會務(wù)流程管理

1、會務(wù)流程管理一、會前準(zhǔn)備會議計劃和成本預(yù)算會議計劃劃首先應(yīng)明明確會議議的目的的和任務(wù)務(wù)，確定定會議的的名稱、出席對對象、主主持人、規(guī)模、規(guī)格、召開時時間、需需要時間間、地點(diǎn)點(diǎn)、議程程等。（1）會會議議題題:運(yùn)城學(xué)學(xué)院慶祝祝第233個老年年節(jié)暨表表彰大會會（2）會會議名稱稱：運(yùn)城城學(xué)院慶慶祝第223個老老年節(jié)暨暨表彰大大會（3）出出席對象象：院、系領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)，離退退休代表表、學(xué)生生代表（4）主主持人：趙小獅獅2.會議議成本預(yù)預(yù)算會場裝飾飾費(fèi)4000元，租用用花卉禮禮儀3000元；設(shè)備費(fèi)2200元元文件資料料費(fèi)，即即制作籌籌備4000元，宣傳傳會議以以及完成成會議議議程所必必需的各各類文件件的費(fèi)用用及

2、相應(yīng)應(yīng)的文具具費(fèi)1550元人工費(fèi)，即會場場布置者者、禮儀儀生的報報酬6000元茶水費(fèi)8800元元獎品費(fèi)用用20000元餐費(fèi)30000元元?？傆嫞?78500元3.會議議時間：20111年110月111日4.會議議地點(diǎn)：運(yùn)城學(xué)學(xué)院（老老校區(qū)）2號樓樓大禮堂堂文件準(zhǔn)備備開幕詞開幕詞是是會議開開始時會會議主席席所作的的發(fā)言稿稿，一般般帶有預(yù)預(yù)告及禮禮儀性質(zhì)質(zhì)，比較較簡短。內(nèi)容大大體包括括三方面面：（11）對來來賓和與與會人員員表示歡歡迎；（2）對對會議的的內(nèi)容、任務(wù)、目的作作簡要介介紹；（3）預(yù)預(yù)祝會議議成功。工作報告告工作報告告是會議議的主要要文件，其中的的主要內(nèi)內(nèi)容往往往是會議議討論的的中心議議

3、題。工工作報告告必須有有實(shí)質(zhì)性性的內(nèi)容容，既可可以是對對前階段段工作成成果、經(jīng)經(jīng)驗(yàn)、缺缺點(diǎn)的回回顧與總總結(jié)，也也可以是是對后階階段工作作提出計計劃、預(yù)預(yù)算、部部署或展展望。工工作報告告既要全全面，又又要重點(diǎn)點(diǎn)突出。3.發(fā)言言稿這里指的的是除工工作報告告之外的的其他與與會者的的發(fā)言稿稿。發(fā)言言稿也要要有具體體的內(nèi)容容，一般般不宜太太長。4.其他他會議文文書除了文件件之外，秘書還還應(yīng)準(zhǔn)備備好會議議所用的的技術(shù)性性、程序序性或服服務(wù)性額額文書材材料，如如：會議議通知、會議議議程表、日程表表、會議議須知、作息時時間表、與會人人員名單單等等。會場準(zhǔn)備備對會場的的要求總總體上是是：整潔潔、安靜靜、明亮亮、

4、空氣氣流通、大小適適宜、一一應(yīng)設(shè)備備齊全、利于安安全和保保密。會場布置置會場除了了整潔、安靜、明亮、通風(fēng)、安全等等要求以以外，還還應(yīng)考慮慮形狀、大小、桌椅安安排等布布置。本次會議議在禮堂堂前方安安排主席席臺。主主席臺為為長方形形桌，上上鋪黑色色桌布。主席臺席席位第一排的的正中為為首席，其次是是左位，再次是是右位，先左后后右，左左高右低低，前排排為主，后排為為次，其其他的依依此類推推。在席席位前放放置姓名名牌，便便于按位位入座。會場設(shè)施施會場一應(yīng)應(yīng)設(shè)施都都必須在在開會前前準(zhǔn)備齊齊全，如如擴(kuò)音、錄音、放音、唱片、錄像、攝影、投影儀儀、放映映機(jī)、燈燈光照明明、風(fēng)扇扇或空調(diào)調(diào)、記錄錄紙、文文具、茶茶具

5、等等等。儀器器、設(shè)備備應(yīng)事先先反復(fù)檢檢查、調(diào)調(diào)試（如如擴(kuò)音器器的音量量大?。?，以免免臨時發(fā)發(fā)生故障障或出現(xiàn)現(xiàn)差錯。本次會議議采取中中型會議議模式。會議議程程、程序序的擬定定運(yùn)城學(xué)院院慶祝第第23個個老年節(jié)節(jié)暨表彰彰大會議程時間：220100年10月11日主持人宣宣布：請請參加大大會的院院領(lǐng)導(dǎo)、系領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)、離退退休老年年同志其其他與會會者入座座奏國歌院黨委副副書記安安建平宣宣讀受表表彰先進(jìn)進(jìn)單位及及個人名名單，院領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)向獲獎獎單位和和個人頒頒發(fā)獎牌牌和證書書。與會代表表發(fā)表講講話（離離退休代代表、各各系代表表、學(xué)生生代表、院黨委委副書記記、院長長姚紀(jì)歡歡，院黨委委副書記記趙小獅獅）主持人宣宣布：運(yùn)

6、運(yùn)城學(xué)院院慶祝第第23個個老年節(jié)節(jié)暨表彰彰大會結(jié)結(jié)束。日程表時間活動名稱稱內(nèi)容地點(diǎn)參加對象象主持人10月111日上午午8：000-122：000舉行會議議各與會人人員召開開會議老校區(qū)大大禮堂各與會人人員趙小獅10月111日中午12：000-114：000就餐就餐老校區(qū)小小餐廳各與會人人員趙小獅會議通知知的發(fā)送送此次會議議的通知知方式主主要有以以下幾種種：1、通知知書送達(dá)達(dá)會議通知知xxx老老師：茲定于220100年10月11日上午午8：00012：00在在老校區(qū)大禮禮堂召開開運(yùn)城學(xué)學(xué)院慶祝祝第233個老年年節(jié)暨表表彰大會會，請準(zhǔn)準(zhǔn)時出席席。 院院辦公室室20100年100月7日2、電話話通知二

7、、會間間工作會場的組組織與服服務(wù)報到與簽簽到會議正式式開始前前，應(yīng)做做好與會會者的報報到與簽簽到工作作，并準(zhǔn)準(zhǔn)確統(tǒng)計計人數(shù)（包括出出席者姓姓名，缺缺席者姓姓名及原原因），提交給給會議主主持人。本次會議議與會者者報到與與簽到，采用簽簽到本簽簽到的方方式。材料發(fā)放放與會者到到達(dá)會址址后，秘秘書應(yīng)及及時發(fā)放放會議材材料，以以供在會會議上學(xué)學(xué)習(xí)、參參考之用用。本次次會議材材料較多多，秘書書可事先先集中放放在材料料袋內(nèi)，待與會會者報到到時領(lǐng)取??；會場服務(wù)務(wù)會場服務(wù)務(wù)包括引引導(dǎo)與會會人員入入席、退退席，茶茶水供應(yīng)應(yīng)，指引引與會者者使用會會場的生生活設(shè)施施，照顧顧與會人人員會間間休息，滿足與與會人員員的臨時

8、時需要等等等。會場服務(wù)務(wù)還包括括接聽會會場外打打來的電電話，接接待來訪訪的客人人，盡可可能排除除會場因因素對會會議的干干擾。特特別是本本次會議議，多數(shù)數(shù)與會者者為老年年人，必必須時刻刻關(guān)注老老年人的的身體狀狀況。會場臨時時調(diào)度當(dāng)會場發(fā)發(fā)生意外外情況或或意外事事故時，秘書應(yīng)應(yīng)及時建建議會議議主持人人修改會會議程序序或暫時時中止會會議，必必要時協(xié)協(xié)助主持持人，組組織與會會人員撤撤離會場場。會議信息息的收集集與編發(fā)發(fā)秘書人員員應(yīng)該做做好本次次會議的的記錄、核實(shí)、匯總、整理和和篩選、編寫、發(fā)送或或歸檔工工作。會議記錄錄本次會議議的記錄錄以書面面記錄為為主，攝攝影記錄錄為輔。完整的書書面會議議記錄的的內(nèi)

9、容應(yīng)應(yīng)包括：會議名名稱；會會議記錄錄人的姓姓名、蓋蓋章；日日期、時時間（開開始時間間、結(jié)束束時間）；會議議地點(diǎn)；議題；主持人人；出席席者名單單；會議議的經(jīng)過過情形及及結(jié)論；相關(guān)的的資料；下次會會議預(yù)定定日期。重要會會議記錄錄需主持持人簽名名。會議記錄錄要求：準(zhǔn)確寫明明會議名名稱（要要寫全稱稱），開開會時間間、地點(diǎn)點(diǎn)、會議議性質(zhì)詳細(xì)記錄錄下主持持人、出出席會議議應(yīng)到和和實(shí)到人人數(shù)，缺缺席、遲遲到或早早退人數(shù)數(shù)及其姓姓名、職職位，記記錄者的的姓名忠實(shí)記錄錄會議上上的發(fā)言言和動態(tài)態(tài)，記錄錄可分為為摘要式式和全文文倆種記錄會議議的結(jié)果果，如：會議的的決定、決議或或表決等等情況。信息溝通通：做好好會議期

10、期間信息息的收集集、傳遞遞、反饋饋工作：秘書人員員要多聽聽、多記記、多想想、多跑跑，才能能比較全全面地收收集信息息要深入實(shí)實(shí)際，掌掌握第一一手資料料要注意信信息的加加工提煉煉，使成成果讓上上司、與與會者、新聞媒媒體都能能方便利利用要注重時時效，反反映敏捷捷，重視視反饋信信息的收收集。做好會議議的保衛(wèi)衛(wèi)工作：做好會議議的保衛(wèi)衛(wèi)工作，確保與與會重要要人員人人身安全全、會議議重要文文件、會會議的各各種設(shè)備備用品與與與會者者私人貴貴重物品品的安全全。三 會后后工作會場清理理會場的臨臨時布置置（如會會標(biāo)、彩彩旗、盆盆景等）應(yīng)撤除除，一應(yīng)應(yīng)用具、用品要要清點(diǎn)、歸好。搬動過過的桌椅椅要恢復(fù)復(fù)原樣，會場地地面、門門窗應(yīng)清清掃、擦擦洗干凈凈。尤其其是會議議所要參參考、學(xué)學(xué)習(xí)的文文件應(yīng)收收齊、歸歸檔，廢廢棄的文文書應(yīng)回回收，用用碎紙機(jī)機(jī)銷毀，不留紙紙屑，這這也防止止泄密。人員離會會會后的送送行與會會前的迎迎接應(yīng)同同樣的熱熱