淺談獨(dú)立學(xué)院綜合秘書工作的實(shí)踐及思考2600字

1、淺談獨(dú)立學(xué)院綜合秘書工作的理論及考慮2600字 摘要：文章基于獨(dú)立學(xué)院本身的特點(diǎn)，闡述了二級管理中綜合秘書的工作職責(zé)及存在的問題，主要以系綜合秘書崗位為例，結(jié)合獨(dú)立學(xué)院的辦學(xué)特點(diǎn)，對其崗位的職責(zé)和從業(yè)人員的素質(zhì)進(jìn)展較為深化地探究研究，并最終提出了相應(yīng)的建議。 關(guān)鍵詞：獨(dú)立學(xué)院綜合秘書工作職責(zé)獨(dú)立學(xué)院是由普通本科高校與社會力量合作舉辦的進(jìn)展本科層次教育的高等教育機(jī)構(gòu)，是按照新的機(jī)制和形式舉辦的本科層次的二級學(xué)院。自上個世紀(jì)90年代末產(chǎn)生以來，已成為我國民辦高等教育的重要組成局部。由于學(xué)費(fèi)收入是獨(dú)立院校辦學(xué)經(jīng)費(fèi)的主要或全部來源，因此這在很大程度上決定了學(xué)校的人事安排需以精簡人員、節(jié)省開支為前提。系

2、綜合秘書的工作既有系教務(wù)方面的工作，同時也承當(dāng)著整個系的其他行政事務(wù)，其工作內(nèi)容多而廣、雜而亂、細(xì)而瑣。這與公辦院校崗位設(shè)置精細(xì)化的方式有很大的不同。系綜合秘書崗位是學(xué)院上傳下達(dá)的中間站，起著承上啟下的紐帶作用，因此在高校二級學(xué)院管理中起著不可無視的作用。為了適應(yīng)獨(dú)立院校的管理形式，以便更好地開展工作?，F(xiàn)有必要對高校二級學(xué)院綜合秘書工作崗位的職責(zé)和特點(diǎn)進(jìn)展分析和討論。一、綜合秘書的工作職責(zé)獨(dú)立學(xué)院院系的綜合秘書崗位，既有一般秘書的共性，也有其特殊性。根據(jù)本學(xué)院的實(shí)際情況總結(jié)其工作職責(zé)，主要內(nèi)容包含以下幾個方面：1.助理工作。協(xié)助系指導(dǎo)進(jìn)展日常教學(xué)管理和處理日常教學(xué)事務(wù)。協(xié)助系指導(dǎo)制定、施行教學(xué)

3、方案;負(fù)責(zé)教務(wù)工作的協(xié)調(diào)、教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)視;及時安排學(xué)生的期中、期末等各種考試事宜;關(guān)注系教學(xué)狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時向系指導(dǎo)反應(yīng)并協(xié)助其解決問題，以保障教學(xué)次序的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。2.聯(lián)絡(luò)工作。在教務(wù)管理過程中，綜合秘書起著樞紐和橋梁的作用。在學(xué)院教務(wù)處的指導(dǎo)下，上傳下達(dá)，協(xié)調(diào)左右，保障本系教務(wù)工作的正常開展。除學(xué)院教務(wù)處以外，綜合秘書也是學(xué)院其它管理部門與院系之間，不同專業(yè)系別之間，老師、學(xué)生和院系之間，以及與母體學(xué)校之間溝通聯(lián)絡(luò)的橋梁，是院系內(nèi)外聯(lián)絡(luò)的窗口，其崗位工作構(gòu)造圖如圖1所示。3.檔案管理工作。檔案是院系指導(dǎo)制定方針政策、進(jìn)展教學(xué)管理、評估教學(xué)質(zhì)量，進(jìn)步教學(xué)程度的重要根據(jù)，其完好性也是衡量一所高

4、校教學(xué)管理程度的重要標(biāo)志之一。本文主要說的是院系一級的檔案管理工作，主要包括文書檔案和教學(xué)科研檔案。文書檔案主要包括上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本校各類活動有關(guān)的文件、各種會議材料及各職能部門下發(fā)的通知、公告等文件。教學(xué)科研檔案管理是院系在教學(xué)科研管理理論、研究等活動中形成的具有保存和參考價值的各類材料，是院系檔案的主體。包括：教學(xué)方案、教學(xué)大綱、教學(xué)設(shè)備管理使用材料、教材及參考資料、學(xué)生的試卷及畢業(yè)設(shè)計(jì)、教學(xué)檢查及教學(xué)質(zhì)量分析報(bào)告、教改立項(xiàng)材料以及老師發(fā)表相關(guān)專業(yè)的論文等等。4.統(tǒng)計(jì)工作。主要包括：各年級學(xué)生教材的統(tǒng)計(jì)與整理;畢業(yè)設(shè)計(jì)老師工作量及酬金的統(tǒng)計(jì)發(fā)放;學(xué)期末代課老師工作量的搜集統(tǒng)計(jì)及學(xué)院要求的

5、其他統(tǒng)計(jì)工作。5.其它工作。綜合秘書還要處理與本系有關(guān)的其它瑣碎的事情。包括：老師調(diào)課申請、學(xué)生校外實(shí)驗(yàn)的安排、學(xué)生成績單的打印、老師各種費(fèi)用的報(bào)銷發(fā)放、學(xué)校各種節(jié)假日的物品發(fā)放以及其它部門安排到系里的相關(guān)事宜等等。二、綜合秘書應(yīng)具備的素質(zhì)教務(wù)管理是保證高校教學(xué)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐，而教務(wù)管理人員素質(zhì)的上下直接決定教務(wù)管理工作的成敗。與公辦院校相比，獨(dú)立學(xué)院的職能部門設(shè)置更加簡化，其工作類型也具有多樣性。綜合秘書不但要擔(dān)任本系的教務(wù)工作，同時還要處理其他日常性工作，這對于工作者提出了更多的要求。1.思想政治方面。綜合秘書要處理非常繁瑣的事務(wù)性工作，因此要具有一定的耐心和高度的責(zé)任心。樹立正確的價值觀

6、和為老師、同學(xué)效勞的觀念，不斷強(qiáng)化自身的修養(yǎng)，特別在學(xué)生的考試等方面，必須按照規(guī)章制度辦事，以維護(hù)學(xué)校正常的教學(xué)次序。2.業(yè)務(wù)才能方面。首先，具備一定的知識構(gòu)造。綜合秘書必須純熟地操作各種辦公軟件，以適應(yīng)其工作量大，時效性強(qiáng)的工作特點(diǎn)。具有一定的管理學(xué)和高等教育法的知識，并能熟悉學(xué)?，F(xiàn)有的教務(wù)管理規(guī)定，熟悉本專業(yè)的課程設(shè)置和各任課老師的情況。其次，具有良好的溝通才能。綜合秘書崗位具有上傳下達(dá)的重要作用，為了使信息在上下級之間、各職能部門之間、各院系之間以及師生之間能暢通，良好的語言表達(dá)才能尤為重要。同時也要求其具備一定的公文寫作才能。再次，具有一定的創(chuàng)新才能。面對單調(diào)枯燥的教務(wù)工作和繁瑣的事務(wù)

7、性工作，綜合秘書必須在工作方式和工作思路方面進(jìn)展不斷地創(chuàng)新和嘗試，采取新的措施和方法，以便更好更有效地完本錢職工作，進(jìn)步指導(dǎo)、老師和學(xué)生對其工作的滿意度。3.身體和心理素質(zhì)。綜合秘書每天都要面對種類不同的工作，工作量大且繁瑣，因此必須保持清醒的頭腦和良好的身體素質(zhì)。既不能怕苦，也不能怕累，保持平和的心態(tài)，樂觀地對待本職工作。三、加強(qiáng)綜合秘書隊(duì)伍建立的建議首先，進(jìn)步認(rèn)知，充分肯定綜合秘書在高校二級管理隊(duì)伍中的地位和作用。雖然綜合秘書的工作浸透到整個二級管理的方方面面，但是還是很容易被忽略，得不到充分的重視，這在一定程度上也影響了其工作的積極性。因此，應(yīng)該對綜合秘書給予合理的崗位定位，進(jìn)步其工作待遇，評定相應(yīng)的職稱。這將有利于充分地調(diào)動其工作積極性和主動性，使基層的管理工作能更好更有效地開展。其次，加強(qiáng)業(yè)務(wù)才能培訓(xùn)，進(jìn)步其綜合素質(zhì)。為了能更好地適應(yīng)工作的需求，應(yīng)該對綜合秘書崗位的從業(yè)人員進(jìn)展定期或者不定期的崗位培訓(xùn)，多為其提供一些學(xué)習(xí)時機(jī)，開拓視野，進(jìn)步其工作才能，同時也可以起到穩(wěn)定教務(wù)管理人員隊(duì)伍的作用。再次，完善考核機(jī)制，做到獎懲清楚。獨(dú)立學(xué)院應(yīng)該建立合理的考核機(jī)制對綜合秘書的工作進(jìn)展階段性考核，一方面肯定其工作的成果;同時也對其日常工作進(jìn)展監(jiān)視管理，以獎為主罰為輔的方式最大限度地激發(fā)其工作的熱情，促進(jìn)其工作的良性循環(huán)，更好地發(fā)揮綜合秘書在二級管理中的作用。參考文獻(xiàn)