怎樣做好時間管理

1、怎樣做好時間管理1、開場小測試1.1、我們班的任務成功率是 ？ 1.2、測試啟示：做正確的事是不是比很快做事更重要？做事前是否要進行通盤考慮呢？下次接到任務時可別沒了解清楚就埋頭就做哦！2、時間概述、時間概述2.1、時間是一種稀缺資源時間是一種稀缺資源 “時間是最高貴而有限的資源”美 彼得杜拉克 無法儲存無法儲存 無法取代無法取代 供給毫無彈性供給毫無彈性 無法失而復得無法失而復得最重要的：時間浪費是隱性的！最重要的：時間浪費是隱性的！切記：今天是你余生開始的第一天！切記：今天是你余生開始的第一天！2.22.2、現代人的時間價值觀：、現代人的時間價值觀：時間是有價值的，個人和部門必須對時間負責

2、。時間是有價值的，個人和部門必須對時間負責。目標都是明確規(guī)定的，如果錯過了時限將會招致經濟懲處。目標都是明確規(guī)定的，如果錯過了時限將會招致經濟懲處。公司文化對同仁如何使用時間也有重要影響。公司文化對同仁如何使用時間也有重要影響。請注意請注意：很多組織中,長時間地工作往往被等同于努力的工作。如果你按時下班,其他人會認為你沒有竭盡全力。實際上，長時間工作往往會降低效率和產出，使用時間的方法會成為習慣。使用時間的方法會成為習慣。所以首先花些時間進行反思并改進這些習慣，將使你更能控制自己的工作負荷所以首先花些時間進行反思并改進這些習慣，將使你更能控制自己的工作負荷，有更多的時間去關注工作中最重要的問題

3、。，有更多的時間去關注工作中最重要的問題。2.3、看看與時間有關的部分數據：、看看與時間有關的部分數據：據統(tǒng)計，一個人活了74歲，從12歲開始，他的時間分配是：睡覺20年，工作13年，文體活動8年，旅行5年，吃飯6年，聊天4年，等人3年，生病3年；80% 的人不想在星期一早上上班。60%的人不想在星期五上班。 20%的工作時間是關鍵性的、重要的。80%的時間用在了無意義的事。 每天每天自學自學1 小時小時，7 小時一周，小時一周，365 小時一年，一個人可以像全日制學生一樣學習。小時一年，一個人可以像全日制學生一樣學習。3-5 3-5 年年就可以就可以成為專家成為專家；每周每周5 天，每天花天

4、，每天花5 分鐘改進自己的工作，在分鐘改進自己的工作，在5 年里將導致同一個工作被改進年里將導致同一個工作被改進1200 余余次。次。 3.1、第一代時間管理：備忘錄、第一代時間管理：備忘錄3.2、第二代時間管理：規(guī)劃和準備、第二代時間管理：規(guī)劃和準備3.3、第三代時間管理：優(yōu)先順序，自我效率為中心、第三代時間管理：優(yōu)先順序，自我效率為中心3.4、第四代時間管理、第四代時間管理：優(yōu)先順序，追求多方面的平衡優(yōu)先順序，追求多方面的平衡 3、時間管理發(fā)展歷程、時間管理發(fā)展歷程4、時間管理的主要方向、時間管理的主要方向4.1、時間管理實際是一種、時間管理實際是一種個人個人的的作業(yè)計劃作業(yè)計劃4.2、誰

5、偷走了我的時間？、誰偷走了我的時間？c請大家在大腦圖上補上自己有沒遺漏的地方？同時填上自己最重要的時間竊賊，做上記號！d. 為了抓住最討厭的時間竊賊，從今天開始我要？ 時間竊賊時間竊賊 原由原由 措施措施 ：學習工作人際關系理財健康家庭休閑心智4.3、多數人常見的浪費時間表現、多數人常見的浪費時間表現:缺乏計劃：據統(tǒng)計，人們因為不進行計劃而浪費的時間缺乏計劃：據統(tǒng)計，人們因為不進行計劃而浪費的時間,占被浪費的占被浪費的總時間的總時間的40%以上，如召開漫無目的的會議，參加不必要的會見。以上，如召開漫無目的的會議，參加不必要的會見。習慣拖拉：多數人都或多或少地存在拖拉的毛病，常見表現有：工作和學

6、習習慣拖拉：多數人都或多或少地存在拖拉的毛病，常見表現有：工作和學習上的拖拉，做事猶豫不決，過分追求完美而拖拉等。上的拖拉，做事猶豫不決，過分追求完美而拖拉等。 嘴上浪費嘴上浪費 ：廢話連篇，熱衷于閑聊和吃請，不期而遇的街頭閑聊，接待：廢話連篇，熱衷于閑聊和吃請，不期而遇的街頭閑聊，接待不速之客的訪問，不速之客的訪問， 交談通常交談通常10分鐘的分鐘的 ，寫成會議記錄，可能只有幾句，寫成會議記錄，可能只有幾句話。話。不會拒絕：因為不能拒絕干擾。結果別人有事總來找你。不會拒絕：因為不能拒絕干擾。結果別人有事總來找你。包攬一切：一些主管喜歡自己做所有事情，不愿授權給下屬，結果包攬一切：一些主管喜歡

7、自己做所有事情，不愿授權給下屬，結果陷入事務堆中。陷入事務堆中。職場三大時間殺手：職場三大時間殺手： 、開會、電子郵件、開會、電子郵件!問題處理對策問題處理對策5、時間管理六原則、時間管理六原則明確（明確（Specific）可量度（可量度（Measurable）可完成（可完成（Attainable）實際可行（實際可行（Relevant）有時間期限（有時間期限（Time-based）目標訂定：目標訂定：SMART原則原則01、將你喜歡在未來六個月內完成的一 個目標寫出來。02、你為什么要完成的這個目標？03、如果完成對你現在有什么益處？04、多久可以完成？預定時間內可以嗎？05、完成后對你的終身

8、目標有何助益？06、預算多少？你愿意付出這個代價嗎？確定？07、請估計你完成的機會有多大？ 08、如果失敗了又如何？你能否接受？有無替代計劃？09、請列出完成這項目標的主要子目標， 并依序標出完成日期。10、有何障礙橫在你與圓滿完成你的目標之間？你如何克服？11、你今天如何著手進行（做什么）以完成這項 目標？課后練習：課后練習：n什么是計劃？什么是計劃？決定未來要做什么？決定未來要做什么？n更精確的說，計劃是為了達成未來的目標，而決更精確的說，計劃是為了達成未來的目標，而決定你現在必須做什么。定你現在必須做什么。計劃六元素：結果、行動、次序、時間估計、時間表、靈活性計劃六元素：結果、行動、次序

9、、時間估計、時間表、靈活性每天強迫執(zhí)行每天強迫執(zhí)行6件對自己有影響的事件對自己有影響的事 6件事不括基本的工作、基本的雜務件事不括基本的工作、基本的雜務涉及工作涉及工作/家庭家庭/健康健康/理財理財/學習學習/休閑休閑/心智心智/人際人際“每日計劃每日計劃”使用五步法使用五步法 1. 把工作把工作/行動及日期寫下來行動及日期寫下來 (上周未完成的、新增加的、上周未完成的、新增加的、約會、會議、約會、會議、 通話時間、來往信件、定期要做的通話時間、來往信件、定期要做的) 2. 估計行動時間的長短估計行動時間的長短 (若能給具體的工作規(guī)定出具若能給具體的工作規(guī)定出具體的時間，那體的時間，那 么你就

10、會更加聚精會神，更加堅定不移地禁止別人干么你就會更加聚精會神，更加堅定不移地禁止別人干擾擾) 3. 預留彈性時間預留彈性時間(時間計劃的基本規(guī)則時間計劃的基本規(guī)則把工作時間的把工作時間的60%納入計納入計 劃即足夠了，劃即足夠了，20%用于意外干擾，用于意外干擾，20%用于本能需用于本能需要及社會活動要及社會活動) 4. 做出決定：優(yōu)先原則，縮短時間，工作轉移做出決定：優(yōu)先原則，縮短時間，工作轉移(授權授權)- 余下的工作任余下的工作任 務要么推遲，要么一筆勾銷，要么由他人來完成務要么推遲，要么一筆勾銷，要么由他人來完成. 5. 核查，將未完成的工作推遲核查，將未完成的工作推遲(硬著頭皮干完硬

11、著頭皮干完,要么要么劃掉劃掉)要點： “20/80定律定律”(帕累托原理帕累托原理) 我們認為，努力與成果之間存在著一定的對應關系。我們認為，努力與成果之間存在著一定的對應關系。許多人大多數時間去處理相對無關緊要的事。許多人大多數時間去處理相對無關緊要的事。這是一個致命的錯誤。因為在很多情況下：這是一個致命的錯誤。因為在很多情況下：20% 的時間可以產生80%的成果!20%的顧客或商品帶來80%的銷售額。20%的報紙登載80%的新聞。20%的莊稼地收獲80%的果實。20%的人掌握80%的財富。20%的磋商產生80%的決議。 請思考：在工作中哪些部分我只花了20%的時間，卻取得了80%的成績？為

12、了使我的日常工作更貼近我的目標，從今天起我應該做些什么？ 成功人士：善于克制成功人士：善于克制 / 把精力用于處理最重要的同時也是最困難的事情！把精力用于處理最重要的同時也是最困難的事情！要點：要點：“時間管理四象限時間管理四象限”優(yōu)先做最重要的事情容易理解，那么，重要性和緊迫性相矛盾呢？優(yōu)先做最重要的事情容易理解，那么，重要性和緊迫性相矛盾呢？ 正確的做事順序正確的做事順序: 第一優(yōu)先第一優(yōu)先:做做“重要且緊迫重要且緊迫”的事情的事情; 第二優(yōu)先第二優(yōu)先:做做“重要但不緊迫重要但不緊迫”的事情的事情; 第三優(yōu)先第三優(yōu)先:做做“不重要但緊迫不重要但緊迫”的的; 重要重要不重要不重要不緊迫不緊迫

13、緊迫緊迫1級優(yōu)先級優(yōu)先2級優(yōu)先級優(yōu)先3級優(yōu)先級優(yōu)先4級優(yōu)先級優(yōu)先集中精力在某件事上直至將該事情完成。不要開始某事后將此放下，隔陣再開始做，反復來回，可能耗時在5倍以上。單一的處理！列出工作清單后，挑出最重要的事，專心做，直到做完。最有價值的事值得你專心去做。世界上最糟糕的事就是將那些根本不必要去做的事做得那么完美。要點：專注力要點：專注力專注處理AB類事務 A 必須要做，最高優(yōu)先， B 應該要做的事 C 做了也不錯 D 代表授權 E 應該省略警惕！警惕！ 時間謬論兩大定律：時間謬論兩大定律：(1)柏金森定律：每項工作都可以無限期地霸占你的時間。柏金森定律：每項工作都可以無限期地霸占你的時間。(

14、2)墨菲定律：每項工作所花時間都會比你想象中的長墨菲定律：每項工作所花時間都會比你想象中的長。要點一：職責要點一：職責VS.事務事務要點二：把事情做好要點二：把事情做好VS.把事情做對把事情做對增進溝通，避免延誤增進溝通，避免延誤多開放自己：促進人際關系良方，減少誤解摩擦多開放自己：促進人際關系良方，減少誤解摩擦多聆聽，面對面談，縮短距離多聆聽，面對面談，縮短距離注意肢體語言，眼神、手勢、面部表情、肢體動作注意肢體語言，眼神、手勢、面部表情、肢體動作要點：溝通要點：溝通要點：要點：時間應用分析表時間應用分析表選擇一個選擇一個“極普通的極普通的”的工作周（無出差、請假的工作周（無出差、請假）可以

15、從起床到睡覺逐一記錄，也可只記錄在公司的上班時段可以從起床到睡覺逐一記錄，也可只記錄在公司的上班時段準確記錄，準確記錄，“當時當時”再現，非事后補，再現，非事后補，+/-15min不可憑記憶估計不可憑記憶估計記錄紙、筆，隨身攜帶記錄紙、筆，隨身攜帶每年選擇每年選擇1-2周，做周，做2-3次即可掌握自己的時間管理次即可掌握自己的時間管理看似麻煩，但一天中此項工作只需幾分鐘看似麻煩，但一天中此項工作只需幾分鐘一心做好：時間使用狀況分析一心做好：時間使用狀況分析- - - - - - - - - - - -整理整理兩件事情：目標計劃必須做好兩件事情：目標計劃必須做好- - - - - - - - -

16、 - - -整頓整頓三大法則：三大法則： 20/80法則法則- - - - - - - - - - - -清掃清掃 四象限法則四象限法則- - - - - - - - - - - - -清掃清掃 專注法則專注法則- - - - - - - - - - - - - - - -清掃清掃基本方法：定期使用時間待辦單（工作清單）基本方法：定期使用時間待辦單（工作清單）-清潔清潔最后一最后一招：招：以新代舊，養(yǎng)成好習慣以新代舊，養(yǎng)成好習慣- - - - - - - -紀律紀律6、做時間的主人、做時間的主人不要抱怨時間不夠用不要抱怨時間不夠用每日反省是否有效率掌握一分一秒每日反省是否有效率掌握一分一秒提出一套自己有效的時間管理模式提出一套自己有效的時間管理模式掌握好管理時間的決竅