《人事檔案管理辦法》(1)

1、PAGE PAGE 11人事檔案管理方法一、目的為規(guī)范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，使之更科學化、規(guī)范化、制度化。同時為了更有效的對員工人事檔案進行妥當?shù)膼圩o和利用，維護人事檔案材料的完整，使人事檔案的建立、整理與管理工作有所依據(jù)，特制定本管理制度。二、范圍員工人事檔案是公司、人力資源等部門在人員聘請、調(diào)配、任免、培訓、考核、獎懲等工作中形成的有關(guān)個人經(jīng)驗、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等狀況的有關(guān)材料，是歷史地、全面地考察了解員工和正確選拔運用員工的重要依據(jù)。三、用途本制度適用于公司全部人員四、管理職責公司人力資源中心人事檔案的管理職責就是：負責制訂、修改和完善公司人事檔案管理的相

2、關(guān)工作管理制度與實施細則等規(guī)范；負責公司各部門的員工人事檔案管理工作；五、人事檔案內(nèi)容（一）檔案類別1. 紙質(zhì)檔案，主要由以下資料構(gòu)成履歷材料（個人簡歷資料）、員工登記表；自傳材料（包括職位申請表）；身份證復(fù)印件、護照；鑒定、考核、考察材料；學歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料；嘉獎及處分材料；培訓記錄及外訓協(xié)議等材料；勞動合同、錄用、任免、聘用、離職材料；承諾書、保密協(xié)議；保險、住房公積金資料；年度、半年度績效考核資料；2. 電子檔案員工登記表電子版員工花名冊圖像資料、電子作品等（二）檔案管理基本要求人力資源管理部門必需依據(jù)員工花名冊中的員工編號（即：工號）進行編號，各個部門人員按檔案編號依次排放并做

3、明顯標記，且每10個檔案做一個小標記、50個檔案做一個大標記，便利查找。1. 檔案編號原則：檔案號是在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賜予檔案的一組代碼。檔案號是存取檔案的標記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。具有唯一性、便利查找的特征，每個員工有且只有一個檔案號，離職員工的檔案號將作為歷史記錄，不再重復(fù)運用；新進員工持續(xù)上一個編號以此類推；集團人員檔案號編號原則：集團編碼+部門代碼+員工編號（三位數(shù)），如：JTCW003（JT:集團編碼-“集團”首兩個字母拼音縮寫）；CW：部門代碼“財務(wù)”部部門名稱首字母拼音縮寫）；003：員工編號-按本部門具體入職時間依次確定）在職不在崗人員即掛靠人員檔案號原則：人

4、員屬性縮寫+證件名稱拼音首兩個字母縮寫+掛靠時間依次（三位數(shù)），如：GKAQ001（GK：人員屬性- “掛靠”首字母縮寫；AQ:證件名稱首字母縮寫-平安員證；001:該證件掛靠時間依次-第一個）人才庫人員即儲備人員檔案編號原則：人員屬性縮寫+職位名稱拼音首兩個字母縮寫+儲備時間依次（三位數(shù)）如：CBAQ001(CB：人員屬性- “儲備”人員首字母縮寫；AQ：職位名稱首兩個字母縮寫-平安員；001：該職位儲備時間依次-第一個)離職人員、調(diào)崗調(diào)部門人員維持原檔案號不變，同時在檔案封面?zhèn)渥诰唧w填寫異動時間、目前職位，檔案放置于調(diào)崗后部門（或離職）的檔案位置。2. 編制檔案檢索書目要求需剛好更新電子

5、版書目，并于每月3號之前更新一次紙質(zhì)書目表，確保信息剛好精確。總書目（附件一）、子書目（附件2）、檔案袋封面書目（附件3）3. 檔案袋內(nèi)資料整理要求檔案內(nèi)資料統(tǒng)一依據(jù)：員工信息登記表身份證復(fù)印件學歷證書復(fù)印件社保資料復(fù)印件住房公積金資料復(fù)印件各執(zhí)業(yè)資格證書勞動合同個人工作總結(jié)員工異動表績效考核表調(diào)薪審核表離職表單排序，并于表單右上角處按依次進行編號，編號原則依據(jù)：檔案號-頁碼，如：JTCW003-01、JT01003-02，并在封面對應(yīng)項顯示頁碼。4. 檔案外封面的要求原則：確保檔案信息真實精確、完整，基礎(chǔ)信息可干脆在封面查找削減進入檔案查詢的不必要時間，如員工入職時間、身份證號碼、合同期限、

6、學歷證書號碼、資格證書是否原件、調(diào)崗時間、離職時間等，此頁貼于檔案封面，便利快速查找（附件4）。（三）人事檔案的收集、整理與更新 1. 在職員工檔案日常收集員工履歷表、轉(zhuǎn)正定級審批表、各種嘉獎、職務(wù)任免、異動表、勞動合同、培訓、獎懲、協(xié)議等材料。每年6月1號定期一次全面更新維護全員檔案2. 新進人員的人事檔案，必需于辦理入職手續(xù)三日之內(nèi)，將新進員工的人事檔案收集、整理并進行歸檔。3. 離職人員檔案，離職人員應(yīng)于離職三個工作內(nèi)，檔案另行存放于離職人員檔案處。4. 人才庫人員檔案，人才庫人員檔案由檔案管理員剛好跟進人才庫儲備人員的工作進展及工作異動，剛好更新電子及紙質(zhì)的檔案信息。以下幾個時段特殊須

7、要做好人事檔案資料的歸檔工作。1. 入職檔案（1）新員工入職報到當天，收齊新入職員工的全部手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面右上方書寫上檔案袋編號、員工姓名、職位、內(nèi)容、頁碼等。新員工入職三個工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進行歸檔：職位申請書（必須要有初試、復(fù)試、錄用的審批人簽字及錄用時的薪資標準等看法簽署、貼上一張一寸的彩色照片）；身份證（雙面都印在同一頁上，A4紙）、學歷證、學位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復(fù)印件；薪資面談表。(2) 辦理完入職手續(xù)后的五個工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進行再次歸檔： 簽署好的崗位責任書試崗?fù)ㄖ獑危ū匦栌衅涓纱嗌霞墝ζ湓谠噸徠陂g表現(xiàn)

8、的評價）試用協(xié)議書入職培訓協(xié)議保密協(xié)議2. 員工辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)時員工轉(zhuǎn)正手續(xù)完成后，人力資源部門人事專員必需將以下資料收集齊后，歸入該員工的檔案袋：轉(zhuǎn)正申請表、轉(zhuǎn)正通知單勞動合同競業(yè)禁止合同書3. 員工辦理異動手續(xù)時檔案管理人員在完成員工異動手續(xù)的三個工作日內(nèi)，將員工異動手續(xù)資料裝入該員工的檔案內(nèi)，具體的歸檔資料有：人事異動審批表員工異動工作移交表、文件檔案資料移交明細表、資料移交明細表、待辦工作移交明細表異動通知4. 員工辦理離職手續(xù)時在人力資源部門辦理完員工離職手續(xù)的三個工作日內(nèi)，檔案管理員應(yīng)將相關(guān)離職資料裝入該員工的檔案內(nèi)，存檔的資料有：離職申請書離職申批表員工離職工作移交表、文件檔案資料

9、移交明細表、客戶資料移交明細表、待辦工作移交明細表離職面談表5. 在職不在崗人員檔案管理在職不在崗人員即證件掛靠人員，檔案管理員應(yīng)于確認掛靠當天收集全部掛靠所需的材料、資格證書復(fù)印件，按依次標簽蓋章入檔，掛靠人員的檔案統(tǒng)一歸類放置。6. 員工受到獎懲等與人事相關(guān)工作時須要歸檔的資料必需第一時間（三個工作日內(nèi)）歸檔，當獎懲已落實公布之后，檔案管理人員應(yīng)剛好跟進綜合辦公室的獎懲材料，將獎懲紙質(zhì)材料整理入檔。7. 當在職員工的基本檔案資料有變動時當員工的基本資料有變動時如學歷、住址、個人技術(shù)職稱、婚姻狀況等，應(yīng)剛好將相關(guān)資料復(fù)印交人事部歸檔，原件當場查驗。8. 每月三號之前整理更新一次人事檔案對新進

10、（含新掛靠、新儲備人員）、離職、轉(zhuǎn)崗、晉升員工檔案重新整理核對組卷，在整理過程中不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。9. 每份入檔資料必需蓋上檔案的檔印由資料管理員于每份新入檔的資料中間位置蓋上“存檔”字樣，同步在封面位置對應(yīng)項蓋上檔印。10.建立檔案正本凡是公司的員工（正式員工、試用員工、臨時員工、兼職人員、離職及人才庫儲備人員）都必需建立檔案正本，是否建立副本，依據(jù)工作須要由人力資源部自行確定。11. 人才庫檔案管理檔案管理員綜合整理通過現(xiàn)場聘請會收到的簡歷、人才網(wǎng)、建筑網(wǎng)等網(wǎng)站應(yīng)聘者在線投遞的應(yīng)聘簡歷、人力資源部主動搜尋合適崗位的簡歷及轉(zhuǎn)介紹候選人的簡歷、材料，篩選出候選人員資質(zhì)良好但集團

11、暫沒有合適崗位或集團有崗位空缺但候選人暫在其他企業(yè)尚沒有跳槽意向的簡歷，將其整理歸檔組卷為儲備候選人，存放入集團人才庫，便利高效率的填補企業(yè)崗位空缺，六、人事檔案的借閱、移交與銷毀（一）檔案借閱凡借用人事檔案，必需填寫人事檔案借閱登記表，由人力資源部門的負責人核實理由，經(jīng)分管人力資源的公司領(lǐng)導簽批后，方可借出，借出的檔案必需在3天或在約定的時間內(nèi)歸還，如確因工作須要，可辦續(xù)借手續(xù)。查閱、借用檔案的部門或個人，不得擅自摘抄、拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容。如因工作須要從檔案中取證的，應(yīng)事先征得主管人事部門同意，經(jīng)批準后方可摘抄、復(fù)制拍攝。借閱檔案的人員，對檔案應(yīng)妥當保管，不得遺失、泄密和污損，不準抽換、折卷

12、和轉(zhuǎn)換。寫檔案借閱申請賜予借閱檔案在登記表上登記簽名權(quán)限人員批準注銷登記歸還檔案將檔案放回原位檢查檔案是否齊全、完好（二）人事檔案管理人員工作變動移交檔案管理人員異動前5個工作日之內(nèi)，應(yīng)有合適的人選交接相應(yīng)檔案管理工作事宜，交接時移交人及交接人同時對檔案進行清點交接,移交人員除檔案外同時移交檔案管理方法、檔案各書目表及相關(guān)借閱查詢等表單，雙方各自簽名確認，經(jīng)上級領(lǐng)導簽名后辦理移交手續(xù)。（三）人事檔案銷毀要求檔案管理人員不得擅自處理或銷毀檔案材料，應(yīng)嚴格執(zhí)行集團檔案管理制度進行檔案保管和檔案銷毀。員工離職檔案每月3號之前清查，另外歸檔于離職人員檔案處。離職檔案保存兩年后方可銷毀（高管及核心技術(shù)人

13、員保留至該員工離崗五年止）檔案銷毀須經(jīng)人力資源部負責人批準后方可銷毀。七、應(yīng)用表單人事檔案總書目人事檔案子書目人事檔案封面書目人事檔案借閱申請表人事檔案借閱登記表人事檔案銷毀申請表人事檔案銷毀登記表人事檔案資格證書統(tǒng)計表人事檔案總書目序號檔案屬性部門/崗位編號范圍份數(shù)(份)合計（份）更新時間經(jīng)辦人在職人員財務(wù)部人力資源部誠業(yè)務(wù)一部誠業(yè)務(wù)二部誠業(yè)務(wù)三部誠客服業(yè)務(wù)部誠客服技術(shù)部誠續(xù)簽部軟件銷售部軟件服務(wù)實施部其他離職人員人才庫注：XX表示崗位在以上沒有標注出來，但在檔案中有體現(xiàn)的資質(zhì)崗位，實際標號以具體崗位/資質(zhì)名稱首兩字母體現(xiàn)，如掛靠中的試驗員編號為：人事檔案子書目序號編碼部門名字檔案內(nèi)容頁數(shù)入檔時間備注人事檔案借閱申請表人事檔案借閱方式 查閱 借出訪用 出具證明材料 借閱人部門職務(wù)借閱日期歸還日期經(jīng)手人借閱目的借閱內(nèi)容檔案號人力資源部簽字分管領(lǐng)導簽字備 注人事檔案借閱登記表檔案號借閱內(nèi)容借閱人借閱時間用途歸還時間經(jīng)手人備注人事檔案封面書目編 號：姓 名：部 門：職 位：入職時間：離職時間：人員屬性：檔案內(nèi)容：1.員工信息登記表2.身份證復(fù)印件（號碼：