館要為檔案管理工作者制定一系列的工作制度，對(duì)其工作的具體內(nèi)容、工作時(shí)間、工作注意事項(xiàng)進(jìn)行嚴(yán)格地規(guī)范，這樣也方便檔案管理人員在管理的時(shí)候有制度可循，避免管理中出現(xiàn)盲目性。4.加大資金投入針對(duì)于條件比較落后的檔案館，有關(guān)部門要加強(qiáng)其在設(shè)備上的資金投入，從而避免因?yàn)樵O(shè)

7、備不足而影響工作效率和質(zhì)量。三、檔案管理的數(shù)字化程度檔案管理一般可以分為紙質(zhì)檔和數(shù)字化兩種管理，現(xiàn)當(dāng)下，我國(guó)有很多地區(qū)使用的仍然是紙質(zhì)檔的管理，這就會(huì)特別容易使這些檔案遭到破壞，在管理時(shí)還特別容易丟失，所以應(yīng)該提升檔案管理的數(shù)字化程度，這也是新時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案管理提出的新的要求。1.提升檔案管理數(shù)字化程度的重要性（1）避免檔案丟失提升檔案管理的數(shù)字化程度可以有效避免檔案的丟失，檔案管理人員在工作的時(shí)候難免會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)，一不小心就會(huì)使檔案文件遭到破壞，在傳遞的過程中也容易撕毀、弄臟，從而影響后期查閱的準(zhǔn)確性。而對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的處理就避免了這一現(xiàn)象的發(fā)生。（2）便于實(shí)現(xiàn)信息共享現(xiàn)在是全球信息共享化的

8、時(shí)代，對(duì)于檔案管理人員、管理內(nèi)部人員以及需要查閱的相關(guān)人員而言，他們需要對(duì)檔案的內(nèi)容有所了解，而檔案的數(shù)字化處理就方便了相關(guān)人員的查閱，真正實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享。（3）省時(shí)省本，查閱方便檔案數(shù)字化的處理可以很大程度上節(jié)約時(shí)間成本和資金成本，無論是對(duì)檔案管理者而言還是對(duì)檔案查閱者而言，都是十分方便，可以在空間上縮短查閱者的距離，在軸線上縮短查閱者的時(shí)間。2.如何提升檔案管理的數(shù)字化程度（1）建立數(shù)字檔案庫特別是對(duì)于一些檔案內(nèi)容比較繁多的檔案管理工作，尤其需要建立相關(guān)的數(shù)字檔案庫，不進(jìn)可以避免丟失，還能方便檔案管理工作的進(jìn)行，也方便后期的查閱，從而可以有效提高檔案管理水平。（2）對(duì)數(shù)字檔進(jìn)行異地保

9、存由于全球氣溫的升高，再加上生活中很多操作的不規(guī)范，很容易導(dǎo)致火災(zāi)的發(fā)生，不僅對(duì)人的生命造成威脅，對(duì)檔案的管理的也造成危害，所以有必要對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化的異地保存，這樣可以有效防止意外的發(fā)生，增加檔案管理的可靠性。3.數(shù)字檔和紙質(zhì)檔并存對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化的處理以后并不是要拋棄紙質(zhì)檔，同樣，檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案文件的保管，這樣一方面是便于信息校對(duì)，另一方面還能增加紙質(zhì)檔案的歷史性，為后期的研究提供有力的證據(jù)。（4）錄音或錄像進(jìn)行保存尤其是對(duì)于一些重要的會(huì)議或者活動(dòng)，這些性質(zhì)的內(nèi)容無法進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的紙質(zhì)錄入，這就需要借助數(shù)字化的信息進(jìn)行保存，檔案管理人員可對(duì)其進(jìn)行錄音或者錄像，然后再對(duì)其

10、進(jìn)行分類保存，從而可以有效提高檔案管理水平2。四、檔案管理的安全保障機(jī)制無論是一個(gè)國(guó)家還是一個(gè)企業(yè)，內(nèi)部的資料永遠(yuǎn)都具有保密性，內(nèi)部的檔案是一個(gè)國(guó)家和一個(gè)企業(yè)最珍貴的財(cái)富，是不容旁人隨便竊取的，因此，應(yīng)該對(duì)檔案管理工作建立安全保障機(jī)制?，F(xiàn)當(dāng)下，有很多檔案管理人員的安全意識(shí)還不夠，在管理的過程中為國(guó)家或者企業(yè)帶來了不必要的麻煩，因此，需要建立相關(guān)的安全保障機(jī)制。1.建立健全檔案管理安全體系想要遵法，首先要有法，在檔案管理工作中，應(yīng)該建立健全檔案管理安全體系，要規(guī)范檔案管理工作者的工作秩序，以免引起檔案丟失或者盜取。任何事物都有它的兩面性，在提升檔案管理數(shù)字化的基礎(chǔ)上，更應(yīng)該注意當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)的復(fù)雜性。

11、2.增強(qiáng)機(jī)構(gòu)、企業(yè)、檔案管理人員的安全意識(shí)機(jī)構(gòu)或者企業(yè)應(yīng)該提高對(duì)內(nèi)部檔案的重視程度，并且制定出一系列的規(guī)章制度，同時(shí)要對(duì)檔案管理人員提出更高的保密要求，出事了要為其負(fù)責(zé)，對(duì)檔案管理的工作進(jìn)行范圍劃分，不斷使其提高對(duì)檔案資料的安全意識(shí)。3.加強(qiáng)全民監(jiān)督，提升全民素養(yǎng)當(dāng)下是全民發(fā)展的時(shí)代，每一個(gè)人都可以是一個(gè)媒體，應(yīng)該加強(qiáng)全民的監(jiān)督意識(shí)，不斷提升全民的道德素養(yǎng)，讓每一個(gè)公民都對(duì)檔案內(nèi)容引起高度重視，只有營(yíng)造出和諧的安全氛圍，才能從根本上提升檔案管理的安全性。五、結(jié)語檔案管理可以有效提升資源的利用與整合，對(duì)于企業(yè)和機(jī)構(gòu)的發(fā)展具有重要的意義，但是由于有關(guān)部門管理不善、管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)等原因，使我國(guó)的檔案管理工作仍存在著一些不足，應(yīng)該為其制定有針對(duì)性的解決策略;同時(shí)，檔案管理的數(shù)字化程度和安全機(jī)制也是最為重要的兩個(gè)部分，企業(yè)和機(jī)構(gòu)應(yīng)