問卷法在檔案利用中的運(yùn)用

1、問卷法在檔案利用中的運(yùn)用檔案利用需要建立以用戶為中心的質(zhì)量評(píng)價(jià)體系,即用戶滿意度研究。用戶滿意對(duì)檔案利用會(huì)產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響，滿意的用戶可能會(huì)保持較長時(shí)間作為多年檔案部門的用戶，并向其別人或潛在用戶傳播檔案信息部門的正面信息，導(dǎo)致他們成為可能嘗試檔案部門效勞的用戶。用戶滿意度需要通過科學(xué)客觀的測量，綜合定量的評(píng)定用戶對(duì)效勞的滿意度。測量方法很多，如訪談法、觀察法等。但由于問卷法有許多優(yōu)點(diǎn)，如節(jié)省時(shí)間、經(jīng)費(fèi)和人力、具有很好的匿名性、所得資料適于量化處理、有利于排除人際交往中可能產(chǎn)生的干擾等，所以我們經(jīng)常選取問卷法作為主要的測量方法。一、檔案利用中用戶滿意度調(diào)查問卷的設(shè)計(jì)原那么一問題少而精。問卷設(shè)計(jì)中

2、常犯的錯(cuò)誤就是問題太多，問卷太長，我們所說的精，指的是問題的質(zhì)量高。問題含義要明確、概念詳細(xì)、答案恰當(dāng)、形式簡單、語言通俗易懂、填答方便。在某種意義上，一份高質(zhì)量的問卷應(yīng)該具備法律條款那樣的性質(zhì)，即清楚、明確以及合適所有對(duì)象等等。二提供必要的決策信息。就是一定要明確這份問卷是為測量檔案利用中用戶滿意度這一研究目的，明確問卷所包含的問題與這一研究目的的關(guān)系是否親密。假如不親密，調(diào)查結(jié)果中所得到的對(duì)研究有用的資料就少，這份問卷對(duì)測量滿意度的價(jià)值就越校三具有較高的信度和效度。既要堅(jiān)持全面統(tǒng)一的檔案利用工作目的，又要做到實(shí)在可行，將現(xiàn)實(shí)性和可能性結(jié)合起來。使檔案利用滿意度評(píng)價(jià)有個(gè)客觀的、能到達(dá)的標(biāo)準(zhǔn)。

3、各種評(píng)價(jià)對(duì)象都處于不斷運(yùn)動(dòng)之中，檔案利用滿意度評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)該適應(yīng)他們的開展規(guī)律，在評(píng)價(jià)中不斷完善，在動(dòng)態(tài)中保持相對(duì)穩(wěn)定。四考慮到應(yīng)答者。問卷設(shè)計(jì)假設(shè)欠佳、令人迷惑或漫長的詢問都會(huì)失去數(shù)千個(gè)潛在的應(yīng)答者。設(shè)計(jì)人員不僅要考慮主題和用戶類型，還要考慮問卷的長度。設(shè)計(jì)問卷時(shí)一切為用戶著想，這是搜集真實(shí)、客觀資料的需要，也是進(jìn)展研究的必然要求。要盡量為他們填答問卷提供方便，減少困難和費(fèi)事。五要便于整理分析。成功的問卷設(shè)計(jì)除了考慮到嚴(yán)密結(jié)合調(diào)查主題與方便信息搜集外，還要考慮到調(diào)查結(jié)果的說服力。這就需要考慮到問卷在調(diào)查后的整理與分析工作。調(diào)查指標(biāo)要使便于累加的，可以通過數(shù)據(jù)清楚明了地說明所要調(diào)查的問題。六問

4、卷的邏輯性。問卷的設(shè)計(jì)要有整體感，這種整體感是既要使問題與問題之間有邏輯性，另外，獨(dú)立的問題本身也不能出現(xiàn)邏輯上的錯(cuò)誤。從而使問卷成為一個(gè)相對(duì)完善的小系統(tǒng)。二、檔案利用中用戶滿意度調(diào)查問卷的設(shè)計(jì)方法一用戶滿意指標(biāo)問卷評(píng)價(jià)內(nèi)容并非事前期待，也并非實(shí)績?cè)u(píng)價(jià)，而是用戶與效勞接觸之后獲得的結(jié)果。通常評(píng)價(jià)的內(nèi)容要根據(jù)其效勞內(nèi)容來確定，設(shè)計(jì)問卷時(shí)必須清楚哪些詳細(xì)效勞是檔案部門與用戶的接觸點(diǎn)，這些接觸點(diǎn)與用戶滿意度有什么關(guān)系，以此來形成問卷的問題。除了要知道用戶是否滿意外，還應(yīng)理解滿意或不滿意的原因，因?yàn)橹挥欣斫庠?，即使如今滿意度不高，我們也可對(duì)癥下藥。問卷的內(nèi)容不可過多，以免答復(fù)者感到厭煩。問卷的核心是

5、問題，編制問卷首先要確定問題。問題的形成一般經(jīng)過如下步驟：課題分析，提出假設(shè)，概念詳細(xì)化，尋找變量，確定指標(biāo)，編制問題。指標(biāo)是統(tǒng)計(jì)學(xué)的一個(gè)數(shù)量概念。指標(biāo)是一系列可以反映檔案信息共享狀況及變化開展趨勢的測定工程。檔案利用中用戶滿意度評(píng)價(jià)制度的核心，是建立科學(xué)的、全面地評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。目前，檔案利用中用戶滿意度評(píng)價(jià)還沒有一個(gè)系統(tǒng)的、全面的、科學(xué)的指標(biāo)體系，通常人們用檔案利用人次、檔案利用卷次、檔案利用率、回絕率等為評(píng)價(jià)指標(biāo)。由于檔案信息利用效果的復(fù)雜性和隱含性，其評(píng)價(jià)指標(biāo)也應(yīng)是多方面的。所以，我們應(yīng)擬定更為科學(xué)、全面、合理的評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。筆者認(rèn)為，問卷題目可圍繞以下指標(biāo)進(jìn)展設(shè)計(jì)：利用人次、利用卷次和

6、效勞程度。這是橫向的三個(gè)指標(biāo)，我們還應(yīng)有三個(gè)縱向的指標(biāo)，即利用者類型、利用時(shí)間、利用地點(diǎn)。調(diào)查問卷可以將橫向與縱向指標(biāo)結(jié)合一起來設(shè)置問題。利用人次和利用卷次是反映檔案信息利用活動(dòng)總量及利用活動(dòng)頻度的評(píng)價(jià)指標(biāo)。效勞程度是對(duì)檔案信息利用工作的效勞質(zhì)量及效勞結(jié)果進(jìn)展評(píng)價(jià)，包括誤檢率、漏檢率、回絕率等。二問卷中的常用題型1、開放式問題開放式問題是一種只提問題，不給詳細(xì)答案，要求用戶根據(jù)自身實(shí)際情況自由做答的問題類型。也就是說，問題沒有對(duì)用戶的選擇進(jìn)展任何限制。開放式問題經(jīng)常需要追問。追問是為了獲得更詳細(xì)的材料或使討論繼續(xù)下去而對(duì)用戶的一種鼓勵(lì)形式。通過追問，澄清用戶對(duì)檔案信息利用時(shí)的興趣、態(tài)度和感覺。

7、例，“您認(rèn)為本檔案館的館藏資源怎樣？追問：您最喜歡利用哪類信息資源？開放式問題的優(yōu)點(diǎn)：可以使用戶給出他們對(duì)問題的一般反響，充分表達(dá)自己的意見和看法；能為研究者提供大量、豐富的信息，對(duì)開放式問題答復(fù)的分析也能作為解釋封閉式問題的工具；開放式問題也許會(huì)為封閉式問題提出額外的選項(xiàng)；開放式問題的缺點(diǎn)：標(biāo)準(zhǔn)化程度低，調(diào)查結(jié)果不易處理，無法深化進(jìn)展定量分析；要求被訪者有一定文字表達(dá)才能，否那么無法正常進(jìn)展調(diào)查；答復(fù)率較低，需占用較多的調(diào)查時(shí)間；編輯和編碼費(fèi)時(shí)費(fèi)力；可能導(dǎo)致向外向性格的、擅長表達(dá)自己意見的應(yīng)答者發(fā)生傾斜。2、封閉式問題封閉式問題可以減少誤差，因?yàn)楸辉L者只需在選項(xiàng)上打勾。讀出選項(xiàng)就會(huì)提醒被訪者

8、的記憶，從而提供一個(gè)更實(shí)際的應(yīng)答，同時(shí)，因?yàn)橛脩魺o須對(duì)有關(guān)主體進(jìn)展解釋，從而防止了向那些擅長表達(dá)自己意思的人偏斜的傾向；標(biāo)準(zhǔn)化程度較高，編碼與數(shù)據(jù)錄入被簡化了，這也就大大減少了這方面可能發(fā)生的誤差；對(duì)文化程度較低的人也可以使用；答復(fù)效率高，節(jié)省調(diào)查時(shí)間。例，“請(qǐng)問您是否經(jīng)常有利用檔案信息的需求？請(qǐng)?jiān)诖鸢概源蛏瞎碼.是b.否封閉式問題的缺點(diǎn)是，必須花費(fèi)很多的時(shí)間來斟酌設(shè)計(jì)一系列可能的答案，封閉式問題的選項(xiàng)范圍可能帶來誤差，被訪者一般對(duì)排在前面的或最后的答案有優(yōu)先選擇的傾向。但由于封閉問題比擬方便作答，所以調(diào)查問卷較多采用封閉問題，再結(jié)合少量開放問題。作為用戶滿意度調(diào)查試卷，其需要調(diào)查的問題主要是

9、用戶在檔案信息利用過程中的一些感性問題，因此絕大多數(shù)相關(guān)問題只需要給出定性的答案即可，這些定性的問題和答案很易于窮舉詳列，也比擬容易控制，因此，對(duì)用戶滿意度的調(diào)查問卷中的問題應(yīng)盡量地多使用封閉式問題，盡量少用開放式問題。對(duì)于涉及的開放式問題，那么可盡量對(duì)之進(jìn)展分解并簡化為多個(gè)封閉式問題。三問卷答案設(shè)計(jì)1、二項(xiàng)選擇法：指提出的問題僅有兩種答案可以選擇“是或“否“有或“無等。優(yōu)點(diǎn)是易于理解和可迅速得到明確的答案，便于統(tǒng)計(jì)處理，分析也比擬容易，但用戶沒有進(jìn)一步說明細(xì)節(jié)和理由的時(shí)機(jī)，難以反映用戶意見與程度的差異。適用于詢問較為簡單的事實(shí)性問題。2、多項(xiàng)選擇法：指所提出的問答題事先預(yù)備好兩個(gè)以上的答案，

10、用戶可任選其中的一項(xiàng)或幾項(xiàng)。與開放式問題相比，多項(xiàng)選擇題需要編碼而且只能提供有限的信息。這個(gè)方法的優(yōu)點(diǎn)是比二項(xiàng)選擇法有所緩和，答案有一定范圍，所以較全面的反響用戶對(duì)效勞的要求。所以在設(shè)計(jì)此類問題時(shí)要考慮到全部可能出現(xiàn)的結(jié)果，答案很容易出現(xiàn)重復(fù)和遺漏。要重視答案的排列順序，有些用戶喜歡選擇第一個(gè)答案，從而使調(diào)查結(jié)果出現(xiàn)偏向。答案也不能較多，使被訪者產(chǎn)生厭煩。3、順位法：也叫排序法，是列出假設(shè)干工程，由用戶按重要性決定先后順序。例如，根據(jù)下面幾種檔案信息：a館藏檔案及資料b政府公開信息已公開現(xiàn)行文件按您經(jīng)常接觸的頻繁程度，由高至低排序。4、等級(jí)式：等級(jí)式是答復(fù)的答案成由低到高或由高到低的等級(jí)，答復(fù)

11、只選其一，這種答復(fù)是用于對(duì)信息共享空間用戶滿意度的測量。例如，您對(duì)本檔案網(wǎng)站的檢索系統(tǒng)滿意程度如何？a.非常滿意b.滿意.一般d.不滿意e.非常不滿意。5、填入式：填入式是被調(diào)查者將答案直接填入問題空格中的方式。例如，請(qǐng)您如實(shí)填寫如下情況：您的年齡是?襉?襉；職業(yè)是?襉?襉。6、自由式：此答復(fù)是讓用戶自己酌情填寫答案。四問卷根本格式問卷的根本格式由說明信、問答表、完畢語三部分構(gòu)成。說明信是調(diào)查者對(duì)用戶說明調(diào)查的目的與要求的一封簡明的信，一般放在問卷開頭。其內(nèi)容可說明維護(hù)用戶隱私，說明陳述目的和表達(dá)謝意。完畢語可再次表達(dá)感謝，也可以提出本次調(diào)查研究中一個(gè)重要問題，以理解用戶在調(diào)查問題上無法答復(fù)的

12、想法，于結(jié)尾安排了一個(gè)開放式問題。例如，“您對(duì)本檔案館的效勞還有什么建議？三、檔案利用中用戶滿意度調(diào)查問卷的發(fā)收問卷調(diào)查的質(zhì)量不僅取決于問卷的設(shè)計(jì)，也取決于問卷從發(fā)放到回收的各個(gè)環(huán)節(jié)上的工作。問卷發(fā)放前先要確定調(diào)查對(duì)象，對(duì)用戶進(jìn)展抽樣，我們常用的有偶遇抽樣，指研究者在一定時(shí)間、一定環(huán)境里所能遇見到或接觸到的用戶，偶遇抽樣的優(yōu)點(diǎn)是方便省力，當(dāng)然它也是有局限性的。進(jìn)展問卷調(diào)查以測量實(shí)際用戶的滿意度，在選擇調(diào)查對(duì)象時(shí)應(yīng)廣泛地涵蓋各種屬性的用戶。填寫完畢后就要回收，問卷回收時(shí)要抓好兩個(gè)環(huán)節(jié)，其一，問卷填寫情況的當(dāng)場檢查，這樣可以進(jìn)步問卷的有效率；其二，催促用戶填寫并按時(shí)交納問卷，這樣可以進(jìn)步問卷回收率

13、。四、檔案利用中用戶滿意度調(diào)查問卷的整理分析通過調(diào)查階段搜集到的原始資料通常是粗糙、雜亂、分散的，它們不能自動(dòng)地提醒檔案利用狀況的本質(zhì)，也不能反映其總體特征。要把握現(xiàn)象或事物的內(nèi)在規(guī)律性，理解它們的本質(zhì)特征，就必須對(duì)其進(jìn)展去偽存真、由此及彼、由表及里的制作。對(duì)資料的加工制作包括兩個(gè)部分：一資料的整理，即對(duì)搜集到的資料進(jìn)展完好性檢查、及時(shí)性檢查和準(zhǔn)確性檢查并進(jìn)展科學(xué)的分類匯總，使其系統(tǒng)化、條理化，它是加工處理資料的第一項(xiàng)工作。整理時(shí)要遵守準(zhǔn)確性，完好性，真實(shí)性、簡明性和統(tǒng)一性原那么。二資料的分析，它是資料處理的核心部分，是在整理資料的根底上，根據(jù)有關(guān)科學(xué)原理，對(duì)調(diào)查資料進(jìn)展統(tǒng)計(jì)分析和理論分析，做

14、出正確的解釋和結(jié)論，從而把握影響用戶滿意度的本質(zhì)因素。資料的分析包括描繪性統(tǒng)計(jì)分析和推斷性統(tǒng)計(jì)分析兩個(gè)部分。所謂描繪性統(tǒng)計(jì)分析，是指用統(tǒng)計(jì)圖表或統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的形式反映用戶滿意度的一種統(tǒng)計(jì)分析方法。所謂推斷行統(tǒng)計(jì)分析，就是根據(jù)部分資料對(duì)總體的特征進(jìn)展估計(jì)和檢驗(yàn)的統(tǒng)計(jì)分析方法。這兩種分析方法往往是相輔相成的。理論分析所使用的方法既包括抽象思維的一般方法，也包括各門學(xué)科詳細(xì)的分析方法，主要有因果分析法、比擬法、構(gòu)造功能法等。五、檔案利用中用戶滿意度調(diào)查結(jié)果對(duì)改善檔案部門效勞的作用調(diào)查用戶滿意度可以保障檔案信息資源更好的被人們所利用。正確理解、分析和評(píng)價(jià)用戶對(duì)檔案部門效勞質(zhì)量的感受和要求，可以發(fā)現(xiàn)效勞中存

15、在的缺乏,不斷改善效勞設(shè)施,改良工作方法,進(jìn)步效勞質(zhì)量,從而更好地滿足用戶的需求。在檔案信息利用工作的改革過程中，應(yīng)堅(jiān)持積極改革，使改革建立在科學(xué)調(diào)查結(jié)果的根底上，防止主觀性隨意性。調(diào)查結(jié)果是改善檔案利用的重要根據(jù),要改良檔案部門的效勞質(zhì)量就要充分考慮用戶觀點(diǎn)及建議，調(diào)查結(jié)果可幫助檔案部門確定用戶需求及效勞要素，使其理解自身管理及效勞工作開展進(jìn)程的總體程度，建立或修訂各種相關(guān)的效勞規(guī)那么，調(diào)整改良將來工作開展方案。我們可以統(tǒng)計(jì)出各種不同類型用戶的不同利用需求，統(tǒng)計(jì)出各種類型的比例，以求以后有針對(duì)性的為其效勞。再根據(jù)比例算出各自的比重，以掌握平均的滿意度。另外，用戶滿意度的測量，不單是理解用戶對(duì)組織的效勞是否滿意，同時(shí)，以此分析與滿意度關(guān)系親密的用戶接觸點(diǎn)，也是非常重要的，測定滿意度時(shí)應(yīng)從所獲得的資料中，探究用戶滿意度與用戶接觸點(diǎn)之間的關(guān)系。根據(jù)調(diào)查問卷的資料，可以為所有詳細(xì)接觸點(diǎn)定位，同時(shí)也可以明了各個(gè)接觸點(diǎn)在進(jìn)步用戶滿意度上的重要程度。這樣才能找到今后必須進(jìn)展重點(diǎn)改善的工程，即今后工作的重點(diǎn)。因